Guía de Aprendizaje No. 1 Organización de Documentos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-
GFPI
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Programa de Formación: Tecnólogo en
Gestión
Administrativa
Código: 122115
Versión: 100
Nombre del Proyecto: Código: 885532
Diseñar un programa de capacitación para la
ejecución de procedimientos administrativos propios
de la unidad administrativa en las diferentes
empresas del sector
Fase del Proyecto: Ejecución
Actividad (es) del
Proyecto:
- Aplicar el manual de
gestión documental.
- Conservar y preservar la
documentación de
acuerdo a las tablas de
retención documental de
las empresas en el
sector.
- Clasificar los
documentos que
ingresan a la
organización de acuerdo
con los destinatarios y la
estructura orgánica
funcional aplicando las
tablas de retención
documental.
Actividad (es) de
Aprendizaje
- Elaboración
instructivo del
proceso de
organización
documental
- Desarrollo de taller
sobre ordenación
documental.
- Elaborar un mapa
conceptual sobre
cada agrupación
documental.
- Realizar un
esquema de
interpretación y
análisis de las
documental.
- Escoger un recurso
didáctico para
explicar el acuerdo
042 organización
de archivos de
gestión
- Elaboración e
interpretación de
documental.
Ambiente de
formación
Ambiente de
convencional,
Ambiente
abierto de
Sistemas
MATERIALES DE FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
(Herramienta -
equipo)
 Equipos de
computo
CONSUMIBLE
(unidades
empleadas
durante el
programa)
 Elementos
de papelería
y de manejo
de archivo.
Resultados de Aprendizaje:
- Aplicar los principios archivísticos, las normas y técnicas;
la legislación vigente y la metodología para la
organización de los documentos de archivo: clasificar,
ordenar y archivar, de acuerdo con las políticas
institucionales.
- Administrar los archivos aplicando los principios
archivísticos, las normas técnicas, las políticas
institucionales y la legislación vigente.
- Conservar y preservar los documentos (soporte papel o
electrónico) para el suministro de Información de
acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología
disponible y la legislación vigente.
COMPETENCIA: Organizar la
documentación teniendo en cuenta las
normas legales y de la organización
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-GFPI
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Duración de la guía ( en horas): 75 horas
La organización documental, en Gestión Administrativa, es fundamental, ya que es un proceso de soporte
dentro de la organización, permitiendo un adecuado registro, seguimiento y ubicación de los documentos
que ingresan o que se tramitan, ya que permitirá una ubicación inmediata, oportuna y confiable; logrando
que tanto los clientes internos y externos, obtengan en forma óptima la información.
Por lo tanto, para empoderarse en su nuevo rol como estudiante por Competencias Laborales y alcance el
perfil requerido para el desempeño en su puesto de trabajo de acuerdo con su especialidad, es necesario
desarrollar las siguientes actividades.
Es muy importante, que asuma con autonomía y responsabilidad el estudio de esta temática; el desarrollo
de las actividades de enseñanza – aprendizaje – evaluación, planteadas en esta Guía que conduzcan a
alcanzar los Resultados de aprendizaje y reunir las Evidencias, con los cuales el Instructor verifica y valora
los logros obtenidos y el avance de su proceso formativo.
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
De acuerdo al video “IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL”, analice la información
presentada, teniendo en cuenta, como hoy en día la administración documental, es un proceso necesario,
dentro del funcionamiento de cualquier empresa. Tenga en cuenta ejemplos de la vida real, o estudio de
casos, donde se pueda reflexionar cómo los asistentes administrativos, contribuyen a ofrecer un excelente
servicio en la parte documental.
3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.
A. De acuerdo a la lectura “ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN”, desarrolle la actividad propuesta por la
instructora en equipos de trabajo.
1. Lee e interprete la información presentada
2. Determine la idea principal del texto con tres ideas secundarias
3. Conceptualice: Comunicación, expresión oral, técnicas de lectura, Interpretación análisis y síntesis
de la información, Pautas para resumir.
4. De acuerdo a los temas conceptualizados, prepare una sesión didáctica de 15 minutos, donde se
2. INTRODUCCIÓN
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Comentario [L1]: Este video esta
adjunto como material de apoyo
Comentario [L2]: Buscar en material
de apoyo, adjunto a esta guía.

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Fecha: 30/09/2013
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identifique y se pueda aplicar cada uno de los elementos del análisis de la información.
5. Redacte 3 conclusiones del proceso realizado en el análisis de la información.
B. Con la orientación de su instructor, elabore un esquema pictórico sobre el concepto de documento, sus
clases, tipos, valor y ciclo vital igualmente diseñe un ejemplo explicativo sobre el valor primario y
secundario del documento, teniendo en cuenta su ciclo vital.
C. Elabore un diccionario documental, sobre los términos propios en el trámite y organización documental,
teniendo en cuenta la normatividad vigente. (Ver anexo 1, Vocabulario archivístico).
D. Consulte y analice un Programa de Gestión Documental, de una empresa X o de su empresa
patrocinadora y explique las partes que contiene el programa, funcionalidad, e identifique la aplicación o
manejo por parte de un Tecnólogo en Gestión Administrativa. Y este ejercicio se debe presentar en un
plegable o un folleto.
E. Diseñe un manual que reúna los aspectos más relevantes para la conservación documental.
3.3.Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
1. Lee e interpreta la cartilla No. 3 “Elaboración y presentación de las TRD”; resuelve:
a. Elabora un mapa mental donde reúnas los aspectos más importantes del documento.
b. Aplica el cuestionario anexo, al área de archivo de una empresa.
2. Después de leer y analizar el documento “Clasificación Documental” elabora la tabla de retención
documental para la empresa Aguas Claras.
3. Analiza la cartilla No. 4 y 5 “Aplicación de las TRD”; realiza:
a. Cuadro sinóptico del contenido.
b. Elabora los separadores para cada una de las series y subseries de la empresa Aguas Claras.
c. Agrupe en expediente todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en
cuenta las series y subseries definidas en las TRD.
d. Aplica el Principio de Orden Original armando una carpeta con la serie acta; también elabora su
caja contendora.
e. Identifique el nombre de cada uno de los expedientes, con la siguiente información: Código de
oficina, código de serie y subserie y el nombre del expediente.
4. Identifica y describe los sistemas de ordenación existentes:
Comentario [L3]: Ver material de
apoyo.
apoyo.
apoyo.

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Fecha: 30/09/2013
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1. Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries
documentales.
2. Ubique físicamente los expedientes (Carpetas) que conforman cada una de las series y subseries
documentales.
3. Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores.
4. Levante el inventario documental, diligenciando para tal fin el formato único de Inventario
Documental.
5. Elabora una listado con los documentos de apoyo.
6. Diligencie los rótulos de las carpetas y cajas de archivo.
3.4.Actividades de transferencia del conocimiento.
1. Socializar la guía de aprendizaje, aclarando dudas e interpretando la conceptualización, para aplicarla
en el proyecto de formación, a través de una Visita guiada al Archivo General de la Nación y al Archivo
de Distrital de Bogotá.
3.5. Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
Evaluación escrita, oral,
plataforma.
Aplica de manera rigurosa el
manual de gestión documental,
las normas de gestión de la
calidad y la legislación vigente
para el ingreso de los
documentos.
Conserva responsablemente las
Formatos diligenciados en el
trámite documental
 Diálogo
 Entrevista
 Lluvia de ideas
 Puestas en común
Comentario [L6]: Estimado profesores:
las visitas guiadas se solicitan a los
siguientes correos:
contacto@archivogeneral.gov.co
contactoarchivodebogota@alcaldiabog
ota.gov.co, deben ser solicitadas con 15
días de anticipación.
Antes de la visita se recomienda ver los
videos que explican sobre la finalidad del
Archivo General de la Nación, elaborados
por In Vitro; adjunto en el material de
apoyo.

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Fecha: 30/09/2013
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Evidencias de Desempeño:
Ejercicios construcción de las
TRD.
Evidencias de Producto:
Presentación de los siguientes
instrumentos de evaluación:
a. Identificación de
productores
b. Identificación de
series y subseries.
c. Identificación de
unidades y tipos
documentales.
d. Pasos
metodológicos.
e. Agrupaciones
Documentales.
copias de los documentos
enviados de acuerdo con las
normas de la organización y la
legislación vigente.
 Interpretación de datos
Exposición de un tema
 Resolución de ejercicios y
 problemas
 Cuestionarios
 Videos y análisis posterior
 Pruebas de capacidad motriz
 Textos escritos
 Mapa conceptual
 Esquema pictórico
Comentario [L7]: Ver material adjunto.

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Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-
GFPI
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ACTIVIDADES DEL
PROYECTO
DURACIÓ
N
(Horas)
Materiales de formación devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
Materiales de formación
(consumibles)
Talento Humano (Instructores)
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE
TIPIFICADOS
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller,
unidad productiva)y
elementos y condiciones
de seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente
Aplicar el manual de
gestión documental.
Conservar y
preservar la
documentación de
acuerdo a las tablas
de retención
documental de las
empresas en el
sector.
Clasificar los
documentos que
ingresan a la
organización de
acuerdo con los
destinatarios y la
estructura orgánica
funcional aplicando
las tablas de
retención
documental
75 horas
Equipos de
computo
30
Material de
papelería
30
Instructor Gestión
Administrativa
1
Ambiente de Formación de
clase, alterno con ambiente de
Sistemas para investigar,
analizar y consolidar la
información.
4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

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Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-
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Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite
o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.
Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo, una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación permanente. Ingresa
la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de gestión.
Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para la
conservación, y que constituye la unidad de instalación.
Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la
estructura jerárquica del fondo.
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones
físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la institución
archivística.
Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.
Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de información (catálogo)
para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.
Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente
por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido y utilizado por
una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para ejercer sus
funciones y que pueden ser comunes y específicas.
Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de
conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y descripción.
Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización
en series documentales.
Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos
por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.
Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente
numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.
5. GLOSARIO DE TERMINOS

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GESTION DOCUMENTAL, Fundamentación conceptual, Universidad de la Salle, 2009
Ley General de Archivos 594 de 2000, Archivo General de la Nación.
Servicios de Archivo, Archivo General de La Nación, Bogotá, 2003
Correspondencia Comercial. Ed. McGraw Hill
LOLY LUZ PATERNINA GARCÍA, Instructora
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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