Este documento describe diferentes métodos para medir el tamaño de un archivo, incluyendo contar el número de folios, mediciones lineales de canto a filo, mediciones por volumen según la forma de la documentación, mediciones por peso, y mediciones según la unidad de conservación. También incluye tablas de conversión para pasar de una unidad de medida a otra.

1. GC-F-004 V.01
SENA REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

2. GC-F-004 V.01
INSTRUCTOR: JORGE ARMANDO VARELA RENDON
P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA

3. GC-F-004 V.01
• Planificar tareas archivísticas: organización,
selección, clasificación, restauración,
microfilmación, digitalización, descripción, difusión,
etc.
• Diseñar espacios físicos
• Presentar informes
• Transferencia de documentación
CONOCER EL TAMAÑO DE UN ARCHIVO SIRVE
PARA:

4. GC-F-004 V.01
APLICACIÓN NORMA NTC 5029
• Documentación en papel
• Formatos carta y oficio
• Tolerancia del 10%

5. GC-F-004 V.01
FORMAS DE MEDIR UN ARCHIVO
CANTIDAD DE FOLIOS
MEDICIÓN LINEAL, DE CANTO A FILO
MEDICIÓN POR VOLUMEN DE LA DOCUMENTACIÓN,
SEGÚN SU FORMA
MEDICIÓN POR PESO
MEDICIÓN DE ACUERDO A SU UNIDAD DE CONSERVACIÓN

6. GC-F-004 V.01
CANTIDAD DE FOLIOS
Es la más precisa forma de conocer el tamaño de un
archivo, pero es la más dispendiosa.
1 2
3
4 5
6

7. GC-F-004 V.01
MEDICIÓN LINEAL DE CANTO A
FILO
Toma la medida de la documentación de canto o filo. Es la más
utilizada universalmente.

8. GC-F-004 V.01
MEDICIÓN LINEAL DE CANTO A
FILO

9. GC-F-004 V.01
MEDICIÓN POR VOLUMEN DE LA
DOCUMENTACIÓN, SEGÚN SU FORMA

10. GC-F-004 V.01
CONO RECTO
V = 1/3 (Pi) r² h

11. GC-F-004 V.01
CONO RECTO
h
r
V = 1/3 (Pi) r² h

12. GC-F-004 V.01
CONO TRUNCADO
R
𝑽 =
π𝒉 (𝑹 𝟐 + 𝒓 𝟐 + 𝑹𝒓)
𝟑

13. GC-F-004 V.01
CONO TRUNCADO
h
R
r
𝑽 =
π𝒉 (𝑹 𝟐 + 𝒓 𝟐 + 𝑹𝒓)
𝟑

14. GC-F-004 V.01
PARALELEPÍPEDO
h
L
a
𝑽 = 𝒉 𝒙 𝒍 𝒙 𝒂

15. GC-F-004 V.01
MEDICIÓN POR PESO
se toma la medida en kg y se
divide entre 1000 para pasar a
toneladas.
El resultado se multiplica por
29.7619 (Utilizando la tabla de
conversión) para obtener el
dato en metros lineales

16. GC-F-004 V.01
UNIDAD DE CONSERVACIÓN MEDIDA
4 cajas x-200 1 m
3 cajas x-300 1 m
8 cajas x-100 1m
La información de la tabla no se encuentra normalizada por la NTC
5029, se debe tener en cuenta que si las cajas no tienen un volumen
homogéneo de folios el resultado puede aumentar el margen de
error de la medición y en algunos casos salir del rango de tolerancia
del 10%
MEDICIÓN DE ACUERDO A SU UNIDAD DE
CONSERVACIÓN

17. GC-F-004 V.01
Para pasar de: Multiplicar por: Obtiene:
Metros lineales 0,172413 Metros cuadrados
Metros lineales 0,06927 Metros cúbicos
Metros lineales 0,0336 Toneladas
Metros cuadrados 5,8 Metros lineales
Metros cuadrados 0,4015384 Metros cúbicos
Metros cuadrados 0,1948799 Toneladas
Metros Cúbicos 14,4362 Metros lineales
Metros Cúbicos 2,49 Metros cuadrados
Metros Cúbicos 0,484 84 Toneladas
Toneladas 29,7619 Metros lineales
Toneladas 5,1313655 Metros Cuadrados
Toneladas 2,062536 Metros cúbicos
TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSIÓN

18. GC-F-004 V.01
Tipo de papel Unidad de conservación PFM PFM3
Documentación con fechas entre
1550 a 1900
Papel manual o semi-industrial
Legajo 7000 98000
Carpeta 6800 95200
Caja de Archivo 4800 67200
Otros 6450 90300
Documentación
Gramaje: 75 g/m2
Legajo 9450 132300
Carpeta 9000 126000
Caja de Archivo 6300 88200
Otros 8700 96000
Documentación
Gramaje: 60 g/m2
Legajo 11860 166000
Carpeta 11230 157200
Caja de Archivo 8090 113300
Otros 10900 152500
Documentación
Gramaje: 35 g/m2
Tipo copia
Legajo 20200 282800
Carpeta 19300 270000
Caja de Archivo 13500 189000
Otros 18600 260000
TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSIÓN A
FOLIOS

19. GC-F-004 V.01
METROS CUADRADOS
No es considerado un método de medición de
archivos como tal por ser inexacto. Sin embargo, es
útil cuando se trata de proyectar áreas para
depósitos de archivo.
1 mt. cuadrado = 5.8 metros lineales

20. GC-F-004 V.01GC-F--004 V.01
Bibliografía
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación. (2001).NTC 5029 Medición de
archivos. Bogotá: ICONTEC.

21. GC-F-004 V.01GC-F--004 V.01
GRACIAS