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TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESARIAL
Presentado por:
IRMA MARTÍNEZ PINILLO
LEIDY JOHANNA MONTENEGRO LEAL
GABRIEL JAIME LONDOÑO MUÑOZ
Presentado a:
Luz Marina Arias González
Docente Virtual
Gestión Documental. G2
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
-CIDBA-
2014
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
contenido
 INTRODUCCIÓN
 OBJETIVO GENERAL
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 DESARROLLO
 CIBERGRAFÍA
INTRODUCCIÓN
En este trabajo se presenta la aplicación de los conocimientos
obtenidos para conocer, distinguir y aplicar conceptos y términos
necesarios en la administración de la correspondencia y el flujo
documental, que es el tema 3, de la asignatura Gestión
Documental, correspondiente al bloque B del tercer semestre del
programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío.
Para el desarrollo de la actividad, se tuvo en cuenta el material de
apoyo proporcionado en la plataforma y fuentes externas de
consulta, que son referenciadas al final.
OBJETIVO GENERAL
Evidenciar la asimilación de los conocimientos adquiridos en el curso Gestión
Documental, del programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío, cuya finalidad es dar
a conocer la teoría y aplicaciones de la Normatividad Archivística de Colombia.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Contextualizar los conceptos y normatividad básica relacionada con los
procesos archivísticos.
Aplicar los conocimientos adquiridos a la práctica.
Identificar los diferentes parámetros y estándares normativos para la adopción,
implementación y seguimiento de un programa de gestión documental.
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el
nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información
y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación.
Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le
permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental.
Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.
2) identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con
sus propias palabras que entiende por: archivo total, ciclo vital de los documentos,
principio de procedencia, principio de orden original, folio, legajo, fondo, subfondo,
serie, subserie, tipo documental, tablas de valoración, tablas de retención, valor
primario, valor secundario.
3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores
primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)
4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.
5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son
archivados.
6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los
documentos.
7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.
8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste
cada uno de ellos.
b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada
uno de ellos
c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en
qué consiste cada uno de ellos.
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en
alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a
cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación
o eliminación.
11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoración documental en la entidad
visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus
valores primarios y secundarios.
12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de
2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
-¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese
nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de
Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de
la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que
cambios o ajustes hay que hacer para dar cumplimiento a la norma.
- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el
contenido del mencionado Decreto?
- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15
de 2013
Finalmente, elabore un documento en PowerPoint y luego súbalo por
SLIDESHARE.
Deben cuidar de no usar imágenes o texto demasiado grande en las
diapositivas para que no se desconfigure al subirlas a slideshare.
NOTA: Uno de los integrantes debe ingresar a plataforma por el espacio
correspondiente a la tarea, ubicar el nombre de los integrantes del grupo y
el enlace correspondiente donde quedó el trabajo en la web.
¡Muchos éxitos!
Valor: 20%
Plazo máximo para enviar su tarea hasta el 13 de mayo de 2014 a las
23:50
Luz Marina
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
DESARROLLO:
1. ENTIDAD: Organización Terpel S.A.
NATURALEZA: Privada
DIRECCIÓN: Carrera 7 N. 75-51 piso 8. Bogotá, Colombia
FUNCIONARIO: Deysy Tabares
TELÉFONO: 470 51 51 ext. 4047
COMENTARIO: Se visitó el archivo central y la documentación está almacenada
en estanterías y estas a su vez en cajas de archivo X200. Dentro de las cajas hay
bolsas y legajos que tienen un rotulo, con la información relacionada con la
información que en él está archivada. El archivo es muy grande mide unos 400
metros cuadrados.
La documentación dentro del expediente está en forma consecutiva ascendente
por ejemplo las facturas y los demás la funcionaria informa que los archivos de
gestión estructuran esos documentos según el trámite y las fechas de los
documentos.
ARCHIVO CENTRAL
IDENTIFICACIÓN DE ETAPAS DEL CICLO VITAL DOCUMENTAL
En la visita realizada se identificó y comprendió los puntos expuestos en el Decreto
2609 de 2012.
Planeación: Porque para crear un documento cuentan con una plantilla previa y
avalada por el área de Calidad y de Gestión Documental, se tiene en cuenta las
normas ICONTEC.
Gestión y Trámite: Porque desde que se produce o recibe un documento se hace
seguimiento al trámite interno para dar respuesta y poder recuperar la información
mediante controles como la digitalización y el registro de radicados.
Organización: Porque desde los archivos de gestión se crean las unidades
documentales de acuerdo al trámite y las Tablas de Retención Documental. Una vez,
se transfieren al Archivo Central, se describen en un inventario documental y se les
da una asignatura topográfica permitiendo ubicarlo.
Transferencia: Se identificó que se hacen transferencias primarias de acuerdo a unas
fechas y teniendo en cuenta que las unidades documentales estén completas.
IDENTIFICACIÓN DE ETAPAS DEL CICLO VITAL DOCUMENTAL
En la visita realizada se identificó y comprendió los puntos expuestos en el Decreto
2609 de 2012.
Disposición de los documentos: Estos se seleccionan desde los archivos de las
oficinas, eliminando copias y estructurando las unidades documentales según los
tipos documentales que están en las Tablas de Retención Documental.
Preservación a largo plazo: Se digitalizan los documentos que poseen mayores
valores primarios y secundarios, por ejemplo: Historias Laborales.
Valoración: La disposición final está fijada en las Tablas de Retención, para los que
tienen selección se revisa muy bien para identificar cuales eliminan y cuales se
conservan y el Comité de Archivo aprueba su eliminación para poder proceder o
dejarlos otro tiempo por precaución.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
1. ¿Tienen conformado y activo el Comité de Archivo?
Este se unificó con el Comité Administrativo para garantizar que en todas las reuniones se
tratan temas relacionados con la Gestión Documental y los funcionarios del CAD se
retroalimenten de los posibles cambios administrativos.
2,. ¿Cada cuándo se reúne el Comité?
Cada trimestre se convoca… A menos que ocurra alguna novedad.
3. ¿Cómo se determinaron las series y subseries documentales?
Mediante el cuadro de clasificación documental y el proyecto de Tablas de Retención
Documental.
4. ¿Qué es el cuadro de clasificación documental?
Como su nombre lo indica es un cuadro que tiene plasmadas las agrupaciones
documentales que hay en las diferentes dependencias, por ejemplo: Actas, Actas de comité
de archivo.
5. ¿Cada cuándo se realizan las transferencias primarias, es decir, de gestión a central?
Cada que las unidades documentales están completas, los funcionarios proceden a foliar e
inventariar. Luego, en el CAD se revisa que todo esté bien y se acepta la transferencia.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
6. ¿Cómo saben cuándo un documento de archivo o subseries pierden vigencia y deben
eliminarlas?
En las Tablas de Retención, se especifica los tiempos de conservación, así que se revisa el
historial de transferencias primarias aceptadas y se mira que perdió vigencia, por ejemplo:
Planillas de Control de Correspondencia, dice que se guardan en gestión un año y en central 3
años. Si la carpeta tiene información del 2009, se guardo hasta el 2010 en oficinas y en central
hasta el 2013, es decir, se eliminaría aproximadamente a mediados del 2014, que es lo que se
está haciendo actualmente.
7. ¿Cuáles son las opciones de disposición final con las que cuenta la empresa?
Las que se contemplaron en las Tablas fueron: Conservación total, Eliminación, Selección y
Migración de soporte, es decir digitalización.
8. ¿Usan Microfilmación?
No, no se usa, se emplea la digitalización con escáner rotativo, porque es más fácil y rápido.
9. ¿Cuándo se les termina el espacio para almacenar en el Archivo Central qué hacen?
Hay un contrato con una empresa que custodia archivos, para allá se envía lo que casi no se
consulta, es un Outsourcing.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
10. ¿Cómo les explican a los funcionarios la creación de unidades documentales y la política
de gestión documental, es decir, cada cuánto los capacitan o cómo lo hacen o hicieron?
Fue lo último que se hizo en 2008, cuando se terminó el proyecto de tablas, se hizo
capacitaciones masivas explicándoles las series y subseries por áreas, como debían archivar
y marcar las carpetas, en fin, todo lo relacionado con los documentos que producen, reciben
o tramitan en sus áreas. Para los funcionarios que entran nuevos a la Empresa, se les da la
capacitación en algo que se llama la Semana de Inducción en la que cada área le explica que
hace y los servicios que presta.
DESARROLLO:
1. ENTIDAD: Policía Nacional Dirección de Sanidad
NATURALEZA: Pública
DIRECCIÓN: Calle 44 No. 50 – 51 CAN
FUNCIONARIO: Sandra Milena Carrillo Chaparro
TELÉFONO: 220 74 10
COMENTARIO: Se realizó visita al archivo central, en donde se evidenció la
organización de la documentación de acuerdo a las Tablas de Retención
Documental, con su respectivo inventario documental, la información se
encuentra almacenada en estanterías y a su vez en unidades de conservación
acorde a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación (cajas
X200 y carpetas de yute desacificadas), emplean ganchos plásticos para evitar
que la documentación se afecte biológicamente.
En general se observa un estado de conservación y una organización
estructurada, con una política de Gestión Documental, aplicada y normalizada.
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:
• En la Policía Nacional el Programa Gestión Documental se encuentra
implementado en su totalidad, iniciamos por decir que tienen una unidad de
correspondencia que es la encargada de recepcionar y distribuir los documentos en
su interior y en las oficinas que quedan a nivel nacional por medio de 472 que es la
empresa contratada para la entrega de los documentos físicos.
• El proceso de organización de archivos de gestión es la fase del proceso de
organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la institución.
•Se toma la tabla de retención para clasificar y agrupar la documentación que se
refiere a un mismo asunto, (por ejemplo, Planes, Nóminas, Historias Laborales,
Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifica cada uno de los grupos encontrados
sin olvidar el nombre al que corresponde.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Oficina productora GRUPO CONTRATOS
(Procedencia)
Serie CONTRATOS
Subserie Contratos de arrendamiento
Contratos de interventoría y consultoría
Contratos de obra
Contratos de prestación de servicios
IDENTIFICACIÓN DE “DOCUMENTOS DE APOYO”
Los documentos sobrantes que no
fueron clasificados en cada serie
documental (tema) y son generados
por otras dependencias, son
considerados documentos de
apoyo y no se deben transferir al
archivo central (por ejemplo,
normas, informes de otras
dependencias.), identifíquelos
déjelos en un sitio aparte, donde
pueda consultarla, si aún los
necesita.
DOCUMENTOS DE APOYO
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que
no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco,
fotocopias, duplicados, papel químico, tarjetas de invitación
o felicitación, recortes de prensa, entre otros.
La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios
en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de
oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
La Ordenación de los expedientes
debe realizarse por carpetas, en
forma de libro; es decir, al abrir la
carpeta debe encontrarse el primer
documento que generó el trámite y al
final de la carpeta la última actuación
del expediente, de forma tal que se
evidencie el desarrollo de los trámites.
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que
no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco,
fotocopias, duplicados, papel químico, tarjetas de invitación
o felicitación, recortes de prensa, entre otros.
La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios
en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de
oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
•En la Policía Nacional el Programa Gestión Documental se encuentra
implementado en su totalidad, iniciamos por decir que tienen una unidad de
correspondencia que es la encargada de recepcionar y distribuir los documentos
en su interior y en las oficinas que quedan a nivel nacional por medio de 472 que
es la empresa contratada para la entrega de los documentos físicos.
•Respectivamente nos encontramos con el archivo central, un edificio que
cumple con las especificaciones mínimas requeridas para la conservación de los
documentos con una capacidad proyectada a 10 años para almacenar las
transferencias, es propiedad de la institución, el archivo cuenta con área
administrativa, área de consulta, área de almacenamiento, estantería,
deshumidificador, aire acondicionado, extractores, extintores, equipo de
computo, fotocopiadora, impresora, picadora y elementos de bioseguridad,
también tiene sistema de seguridad (sensor de movimiento, alarma contra robo
e incendio y circuito cerrado de T.V.)
PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO CENTRAL
1. ¿Tienen conformado y activo el Comité de Archivo?
Si, la Policía Nacional en cumplimiento al acuerdo 07 del 29 de junio de 1.994
por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos, en su artículo
19, realiza la creación del Comité de Archivo.
2. ¿Cada cuándo se reúne el Comité?
Se reúnen ordinariamente dos veces por año (abril y octubre) y
extraordinariamente por convocatoria de su Presidente.
3. ¿Cómo se determinaron las series y subseries documentales?
Mediante el cuadro de clasificación documental y el proyecto de Tablas de
Retención Documental.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
4. Qué es el cuadro de clasificación documental?
El cuadro de clasificación es un instrumento técnico de referencia y control, que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las
actividades jerárquicas de la institución, destinado a recuperar, facilitar y
controlar la información de toda la organización.
5. ¿Cada cuándo se realizan las transferencias primarias, es decir, de gestión a
central?
El archivo central elabora un cronograma de transferencias documentales para
las cuales aproximadamente se realiza cuatro transferencias primarias
documentales por mes, teniendo en cuenta el tiempo de retención documental
en el archivo de gestión descrito en la tabla.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
6. Cómo saben cuándo un documento de archivo o subseries documentales
pierden vigencia y deben ser eliminadas?
Se sabe que un documento, serie o subserie pierde vigencia porque ha perdido
su valor documental primario y/o secundario.
7. Cuáles son las opciones de disposición final con las que cuenta la empresa?
La Policía Nacional en las Tablas de Retención Documental ofrece cinco
opciones de disposición final según el tipo de serie o asunto así:
1. Conservación total
2. Digitalización
3. Eliminación
4. Microfilmación
5. Selección
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
8. Usan la microfilmación?
Si, se utiliza la microfilmación solo para algunas series que tienen valor
secundario.
9. Cuándo se les termina el espacio para almacenar en el archivo central que
hacen?
Se realiza una actividad denominada expurgo documental, que trata de verificar
que series y subseries en el archivo central cumplieron con el tiempo de
retención documental, para realizar su disposición final, al mismo tiempo se
informa al área administrativa y financiera para que lo tengan en cuenta en el
plan de compras, con el fin de buscar un espacio en arrendamiento que cumpla
con las condiciones específicas mínimas para conservar el acervo documental,
aunque no ha sucedido ya que se tiene espacio suficiente planeado hasta el año
2020.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
10. ¿Cómo les explican a los usuarios la creación de unidades documentales y la
política de gestión documental, es decir, cada cuanto los capacitan o como lo
hacen o hicieron?
La calidad cambia todos los días y por ende al inicio del año, se debe crear un
plan de trabajo en el proceso gestión documental, en el cual se tiene en cuenta la
capacitación y retroalimentación a los funcionarios, sin embargo siempre y
cuando sea necesario se realiza capacitación cada vez que cambia un
procedimiento o se crea nuevas funciones por videoconferencia cuando es a
nivel nacional desde Bogotá y se hacen visitas de acompañamiento.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
2. Conceptos. Según la investigación y el Acuerdo 026 de 2006, se pueden definir así:
- ARCHIVO TOTAL: Es el proceso integral que vive el documento.
- CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Todas la etapas del documento desde que se produce
o recibe, hasta su término final.
- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Este principio establece que todos los documentos que se
produzcan en una entidad, no deben mezclarse con la de otra.
- PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio de la teoría archivística según la cual, se debe
respetar la secuencia de los trámites que produjo los documentos, para su disposición física.
- FOLIO: Hoja de papel, pergamino u otro material. Folio recto es la primera cara de un folio,
la que se numera.
- LEGAJO: Varios documentos empastados o atados, para hacer màs fácil su manipulación.
- FONDO: Es un conjunto de documentos. Hay de varios tipos: Abierto: conjunto de
documentos de personas naturales o jurídicas , administrativamente vigentes y que se
completa por medio del sistema. Acumulado: documentos sin ningún criterio de
organización. Cerrado: documentos cuyas series han dejado de producirse debido al cese de
actividades de las personas que los producían. Documental: Los documentos producidos por
una persona natural o jurídica en virtud de sus actividades.
2. Conceptos. Según la investigación y el Acuerdo 026 de 2006, se pueden definir así:
- SUBFONDO: Conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una entidad
administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.
- SERIE: Conjunto de documentos producidos en ejercicio de funciones específicas, como por
ejemplo, actas, informes, historias laborales, contratos, etc.
- SUBSERIE: unidades documentales que forman parte de una serie. Se identifican de forma
separada de ella por el contenido y las características específicas.
- TIPO DOCUMENTAL: Unidad originada en actividad administrativa que por sus
características se le clasifica y asigna como categoría diplomática.
- TABLAS DE VALORACIÓN: Lista de asuntos o series documentales. Se les da un tiempo de
permanencia en el archivo central y así mismo, una disposición final.
- TABLAS DE RETENCIÓN: Lista de series con sus respectivos tipos documentales y se les da
un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
- VALOR PRIMARIO: Desde que un documento se adquiere o se produce, inmediatamente
adquiere esta cualidad hasta que cumpla con su fin.
- VALOR SECUNDARIO: También conocido como permanente, y lo adquieren los documentos
que por su importancia, ya sea histórica, cultural o científica, deben conservarse en un
archivo .
3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y
secundarios:
1. Las Historias laborales: Son unidades documentales complejas, en su interior hay
afiliaciones a seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, bonificaciones,
liquidaciones de vacaciones, entre otros. Por ello, tienen valores administrativos,
fiscales, técnicos, legales y/o contables. Y Sus valores secundarios no son predecibles
pero podría darse el caso que sirva para la historia o la cultura, por eso es importante su
conservación.
2. Las Actas de Junta Directiva: Estas se conservan por que allí se plasman las
principales decisiones que cambian el rumbo de la Compañía. Por eso tienen valor
Administrativo, fiscal, legal y contable. Obviamente, secundarios también porque
reflejan la historia de la Empresa.
3. Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios
y secundarios:
3. Libros Contables: Tienen valor contable, administrativo, técnico, legal y fiscal, por
eso se conservan, porque son un requerimiento de las entidades de control.
4. Informes de Venta de Combustible Mayorista: Dado que el Ministerio de Minas y
Energía, regula la comercialización de hidrocarburos en Colombia, se debe tener un
control de los volúmenes de ventas , porque sirven de pruebas para procesos legales,
por ejemplo para contrabandistas o Estaciones de Gasolina que vendan ilegalmente,
sin pagar impuesto, así se puede rastrear los delincuentes, que no tiene como probar la
compra legal. Tienen valor administrativo, técnico, legal, contable y fiscal. Puede tener
valor secundario, porque sirve para la ciencia, ya que se puede hacer estudios técnicos.
VALORES PRIMARIOS
Contrato: es un documento original de carácter administrativo, legal, fiscal
y contable, ya que sirve como testimonio ante la Ley porque justifica el
gasto público, además de comprobar que se recibió o proporcionó un bien o
servicio.
Acciones constitucionales: son documentos que contiene valor jurídico.
Informes: contiene información de valor administrativo, jurídico, legal,
fiscal y contable. Por cuanto informa los estados de la empresa.
3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores
primarios y secundarios:
VALORES SECUNDARIOS
Historia clínica es un documento con valor científico como referencia para
investigadores y probatorio para los médicos.
Resolución creación de la Policía Nacional es un documento histórico ya
sirve como testimonio de un hecho político y social en Colombia.
Historia Laboral: es un documento que tiene todos los valores para ser
conservado en un archivo histórico pues luego de su última consulta se
debe conservar 90 años,
3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores
primarios y secundarios:
4.Ejemplos de serie, subserie y tipo documental:
SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ACTAS
ACTAS DE JUNTA
DIRECTIVA
Acta de Junta Directiva 007 de
Mayo de 2014
INFORMES
INFORMES DE
OPERACIONES
Informe de Operaciones Planta
Ayacucho del 10 de mayo de
2014
INFORMES
INFORMES DE
GESTIÓN
Informe de Gestión Gerencia
Administrativa Regional
Antioquia 2010
HISTORIAS
HISTORIAS
LABORALES
Contrato Laboral a Término
Indefinido de Fabricio Londoño.
Carta de Solicitud de
Vacaciones aplicable al periodo
2013.
SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES
HISTORIAS Historias Laborales
Información personal y familiar.
Actos Administrativos de
nombramiento.
PROYECTOS
Proyecto de
Investigación
Anteproyecto
Investigación
EXPEDIENTES
Expediente de
Inteligencia
Libros de escalafón
Armas (Cuerpo Comando)
Servicios (Cuerpo Profesional)
BOLETINES Boletines Públicos
Retiros del personal
Nombramientos del personal
civil.
CONTRATO Contrato
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Invitación
Pretérminos de referencia
Listado de inscritos Términos
de referencia.
4.Ejemplos de serie, subserie y tipo documental:
5. El Acuerdo 042 de 2002, en su artículo cuarto: Criterios para la organización de
archivos de gestión, PARÁGRAFO dice: Los documentos de apoyo no se consignaran
en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser
eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta
suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
Por ejemplo: Los ejemplares múltiples; es decir, borradores, copias y los que sirven
en el proceso de toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines
oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras
instituciones.
Deben tener un valor netamente informativo y a corto plazo. No testimonian la
actividad de la institución y no forman parte de su Patrimonio Documental.
Otros ejemplos más concretos son: Copias de leyes, resoluciones, decretos,
periódicos, afiches, invitaciones, citaciones a reuniones, es decir los que no hacen
parte de un trámite relacionado con las funciones del área.
6. FOLIACIÓN:
La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa, permite ubicar y
localizar de manera puntual un documento. Hay que tener cuenta lo siguiente:
1. Numerar de manera consecutiva,
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En documentos
con texto por ambas caras, se registrará el número en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento, de manera legible y sin enmendaduras.
4. No se debe escribir con trazo fuerte para no dañar el papel.
5. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
6.Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de
su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina
referencia cruzada.
7. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) se numerarán como un
solo folio. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
6. FOLIACIÓN:
8.Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina
negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas.
10.Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben
colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de
control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y
otros datos que se consideren pertinentes.
9. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos,
libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica,
puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Debe
registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios
o páginas que contiene.
10. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.
11. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso
técnico de reprografía (microfilmación o digitalización.
6. FOLIACIÓN:
12. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido.
13. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-
, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la
que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por
separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
Nota: Basado en la Cartilla de Organización Documental. AGN. 2008.
7. El Decreto 042 de 2002, en su artículo 4, indica como organizar los documentos:
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que
se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
8. El Acuerdo 042 de 2002. Artículo 4. puntos 5 y 7., indica los datos que deben tener las
etiquetas de las carpetas y cajas:
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número
de carpeta y número de caja si fuere el caso.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número
respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número
consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
Rótulo Unidad Documental
Rótulo Caja de Archivo Central
9. Mapa Conceptual. Empresa privada visitada: Organización Terpel S.A.
GESTIÓN
• Planeación
• Producción
• Gestión y Trámite
• Organización
• Transferencia
CENTRAL
• Transferencia
• Disposición Doc.
• Preservación
• Valoración
PROCESOS
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Transferencia Primaria
Etapa previa de análisis para producir
documentos.
Elaboración según la norma técnica
vigente y el contexto.
El registro, seguimiento y paso a paso,
que se realiza con el documento hasta
la resolución del asunto.
Actividades técnicas archivísticas
para la conformación de unidades
documental, para clasificar, ordenar y
describir. Según TRD.
Verificar y validar las unidades
documentales, según las TRD y el
Inventario. Luego, asignar la
ubicación topográfica.
Disponer según las TRD si se elimina,
selecciona o migra de soporte la
información.
Acciones para garantizar la
preservación en el tiempo.
Determinar los valores primarios y secundarios para
establecer la tiempos de permanencia.
NOTA: No hay archivo histórico, pero hay
unos documentos que ameritan
conservación permanente por sus valores
secundarios.
9. Mapa Conceptual. Empresa pública: Policía Nacional
GESTIÓN
• Producción
• Trámite
• Clasificación
• Ordenación
• Descripción y
utilización
CENTRAL
• Transferencia
Primaria
• Consulta
• Conservación
• Disposición Final
HISTÓRICO
• Valoración documental
PROCESOS
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Producir documentos de acuerdo al formato establecido.
Radicar los documentos producidos y enviar a la oficina de
correspondencia para su trámite.
Se clasifica los documentos por asunto de acuerdo a la
TRD, se ordena por procedencia, se realiza foliación, hoja
de control, rotulación en carpetas y cajas.
Se realiza inventario documental y se transfiere al Archivo
Central.
Se revisa inventario documental de la
transferencia documental primaria.
Cuando se solicita o requiere se busca la
información por medio del inventario documental.
Los documentos se conservan en carpetas y cajas
x200 en l archivo central, y para su disposición
final se realiza el procedimiento identificado en las
Tablas de Retención Documental.
Se realiza la valoración documental mediante
Comité de Gestión Documental.
10. Documentos producidos y tramitados:
DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
Se hace un borrador del documento durante la reunión. Luego, la
secretaria elabora el Acta de acuerdo al formato establecido y al
consecutivo que se lleva. Después, se lee el documento en voz alta y
procede a firmar cada uno de los miembros. Se le hace llegar una copia
al Gerente para el desarrollo de sus funciones y disposiciones plasmadas
allí.
El original se archiva en la unidad documental llamada Actas de Junta
Directiva 2013 – 2014, que está en una caja fuerte del archivo de gestión.
Una vez finalizado el tiempo de conservación en archivo de gestión, se
folia y se diligencia el formato de Inventario Documental y se transfiere
al Central. Allí, se revisa los registros del inventario. Si está correcto se
procede a aceptar la transferencia, asignarle una ubicación y
digitalizarla. Si hay algún se devuelve al archivo de gestión. En se
conserva según los tiempos establecidos en la TRD, en este caso es
permanente. Se puede prestar para consulta interna según los perfiles
de usuario.
Acta de Junta
Directiva 01 de 2014
10. Documentos producidos y tramitados:
DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
Una vez, finalizado el proceso de selección y cumplido los requisitos
para ser contratado. Se procede a elaborar y firmar por ambas partes
(Empresa y Trabajador) el contrato laboral, se imprime una copia que se
le da al trabajador y el original, junto con los documentos de ingreso,
soportes de estudio, referencias laborales, exámenes médicos y proceso
de selección, se crea una unidad documental llamada «Historia Laboral
+ el nombre completo del empleado + el # de cédula». Se archivan los
documentos en el orden establecido en las TRD y en la lista de chequeo
que manejan en Gestión Humana.
El expediente se custodia en el archivo de gestión de esa área bajo llave y
solo tiene acceso a él, la persona de nómina.
Una vez, se termina la vinculación laboral del empleado, se archiva la
carta de renuncia o terminación de contrato o resolución de pensión, la
liquidación firmada y retiro de seguridad social. Se transfiere al Central,
se digitaliza y custodia en el servidor y se custodia por casi un siglo,
tiempo estipulado en las TRD.
Contrato Laboral
10. Documentos producidos y tramitados:
DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
Se produce la factura desde el aplicativo contable, se imprime una factura
original y dos copias. Luego se hace una solicitud de mensajería para
enviarlas al cliente. El mensajero entrega la factura al Cliente y éste le
devuelve inmediatamente una de las copias firmada, fechada y sellada.
El mensajero mediante recorrido interno de correspondencia, le entrega al
funcionario la copia de la factura entregada y la planilla para que firme la
ejecución conforme del servicio.
El funcionario, una vez, pasa el cierre contable, procede hacer una relación
impresa de las facturas, lo confronta con lo físico y si está completo,
procede a crear una unidad documental, cuya series es: Facturas, subserie:
Facturas de Venta y la denomina: Consecutivo de Facturas de Venta + el
mes y el año al que pertenecen.
Según el cronograma de transferencias esa serie se envía al Central
trimestralmente. Se hace el inventario documental, no se folia porque tiene
la relación impresa y las facturas en sí tienen un consecutivo exacto. El
funcionario CAD revisa la idoneidad e integralidad y se conserva en el
Central por 11 años, según las TRD, la disposición final es la eliminación
total.
Factura de Venta
11. Explicación de la valoración documental en la entidad visitada y ejemplos
de los documentos con valores primarios y secundarios:
En la Entidad Pública: Policía Nacional de Colombia
Se aplica la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012, que modificó o
reestructuró los procesos archivísticos, donde establece que la Valoración
Documental es un proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (Eliminación o
conservación temporal o definitiva). Ello, se aplica en su totalidad porque ser
una entidad pública es un deber directo en su actuar.
Se visibiliza su aplicabilidad directa en las Tablas de Retención Documental,
púes en el formato se plasma las fechas, en cada una de las fases del archivo y se
estable la disposición final a cada una de las series y subseries documentales. El
formato lo estableció el Acuerdo 039 de 2002.
También, se presta el servicio de asesoría permanente para ayudar a identificar
valores documentales en los archivo de gestión.
11. Explicación de la valoración documental en la entidad visitada y ejemplos
de los documentos con valores primarios y secundarios:
En la Entidad Pública: Policía Nacional de Colombia
DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS
Historias Clínicas
Valores primarios: Administrativo, técnico y legal.
Valores secundarios:
Pueden ser No predecible por ejemplo un caso clínico un
paciente con una enfermedad rara y cuyo tratamiento
resultó exitoso, adquiere valor científico.
Informes de
allanamientos
Valores primarios: Administrativo, técnico, legal, jurídico y
contable.
Valores secundarios: No predecible por ejemplo un
allanamiento a grandes personalidades o narcotraficantes,
porque adquiere valor histórico y cultural, puede ser fuente
de consulta al finalizar la reserva legal por historiados o
estudiosos.
Informes de Ejecución
Presupuestal
Valores primarios: Administrativo, técnico, legal y contable,
porque tiene sirven para la toma de decisiones y como
evidencia del manejo de dineros públicos.
11. Explicación de la valoración documental en la entidad visitada y ejemplos
de los documentos con valores primarios y secundarios:
En la Entidad Pública: Policía Nacional de Colombia
DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS
Actas de Descargos
Valores primarios: Administrativo y legal. Porque, hacen
parte del debido proceso y son un testimonio del control
interno y sirve para la toma de decisiones.
Circulares
Informativas
Valores primarios: Administrativo. Porque, hacen parte del
proceso comunicacional de la Entidad y reflejan el debido
proceso y registran información útil.
Denuncias de pérdida
y robo de documentos
Valores primarios: Legal y jurídico. Porque, tienen valor
probatorio y presunción de verdad. Son el testimonio y
prueba para los ciudadanos que no poseen sus documentos
originales y sirven para investigar en caso que se
encuentren o se detecte un mal uso.
12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo
de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
-¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
Su importancia radica en que modifica parcialmente la Ley 594 de 2000,
aclarando o modificando los procesos archivísticos, contemplando la gestión de
documentos y archivos en formato digital, es decir, da luces o pautas para el
manejo en este soporte documental, lo que es de gran importancia para la
Política de Gestión Documental porque la trae al siglo XXI, ya que, en esta era
de la información y del conocimiento, se está produciendo, tramitando,
consultando, archivando y almacenando los nuevos acervos documentales, que
hasta hace muy poco solo se limitan al soporte papel.
Además, esta nueva normatividad se convierte en un gran soporte argumental
para las personas que ejercen la archivística en el País, porque en el Capítulo II,
artículo 10, recalca que los programas de gestión documental son obligatorios y
que deben estar formados a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan
Estratégico Institucional.
12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo
de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
-¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
 Considera elaborar y crear un sistema de gestión documental efectivo para
la información analógica y digital, que anteriormente carecía de
importancia por su poco uso.
 Resalta la responsabilidad de los servidores públicos por la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de toda
la información de la entidad.
 Todo lo anterior con el fin de garantizar la seguridad de la información y
evitar la corrupción, a través de un sistema de gestión documental pues la
información contiene toda la verdad de una entidad y debemos velar por la
transparencia a través de la clasificación y organización de los archivos.
12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo
de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
LEY 594 DE 2000 DECRETO 2609 DE 2012 OBSERVACIÓN
Producción o
Recepción
Planeación En Decreto separa estos procesos, resaltando la
importancia de la planificación para la
producción documental.Producción
Distribución
Gestión y Trámite
El Decreto estructura e integra en Gestión y
trámite, los procesos que anteriormente se
denominaban distribución y consulta, ya que,
estos queda directamente dentro de los actuales,
ello se puede inferior operativamente, hasta
semánticamente.
Consulta
Organización Organización
En el texto de ambos se infiere casi las mismas
ideas, dado que los archivos se deben organizar
de tal forma que permitan recuperar la
información. En el Decreto se segrega las
transferencias documentales como un proceso
diferente, enfatizando en la revisión y labor
analítica.
Recuperación Transferencia
Disposición Final
Disposición de
documentos
El Decreto actualiza, separa y estructura estos
nuevos procesos, que antes se hacían e incluían
en la Organización Documental, en la elaboración
y aplicación de las TRD y TVD. Ahora se enfatiza
mucho más en el soporte electrónico y su
conservación.
Preservación a largo
plazo
Valoración
Cuadro comparativo de procesos:
ser
hay
-¿Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión Documental
a la luz de ese nuevo Decreto?
-¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el
contenido del mencionado Decreto?
La reestructuración de los procesos archivísticos, la contemplación de
los documentos en soporte electrónico y sus requisitos para ser
preservado y conservado, el reconocimiento de valor probatorio y el uso
de la palabra metadatos que estaba muy ligada al área de la informática
pero no en la archivística colombiana; la obligatoriedad de los
Programas de Gestión Documental y su incorporación en los Planes de
Acción Anual de las entidades.
También, es importante resaltar que el Decreto no es excluyente,
teóricamente en cuanto a los procesos archivísticos, porque el conector
gramatical empleado, en el artículo 9 dice: “ … Debe comprender como
mínimo los siguientes procesos” eso infiere que a estos se le pueden
adicionar otros dependiendo del fondo documental y sus características
particulares.
Acuerdo 003 de 2013
Las Tablas de Retención Documental deben actualizarse cuando existan
cambios en la estructura orgánica, en las funciones, cuando la entidad sufra
cambios de supresión, fusión, escisión o liquidación, se produzcan cambios en
el marco normativo del país, cuando se transformen tipos documentales físicos
en electrónicos, cuando se generen nuevas series o tipos documentales.
Hace énfasis en la creación del comité de archivos, cuyas funciones son las de
evaluar las tablas de retención documental.
Debe existir personal idóneo con conocimientos en documentación para valorar
los documentos y establecer un tiempo de retención.
El Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior
jerarquía debe firmar las tablas.
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
deben se publicadas en la página web de la institución de las entidades
públicas.
Una vez aprobadas se den implementar las Tablas de Retención Documental.
12. Síntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
Acuerdo 004 de 2013
Establece que las Tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental como una herramienta básica y necesaria para la organización de
los archivos en sus diferentes etapas, estas deben estar publicadas en la página
web de cada entidad.
Elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental de conformidad con lo
establecido en las normas que expida el Archivo General de la Nación.
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental se
deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de
documentos físicos como electrónicos.
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por
profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho,
administración pública, ingeniería industrial, que coadyuven en la
implementación de una buena herramienta para la organización de los
archivos.
12. Síntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
Acuerdo 005 de 2013
Establece los criterios básicos para clasificar, ordenar y describir en los archivos
de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Identificar y establecer agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora, la clasificación en el
Archivo Central Institucional, debe responder al Cuadro de Clasificación
Documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional
de la entidad.
Las áreas responsables de la Gestión Documental, deben velar por la adecuada
ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los
principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y demás
directrices, políticas y normas que expida el AGN, así como las que establezca el
Comité Interno de Archivo de la entidad.
12. Síntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
Acuerdo 003 de 2013
Las Tablas de Retención Documental deben actualizarse cuando existan
cambios en la estructura orgánica, en las funciones, cuando la entidad sufra
cambios de supresión, fusión, escisión o liquidación, se produzcan cambios en
el marco normativo del país, cuando se transformen tipos documentales físicos
en electrónicos, cuando se generen nuevas series o tipos documentales.
Acuerdo 004 de 2013
Establece que las Tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental como una herramienta básica y necesaria para la organización de
los archivos en sus diferentes etapas, estas deben estar publicadas en la página
web de cada entidad.
Acuerdo 005 de 2013
Establece los criterios básicos para clasificar, ordenar y describir en los archivos
de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
12. Síntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
CIBERGRAFÍA
ALCALDÍA DE BOGOTÁ. Página Web. “Decreto 2609 de 2012”.
Disponible en la URL:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
{Consulta el 11 de mayo de 2014}
ALCALDÍA DE BOGOTÁ. Página Web. “Ley 594 de 2000”.
Disponible en la URL:
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&sqi=2&ve
d=0CCcQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.alcaldiabogota.gov.co%2Fsisjur%2Fnormas%
2FNorma1.jsp%3Fi%3D4275&ei=1EBVU6z2L6PE8QGO8oD4BA&usg=AFQjCNFsEPUbTi
KqaTEWuc2aaLwzLnTjAQ&bvm=bv.65058239,d.cWc
{Consulta el 11 de mayo de 2014}
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Colombia. Página Web.
Disponible en la URL: www.archivogeneral.gov.co
{Consulta el 11 de mayo de 2014}
GOOGLE. Buscador de imágenes «Rótulos de archivo»
Disponible en la URL:
https://www.google.com.co/search?q=rotulo+archivo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei
=ZyRyU8X9CMXisAS9kIHoDA&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1441&bih=632
{Consulta el 11 de mayo de 2014}
CIBERGRAFÍA
NOTA ACLARATORIA:
LOS LOGOTIPOS E INFORMACIÓN DEPOSITADA
EN ESTE TRABAJO NO COMPROMETE A LAS
ENTIDADES ANTERIORMENTE CITADAS. ES
NETAMENTE UN TRABAJO ACADÉMICO SIN
FINES COMERCIALES.

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TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA

  • 2. TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESARIAL Presentado por: IRMA MARTÍNEZ PINILLO LEIDY JOHANNA MONTENEGRO LEAL GABRIEL JAIME LONDOÑO MUÑOZ Presentado a: Luz Marina Arias González Docente Virtual Gestión Documental. G2 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA -CIDBA- 2014
  • 4. contenido  INTRODUCCIÓN  OBJETIVO GENERAL  OBJETIVOS ESPECÍFICOS  DESARROLLO  CIBERGRAFÍA
  • 5. INTRODUCCIÓN En este trabajo se presenta la aplicación de los conocimientos obtenidos para conocer, distinguir y aplicar conceptos y términos necesarios en la administración de la correspondencia y el flujo documental, que es el tema 3, de la asignatura Gestión Documental, correspondiente al bloque B del tercer semestre del programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío. Para el desarrollo de la actividad, se tuvo en cuenta el material de apoyo proporcionado en la plataforma y fuentes externas de consulta, que son referenciadas al final.
  • 6. OBJETIVO GENERAL Evidenciar la asimilación de los conocimientos adquiridos en el curso Gestión Documental, del programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío, cuya finalidad es dar a conocer la teoría y aplicaciones de la Normatividad Archivística de Colombia. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Contextualizar los conceptos y normatividad básica relacionada con los procesos archivísticos. Aplicar los conocimientos adquiridos a la práctica. Identificar los diferentes parámetros y estándares normativos para la adopción, implementación y seguimiento de un programa de gestión documental.
  • 8. 1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. 2) identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: archivo total, ciclo vital de los documentos, principio de procedencia, principio de orden original, folio, legajo, fondo, subfondo, serie, subserie, tipo documental, tablas de valoración, tablas de retención, valor primario, valor secundario. 3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos) 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. 5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.
  • 9. 6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos. 7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. 9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual) a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos. b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.
  • 10. 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación. 11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios. 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? -¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes hay que hacer para dar cumplimiento a la norma.
  • 11. - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 Finalmente, elabore un documento en PowerPoint y luego súbalo por SLIDESHARE. Deben cuidar de no usar imágenes o texto demasiado grande en las diapositivas para que no se desconfigure al subirlas a slideshare. NOTA: Uno de los integrantes debe ingresar a plataforma por el espacio correspondiente a la tarea, ubicar el nombre de los integrantes del grupo y el enlace correspondiente donde quedó el trabajo en la web. ¡Muchos éxitos! Valor: 20% Plazo máximo para enviar su tarea hasta el 13 de mayo de 2014 a las 23:50 Luz Marina
  • 13. DESARROLLO: 1. ENTIDAD: Organización Terpel S.A. NATURALEZA: Privada DIRECCIÓN: Carrera 7 N. 75-51 piso 8. Bogotá, Colombia FUNCIONARIO: Deysy Tabares TELÉFONO: 470 51 51 ext. 4047 COMENTARIO: Se visitó el archivo central y la documentación está almacenada en estanterías y estas a su vez en cajas de archivo X200. Dentro de las cajas hay bolsas y legajos que tienen un rotulo, con la información relacionada con la información que en él está archivada. El archivo es muy grande mide unos 400 metros cuadrados. La documentación dentro del expediente está en forma consecutiva ascendente por ejemplo las facturas y los demás la funcionaria informa que los archivos de gestión estructuran esos documentos según el trámite y las fechas de los documentos.
  • 15. IDENTIFICACIÓN DE ETAPAS DEL CICLO VITAL DOCUMENTAL En la visita realizada se identificó y comprendió los puntos expuestos en el Decreto 2609 de 2012. Planeación: Porque para crear un documento cuentan con una plantilla previa y avalada por el área de Calidad y de Gestión Documental, se tiene en cuenta las normas ICONTEC. Gestión y Trámite: Porque desde que se produce o recibe un documento se hace seguimiento al trámite interno para dar respuesta y poder recuperar la información mediante controles como la digitalización y el registro de radicados. Organización: Porque desde los archivos de gestión se crean las unidades documentales de acuerdo al trámite y las Tablas de Retención Documental. Una vez, se transfieren al Archivo Central, se describen en un inventario documental y se les da una asignatura topográfica permitiendo ubicarlo. Transferencia: Se identificó que se hacen transferencias primarias de acuerdo a unas fechas y teniendo en cuenta que las unidades documentales estén completas.
  • 16. IDENTIFICACIÓN DE ETAPAS DEL CICLO VITAL DOCUMENTAL En la visita realizada se identificó y comprendió los puntos expuestos en el Decreto 2609 de 2012. Disposición de los documentos: Estos se seleccionan desde los archivos de las oficinas, eliminando copias y estructurando las unidades documentales según los tipos documentales que están en las Tablas de Retención Documental. Preservación a largo plazo: Se digitalizan los documentos que poseen mayores valores primarios y secundarios, por ejemplo: Historias Laborales. Valoración: La disposición final está fijada en las Tablas de Retención, para los que tienen selección se revisa muy bien para identificar cuales eliminan y cuales se conservan y el Comité de Archivo aprueba su eliminación para poder proceder o dejarlos otro tiempo por precaución.
  • 17. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 1. ¿Tienen conformado y activo el Comité de Archivo? Este se unificó con el Comité Administrativo para garantizar que en todas las reuniones se tratan temas relacionados con la Gestión Documental y los funcionarios del CAD se retroalimenten de los posibles cambios administrativos. 2,. ¿Cada cuándo se reúne el Comité? Cada trimestre se convoca… A menos que ocurra alguna novedad. 3. ¿Cómo se determinaron las series y subseries documentales? Mediante el cuadro de clasificación documental y el proyecto de Tablas de Retención Documental. 4. ¿Qué es el cuadro de clasificación documental? Como su nombre lo indica es un cuadro que tiene plasmadas las agrupaciones documentales que hay en las diferentes dependencias, por ejemplo: Actas, Actas de comité de archivo. 5. ¿Cada cuándo se realizan las transferencias primarias, es decir, de gestión a central? Cada que las unidades documentales están completas, los funcionarios proceden a foliar e inventariar. Luego, en el CAD se revisa que todo esté bien y se acepta la transferencia.
  • 18. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 6. ¿Cómo saben cuándo un documento de archivo o subseries pierden vigencia y deben eliminarlas? En las Tablas de Retención, se especifica los tiempos de conservación, así que se revisa el historial de transferencias primarias aceptadas y se mira que perdió vigencia, por ejemplo: Planillas de Control de Correspondencia, dice que se guardan en gestión un año y en central 3 años. Si la carpeta tiene información del 2009, se guardo hasta el 2010 en oficinas y en central hasta el 2013, es decir, se eliminaría aproximadamente a mediados del 2014, que es lo que se está haciendo actualmente. 7. ¿Cuáles son las opciones de disposición final con las que cuenta la empresa? Las que se contemplaron en las Tablas fueron: Conservación total, Eliminación, Selección y Migración de soporte, es decir digitalización. 8. ¿Usan Microfilmación? No, no se usa, se emplea la digitalización con escáner rotativo, porque es más fácil y rápido. 9. ¿Cuándo se les termina el espacio para almacenar en el Archivo Central qué hacen? Hay un contrato con una empresa que custodia archivos, para allá se envía lo que casi no se consulta, es un Outsourcing.
  • 19. PREGUNTAS ACLARATORIAS: 10. ¿Cómo les explican a los funcionarios la creación de unidades documentales y la política de gestión documental, es decir, cada cuánto los capacitan o cómo lo hacen o hicieron? Fue lo último que se hizo en 2008, cuando se terminó el proyecto de tablas, se hizo capacitaciones masivas explicándoles las series y subseries por áreas, como debían archivar y marcar las carpetas, en fin, todo lo relacionado con los documentos que producen, reciben o tramitan en sus áreas. Para los funcionarios que entran nuevos a la Empresa, se les da la capacitación en algo que se llama la Semana de Inducción en la que cada área le explica que hace y los servicios que presta.
  • 20. DESARROLLO: 1. ENTIDAD: Policía Nacional Dirección de Sanidad NATURALEZA: Pública DIRECCIÓN: Calle 44 No. 50 – 51 CAN FUNCIONARIO: Sandra Milena Carrillo Chaparro TELÉFONO: 220 74 10 COMENTARIO: Se realizó visita al archivo central, en donde se evidenció la organización de la documentación de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, con su respectivo inventario documental, la información se encuentra almacenada en estanterías y a su vez en unidades de conservación acorde a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación (cajas X200 y carpetas de yute desacificadas), emplean ganchos plásticos para evitar que la documentación se afecte biológicamente. En general se observa un estado de conservación y una organización estructurada, con una política de Gestión Documental, aplicada y normalizada.
  • 22. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: • En la Policía Nacional el Programa Gestión Documental se encuentra implementado en su totalidad, iniciamos por decir que tienen una unidad de correspondencia que es la encargada de recepcionar y distribuir los documentos en su interior y en las oficinas que quedan a nivel nacional por medio de 472 que es la empresa contratada para la entrega de los documentos físicos. • El proceso de organización de archivos de gestión es la fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la institución. •Se toma la tabla de retención para clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto, (por ejemplo, Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifica cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponde.
  • 23. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Oficina productora GRUPO CONTRATOS (Procedencia) Serie CONTRATOS Subserie Contratos de arrendamiento Contratos de interventoría y consultoría Contratos de obra Contratos de prestación de servicios
  • 24. IDENTIFICACIÓN DE “DOCUMENTOS DE APOYO” Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias.), identifíquelos déjelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si aún los necesita. DOCUMENTOS DE APOYO
  • 25. SELECCIÓN DOCUMENTAL Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
  • 26. ORDENACIÓN DOCUMENTAL La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.
  • 27. SELECCIÓN DOCUMENTAL Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
  • 28. •En la Policía Nacional el Programa Gestión Documental se encuentra implementado en su totalidad, iniciamos por decir que tienen una unidad de correspondencia que es la encargada de recepcionar y distribuir los documentos en su interior y en las oficinas que quedan a nivel nacional por medio de 472 que es la empresa contratada para la entrega de los documentos físicos. •Respectivamente nos encontramos con el archivo central, un edificio que cumple con las especificaciones mínimas requeridas para la conservación de los documentos con una capacidad proyectada a 10 años para almacenar las transferencias, es propiedad de la institución, el archivo cuenta con área administrativa, área de consulta, área de almacenamiento, estantería, deshumidificador, aire acondicionado, extractores, extintores, equipo de computo, fotocopiadora, impresora, picadora y elementos de bioseguridad, también tiene sistema de seguridad (sensor de movimiento, alarma contra robo e incendio y circuito cerrado de T.V.) PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL
  • 30. 1. ¿Tienen conformado y activo el Comité de Archivo? Si, la Policía Nacional en cumplimiento al acuerdo 07 del 29 de junio de 1.994 por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos, en su artículo 19, realiza la creación del Comité de Archivo. 2. ¿Cada cuándo se reúne el Comité? Se reúnen ordinariamente dos veces por año (abril y octubre) y extraordinariamente por convocatoria de su Presidente. 3. ¿Cómo se determinaron las series y subseries documentales? Mediante el cuadro de clasificación documental y el proyecto de Tablas de Retención Documental. PREGUNTAS ACLARATORIAS:
  • 31. 4. Qué es el cuadro de clasificación documental? El cuadro de clasificación es un instrumento técnico de referencia y control, que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las actividades jerárquicas de la institución, destinado a recuperar, facilitar y controlar la información de toda la organización. 5. ¿Cada cuándo se realizan las transferencias primarias, es decir, de gestión a central? El archivo central elabora un cronograma de transferencias documentales para las cuales aproximadamente se realiza cuatro transferencias primarias documentales por mes, teniendo en cuenta el tiempo de retención documental en el archivo de gestión descrito en la tabla. PREGUNTAS ACLARATORIAS:
  • 32. 6. Cómo saben cuándo un documento de archivo o subseries documentales pierden vigencia y deben ser eliminadas? Se sabe que un documento, serie o subserie pierde vigencia porque ha perdido su valor documental primario y/o secundario. 7. Cuáles son las opciones de disposición final con las que cuenta la empresa? La Policía Nacional en las Tablas de Retención Documental ofrece cinco opciones de disposición final según el tipo de serie o asunto así: 1. Conservación total 2. Digitalización 3. Eliminación 4. Microfilmación 5. Selección PREGUNTAS ACLARATORIAS:
  • 33. 8. Usan la microfilmación? Si, se utiliza la microfilmación solo para algunas series que tienen valor secundario. 9. Cuándo se les termina el espacio para almacenar en el archivo central que hacen? Se realiza una actividad denominada expurgo documental, que trata de verificar que series y subseries en el archivo central cumplieron con el tiempo de retención documental, para realizar su disposición final, al mismo tiempo se informa al área administrativa y financiera para que lo tengan en cuenta en el plan de compras, con el fin de buscar un espacio en arrendamiento que cumpla con las condiciones específicas mínimas para conservar el acervo documental, aunque no ha sucedido ya que se tiene espacio suficiente planeado hasta el año 2020. PREGUNTAS ACLARATORIAS:
  • 34. 10. ¿Cómo les explican a los usuarios la creación de unidades documentales y la política de gestión documental, es decir, cada cuanto los capacitan o como lo hacen o hicieron? La calidad cambia todos los días y por ende al inicio del año, se debe crear un plan de trabajo en el proceso gestión documental, en el cual se tiene en cuenta la capacitación y retroalimentación a los funcionarios, sin embargo siempre y cuando sea necesario se realiza capacitación cada vez que cambia un procedimiento o se crea nuevas funciones por videoconferencia cuando es a nivel nacional desde Bogotá y se hacen visitas de acompañamiento. PREGUNTAS ACLARATORIAS:
  • 35. 2. Conceptos. Según la investigación y el Acuerdo 026 de 2006, se pueden definir así: - ARCHIVO TOTAL: Es el proceso integral que vive el documento. - CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Todas la etapas del documento desde que se produce o recibe, hasta su término final. - PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Este principio establece que todos los documentos que se produzcan en una entidad, no deben mezclarse con la de otra. - PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio de la teoría archivística según la cual, se debe respetar la secuencia de los trámites que produjo los documentos, para su disposición física. - FOLIO: Hoja de papel, pergamino u otro material. Folio recto es la primera cara de un folio, la que se numera. - LEGAJO: Varios documentos empastados o atados, para hacer màs fácil su manipulación. - FONDO: Es un conjunto de documentos. Hay de varios tipos: Abierto: conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas , administrativamente vigentes y que se completa por medio del sistema. Acumulado: documentos sin ningún criterio de organización. Cerrado: documentos cuyas series han dejado de producirse debido al cese de actividades de las personas que los producían. Documental: Los documentos producidos por una persona natural o jurídica en virtud de sus actividades.
  • 36. 2. Conceptos. Según la investigación y el Acuerdo 026 de 2006, se pueden definir así: - SUBFONDO: Conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una entidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía. - SERIE: Conjunto de documentos producidos en ejercicio de funciones específicas, como por ejemplo, actas, informes, historias laborales, contratos, etc. - SUBSERIE: unidades documentales que forman parte de una serie. Se identifican de forma separada de ella por el contenido y las características específicas. - TIPO DOCUMENTAL: Unidad originada en actividad administrativa que por sus características se le clasifica y asigna como categoría diplomática. - TABLAS DE VALORACIÓN: Lista de asuntos o series documentales. Se les da un tiempo de permanencia en el archivo central y así mismo, una disposición final. - TABLAS DE RETENCIÓN: Lista de series con sus respectivos tipos documentales y se les da un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. - VALOR PRIMARIO: Desde que un documento se adquiere o se produce, inmediatamente adquiere esta cualidad hasta que cumpla con su fin. - VALOR SECUNDARIO: También conocido como permanente, y lo adquieren los documentos que por su importancia, ya sea histórica, cultural o científica, deben conservarse en un archivo .
  • 37. 3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios: 1. Las Historias laborales: Son unidades documentales complejas, en su interior hay afiliaciones a seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, bonificaciones, liquidaciones de vacaciones, entre otros. Por ello, tienen valores administrativos, fiscales, técnicos, legales y/o contables. Y Sus valores secundarios no son predecibles pero podría darse el caso que sirva para la historia o la cultura, por eso es importante su conservación. 2. Las Actas de Junta Directiva: Estas se conservan por que allí se plasman las principales decisiones que cambian el rumbo de la Compañía. Por eso tienen valor Administrativo, fiscal, legal y contable. Obviamente, secundarios también porque reflejan la historia de la Empresa.
  • 38. 3. Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios: 3. Libros Contables: Tienen valor contable, administrativo, técnico, legal y fiscal, por eso se conservan, porque son un requerimiento de las entidades de control. 4. Informes de Venta de Combustible Mayorista: Dado que el Ministerio de Minas y Energía, regula la comercialización de hidrocarburos en Colombia, se debe tener un control de los volúmenes de ventas , porque sirven de pruebas para procesos legales, por ejemplo para contrabandistas o Estaciones de Gasolina que vendan ilegalmente, sin pagar impuesto, así se puede rastrear los delincuentes, que no tiene como probar la compra legal. Tienen valor administrativo, técnico, legal, contable y fiscal. Puede tener valor secundario, porque sirve para la ciencia, ya que se puede hacer estudios técnicos.
  • 39. VALORES PRIMARIOS Contrato: es un documento original de carácter administrativo, legal, fiscal y contable, ya que sirve como testimonio ante la Ley porque justifica el gasto público, además de comprobar que se recibió o proporcionó un bien o servicio. Acciones constitucionales: son documentos que contiene valor jurídico. Informes: contiene información de valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable. Por cuanto informa los estados de la empresa. 3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios:
  • 40. VALORES SECUNDARIOS Historia clínica es un documento con valor científico como referencia para investigadores y probatorio para los médicos. Resolución creación de la Policía Nacional es un documento histórico ya sirve como testimonio de un hecho político y social en Colombia. Historia Laboral: es un documento que tiene todos los valores para ser conservado en un archivo histórico pues luego de su última consulta se debe conservar 90 años, 3.Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios:
  • 41. 4.Ejemplos de serie, subserie y tipo documental: SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL ACTAS ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Acta de Junta Directiva 007 de Mayo de 2014 INFORMES INFORMES DE OPERACIONES Informe de Operaciones Planta Ayacucho del 10 de mayo de 2014 INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe de Gestión Gerencia Administrativa Regional Antioquia 2010 HISTORIAS HISTORIAS LABORALES Contrato Laboral a Término Indefinido de Fabricio Londoño. Carta de Solicitud de Vacaciones aplicable al periodo 2013.
  • 42. SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES HISTORIAS Historias Laborales Información personal y familiar. Actos Administrativos de nombramiento. PROYECTOS Proyecto de Investigación Anteproyecto Investigación EXPEDIENTES Expediente de Inteligencia Libros de escalafón Armas (Cuerpo Comando) Servicios (Cuerpo Profesional) BOLETINES Boletines Públicos Retiros del personal Nombramientos del personal civil. CONTRATO Contrato Certificado de disponibilidad presupuestal. Invitación Pretérminos de referencia Listado de inscritos Términos de referencia. 4.Ejemplos de serie, subserie y tipo documental:
  • 43. 5. El Acuerdo 042 de 2002, en su artículo cuarto: Criterios para la organización de archivos de gestión, PARÁGRAFO dice: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. Por ejemplo: Los ejemplares múltiples; es decir, borradores, copias y los que sirven en el proceso de toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones. Deben tener un valor netamente informativo y a corto plazo. No testimonian la actividad de la institución y no forman parte de su Patrimonio Documental. Otros ejemplos más concretos son: Copias de leyes, resoluciones, decretos, periódicos, afiches, invitaciones, citaciones a reuniones, es decir los que no hacen parte de un trámite relacionado con las funciones del área.
  • 44. 6. FOLIACIÓN: La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa, permite ubicar y localizar de manera puntual un documento. Hay que tener cuenta lo siguiente: 1. Numerar de manera consecutiva, 2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En documentos con texto por ambas caras, se registrará el número en la cara recta del folio. 3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento, de manera legible y sin enmendaduras. 4. No se debe escribir con trazo fuerte para no dañar el papel. 5. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 6.Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada. 7. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) se numerarán como un solo folio. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
  • 45. 6. FOLIACIÓN: 8.Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. 10.Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 9. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. 10. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. 11. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización.
  • 46. 6. FOLIACIÓN: 12. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido. 13. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. 14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s- , disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. Nota: Basado en la Cartilla de Organización Documental. AGN. 2008.
  • 47. 7. El Decreto 042 de 2002, en su artículo 4, indica como organizar los documentos: 1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. 4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
  • 48. 8. El Acuerdo 042 de 2002. Artículo 4. puntos 5 y 7., indica los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas: 5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. 7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
  • 49. Rótulo Unidad Documental Rótulo Caja de Archivo Central
  • 50. 9. Mapa Conceptual. Empresa privada visitada: Organización Terpel S.A. GESTIÓN • Planeación • Producción • Gestión y Trámite • Organización • Transferencia CENTRAL • Transferencia • Disposición Doc. • Preservación • Valoración PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL Transferencia Primaria Etapa previa de análisis para producir documentos. Elaboración según la norma técnica vigente y el contexto. El registro, seguimiento y paso a paso, que se realiza con el documento hasta la resolución del asunto. Actividades técnicas archivísticas para la conformación de unidades documental, para clasificar, ordenar y describir. Según TRD. Verificar y validar las unidades documentales, según las TRD y el Inventario. Luego, asignar la ubicación topográfica. Disponer según las TRD si se elimina, selecciona o migra de soporte la información. Acciones para garantizar la preservación en el tiempo. Determinar los valores primarios y secundarios para establecer la tiempos de permanencia. NOTA: No hay archivo histórico, pero hay unos documentos que ameritan conservación permanente por sus valores secundarios.
  • 51. 9. Mapa Conceptual. Empresa pública: Policía Nacional GESTIÓN • Producción • Trámite • Clasificación • Ordenación • Descripción y utilización CENTRAL • Transferencia Primaria • Consulta • Conservación • Disposición Final HISTÓRICO • Valoración documental PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL Producir documentos de acuerdo al formato establecido. Radicar los documentos producidos y enviar a la oficina de correspondencia para su trámite. Se clasifica los documentos por asunto de acuerdo a la TRD, se ordena por procedencia, se realiza foliación, hoja de control, rotulación en carpetas y cajas. Se realiza inventario documental y se transfiere al Archivo Central. Se revisa inventario documental de la transferencia documental primaria. Cuando se solicita o requiere se busca la información por medio del inventario documental. Los documentos se conservan en carpetas y cajas x200 en l archivo central, y para su disposición final se realiza el procedimiento identificado en las Tablas de Retención Documental. Se realiza la valoración documental mediante Comité de Gestión Documental.
  • 52. 10. Documentos producidos y tramitados: DOCUMENTO DESCRIPCIÓN Se hace un borrador del documento durante la reunión. Luego, la secretaria elabora el Acta de acuerdo al formato establecido y al consecutivo que se lleva. Después, se lee el documento en voz alta y procede a firmar cada uno de los miembros. Se le hace llegar una copia al Gerente para el desarrollo de sus funciones y disposiciones plasmadas allí. El original se archiva en la unidad documental llamada Actas de Junta Directiva 2013 – 2014, que está en una caja fuerte del archivo de gestión. Una vez finalizado el tiempo de conservación en archivo de gestión, se folia y se diligencia el formato de Inventario Documental y se transfiere al Central. Allí, se revisa los registros del inventario. Si está correcto se procede a aceptar la transferencia, asignarle una ubicación y digitalizarla. Si hay algún se devuelve al archivo de gestión. En se conserva según los tiempos establecidos en la TRD, en este caso es permanente. Se puede prestar para consulta interna según los perfiles de usuario. Acta de Junta Directiva 01 de 2014
  • 53. 10. Documentos producidos y tramitados: DOCUMENTO DESCRIPCIÓN Una vez, finalizado el proceso de selección y cumplido los requisitos para ser contratado. Se procede a elaborar y firmar por ambas partes (Empresa y Trabajador) el contrato laboral, se imprime una copia que se le da al trabajador y el original, junto con los documentos de ingreso, soportes de estudio, referencias laborales, exámenes médicos y proceso de selección, se crea una unidad documental llamada «Historia Laboral + el nombre completo del empleado + el # de cédula». Se archivan los documentos en el orden establecido en las TRD y en la lista de chequeo que manejan en Gestión Humana. El expediente se custodia en el archivo de gestión de esa área bajo llave y solo tiene acceso a él, la persona de nómina. Una vez, se termina la vinculación laboral del empleado, se archiva la carta de renuncia o terminación de contrato o resolución de pensión, la liquidación firmada y retiro de seguridad social. Se transfiere al Central, se digitaliza y custodia en el servidor y se custodia por casi un siglo, tiempo estipulado en las TRD. Contrato Laboral
  • 54. 10. Documentos producidos y tramitados: DOCUMENTO DESCRIPCIÓN Se produce la factura desde el aplicativo contable, se imprime una factura original y dos copias. Luego se hace una solicitud de mensajería para enviarlas al cliente. El mensajero entrega la factura al Cliente y éste le devuelve inmediatamente una de las copias firmada, fechada y sellada. El mensajero mediante recorrido interno de correspondencia, le entrega al funcionario la copia de la factura entregada y la planilla para que firme la ejecución conforme del servicio. El funcionario, una vez, pasa el cierre contable, procede hacer una relación impresa de las facturas, lo confronta con lo físico y si está completo, procede a crear una unidad documental, cuya series es: Facturas, subserie: Facturas de Venta y la denomina: Consecutivo de Facturas de Venta + el mes y el año al que pertenecen. Según el cronograma de transferencias esa serie se envía al Central trimestralmente. Se hace el inventario documental, no se folia porque tiene la relación impresa y las facturas en sí tienen un consecutivo exacto. El funcionario CAD revisa la idoneidad e integralidad y se conserva en el Central por 11 años, según las TRD, la disposición final es la eliminación total. Factura de Venta
  • 55. 11. Explicación de la valoración documental en la entidad visitada y ejemplos de los documentos con valores primarios y secundarios: En la Entidad Pública: Policía Nacional de Colombia Se aplica la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012, que modificó o reestructuró los procesos archivísticos, donde establece que la Valoración Documental es un proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (Eliminación o conservación temporal o definitiva). Ello, se aplica en su totalidad porque ser una entidad pública es un deber directo en su actuar. Se visibiliza su aplicabilidad directa en las Tablas de Retención Documental, púes en el formato se plasma las fechas, en cada una de las fases del archivo y se estable la disposición final a cada una de las series y subseries documentales. El formato lo estableció el Acuerdo 039 de 2002. También, se presta el servicio de asesoría permanente para ayudar a identificar valores documentales en los archivo de gestión.
  • 56. 11. Explicación de la valoración documental en la entidad visitada y ejemplos de los documentos con valores primarios y secundarios: En la Entidad Pública: Policía Nacional de Colombia DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS Historias Clínicas Valores primarios: Administrativo, técnico y legal. Valores secundarios: Pueden ser No predecible por ejemplo un caso clínico un paciente con una enfermedad rara y cuyo tratamiento resultó exitoso, adquiere valor científico. Informes de allanamientos Valores primarios: Administrativo, técnico, legal, jurídico y contable. Valores secundarios: No predecible por ejemplo un allanamiento a grandes personalidades o narcotraficantes, porque adquiere valor histórico y cultural, puede ser fuente de consulta al finalizar la reserva legal por historiados o estudiosos. Informes de Ejecución Presupuestal Valores primarios: Administrativo, técnico, legal y contable, porque tiene sirven para la toma de decisiones y como evidencia del manejo de dineros públicos.
  • 57. 11. Explicación de la valoración documental en la entidad visitada y ejemplos de los documentos con valores primarios y secundarios: En la Entidad Pública: Policía Nacional de Colombia DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS Actas de Descargos Valores primarios: Administrativo y legal. Porque, hacen parte del debido proceso y son un testimonio del control interno y sirve para la toma de decisiones. Circulares Informativas Valores primarios: Administrativo. Porque, hacen parte del proceso comunicacional de la Entidad y reflejan el debido proceso y registran información útil. Denuncias de pérdida y robo de documentos Valores primarios: Legal y jurídico. Porque, tienen valor probatorio y presunción de verdad. Son el testimonio y prueba para los ciudadanos que no poseen sus documentos originales y sirven para investigar en caso que se encuentren o se detecte un mal uso.
  • 58. 12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: -¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? Su importancia radica en que modifica parcialmente la Ley 594 de 2000, aclarando o modificando los procesos archivísticos, contemplando la gestión de documentos y archivos en formato digital, es decir, da luces o pautas para el manejo en este soporte documental, lo que es de gran importancia para la Política de Gestión Documental porque la trae al siglo XXI, ya que, en esta era de la información y del conocimiento, se está produciendo, tramitando, consultando, archivando y almacenando los nuevos acervos documentales, que hasta hace muy poco solo se limitan al soporte papel. Además, esta nueva normatividad se convierte en un gran soporte argumental para las personas que ejercen la archivística en el País, porque en el Capítulo II, artículo 10, recalca que los programas de gestión documental son obligatorios y que deben estar formados a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional.
  • 59. 12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: -¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?  Considera elaborar y crear un sistema de gestión documental efectivo para la información analógica y digital, que anteriormente carecía de importancia por su poco uso.  Resalta la responsabilidad de los servidores públicos por la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de toda la información de la entidad.  Todo lo anterior con el fin de garantizar la seguridad de la información y evitar la corrupción, a través de un sistema de gestión documental pues la información contiene toda la verdad de una entidad y debemos velar por la transparencia a través de la clasificación y organización de los archivos.
  • 60. 12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: LEY 594 DE 2000 DECRETO 2609 DE 2012 OBSERVACIÓN Producción o Recepción Planeación En Decreto separa estos procesos, resaltando la importancia de la planificación para la producción documental.Producción Distribución Gestión y Trámite El Decreto estructura e integra en Gestión y trámite, los procesos que anteriormente se denominaban distribución y consulta, ya que, estos queda directamente dentro de los actuales, ello se puede inferior operativamente, hasta semánticamente. Consulta Organización Organización En el texto de ambos se infiere casi las mismas ideas, dado que los archivos se deben organizar de tal forma que permitan recuperar la información. En el Decreto se segrega las transferencias documentales como un proceso diferente, enfatizando en la revisión y labor analítica. Recuperación Transferencia Disposición Final Disposición de documentos El Decreto actualiza, separa y estructura estos nuevos procesos, que antes se hacían e incluían en la Organización Documental, en la elaboración y aplicación de las TRD y TVD. Ahora se enfatiza mucho más en el soporte electrónico y su conservación. Preservación a largo plazo Valoración Cuadro comparativo de procesos:
  • 61. ser hay -¿Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto?
  • 62. -¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? La reestructuración de los procesos archivísticos, la contemplación de los documentos en soporte electrónico y sus requisitos para ser preservado y conservado, el reconocimiento de valor probatorio y el uso de la palabra metadatos que estaba muy ligada al área de la informática pero no en la archivística colombiana; la obligatoriedad de los Programas de Gestión Documental y su incorporación en los Planes de Acción Anual de las entidades. También, es importante resaltar que el Decreto no es excluyente, teóricamente en cuanto a los procesos archivísticos, porque el conector gramatical empleado, en el artículo 9 dice: “ … Debe comprender como mínimo los siguientes procesos” eso infiere que a estos se le pueden adicionar otros dependiendo del fondo documental y sus características particulares.
  • 63. Acuerdo 003 de 2013 Las Tablas de Retención Documental deben actualizarse cuando existan cambios en la estructura orgánica, en las funciones, cuando la entidad sufra cambios de supresión, fusión, escisión o liquidación, se produzcan cambios en el marco normativo del país, cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos, cuando se generen nuevas series o tipos documentales. Hace énfasis en la creación del comité de archivos, cuyas funciones son las de evaluar las tablas de retención documental. Debe existir personal idóneo con conocimientos en documentación para valorar los documentos y establecer un tiempo de retención. El Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía debe firmar las tablas. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deben se publicadas en la página web de la institución de las entidades públicas. Una vez aprobadas se den implementar las Tablas de Retención Documental. 12. Síntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
  • 64. Acuerdo 004 de 2013 Establece que las Tablas de retención documental y las tablas de valoración documental como una herramienta básica y necesaria para la organización de los archivos en sus diferentes etapas, estas deben estar publicadas en la página web de cada entidad. Elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de conformidad con lo establecido en las normas que expida el Archivo General de la Nación. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, que coadyuven en la implementación de una buena herramienta para la organización de los archivos. 12. Síntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
  • 65. Acuerdo 005 de 2013 Establece los criterios básicos para clasificar, ordenar y describir en los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Identificar y establecer agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, la clasificación en el Archivo Central Institucional, debe responder al Cuadro de Clasificación Documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad. Las áreas responsables de la Gestión Documental, deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y demás directrices, políticas y normas que expida el AGN, así como las que establezca el Comité Interno de Archivo de la entidad. 12. Síntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
  • 66. Acuerdo 003 de 2013 Las Tablas de Retención Documental deben actualizarse cuando existan cambios en la estructura orgánica, en las funciones, cuando la entidad sufra cambios de supresión, fusión, escisión o liquidación, se produzcan cambios en el marco normativo del país, cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos, cuando se generen nuevas series o tipos documentales. Acuerdo 004 de 2013 Establece que las Tablas de retención documental y las tablas de valoración documental como una herramienta básica y necesaria para la organización de los archivos en sus diferentes etapas, estas deben estar publicadas en la página web de cada entidad. Acuerdo 005 de 2013 Establece los criterios básicos para clasificar, ordenar y describir en los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. 12. Síntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
  • 68. CIBERGRAFÍA ALCALDÍA DE BOGOTÁ. Página Web. “Decreto 2609 de 2012”. Disponible en la URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 {Consulta el 11 de mayo de 2014} ALCALDÍA DE BOGOTÁ. Página Web. “Ley 594 de 2000”. Disponible en la URL: http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&sqi=2&ve d=0CCcQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.alcaldiabogota.gov.co%2Fsisjur%2Fnormas% 2FNorma1.jsp%3Fi%3D4275&ei=1EBVU6z2L6PE8QGO8oD4BA&usg=AFQjCNFsEPUbTi KqaTEWuc2aaLwzLnTjAQ&bvm=bv.65058239,d.cWc {Consulta el 11 de mayo de 2014} ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Colombia. Página Web. Disponible en la URL: www.archivogeneral.gov.co {Consulta el 11 de mayo de 2014} GOOGLE. Buscador de imágenes «Rótulos de archivo» Disponible en la URL: https://www.google.com.co/search?q=rotulo+archivo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei =ZyRyU8X9CMXisAS9kIHoDA&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1441&bih=632 {Consulta el 11 de mayo de 2014}
  • 69. CIBERGRAFÍA NOTA ACLARATORIA: LOS LOGOTIPOS E INFORMACIÓN DEPOSITADA EN ESTE TRABAJO NO COMPROMETE A LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE CITADAS. ES NETAMENTE UN TRABAJO ACADÉMICO SIN FINES COMERCIALES.