Este documento describe los pasos para realizar transferencias documentales de forma adecuada. Explica que la transferencia implica el traslado físico y legal de documentos de unidades operativas al archivo central de una organización. Luego detalla cada etapa del proceso como preparar los documentos, foliarlos, empacarlos en cajas y carpetas identificadas, amarrar los paquetes, embalar las cajas y enumerarlas para su traslado de forma ordenada. Concluye que las transferencias son necesarias para conservar los documentos de manera organizada
2. Introducción
El presente trabajo se refiere
al tema Pasos para realizar
Trasferencias Documentales,
en el cual se especifica
detalladamente como, y que
implementos se necesita
para este importante
proceso en la vida de los
documentos. Al mismo
tiempo se usaran imágenes
que facilitan al lector para la
interpretación de los
diferentes pasos que se
deben seguir a la hora de
realizar la transferencia
documental.
Objetivos Generales:
Despertar el interés en las personas por las transferencias
documentales. Asegurar el control del orden de la documentación.
Concentrar la información útil para la toma de decisiones.
Objetivos Específicos:
Enseñar a los lectores los pasos para las transferencias.
Incentivar a las personas para que sean consientes de la
importancia de conservar los documentos y transferirlos.
3. ¿Qué son las
trasferencias?
La transferencia constituye el traspaso físico y legal de
la documentación de las diferentes unidades y
servicios al Servicio de Archivo y Gestión de
Documentos. Constituye el medio de control de los
documentos ingresados y tiene que permitir garantizar
la futura buena organización del archivo y la
recuperación óptima de los documentos y de la
información.
4. PREPARACION FISICA
DE LA
DOCUMENTACION
• Limpieza de la
documentación
El personal deberá utilizar
ropa e implementos
adecuados, para realizar
esta labor se hace en un
espacio con buena
ventilación, iluminación e
higiene.
5. • Eliminación del material
Metálico:
Cambiar material metálico
por material plástico.
Reemplazar carpetas
tradicionales por materiales
desacificados, eliminar clips,
ganchos de cosedora,
legajadores.
Se cambia por material plástico
Material metálico
6. • Identificación del material
afectado por biodeterioro
Documentos identificados
con hongos o insectos.
Con la aspiradora debe
eliminarse el polvo de la
unidad de conservación es
su parte externa, – caja,
carpeta, legajo, y en su
parte interna se utiliza
una brocha con cerdas
suaves.
Se debe solicitar personal
especializado
7. Los documentos se
enumeran consecutivamente
y cronológicamente. Con
lápiz de mina negra en la
esquina superior derecha,
sin enmendaduras, la
numeración existente no
debe tacharse, los planos o
cualquier documento.
Que por su formato o
tamaño estén doblados se
enumeran como un solo
folio. Los folios totalmente
en blanco y están sueltos no
se envían en la
transferencia. Aquellos que
estén cosidos o adheridos al
legajo, no deben separarse
ni foliarse.
• Revisión y foliación:
8. UNIDADES DE CONSERVACIÓNY
REALMACENAMIENTO
Hay distintas unidades
de conservación:
paquetes, legajos,
tomos, cajas, carpetas y
A-Z.
Como preparar las unidades de
conservación.
Transferencias: La
documentación empastada
que tenga los lomos
deteriorados deberán
someterse a procesos de
empaste o refuerzo. La
documentación que no
esta encuadernada ni
empastada deberá
almacenarse en cajas y
carpetas.
9. Especificaciones para realizar
mis transferencias
documentales
Cajas: materiales elaborados
en cartón corrugado,
recubriendo en su cara interna
por una película a base de la
parafina y ceras vegetales.
Tamaño: Las dimensiones más
generalizadas son: Alto 27cm,
ancho 40 cms y profundidad
12.5 cms. Cada entidad podrá
establecer los tamaños de
acuerdo con su documentación,
capacidad para introducir el
número de carpetas necesarias
de manera que no quede muy
ajustada ni muy sueltas.
Identificación de las cajas:
deben ser rotuladas en sus
tapas laterales.
10. Identificación de las
carpetas:
Material cartulina libre
de acidez (neutra)
Diseño: Debe adaptarse
al volumen y tamaño de
la documentación,
garantizando la
adecuada protección de
los bordes.
11. Amarre: este proceso
es importante para las
unidades de
conservación a
transferir y a la vez
facilitar el traslado.
Especificaciones para
el amarre: en el
procedimiento se
utiliza cinta de faya o
hiladillo de 2,5 cms. El
ancho que abarque la
unidad en sentido
vertical y horizontal, a
modo de paquete,
anudado hacia la parte
superior.
12. Embalaje:
Utilizar cajas que
cumplan las
especificaciones
mínimas sugeridas por
el Archivo General de la
Nación.
La cantidad de
documentos será
moderada.
Se enumerara las cajas
consecutivamente para
cargar las cajas al
vehículo se
corresponderán desde el
ultimo número en orden
descendente.
13. Conclusiones:
En conclusión se observo que las transferencias documentales son un proceso por el
cual se debe pasar un documento para llegar al lugar donde serán conservados
durante más tiempo. Además es importante que todas las entidades realicen las
transferencias para aprovechar espacio y tener los documentos de manera
organizada, e importante recalcar que para este proceso tomamos como base las
tablas de retención documental.
