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TU PLAN B
Los que consiguen lo que quieren tienen los pies en el suelo. No
ponen su futuro en juego. Calculan minuciosamente los riesgos y lo
que harán en caso de peligro. Siempre tienen un plan de incendios.
Un Plan B con el que seguirán progresando cuando otros se hunden.
SECRETO Nº 1:
Invierte MÁS tiempo que nadie en planificar
¿Qué diferencia a los buenos estrategas del resto? Pues que invierten
más tiempo que nadie en pensar.
Una persona normal hace las cosas sin mas. Una que planifica, pasa
10 minutos al día dando vueltas sobre como hacer las cosas. Pero el
auténtico estratega, aquel al que ves siempre en los puestos de
responsabilidad, ese “no-se-como-lo-hace-pero-siempre-sale-
ganando”, pasa una hora al día planificando. Una hora.
¿Sencillo no? La clave de planificar es pasar mas tiempo
planificando.
Pues hay un precio a pagar. Aunque muchos lo quieren todo gratis.
Les gustaría ser ese genio que se adelanta a todos y consigue lo que
quiere, pero no quieren esforzarse en recluirse a pensar.
Mira: Cada hora que dediques a anticiparte y planificar objetivos, te
ahorrarán diez horas de trabajo. Con una planificación milimétrica
recuperarás diez veces lo que inviertes. Toda la energía y tiempo que
inviertas en PENSAR se multiplicará por diez en tiempo ahorrado.
Ahora ya sabes lo que necesitas.
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Para empezar: invierte diez minutos por la mañana para planificar tu
día. Solo necesitas diez minutos. Con eso ganarás cien minutos, más
de una hora y media ahorrada en trabajo adicional.
Te llevará un mes acostumbrarte, pero luego no podrás vivir sin tus
10 minutos de estrategia. Entonces, cuando tengas el hábito de
pensar esos 10 minutos diarios, subirás a la primera división de los
grandes estrategas y dedicarás una hora al día. Deberá ser una hora
tranquila donde nadie te interrumpa. Reorganizarás todos tus
asuntos, los de trabajo y los personales. Encontrarás atajos y
preverás los movimientos de los demás.
Para tu hora estratégica es imprescindible que estés en calma
No vale estar conduciendo, en la ducha. Siéntate en soledad y piensa.
El final de tu jornada es ideal para ello, reclúyete entonces una hora
para planificar.
Empezarás a planificar a dos días, a tres, a una semana y hasta a un
mes vista. Planearás todos tus objetivos: reuniones, proyectos, lo
que vas a decir y a quién, lo que vas viajar, lo que vas a leer… todo.
Si hace falta, escribe lo importante. Acompáñate siempre de tu
agenda. Apuntarás ideas nuevas, retocarás otras y clasificarás tus
prioridades.
Si no planificas, pasarás el día en nimiedades y no avanzarás
En cambio planificando te mentalizarás para trabajar en lo
importante. Estarás infinitamente mejor preparado que el resto.
Eliminarás la tentación de hacer sólo lo sencillo. Tus días tendrán
más horas y eliminaras estrés. Tu salud también lo notará.
No lo olvides: el Secreto número uno de los estrategas es apartar una
hora para PENSAR. Y tienes que hacerlo cada día.
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SECRETO Nº 2:
Busca todo lo que pueda salir mal… Y haz lo
imposible para que no pase
El multimillonario J P. Getty tenía un lema: “Identifica siempre lo
que pueda salir mal y haz todo lo posible para que esto no ocurra”.
La eficacia de lo simple.
¿Qué puede salir mal? ¿Quién puede fallarme? Busca las trampas.
Una pista: normalmente el peligro reside en personas concretas. Así
que ya sabes donde buscar el factor crítico de tu plan.
Dedica tiempo a asegurarte de que los puntos clave no salgan mal. El
resto es secundario. Sigue pensando:
¿Quién no puede cumplir lo prometido?
¿Quién más puede fallar?
¿Cómo podría disminuir tu principal fuente de ingresos?
¿Qué otro obstáculo puede sabotear tu plan?
Piensa en lo peor que pueda ocurrir
Tiene razón la Ley de Murphy al afirmar que si algo puede salir mal,
saldrá. Y también tiene razón al decir que lo hará en el momento más
inoportuno.
Se trata de anticiparte a las crisis. Mira hacia atrás. Te acuerdas de
los últimos avisperos en que te metiste. ¿Los hubieras evitado
planificando con antelación?
• ¿Cuántas veces tardaste el doble de lo que calculaste?
• ¿Cuántas veces se quedo sin batería aquel aparato
imprescindible?
• ¿Cuántos días dejaste de lado lo importante para solucionar
urgencias?
En definitiva ¿Qué porcentaje de tu tiempo dedicas a enmendar
asuntos que se tuercen? ¿Demasiado quizás?
Normalmente pensamos en terminar todo cuanto antes, sin darle
muchas vueltas. Pero luego una cadena de acciones mal diseñadas
nos hace trabajar más de lo previsto. Es como ir de compras e
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introducir el dinero justo en el parquímetro. Supones el caso ideal,
pero la realidad es que tardarás más y acabarás con una multa en el
coche.
Todo lleva siempre mas tiempo del calculado. Confiamos demasiado
en la suerte. Por eso prever lo peor te sacara de apuros.
Así que prevé TODO lo que puede salir mal y solucionarás el 100%
de tus problemas. Es tener un segundo sistema “de seguridad” como
el de los aviones. Si algo falla, siempre hay un mecanismo paralelo
que hará el trabajo.
Es vital que tengas siempre un Plan de Emergencia. Empieza hoy
mismo a pensar por donde pueden fallar las cosas:
• ¿Sabes donde está ese antiguo teclado del PC que utilizarás si falla el
actual?
• ¿Tienes copias de seguridad en otro ordenador tus archivos
importantes y los programas que más utilizas?
• ¿Has ensayado esa presentación un día antes de lo previsto para ver
que errores pueden surgir?
• ¿Has previsto un posible retraso en tu próximo viaje?
• ¿Llevas un cargador de repuesto para el móvil en tu maleta?
• ¿Has comprobado si llevas en el coche la rueda de repuesto
correcta? ¿Si llevas la chaqueta fosforescente y los triángulos en
caso de avería? ¿También un paraguas y una gabardina de esas
baratas transparentes? ¿Y las consabidas moneditas para los apuros?
• ¿Conservas aquél encendedor que te salvará en caso de un corte de
luz?
• ¿Has comprobado si tienes los papeles del coche y la copia del
recibo del seguro?
• ¿Tienes siempre un bloc de notas a mano?
• ¿Tienes también un calendario siempre a mano?
• ¿Haces copias de todos los documentos que firmas?
• ¿Tienes un sistema para encontrar a la primera tus documentos?
• ¿Reservas un tiempo extra todos los días para completar ese
proyecto tan vital?
• ¿Has explicado a algún compañero o colaborador un par de asuntos
clave de tu trabajo para que pueda sustituirte en una emergencia?
• ¿Te has adelantado a esos regalos, haciéndolos en época de rebajas?
• ¿Has fotocopiado tu agenda de teléfonos y esos documentos clave
guardándolos en un sitio seguro?
• ¿Tienes fusibles y bombillas de repuesto?
• ¿Ante de acudir a una cita, la confirmas?
• ¿Llevas un mapa en el coche?
• ¿Guardas los seguros, garantías, extractos bancarios, instrucciones y
notificaciones en un lugar donde lo puedes encontrar en 10
segundos?
• ¿Revisas tu coche antes de rebasar el kilometraje oficial?
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• ¿Tienes a alguien previsto para sustituir a otra que pueda fallarte?
• ¿Sabes donde ir en caso de incendio?
• ¿Llevas razonablemente a mano documentos para leer en caso de
una hora imprevista?
Continúa tu mismo. ¿Que más te convendría prever?
Prever es estar encima y enfrentarte personalmente si las cosas no
salen como deben. Prever se trata de preguntar como va ese
proyecto, de decirte que no te fías… porque no te puedes fiar.
Es como la red de los trapecistas, lo intentarán hacer perfecto pero
por si acaso la red está ahí. Realismo, realismo y más realismo. Todo
puede hacer aguas, así que vigila.
Añade siempre el 30% de sobrecoste:
Cuánto más compleja es una tarea, por mas sitio puede hacer aguas.
¿Por qué sino los nuevos negocios, tardan más tiempo en dar dinero
que el previsto inicialmente?
Busca siempre el lado crítico de tus planes. Prevé siempre que
necesitarás un 30% más de tiempo o de dinero que el calculado en
‘el peor de los casos’. Ahorrarás sustos innecesarios. No mas
disculpas y ni alargar plazos.
Tu Plan de Prevención particular: pregúntate siempre: ¿Y si…?
Anticípate a los problemas. Porque surgirán. Así funciona el mundo
y para eso nos pagan. Para solucionarlos. Cuando salgas de uno te
surgirá otro. Vendrá en el peor momento posible e intentará tirar por
la borda el trabajo de varias semanas. Lo contrario sería raro.
Pero tu buena planificación no dejará que ocurra. Habrás repasado y
rediseñado alternativas para llegar a donde quieras por diferentes
caminos.
¿Piensas que no puedes preverlo todo y que los contratiempos
surgirán inevitablemente? Se puede, te aseguro que se puede. Solo
tienes que preguntarte siempre: ¿Y si…?
¿Y si esto no sale como pensaba?
¿Y si…?
¿Y si…?
¿Y si…?
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Mira tu próxima semana. ¿Qué es lo peor que puede pasarte? Prevé
todo para que no ocurra. Cuando lo tengas identificado, anticípate a
la crisis. ¿Qué harás?
Y luego repite el proceso a un año vista. Te servirá de entrenamiento
para convertirte en el estratega que quieres ser. Empezarás a
ahorrarte dolores de cabeza… y de cuenta corriente. Reharás tus
planes desde el principio con cálculos más realistas y tu credibilidad
subirá enteros.
La diferencia entre los que consiguen lo que quieren y los que no es
una previsión meticulosa. Recuerda: añade siempre el factor “30%
de sobrecoste” y pregúntate ¿Y si…?
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SECRETO Nº 3:
Modifica tus planes sin piedad
Ahorrarás mucho tiempo si planificas primero.
Pero no te duermas.
Tienes que enderezar una y otra vez todos los pasos que diseñas.
Los auténticos líderes no solo planean con mucha antelación sino
que revisan continuamente. Siguen pensando en todo lo que puede
salir mal. A pesar de que ya lo hayan requeteplanificado todo,
seguirán revisando los cuellos de botella que se producirán. Los
estrategas aficionados en cambio, se confiarán en su bonita estrategia
inicial.
Hay una máxima inapelable en el arte de la estrategia y es que:
“Ni el mejor de los planes resiste el contacto con el enemigo, pero es
mejor tener un plan que ninguno.”
No pienses“¿Soy tan tonto que no he planificado bien?” Para nada.
Todo es cambiante. Tienes que volver a seguir pensando: ¿Qué
podría salir mal? Vuelve a imaginar el peor de los casos y toma
nuevas medidas para que eso no ocurra, por duras que sean.
Ten proyectos flexibles, toma medidas contundentes
Es inevitable, en la batalla surgen cientos de nuevos factores. Si no
estás encima, el desastre está preparado. Pero si rediseñas tu plan una
y otra vez saldrás siempre ganando.
¿Qué puedo mejorar? ¿Qué puedo simplificar? ¿Cuál es el siguiente
paso? ¿Qué falta? ¿Qué nueva medida no puede fallar? Es lo que
siguen preguntándose a todas horas los Número Uno de la estrategia.
Piensa siempre lo qué puedes cambiar sobre la marcha. Repasa una y
otra vez tu plan y púlelo. Te desmarcaras de los aficionados si los
cambias continuamente según la nueva situación.
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Es como conducir un coche, tienes una dirección, pero la corriges
constantemente para evitar obstáculos o bandazos del viento. Y si
por el camino encuentras un atajo… entonces cambias radicalmente
de rumbo.
En el campo se batalla aparecen mil contratiempos (y posibilidades),
que los puedes aprovechar en tu favor sin eres lo suficientemente
flexible para cambiar.
Planifica sobre el papel
Dibuja esquemas. Utilizando el papel tendrás una visión global que
te dará mas pistas. Retocar los planes desde una hoja marca la
diferencia. La misma que hay entre las empresas que tienen sus
objetivos por escrito y las que quiebran. La diferencia entre solo
pensar o plasmarlo en papel puede ser decisiva.
Sobre papel agruparás más conceptos. Imagínate diseñar tu propio
negocio, ¿No te conviene visualizar con antelación de donde vendrá
el dinero, quién comprará, cuales son las ventajas y desventajas?
¿Hacia donde corregirás tu plan en caso de que fallen clientes,
prestamistas y proveedores? Tendrás el 80% de trabajo solucionado
si tienes en cuenta todas las ramificaciones.
Los que triunfaron escribieron en su día un plan estratégico. Algunos
solo lo hicieron una vez y no volvieron a mirarlo, pero su porcentaje
de fracasos fue un 80% inferior a los que no lo escribieron.
Sobre papel puedes ver el plan completo de un solo vistazo y no te
temblará el pulso a la hora de introducir cambios.
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COMENTARIO FINAL
La estrategia es una partida de ajedrez… con muchas más
combinaciones que el propio ajedrez
Como en el ajedrez, con más ases en la manga, nada te pillará por
sorpresa…
¿Cómo cambiarás tu plan si esa mercancía no entra a tiempo, o si
los cobros se dilatan? ¿Podrás pintar y cambiar el suelo de tu casa si
te falla el que iba a cambiar marcos y puertas? ¿Y si la letra pequeña
de ese contrato no era lo que parecía?
Prepara tu futuro. Invierte una hora al día en diseñarlo. Prevé lo peor
y cambia continuamente tu plan. El chismorreo en la máquina de
café no siempre es contraproducente. Posibles cambios de
promoción te pueden afectar a ti en lo bueno y en lo malo. En
cualquier caso estar alerta nunca está de mas.
Aprender contabilidad para que no te engañen los asesores, contactar
a un determinado abogado en caso de que algo falle o invertir una
hora al día en aprender un idioma nuevo por si el mercado nacional
cae y hay que exportar, salvarán tu futuro.
Dirán que tienes suerte por estar siempre en el momento justo, en el
sitio exacto y con las habilidades necesarias… pero tú sabrás porqué
es.
