Guia Practica Habilitacion

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Guia Practica Habilitacion

  1. 1. GUIA PRÁCTICA PARA LA HABILITACION Y CERTIFICACION DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DECRETO 1011 Y RESOLUCION 1043 DE 2006, RESOLUCIONES 2680 Y 3763 DE 2007. 2006-2010. ULTIMA VERSION/07/2008 1
  2. 2. SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD DE BOGOTA DIRECCION DE DESARROLLO DE SERVICIOS VIGILANCIA Y CONTROL DE LA OFERTA 2
  3. 3. DIRIGIDO A PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD: PROFESIONALES INDEPENDIENTES, INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD, TRANSPORTE ESPECIAL, ENTIDADES CON OBJETO SOCIAL DIFERENTE AUTORES: ISABEL CRISTINA ARTUNDUAGA, JUAN DE DIOS POLANIA, CLAUDIA MORA, AMELIA RODRIGUEZ, MIGUEL BOADA, MARIA EUGENIA HENRIQUEZ, MARY BERNAL, GABRIEL MORE, LILIANA ALVAREZ, OSWALDO VARGAS, LILIANA RINCON, JOHN GARZON, YUDY RODRIGUEZ, ROCIO CARBONELL Y COMISIONES DE VERIFICADORES DEL SISTEMA UNICO DE HABILITACION DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD DE BOGOTA, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA OFERTA. 3
  4. 4. SECRETARÍA DE SALUD DE BOGOTÁ DIRECCION DE DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD VIGILANCIA Y CONTROL DE LA OFERTA CARRERA 32 Nº 12-81 Piso 5° TEL. 3649090 EXT. 9551-9687 GUÍA PRÁCTICA PARA LA HABILITACIÓN Y CERTIFICACION DE IPS Y PROFESIONALES INDEPENDIENTES CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. METODOLOGIA 3. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES 3.1 Resolución para el Ejercicio de la Profesión 3.2 Certificado de Inscripción o Registro Profesional ante la Secretaría Distrital de Salud (SDS) 3.3 Habilitación o Inscripción de Servicios de Salud 3.4 Radicación de Novedades de Servicios de Salud 3.5 Distintivos de Habilitación 3.6 Visita de Verificación de Condiciones de Habilitación 3.7 Certificado de Habilitación 3.8 Licenciamiento de Equipos, Fuentes y Materiales Generadores de Radiaciones Ionizantes 3.9 Carné de Radioprotección 3.10 Licencia para Salud Ocupacional 4. ESTANDARES DE HABILITACIÓN 4.1 ESTANDAR 1: RECURSO HUMANO 4.1.1 Recurso Humano Asistencial 4.1.2 Verificación de Títulos y Documentos 4.1.3 Relación y Hojas de vida del Recurso Humano 4.1.4 Convenios y Actividades de Docencia – Servicio 4.2 ESTANDAR 2: INSTALACIONES FISICAS 4.2.1 Características de la infraestructura 4.2.2 Autoevaluación de la infraestructura 4
  5. 5. 4.3 ESTANDAR 3: DOTACIÓN Y MANTENIMIENTO 4.3.1 Inventario de equipos 4.3.2 Hoja de vida de los equipos • Cronograma de mantenimiento preventivo y calibración • Calidades del personal de mantenimiento de equipos 4.4 ESTANDAR 4: MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS – GESTIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS 4.4.1 Listado de medicamentos 4.4.2 Listado de dispositivos médicos. 4.4.3 Proceso definido y documentado de Gestión de Medicamentos y Dispositivos médicos 4.4.4 Verificación de registro INVIMA y el programa de farmacovigilancia y tecnovigilancia. 4.4.5 Control de las condiciones de almacenamiento y uso de medicamentos y dispositivos médicos 4.4.6 Elaboración de mezclas de medicamentos oncológicos, nutriciones parenterales, ajuste de concentración de dosis prescritas y preparaciones magistrales. 4.5 ESTANDAR 5: PROCESOS PRIORITARIOS ASISTENCIALES 4.5.1 Guías clínicas de atención 4.5.2 Protocolos de procedimientos. Protocolos de manejo 4.5.3 Identificación del origen de la enfermedad o accidente 4.5.4 Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad – PAMEC y Sistema de Información para los usuarios 4.5.5 Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares – PGIRHyS 4.5.6 Manual de Bioseguridad - Manual de Esterilización 4.5.7 Manual de descripción del uso y reuso de dispositivos médicos 4.5.8 Manual de Radioprotección 4.5.9 Socialización, implementación, aplicación, adopción y adherencia de Guías, Protocolos, Manuales, Instrumentos, etc. 4.6 ESTANDAR 6: HISTORIA CLINICA Y REGISTROS ASISTENCIALES 4.6.1 Historia Clínica: definición descripción, contenidos mínimos de identificación, Evolución 4.6.2 Registros Asistenciales 4.6.3 Consentimiento Informado 4.6.4 Anexos de la Historia Clínica 4.7 ESTANDAR 7: INTERDEPENDENCIA DE SERVICIOS 4.8 ESTANDAR 8: REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA 4.9 ESTANDAR 9: SEGUIMIENTO A RIESGOS 4.9.1 Diseño y operacionalización de los indicadores • Elaboración de la Ficha Técnica del indicador 5
  6. 6. • Estandarización de las fuentes • Definición de los responsables del análisis del indicador, de las tendencias y del cumplimiento de las metas 5. CONDICIONES DE CAPACIDAD TECNICO ADMINISTRATIVA Y DE SUFICIENCIA PATRIMONIAL Y FINANCIERA (Para IPS) 5.1 Condiciones de Capacidad Técnico Administrativa 5.2 Condiciones de Suficiencia Patrimonial y Financiera • Certificación de Suficiencia Patrimonial y Financiera 6. NORMATIVIDAD DE REFERENCIA Y PÁGINAS DE INTERNET. 7. GLOSARIO DE TERMINOS 8. LISTA DE ANEXOS 6
  7. 7. 1. INTRODUCCION El Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención de Salud (SOGCS) del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) fue creado para mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el país y establece, mediante el Decreto 1011 de 2006, cuatro (4) componentes así: 1. El Sistema Único de Habilitación. 2. La Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud. 3. El Sistema Único de Acreditación. 4. El Sistema de Información para la Calidad. La CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD es la provisión de servicios de salud a los usuarios individuales y colectivos de manera accesible y equitativa, a través de un nivel profesional óptimo, teniendo en cuenta el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el propósito de lograr la adhesión y satisfacción de dichos usuarios. Para cumplir con esto es necesario contar con unas CONDICIONES DE CAPACIDAD TECNOLÓGICA Y CIENTÍFICA que no es otra cosa que los estándares básicos de estructura y de procesos que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud por cada uno de los servicios que prestan, así: 1. Recurso Humano, 2. Infraestructura - Instalaciones Físicas - Mantenimiento; 3. Dotación-mantenimiento; 4. Medicamentos y Dispositivos médicos para uso humano y su Gestión; 5. Procesos Prioritarios Asistenciales; 6. Historia Clínica y Registros Asistenciales; 7. Interdependencia de Servicios; 8. Referencia de Pacientes y 9. Seguimiento a Riesgos en la prestación de servicios de salud. 7
  8. 8. Estos se consideran suficientes y necesarias para reducir los principales riesgos que amenazan la vida o la salud de los usuarios en el marco de la prestación del servicio de salud. Los profesionales independientes solamente estarán obligados al cumplimiento de las condiciones de capacidad tecnológica y científica en lo que les sea aplicable. Para el Sistema Único de Habilitación (Resolución Nº 1043 de 2006, Resoluciones Nº 2680 y Nº 3763 de 2007), por las cuales se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud - Vigilancia y Control de la Oferta de la Secretaría Distrital de Salud, (SDS), adicionalmente a los procesos de capacitación colectiva, personalizada y a la asesoría permanente que ofrece, presenta la siguiente GUÍA PRÁCTICA PARA LA HABILITACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE IPS Y PROFESIONALES INDEPENDIENTES, que corresponde a una información general con instrucciones y ejemplos de tablas, cuadros, formatos, guías, protocolos y manuales, relacionados con diversos aspectos requeridos para facilitar: a. Los trámites que realizan los prestadores ante la SDS, Vigilancia y Control de la Oferta. b. El cumplimiento de los criterios contenidos en los estándares de habilitación establecidos en: • El Anexo Técnico Nº 1 de la Resolución 1043 de 2006 (Manual Único de Estándares y de Verificación): Anexo Nº 1; • El Anexo Técnico Nº 2 de la Resolución 1043 de 2006 (Manual Único de Procedimientos de Habilitación): Anexo Nº 3; • Los Anexos Técnicos Nº 1 y Nº 2 de la Resolución 2680 de 2007: Anexo Nº 2 y Anexo Nº 4 respectivamente y • El Anexo Técnico de la Resolución 3763 de 2007: Anexo Nº 2A c. La implementación del componente de auditoria del SOGCS mediante el desarrollo del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud – PAMEC, para IPS. d. El cumplimiento de los componentes de las condiciones de capacidad técnico administrativa y de suficiencia patrimonial y financiera de las IPS a las cuales les aplique. Este es un documento técnico elaborado por Vigilancia y Control de la Oferta, con el único propósito de facilitar a los Prestadores de Servicios de Salud, la comprensión e implementación de la normatividad vigente y la información y preparación adecuada para: a. Lograr la inclusión legal en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud del Distrito Capital mediante la realización de los siguientes procedimientos documentales ante el ente territorial: 8
  9. 9. Certificado de Inscripción para profesionales, tecnólogos, técnicos y auxiliares de las áreas de la salud ante la SDS. Realizar su autoevaluación previa al proceso de habilitación. Habilitación o Inscripción de sus Servicios de Salud. Radicación de Novedades de sus Servicios de Salud. Obtención de los Distintivos de Habilitación para los servicios inscritos. Certificado de Habilitación Licenciamiento de equipos, fuentes y materiales generadores de radiaciones ionizantes. Carné de Radioprotección Licencia para Salud Ocupacional b. Recibir la visita por parte de la SDS para la verificación de las condiciones de Habilitación de los servicios ofertados. c. Garantizar el mantenimiento y mejoramiento continuo de las condiciones de la calidad de sus servicios. Esta GUÍA es una herramienta que ofrece una orientación sobre la mayoría de los aspectos contemplados en las normas y en los estándares; los prestadores de servicios de salud inscritos en la SDS deben recordar que son los responsables del cumplimiento de las condiciones de habilitación y que deben garantizar que estas se preserven en los servicios que oferta. Desde este documento Usted podrá acceder a la totalidad de los anexos y normas que se relacionan, solamente debe tener en cuenta que cada anexo o norma que se encuentre marcada con color verde y en letra azul lo debe abrir colocando el cursor sobre el que desee y luego oprime al mismo tiempo la tecla Control + Clic, e inmediatamente se abrirá. Los prestadores de servicios de salud tienen la libertad para hacer o no uso del material aquí propuesto para los efectos de construcción de su propia documentación y para el cumplimiento de la norma, cuidando siempre de incluir, desarrollar, aplicar y cumplir en sus servicios las condiciones exigidas por la normatividad vigente. 9
  10. 10. 2. METODOLOGIA Este documento lo encontrará desarrollado y organizado en la siguiente forma: • Inicialmente se presentan aspectos generales del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad y se muestran los fundamentos de la presente Guía. • A continuación se describen los procedimientos para realizar u obtener la documentación en el Registro Especial de Prestadores. • Posteriormente se explican y desarrollan los aspectos más relevantes de cada uno de los nueve estándares de habilitación y de las condiciones de capacidad técnico administrativa y de suficiencia patrimonial y financiera, que les servirán a los prestadores de servicios de salud para que realicen su propio proceso de autoevaluación y para que verifiquen el cumplimiento de las condiciones de habilitación establecidas en las normas, que les serán requeridas en el proceso de verificación. • Se presenta un listado con la Normatividad de referencia y con algunas direcciones electrónicas donde los prestadores pueden consultar la información, documentación y demás normas relacionadas. • Finalmente se incluyen los Anexos que corresponden a los textos, instrucciones, tablas y cuadros, varios de ellos mediante ejemplificación con formatos básicos, que podrán ser utilizados por los prestadores de servicios de salud para realizar la habilitación de los servicios y obtener su certificación. Estos anexos se presentan en archivos, en formatos Word o Excel, para facilitar su manejo y utilización. El presente documento general contiene enlaces e hipervínculos con dichos anexos. • Todo esto estará consignado también en un nuevo paquete de archivos actualizados que contendrá la misma información de este documento, con 10
  11. 11. todos los anexos y con otros numerosos archivos concernientes a la normatividad y temas de interés que pueden ser descargados de la página Web de la SDS y que también pueden ser grabados en CD por la SDS a los prestadores que así lo deseen. 11
  12. 12. 3. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES 3.1 Resolución Para el Ejercicio de la Profesión y Ocupaciones del área de la Salud Este trámite lo realizaba hasta hace algunos años el Ministerio de Salud, (actualmente Ministerio de la Protección Social); ahora se debe tramitar ante la SDS, se debe solicitar para poder ejercer la profesión a nivel nacional y por una sola vez; se demora veinte (20) días hábiles su emisión; la deben solicitar: • Quienes se hayan graduado en Bogotá o en otra Ciudad o Departamento y que hayan realizado el Servicio Social Obligatorio en Bogotá (Médicos, Odontólogos, Bacteriólogos y Enfermeras). • Quienes se hayan graduado en Bogotá o en otra Ciudad o Departamento y que hayan participado en el sorteo de plazas para el Servicio Social Obligatorio en Bogotá y hayan sido exonerados. (Médicos, Odontólogos, Bacteriólogos y Enfermeras). Estos profesionales no deben traer ningún documento que soporte la exoneración ya que en la SDS se encuentran los listados de quienes participaron en el sorteo y fueron exonerados. • Las diferentes disciplinas del área de la salud que no requieran realizar Servicio Social Obligatorio y se hayan graduado en Bogotá (Profesionales, Técnicos, Tecnólogos, Auxiliares, etc.). Los interesados deben presentar en el primer piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá, Oficina de Registros (Carrera 32 Nº 12-81 nueva nomenclatura), los siguientes documentos: REQUISITOS PARA SOLICITUD DE RESOLUCIÓN DEL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN 1. Diploma de Grado NO OLVIDE QUE ESTOS DOCUMENTOS SE DEBEN 2. Acta de Grado PRESENTAR EN ORIGINAL Y COPIA; LAS COPIAS DE 3. Cédula o Documento de LOS DOCUMENTOS DEBEN SER PRESENTADAS EN TAMAÑO CARTA Y NO REQUIEREN AUTENTICACIÓN Identidad PARA MÉDICOS, ODONTÓLOGOS, BACTERIÓLOGOS Y 4. Nombramiento para 12
  13. 13. realización del Servicio Social ENFERMERAS QUE SE HAYAN GRADUADO EN BOGOTÁ Obligatorio O EN OTRA CIUDAD O DEPARTAMENTO Y HAYAN 5. Certificación de finalización del REALIZADO EL SERVICIO SOCIAL OBLIGATORIO EN BOGOTÁ. Servicio Social Obligatorio Recuerde que para los técnicos, tecnólogos y profesionales el diploma de grado debe haber sido registrado por parte de la universidad o institución que lo expidió. Para los profesionales que se gradúan en el exterior deben presentar además de lo relacionado en la tabla anterior la resolución de convalidación emitida por el Ministerio de Educación. Los Profesionales en Trabajo Social por no ser profesionales de la salud no requieren realizar este trámite. ESTE TRÁMITE NO TIENE NINGÚN COSTO. 3.2 Certificado de Inscripción La Ley 1164 del 3 de octubre de 2007 delega la función de realizar los certificados de inscripción a las Colegiaturas, pero como se encuentra actualmente en reglamentación, por el momento se solicita el certificado ante la SDS de Bogotá. Así, todos los profesionales, tecnólogos, técnicos y auxiliares de las áreas de la salud para que puedan ejercer en Bogotá deben tener u obtener el Certificado (Carné) de Inscripción el cual deben solicitar en la oficina de Registros ubicada en el primer piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá (Carrera 32 Nº 12-81 nueva nomenclatura), cumpliendo los siguientes requisitos: REQUISITOS PARA EXPEDICION O RENOVACION DE CERTIFICADO DE INSCRIPCION 1. Resolución de autorización del NO OLVIDE QUE ESTOS DOCUMENTOS SE ejercicio profesional DEBEN PRESENTAR EN ORIGINAL Y COPIA, 2. Diploma de Grado LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS DEBEN SER 3. Acta de Grado PRESENTADAS EN TAMAÑO CARTA Y NO REQUIEREN AUTENTICACIÓN 4. Cédula o Documento de Identidad 5. *Presente el Comprobante de Ingreso de Tesorería. 6. Preséntese personalmente ya que se requiere tomarle una fotografía para la expedición del carné. *Para obtener el Comprobante de Ingreso consigne primero en el Banco de Occidente el valor de Treinta y un mil pesos ($31.000) a nombre del Fondo Financiero Distrital de Salud en la cuenta Nº 200827681, Código 2129901. (Este valor es el correspondiente para el año 2008). Presente el original del Recibo de Consignación del banco en la oficina de Tesorería (primer piso de la SDS), donde se le expedirá el Comprobante de Ingreso de Tesorería. 13
  14. 14. Para su comodidad puede efectuar la consignación en la oficina del Banco de Occidente del primer piso de la SDS y realizar el trámite de Tesorería en el mismo sitio. Si requiere Duplicado del Carné de Inscripción y se inscribió después de 1998 debe realizar la consignación por el mismo valor y en la misma cuenta, solicitar el *Comprobante de Ingreso de Tesorería y preséntese en la ventanilla de la Oficina de Registros de la SDS de Bogotá con el Comprobante para que le sea expedido el duplicado del carné. 3.3 Habilitación o Inscripción de Servicios de Salud La Habilitación es el procedimiento mediante el cual los prestadores de servicios de salud (IPS, Profesionales Independientes y Servicios de Transporte o Traslado Asistencial de Pacientes), Inscriben ante la SDS los servicios que prestan en el Distrito Capital. Los documentos se entregan personalmente en la Oficina para Habilitación ubicada en el segundo piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá (Carrera 32 Nº 12-81 nueva nomenclatura) de lunes a viernes de 8:00 a.m. - 4:30 p.m. (nunca se deben radicar los documentos en CORRESPONDENCIA). Estos documentos son: PARA HABILITAR SERVICIOS DE SALUD SE REQUIERE: PROFESIO OBJETO TRANSPO NALES SOCIAL DOCUMENTOS INDEPEN IPS RTE DIFERENT ESPECIAL DIENTES E Formulario de Inscripción (Versión 4.0) debidamente diligenciado, impreso en original y copia de acuerdo con el instructivo. Este documento debe imprimirse con todas las hojas SI SI SI SI y, además, grabarse diligenciado en el CD. No se requiere impresión a color. Ver Anexo Nº 7 Documentos de Autoevaluación para la Habilitación (Corresponden a: Anexos Técnicos Nº 1 de las Resoluciones 1043 de 2006, 2680 de 2007 y 3763 de 2007). NO debe entregar la impresión que realizó de su Autoevaluación; la SI SI SI SI que diligenció, grábela en un CD para presentarla a la SDS. (Ver instructivo para elaborar la autoevaluación en el Anexo Nº 5) Acto de creación de la institución en original (Cámara de Comercio; actualizada y no mayor a tres meses, Personería jurídica, Acuerdo, NO SI SI SI según sea el caso). Copia del documento de identificación del Profesional independiente o del Representante SI SI SI SI Legal de la IPS. Si inscribe servicios especializados debe anexar SI NO NO NO 14
  15. 15. copia del diploma de la especialidad; si la especialización fue realizada en el exterior se requiere de la convalidación por parte de la entidad competente (ASCOFAME, el ICFES o actualmente el Ministerio de Educación). Solo se inscriben especialidades que son soportadas legalmente por el titulo expedido por una institución reconocida por el estado y/o la respectiva convalidación. Certificación de suficiencia patrimonial y financiera de la IPS en original, expedida por contador titulado y/o Revisor Fiscal. Importante registrar en cada ítem los valores en cifras NO SI SI * APLICANDO EL EJEMPLO que encontrará en el Anexo Nº 43 Para inscribir el servicio de radiología e imágenes diagnósticas DEBE anexar copia de la SI SI NO SI licencia de funcionamiento de los equipos. Para inscribir la consulta de Salud Ocupacional DEBE anexar copia de la licencia de salud SI SI NO SI ocupacional Copia de la tarjeta profesional del Contador y/o Revisor Fiscal. NO SI SI * Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC). Este documento NO debe imprimirse, solamente debe DILIGENCIARLO y grabarlo en el CD que usted entregará. Anexo NO SI SI * Nº 29 (Guía para la formulación e implementación del PAMEC) En el CD también presente los siguientes archivos grabados: • Documentos de Autoevaluación SI SI SI SI DILIGENCIADOS; • Formulario de inscripción DILIGENCIADO. Si la IPS declara servicio de Traslado Asistencial de Pacientes, además debe anexar: copia de la tarjeta de propiedad de los vehículos y de la revisión técnico - mecánica expedida en los lugares autorizados por la Secretaría Distrital NO SI SI SI de Movilidad; si el modelo del vehículo es del año vigente no se requiere presentar la revisión Técnico-Mecánica. *Las entidades con objeto social diferente a la prestación de servicios de salud, que por requerimientos propios de su actividad, brinden de manera exclusiva servicios de baja complejidad y consulta especializada, que no incluyan servicios de hospitalización ni quirúrgicos, solamente cumplirán con las condiciones de capacidad tecnológica y científica y no les será exigido el Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la atención en salud, PAMEC. (Si habilitan servicios hospitalarios y/o quirúrgicos deben 15
  16. 16. cumplir con las condiciones tecnológicas y científicas, de suficiencia patrimonial y financiera y técnico administrativas, además del PAMEC). Nota: si el prestador de servicios de salud pierde el formulario de inscripción y/o de novedades debe solicitar a la Secretaria Distrital de Salud copia del formulario, a través de un oficio radicado en el CDI anexando copia del denuncio de perdida. IMPORTANTE: LA TOTALIDAD DE LOS REQUISITOS PARA LA HABILITACION DE LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE ASISTENCIAL DE PACIENTES (AMBULANCIAS) LO ENCONTRARA EN UNA PRESENTACIÓN QUE SE ENCUENTRA EN EL ANEXO Nº 45 (GUÍA PRÁCTICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA UNICO DE HABILITACIÓN PARA SERVICIOS DE TRANSPORTE ASISTENCIAL DE PACIENTES) DE ESTE DOCUMENTO Entiéndase por AUTOEVALUACIÓN PARA EL PROCESO DE HABILITACIÓN, el ejercicio que usted realizará revisando las características de cada uno de los servicios que va a inscribir o habilitar, contra los estándares y criterios de habilitación, para que usted mismo califique y determine si su servicio C UMPLE con todos y cada uno de los criterios establecidos en las normas que le aplican a sus servicios. La AUTOEVALUACIÓN PARA EL PROCESO DE HABILITACIÓN se debe realizar únicamente para: • La Inscripción (Habilitación) de servicios o instituciones nuevas • El reporte de Novedades de apertura de servicios en instituciones que ya se encuentran funcionando. • Y los reportes de Novedades de: Apertura de servicios Apertura de nueva sede Cambio de domicilio (cuando ello implique cambio de localización física) Apertura de camas Apertura de salas Transformación de la institución que implique cambio de Nit, o creación de una nueva. Apertura de una modalidad de atención Cambio de sede principal (Si en la sede principal se realizan actividades asistenciales). Cambio de complejidad del servicio Apertura de ambulancias Cambio de nomenclatura Cambio de representante legal Disolución/liquidación 16
  17. 17. Las instrucciones detalladas sobre el diligenciamiento de la Autoevaluación para la Habilitación, se encuentran en el Anexo Nº 5, que acompaña éste documento. Este Anexo incluye también un CUADRO EJEMPLO DE CÓDIGOS POR ESTÁNDARES PARA LA AUTOEVALUACIÓN, que se presenta como un MODELO Y EJEMPLO donde se relacionan la mayoría de los códigos del Anexo Técnico Nº 1 de la Resolución 1043 de 2006 para los siguientes servicios: medicina general y especializada, enfermería, odontología general y especializada, optometría, laboratorio clínico; con el fin de facilitar la elaboración de la autoevaluación de quienes cuenten con estos servicios. Para realizar la autoevaluación del servicio de transplantes deberá revisar adicionalmente al anexo técnico 1 de la resolución 1043 de 2006, el anexo técnico 2 de la misma resolución y la resolución 2680 de 2007. Una vez que usted ha realizado la autoevaluación, revise el Anexo Nº 6, (PASOS Y DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA HABILITACIÓN O INSCRIPCIÓN Y/O REPORTE DE NOVEDADES) donde se describen los requisitos exigidos, para verificar que CUMPLE con la totalidad de ellos; luego proceda a diligenciar el formulario de inscripción y/o de novedades de apertura de servicios (Anexo Nº 7 y Anexo Nº 8), según corresponda. Reúna la documentación que presentará para realizar la inscripción de sus servicios. La Resolución 2680 de 2007 define: “Los Prestadores de Servicios de Salud que vayan a prestar nuevos servicios de urgencias, previo al proceso de inscripción, deberán ser verificados por la entidad territorial correspondiente dentro de los 90 días siguientes a la solicitud de la habilitación [para Bogotá debe solicitar la visita de verificación previa a la inscripción del servicio, por escrito, a Vigilancia y Control de la Oferta de la SDS]. Si durante este plazo la entidad territorial no ha realizado la visita para efectos del cumplimiento de las condiciones de verificación, dicho servicio podrá realizar el proceso de inscripción”. “PARAGRAFO: En la visita previa al proceso de inscripción de los servicios de urgencias se verificarán todos los estándares, excepto, los de recurso humano e historias clínicas, los cuales serán verificados en la visita inmediatamente siguiente a la apertura del servicio de urgencia.” OFERTA DE SERVICIOS. Los prestadores de servicios de salud solo podrán anunciar u ofertar lo relacionado o declarado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, de acuerdo con su naturaleza y los servicios habilitados. TENGA EN CUENTA QUE: • Usted también puede obtener esta información a través de: 1. La página Web del Ministerio de la Protección social www.minprotecciónsocial,gov.co o la Web de la SDS 17
  18. 18. www.saludcapital.gov.co, en el enlace Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad y/o Trámites. 2. Un CD sellado que entregue en la oficina de habilitación de la SDS dónde se le grabará la información requerida. Se sugiere a los prestadores obtener esta documentación y estudiarla para realizar la habilitación. • Si al realizar la Autoevaluación por algún motivo el servicio evaluado no cumple o no puede cumplir con las condiciones que la normatividad exige, no debe habilitar, prestar, ni ofertar ese servicio. • Recuerde que al abrir en el computador los formularios de Inscripción y/o Novedades Anexo Nº 7 y Anexo Nº 8 éstos presentan, en algunas celdas, unos menús que se despliegan cuando se sitúa el cursor en ellas, para seleccionar la respuesta que corresponde a su caso; además hay otras celdas que se encuentran bloqueadas, con la intención de que no se pueda registrar nada allí y así ayudar al prestador a definir las opciones de selección, por ejemplo, en el caso de las modalidades y las complejidades de los servicios. • Los Prestadores de Servicios de Salud solamente podrán habilitar servicios que puedan soportar con títulos expedidos por una institución educativa debidamente reconocida por el Estado, o convalidados por el, ASCOFAME, el ICFES y /o el Ministerio de Educación. • Diligencie el Formulario de Inscripción señalando todos los servicios que oferta de manera permanente, la modalidad y el grado de complejidad en el que se presta. NO OLVIDE Imprimir la totalidad del formulario. Por ejemplo en radiología tenga en cuenta que de acuerdo a la complejidad a BAJA corresponde: RIA, Periapical y Angiografía Ocular, para MEDIANA: Portátil, Convencional, Mamografía, Osteodensitometría y ALTA: Combinado (Convencional + Fluoroscopia), Scanner, Dentalscan, Radioterapia, Medicina Nuclear, Pet (Tomografía por Emisión de Positrones), Arco en C, entre otros. • El Formulario de Inscripción debe estar firmado SIEMPRE por el representante legal de la IPS o por el profesional independiente que presta directamente el servicio según sea el caso, anotando el número de su documento de identificación. • Solo se inscriben las sedes asistenciales ubicadas en Bogotá y/o los servicios que se prestan en Bogotá. • Para habilitar servicios que cuenten con equipos o fuentes que emitan radiaciones o servicios de consulta externa de Salud Ocupacional los cuales requieren la licencia de funcionamiento, SIEMPRE se debe presentar. NO se habilitaran los servicios que se encuentren en tramite es decir los que presenten el oficio de radicado de la documentación para la solicitud de la licencia. • La totalidad de las sedes de una IPS deben incluir en los documentos para la inscripción, una copia de la cámara de comercio donde figure la razón social, el nombre comercial de la sede y la dirección de la sede. • Los Servicios de Farmacia, esterilización, Lactario-Alimentación, Sala de yesos, Sala ERA, Sala de reanimación, Sala de rehidratación oral y Sala general de procedimientos menores no pueden habilitan solos como único 18
  19. 19. servicio, teniendo en cuenta que siempre forman parte de un servicio (consulta externa , urgencias, hospitalización, etc.). de una IPS o de un Profesional Independiente según sea el caso. • Si un Prestador de servicios de salud va a habilitar o inscribir un servicio de Consulta Externa 356 (Otras Consultas de Especialidad. ¿Cual?) o de Promoción y Prevención 905 (Promoción en Salud) o 906 (Otra, ¿Cual?) del formulario de inscripción, siempre debe anexar un oficio de acuerdo con el modelo del Anexo Nº 9 (EJEMPLO DE OFICIO PARA HABILITACIÓN O NOVEDADES DE OTRAS CONSULTAS), dónde se especifique el Nombre del prestador o la Razón Social, el número del documento de identificación o el NIT, el nombre del servicio y que además contenga la dirección del lugar donde se prestan los servicios. • Los servicios de Promoción y Prevención que el prestador quiera habilitar deben estar incluidos dentro de los programas estipulados en la Resolución 412 de 2000, y no es necesario que anexe carta especificando las charlas que dicta. • El prestador que realice atención prehospitalaria en aglomeraciones en público o eventos en público puede inscribirla en el formulario de inscripción, en servicio de Promoción y Prevención 906 (Otra, ¿Cual?) del formulario de inscripción, siempre debe anexar un oficio de acuerdo con el modelo del Anexo Nº 9 (EJEMPLO DE OFICIO PARA HABILITACIÓN O NOVEDADES DE OTRAS CONSULTAS). • La estructura y el contenido de los documentos de Autoevaluación y de los Formularios de Inscripción y/o Novedades NO debe modificarse, solamente diligenciarlos. • Recuerde que en el Decreto 1011 de 2006 se aclara que: “Artículo 22. Planes de cumplimiento. Los Prestadores de Servicios de Salud deben cumplir con los estándares de habilitación y no se aceptará la suscripción de planes de cumplimiento para dichos efectos.” Esto quiere decir que el día de la visita de verificación el prestador debe cumplir con la totalidad de los estándares según el servicio que oferta y presta. • La habilitación de servicios de salud ante la SDS de Bogotá o la asistencia técnica por parte de personal de esta entidad NO TIENEN NINGÚN COSTO para el prestador de servicios de salud. • En caso de pérdida del formulario de inscripción o de novedades, el prestador además de la solicitud de la copia de éste por escrito, debe anexar copia del denuncio de pérdida del mismo. • Para realizar el proceso de autoevaluación para los servicios donde se emplean equipos, fuentes y materiales con emisión de radiaciones ionizantes puede utilizar como ayuda la matriz del Anexo No. 47 que le ayudará a identificar los criterios que le aplican por cada servicio. 3.4 Radicación de Novedades de Servicios de Salud Las novedades son cambios o modificaciones en la oferta de los servicios de salud, posteriores al proceso de inscripción. En la Resolución 2680 de 2007, que modifica las novedades descritas en la Resolución 1043 de 2006, se encuentran establecidas y actualizadas las siguientes: 19
  20. 20. 1. Apertura de servicios 2. Apertura de nueva sede 3. Cambio de domicilio 4. Cambio de Representante Legal 5. Cambio de Director o Gerente 6. Cambio de Nomenclatura 7. Cierre de prestador 8. Cierre de servicios temporal o definitivo 9. Cierre de una sede 10. Cierre o apertura de camas 11. Cierre o apertura de salas 12. Disolución o liquidación de la entidad o estar adelantando alguno de estos procesos 13. Cambio de nombre de una de las sedes, que no implique cambio de razón social 14. Transformación de la institución que no implique cambio del NIT, o creación de una nueva 15. Cambio de Horario de atención 16. Cierre o apertura de una modalidad de atención 17. Cambio de sede principal 18. Cambio de complejidad del servicio 19. Cierre o apertura de ambulancias Para el diligenciamiento de las anteriores Novedades, se debe utilizar el formulario de novedades versión 4.0. El formulario de novedades diligenciado (Anexo Nº 8) se debe presentar en la oficina de Habilitación ubicada en el segundo piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá (Carrera 32 Nº 12-81 nueva nomenclatura) de lunes a viernes de 8:00 a.m. - 4:00 p.m. La Resolución 2680 de 2007 que modifica la Resolución 1043 de 2006 establece para las novedades de servicios de salud lo siguiente: • Cuando un prestador de servicios de salud tenga un determinado servicio habilitado y presente novedad de cierre del mismo, debe devolver a la entidad territorial de salud correspondiente, el distintivo de habilitación que se le otorgó para que esta lo custodie. • En el evento de presentarse reapertura del servicio en un plazo no mayor a un (1) año, la entidad territorial encargada de su custodia, deberá devolverlo nuevamente al prestador del servicio. • La novedad de cierre temporal de servicios que presenten los prestadores de servicios de salud será por un tiempo no superior a un (1) año. Este lapso podrá ser ampliado hasta por un periodo igual, parta lo cual, el prestador presentará la solicitud por escrito al ente territorial correspondiente con una antelación de treinta (30) días al vencimiento 20
  21. 21. del periodo inicial, a fin de mantener el distintivo de habilitación del servicio. • Artículo 3°, Parágrafo: En la visita previa al proceso de inscripción de los servicios de urgencias se verificarán todos los estándares, excepto, los de recurso humano e historias clínicas, los cuales serán verificados en la visita inmediatamente siguiente a la apertura del servicio de urgencia. TENGA EN CUENTA QUE: • El prestador puede entregar un CD nuevo en la oficina de habilitación de la SDS y solicitar copia de la normatividad vigente y de los formularios de novedades y archivos para el proceso de novedades. Se sugiere a los prestadores obtener esta documentación y estudiarla para realizar la novedad. • Si al realizar la Autoevaluación por algún motivo el servicio no cumple o no puede cumplir con las condiciones que la normatividad estipula no debe realizar novedad de apertura, ni prestar, ni ofertar el o los servicios. • Diligencie el formulario de novedad señalando solamente los servicios que presenten novedades, la modalidad y el grado de complejidad en el que se presta. • El formulario de novedades SIEMPRE debe estar firmado por el representante legal de la IPS o por el profesional independiente que presta directamente el servicio según sea el caso, anotando el número de su documento de identificación. • Solo se deben radicar novedades en la SDS de Bogotá para las sedes ubicadas en Bogotá y/o los servicios que se presten en esta ciudad. • Cuando un Prestador de servicios de salud va a realizar novedad de cambio de horario de atención siempre debe anexar una carta especificando el horario antiguo en el que prestaba y el nuevo en el que va a prestar los servicios, el nombre del prestador o la Razón Social, el número del documento de identificación o el NIT. • Cuando un Profesional Independiente va a realizar novedad de cambio de domicilio debe presentar formulario de novedades diligenciado, las IPS además del formulario deben anexar Cámara de Comercio actualizada. • Cuando un Prestador de servicios de salud va a realizar novedad de cambio de nomenclatura, se solicita que anexe, al formulario de novedades, una copia de la carta emitida por Catastro Distrital, las IPS pueden presentar lo anterior o anexar la Cámara de Comercio actualizada. • Para realizar novedades de apertura de servicios que cuenten con equipos, fuentes o material que emitan radiaciones ionizantes y requieran Licencia de funcionamiento SIEMPRE se debe presentar la Licencia, NO se recibirán las novedades de apertura de los servicios que presenten el oficio de radicado de la documentación para la solicitud de la licencia. • Si en la licencia de funcionamiento para el equipo, fuente o material de radiaciones ionizantes cambia el recurso humano ocupacionalmente 21
  22. 22. expuesto se deberá radicar oficio en Vigilancia y Control de la Oferta, haciendo alusión al numero de la resolución de la licencia, fecha de expedición, código del prestador y las modificaciones del recurso humano teniendo en cuenta la idoneidad exigida para el servicio y anexando copia del carnet de protección radiológica. • La estructura y el contenido de los documentos de Autoevaluación y de los Formularios de Novedades NO debe modificarse excepto en lo correspondiente a su diligenciamiento. • La radicación de novedades de servicios de salud ante la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá NO TIENE NINGÚN COSTO para el prestador. Para ver las instrucciones detalladas sobre el diligenciamiento de la Autoevaluación para la Habilitación y para las Novedades de Apertura de Servicios, consulte el Anexo Nº 5 (INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA AUTOEVALUACIÓN PARA LA HABILITACION Y NOVEDADES DE APERTURA DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES E IPS). 3.5 Distintivos de Habilitación. El Distintivo de Habilitación es un símbolo dirigido a los usuarios que garantiza que el prestador se encuentra inscrito en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud de la entidad territorial correspondiente y que será objeto de verificación para obtener el certificado de habilitación. Una vez que el prestador de servicios de salud ha realizado correctamente la inscripción o habilitación de sus servicios, Vigilancia y Control de la Oferta de la SDS de Bogotá, le entregará inmediatamente el o los Distintivos de Habilitación correspondientes al o los servicio(s) habilitado(s). Los prestadores que realizaron la habilitación de sus servicios y que por alguna circunstancia no se les pudo hacer entrega de el o los distintivos de habilitación en ese momento, se entregarán en el segundo piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá, oficina de Habilitación (Carrera 32 Nº 12-81 nueva nomenclatura), personalmente en el caso de Profesionales Independientes (los profesionales independientes NO pueden autorizar a un tercero para la recepción de distintivos), para IPS la entrega se realizará al Representante Legal de la IPS o por autorización escrita a alguno de los siguientes profesionales de la Institución: Auditor de Calidad, Subgerente Administrativo o Subgerente de Servicios de Salud, anexando fotocopia del documento de identificación del Representante Legal. Para solicitar los distintivos, tanto los Profesionales Independientes como las IPS, deben presentar el formulario de Inscripción y/o de Novedades donde figuran los servicios habilitados. Los prestadores de servicios de salud que fueron certificados con la normatividad anterior (Decreto 2309 de 2002, Resolución 1439 de 2002) o que 22
  23. 23. han sido certificados con la normatividad vigente (Decreto 1011 de 2006, Resolución 1043 de 2006, Resolución 2680de 2007, Resolución 3763 de 2007) deben acercarse a la dirección indicada anteriormente presentando el certificado de habilitación o el formulario de inscripción y/o novedades, para solicitar el o los distintivos correspondientes para los servicios certificados. Cada prestador de servicios de salud, una vez recibido el Distintivo, deberá fijarlo (sin laminar) en lugar visible al público y cerca al acceso del servicio específico que se encuentra habilitado. El prestador que ostente el Distintivo de Habilitación en un servicio se compromete a: • Mantener permanentemente las condiciones de habilitación con que lo obtuvo. • Informar a la entidad territorial cualquier novedad respecto al punto anterior y retirar inmediatamente el Distintivo, con el fin de evitar en cualquier caso la prestación de servicios de salud en condiciones inferiores a las definidas por la normatividad específica mientras es exhibido. • Fijar el Distintivo de habilitación que le haya sido otorgado en las condiciones previstas en la norma sobre su uso. • No adulterar, modificar, duplicar por cualquier medio el Distintivo de Habilitación. Tampoco se puede laminar teniendo en cuenta que al realizar este proceso se deteriora el holograma o sello de seguridad. El Prestador DEBE velar por su buen estado y conservación. • No fijar un facsímil de cualquier naturaleza diferente al original. • Promover la información a los usuarios sobre su propósito y significado. • No fijar el Distintivo en un servicio que no cumple cabalmente con las condiciones de habilitación exigidas. • Retirarlo y devolverlo a la entidad territorial en caso de presentar novedad de cierre del servicio correspondiente para la anulación por parte de esta Entidad. COSTO DEL DISTINTIVO: El Anexo Técnico Nº 2 de la Resolución 1043 de 2006 refiere al respecto lo siguiente: “Costo: La primera emisión del Distintivo de Habilitación no tendrá costo para la entidad territorial ni el prestador que habilita el servicio. La reexpedición por cualquier motivo, así como los distintivos requeridos con posterioridad al primer envío coincidente con la renovación o inscripción de nuevos servicios que obliga la presente norma, supondrá el cobro del costo de producción del Distintivo por parte de entidad territorial correspondiente y será asumido por el prestador interesado.” ASPECTO FÍSICO DEL DISTINTIVO. 23
  24. 24. Se muestra aquí un ejemplo del aspecto físico de uno de los distintivos de habilitación que entrega la SDS de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico Nº 2 de la Resolución 1043 de 2006. IMPORTANTE TENER EN CUENTA: La Resolución 2680 de 2007 que modifica la Resolución 1043 de 2006 establece para los distintivos lo siguiente: • Cuando un prestador de servicios de salud tenga un determinado servicio habilitado y presente novedad de cierre del mismo, debe devolver a la entidad territorial de salud correspondiente, el distintivo de habilitación que se le otorgó para que esta lo custodie. • Cuando se presente la revocatoria de la habilitación de un determinado servicio, por parte del ente territorial, el prestador de servicios de salud, deberá devolver el distintivo de habilitación. • En el evento de presentarse reapertura del servicio en un plazo no mayor a un (1) año, la entidad territorial encargada de su custodia, deberá devolverlo nuevamente al prestador del servicio. 24
  25. 25. • Con posterioridad a la fecha de devolución del distintivo de habilitación por parte del prestador de servicios de salud o cuando este distintivo presente deterioro, la entidad territorial correspondiente podrá destruirlo. • En caso de pérdida del distintivo, además de la solicitud escrita de reposición, se debe anexar copia del denuncio de pérdida de éste. • Cuando se ha tomado medida de seguridad y se ha retirado distintivo, una vez sea levantada dicha medida por la comisión, el prestador deberá acercarse, a las instalaciones de la Secretaría Distrital de Salud 2° piso, con la copia del acta de levantamiento de medida, para que le sea devuelto el distintivo que se había retirado. 3.6 Visita de Verificación de Condiciones de Habilitación Es importante tener en cuenta que la norma (Resolución 1043 de 2006) establece: “ARTÍCULO 8º.- VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PARA LA HABILITACIÓN. Las visitas de verificación de las condiciones de la habilitación, deben ser notificadas como mínimo con un (1) día de antelación a su realización y efectuarse de acuerdo con los lineamientos establecidos en el “Manual Único de Procedimientos de Habilitación” Anexo Técnico No. 2, que hace parte integral de la presente Resolución. Una vez notificada la fecha de visita de verificación al prestador, éste no podrá presentar novedades de cierre o apertura de servicios, mientras la visita no haya concluido.” Es deber y responsabilidad de la SDS realizar la verificación del cumplimiento de los estándares de habilitación por lo menos una vez a partir del inicio de la declaración y durante los cuatro (4) años de la vigencia del registro en la sede del prestador de Servicios de Salud para confirmar el cumplimiento de las condiciones de habilitación para los servicios declarados y ofertados y que fueron descritos durante la autoevaluación realizada por el prestador con ocasión de la habilitación ante el ente territorial. La verificación se realiza mediante visitas de campo a los prestadores, basándose en lo establecido en el Decreto 1011 de 2006, Las Resoluciones 1043 de 2006; Resoluciones 2680 y 3763 de 2007 con sus respectivos Anexos Técnicos y las Pautas de Auditoria 2007 del Ministerio de la Protección Social. 3.7 Certificado de Habilitación Es una de las conductas resultante una vez efectuada la verificación del cumplimiento de todas las condiciones de habilitación aplicables al Prestador de Servicios de Salud por parte del ente territorial. Consiste en la expedición, por parte de la SDS, de un certificado al prestador de servicios de salud en el cual se informa a este que los servicios ofertados, declarados y habilitados cumplen con las condiciones de habilitación establecidas por la normatividad para la prestación de estos; en este certificado se registran los servicios, la modalidad y su complejidad. 25
  26. 26. Durante los quince (15) días hábiles posteriores a la culminación de la visita de las condiciones del Sistema Único de Habilitación y de la verificación del cumplimiento de la totalidad de los estándares, se notificará el resultado de la visita en el segundo piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá, posteriormente informarán vía telefónica al prestador sobre la entrega del Certificado de Habilitación, ésta se hará, en el caso de Profesionales Independientes, personalmente o mediante autorización por escrito a un tercero para la recepción del Certificado de Habilitación, y para IPS la entrega se realizará al Representante Legal de la IPS o por autorización escrita a alguno de los siguientes profesionales de la Institución: Auditor de Calidad, Subgerente Administrativo o Subgerente de Servicios de Salud, anexando fotocopia del documento de identificación del Representante Legal, la entrega será realizada en el segundo piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá (Carrera 32 Nº 12-81 nueva nomenclatura) por parte de la Comisión que realizó la visita. El Decreto 1011 de 2006 define en el Artículo 25 que los Prestadores de Servicios de Salud mantendrán en lugar visible al público el certificado de habilitación una vez haya sido expedido. 3.8 Licenciamiento de Equipos, Fuentes y Materiales Generadores de Radiaciones Ionizantes. La LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO es el documento que emite la SDS para autorizar el funcionamiento de equipos o fuentes emisores de radiaciones ionizantes a los prestadores de servicios de salud; en éste se especifican las características del equipo o fuente, el nombre del representante legal, la dirección donde se encuentra ubicado el equipo, fuente y/o material, el personal responsable de cada servicio, el personal ocupacionalmente expuesto y la certificación del radiofísico entre otros. Deben tramitarla y obtenerla todos los prestadores de servicios de salud (IPS y Profesionales independientes) que posean los equipos, fuentes y/o material emisores de radiaciones ionizantes y que oferten el servicio de radiología e imágenes diagnósticas, toma e interpretación de radiología odontológica, medicina nuclear, oncología, hemodinámia y radioterapia. Recuerde que siempre se debe realizar el trámite de solicitud de LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO antes de habilitar o presentar novedad de apertura del mismo. La información de los requisitos para obtener la licencia se encuentra en el Anexo Nº 10 de este grupo de documentos. Tenga en cuenta que la Licencia de Manejo y el carné específico para Material y Fuentes Radiactivas deben ser emitidas por INGEOMINAS; después debe solicitar el licenciamiento de equipos y fuentes ante la SDS anexando la licencia de manejo y el carné expedido por INGEOMINAS. 26
  27. 27. La totalidad de los documentos para solicitar LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO se radican en la oficina de CORRESPONDENCIA ubicada en el primer piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá (Carrera 32 Nº 12-81 nueva nomenclatura) y debe cumplir con los siguientes requisitos: REQUISITOS PARA LICENCIAMIENTO DE EQUIPOS, FUENTES Y MATERIALES GENERADORES DE RADIACIONES IONIZANTES (PRIMERA VEZ Y RENOVACION) 1. Solicitud dirigida a la SDS – Vigilancia y Control de la Oferta, en el formato establecido para este fin. (Anexo Nº 11: Formato de solicitud de licencia para equipos de rayos X ,material y/o fuentes de radiaciones ionizantes). 2. Certificado de Existencia y Representación Legal dependiendo de su naturaleza jurídica. 3. Fotocopia del carné de radioprotección vigente expedido por las entidades de salud nacionales correspondientes para personal ocupacionalmente expuesto. NO olvide que si en el servicio se manejan materiales radiactivos, siempre debe anexar las copias tanto de la Licencia como de los carnes específicos que expidió INGEOMINAS. Recuerde que el Profesional Independiente debe contar con el Certificado de Inscripción ante la SDS de Bogotá para que pueda ser licenciado en la ciudad de Bogotá. 4. Fotocopia del estudio de evaluación de radiaciones de los equipos a licenciar, con la certificación no mayor a seis meses (Estudio Radio físico). 5. Presentar fotocopia del diploma de especialista para Radiólogos, Médicos Nucleares, Oncólogos, Radioterapeutas, hemodinamistas. 6. Soporte de tesorería de la SDS del pago por derechos de licencia. (*Comprobante de Ingreso de Tesorería.). 7. Carta de responsabilidad por parte del profesional encargado del servicio, y carta de responsabilidad de los demás profesionales y tecnólogos que allí laboran, con horarios de trabajo. *La licencia se expedirá a la persona natural o jurídica responsable del servicio que lo habilita. Recuerde que los documentos deben venir legajados. Si falta alguno de los documentos su licencia no podrá ser tramitada. Los prestadores que cumplan con la totalidad de los requerimientos registrados anteriormente podrán comunicarse telefónicamente al Nº 3649090 ext. 9769 para solicitar información sobre la Licencia del Equipo y saber si ya se encuentra tramitada. El tiempo establecido para la entrega es de quince (15) días hábiles una vez el prestador ha radicado la documentación, siempre y cuando toda la documentación este completa. La entrega se realiza en el quinto piso del edificio administrativo de la SDS personalmente o por autorización escrita anexando fotocopia del documento de identificación del Profesional Independiente o del Representante Legal de la IPS. 27
  28. 28. La solicitud de renovación de la Licencia se debe realizar 60 días calendario antes del vencimiento de esta, (Resolución 9031 de 1990); anexando el original de la misma y los demás requerimientos. En caso de venta o traslado del equipo, fuente o material, el prestador debe informar por escrito, a la SDS, Vigilancia y Control de la Oferta, sobre el destino final de ellos, y anexar el original de la Licencia de Funcionamiento que le fue emitida inicialmente. El prestador siempre debe conservar los originales de los estudios radiofísicos en el/los servicios. Todo equipo, material y/o fuente que genere radiación ionizante debe ser habilitado por un solo profesional, si lo utilizan otros profesionales la totalidad de personal ocupacionalmente expuesto debe aparecer registrado en la licencia, estos últimos no deben inscribir el servicio pero deberán cumplir con los estándares de habilitación para este. TARIFAS PARA EL TRÁMITE DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE RADIOLOGÍA E IMAGENES DIAGNÓSTICAS Según la Resolución Nº 9031 de 1990 del Ministerio de Protección Social, las tarifas dependen del tipo de equipo a licenciar, siendo para el año 2008: EQUIPO MONTO VALOR Diez (10) salarios diarios EQUIPO PERIAPICAL $ 154.000 por cada uno. mínimos legales vigentes. Quince (15) salarios diarios EQUIPO PANORÁMICO $ 231.000 por cada uno mínimos legales vigentes. EQUIPO DE USO MÉDICO, Veinte (20) salarios diarios $ 308.000 por cada uno. FUENTES Y MATERIAL mínimos legales vigentes. * Para obtener el Comprobante de Ingreso consigne primero en el Banco de Occidente a nombre del Fondo Financiero Distrital de Salud en la cuenta Nº 200827681, Código 2129911. Presente el original del Recibo de Consignación del banco en la oficina de Tesorería (primer piso de la SDS), donde se le expedirá el Comprobante de Ingreso de Tesorería. Para su comodidad puede efectuar la consignación en la oficina del Banco de Occidente del primer piso de la SDS (horario de lunes a viernes de 8:00am a 1:00pm y de 2:00pm a 4:00pm,) y realizar el trámite de Tesorería en el mismo sitio. 3.9 Carné de Radioprotección El Carné de Radioprotección es un documento expedido por la SDS para el personal ocupacionalmente expuesto que maneja equipos, fuentes y materiales que emiten radiaciones ionizantes (profesionales, tecnólogos, técnicos y auxiliares), posterior a la realización del curso de Protección Radiológica, donde el énfasis es la prevención de enfermedades profesionales y accidentes 28
  29. 29. de trabajo. Tiene una vigencia de cuatro (4) años y podrá ser renovado por periodos iguales. La información de los requisitos para obtener el carné de radioprotección se encuentra en el Anexo Nº 10 de este grupo de documentos. Es importante tener en cuenta que el curso de radioprotección lo puede realizar con personal autorizado por el Ministerio de Protección Social en Radiofísica sanitaria. La información respectiva también se encuentra en el Anexo Nº 10 (Requisitos de Licencias en radiología e imágenes diagnosticas - Carné de Radioproteccion – 2008) de este grupo de documentos. REQUISITOS PARA SOLICITUD DE CARNE DE RADIOPROTECCIÓN RENOVACIO 1ª VEZ N 1. Presentar documento de identificación X X 2. Certificación y/o diploma del curso de radio protección. X 3. Para técnicos y tecnólogos, certificado de notas con intensidad X horaria. 4. Fotocopia del carné de radio protección anterior. X 5. *Soporte de tesorería de la SDS del pago por derechos de carne de radioprotección. (*Comprobante de Ingreso de X X Tesorería.) * Para obtener el Comprobante de Ingreso consigne primero en el Banco de Occidente el valor correspondiente a cinco (5) salarios diarios mínimos legales vigentes ($77.000) a nombre del Fondo Financiero Distrital de Salud en la cuenta Nº 200827681, Código 2129912. (Este valor es el correspondiente para el año 2007). Presente el original del Recibo de Consignación del banco en la oficina de Tesorería (primer piso de la SDS), donde se le expedirá el Comprobante de Ingreso de Tesorería. Los documentos para solicitar el CARNÉ DE RADIOPROTECCIÓN se presentan en la oficina de REGISTRO ubicada en el primer piso del edificio administrativo de la SDS de Bogotá (Carrera 32 Nº 12-81 nueva nomenclatura). El trámite para el Carné se realiza de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. jornada continua; para su comodidad puede efectuar la consignación en la oficina del Banco de Occidente del primer piso de la SDS de Bogotá y realizar el trámite de Tesorería en el mismo sitio (8:00am a 1pm y de 2pm a 4:00pm). 3.10 Licencia para Salud Ocupacional El trámite se realiza ante la SDS, tanto para persona natural (Profesionales Independientes) como jurídica (IPS), conforme a la Resolución 2318 de 1996 y el Manual de Procedimientos Técnico Administrativos para la expedición de Licencias para prestación de Servicios en Salud Ocupacional a terceros. 29
  30. 30. Para persona Natural y persona Jurídica las licencias tendrán una vigencia de diez (10) años y podrán ser renovadas en un término igual, siempre y cuando cumplan con los requisitos. La ampliación se realiza cuando una persona natural o jurídica ya cuenta con licencia y realiza un estudio adicional o el recurso humano que allí labora amplíe su perfil profesional y solicita ampliación de la licencia anterior. REQUISITOS PARA SOLICITUD DE LICENCIA DE SALUD OCUPACIONAL PERSONA NATURAL RENOVACI ON Y/O 1ª VEZ AMPLIACI ÓN 1. Solicitud escrita por duplicado, dirigida a (Registre aquí el nombre del responsable de Vigilancia y Control de la Oferta al momento de remitir la información; consulte en X X el teléfono 3649090, Ext. 9731). Profesional Especializado. Vigilancia y Control de la Oferta, Secretaría Distrital de Salud de Bogotá. 2. Formato solicitud SO1 (Diligenciado con letra legible y X X anexar FOTO). Anexo Nº 12 3. Fotocopia del diploma de Profesional, Técnico o X Tecnólogo. 4. Fotocopia del diploma de ESPECIALISTA en las diferentes X áreas de salud ocupacional. 5. Fotocopia AMPLIADA al 150% de la cédula de ciudadanía. X X 6. Si solicita RENOVACION Y/O AMPLIACION, Fotocopia X Legible de la Licencia Anterior. REQUISITOS PARA SOLICITUD DE LICENCIA DE SALUD OCUPACIONAL PERSONA JURIDICA RENOVACI ON Y/O 1ª VEZ AMPLIACI ÓN 1. Solicitud escrita por duplicado dirigida a (Registre aquí el nombre del responsable de Vigilancia y Control de la Oferta al momento de remitir la información; consulte en X X el teléfono 3649090, Ext. 9731). Profesional Especializado Vigilancia y Control de la Oferta, Secretaría Distrital de Salud de Bogotá. 2. Formato solicitud SO2 con Anexos 1 y 2. (Diligenciar con X X letra legible). Anexo Nº 13 3. Certificado de Cámara y Comercio y/o Personería Jurídica donde el objeto refiera las actividades en Salud X Ocupacional. 4. Si es IPS presentar copia de habilitación que incluya X servicios registrados. 5. Si solicita RENOVACION Y/O AMPLIACION, Fotocopia X Legible de la Licencia Anterior. 30
  31. 31. PARA LAS LICENCIAS DE SALUD OCUPACIONAL TENGA EN CUENTA QUE: • La solicitud de licencia de salud ocupacional ante la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá no tienen ningún costo para el prestador. • Recuerde que los documentos deben venir legajados en una Carpeta tamaño carta. Se deben radicar en el primer piso del edificio administrativo de la SDS, oficina de Correspondencia (Carrera 32 Nº 12- 81 nueva nomenclatura). • No olvide que si es profesional del área de la salud debe contar con el Certificado de Inscripción ante la SDS de Bogotá. • Cuando la persona Natural o Jurídica modifique alguna de las condiciones presentadas al momento de obtener la licencia, deberán informar en el término de un (1) mes a la SDS de Bogotá para realizar los ajustes necesarios. • Las Licencias de Salud Ocupacional otorgadas por la SDS de Bogotá a las Personas Naturales tienen carácter personal e intransferible, y validez en la totalidad del territorio nacional. Para persona jurídica se debe tramitar en cada una de las ciudades donde se cuente con sede. • Una vez radique la solicitud de persona jurídica, se ingresa la información a una base de datos donde, teniendo en cuenta la fecha de radicación se irán programando para la realización de la visita de verificación por parte de la Comisión Técnica de Salud Ocupacional de la SDS de Bogotá. • Las Licencias de Salud Ocupacional para las personas jurídicas se otorgarán de acuerdo con el perfil profesional de quienes prestan los servicios en la entidad. 31
  32. 32. 4. ESTANDARES DE HABILITACIÓN 4.1 ESTANDAR Nº 1: RECURSO HUMANO 4.1.1. Recurso Humano Asistencial No olvide que los prestadores de servicios de salud (IPS, PRESTADORES CON OBJETO SOCIAL DIFERENTE, TRANSPORTE ESPECIAL y Profesionales independientes con personal auxiliar a cargo) debe establecer y tener por escrito el Proceso para La Selección de Recurso Humano Asistencial (Anexo Nº 14) el cual debe incluir, entre otros, la verificación de los títulos de grado (Anexo Nº 15) de especialista, profesional, técnico, tecnólogo y los certificados de aptitud ocupacional de auxiliares, previo a la vinculación. Puede adicionar, además de lo anterior, dentro del proceso documentado, para la selección del personal, los siguientes contenidos, por ejemplo: • El establecimiento de las necesidades de personal* • El análisis y estructuración de los cargos • La solicitud de personal requerido • La captación, convocatoria y/o reclutamiento de personal • El análisis de hojas de vida • La evaluación de los candidatos • La definición de la contratación • La incorporación, inducción, entrenamiento, capacitación, etc. Se recomienda que en el proceso de selección de personal solicite al recurso humano asistencial que va a ser contratado, lo siguiente: 32
  33. 33. • Copia del Certificado de inscripción ante la SDS de Bogotá (para especialistas en anestesiología, anestesiología y reanimación, para médicos generales, odontólogos, psicólogos, terapeutas ocupacionales, del lenguaje, físicas o respiratorias, fonoaudiólogas, nutricionistas, bacteriólogas, auxiliares de enfermería, de odontología y de higiene oral); Las enfermeras profesionales a partir de octubre de 2004 obtienen el certificado en la ANEC y los demás profesionales con especialidades médicas y odontológicas cuentan únicamente con el Certificado de inscripción de médico u odontólogo. • Copias de acta de grado y diploma de grado (pregrado y/o postgrado). • Copia de la Resolución de autorización del ejercicio profesional. • Si el título es expedido por una institución educativa fuera de Colombia, se debe verificar que éste cuente con la respectiva convalidación por ASCOFAME, el Ministerio de Educación o el ICFES según el caso y anexar copia de ésta en la hoja de vida. (Para programas de pregrado y postgrado realizados en el exterior el ICFES homologó hasta el año 2005, a partir del 2005 el Ministerio de Educación es quien realiza esta homologación. Además son válidas las convalidaciones de especialidades médicas realizadas por ASCOFAME en cualquier año en que esta institución las haya realizado). * Recuerde que para establecer el Recurso Humano Asistencial que se requiere (necesidades de personal), cada IPS debe definirlo obligatoriamente teniendo en cuenta la capacidad instalada y la demanda de la atención para cada uno de los servicios registrados. 4.1.2. Verificación de Títulos y Documentos Teniendo en cuenta que las IPS son responsables de garantizar la idoneidad del personal que realiza las actividades asistenciales, deben incluir el procedimiento de verificación de títulos Anexo Nº 15 dentro del documento del Proceso para La Selección de Recurso Humano Asistencial (Anexo Nº 14) y realizar la verificación de los títulos en la forma como lo han establecido en él, dejando constancia de dicha verificación en las Hojas de Vida de cada uno de los que realicen actividades asistenciales. Las IPS tienen la libertad de establecer el mecanismo de verificación de los títulos que más se adecue para lo cual podrán hacer uso del documento presentado en el Anexo Nº 15 (Ejemplo de Procedimiento para verificación de Títulos), tomándolo como un ejemplo de procedimiento para elaborar el suyo. Recuerde que la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá, para realizar la Inscripción y expedir el Certificado de Inscripción (conocido como Tarjeta Profesional), actualmente solicita la presentación de los diplomas de los títulos académicos y actas de grado en original y copia a los profesionales, especialistas, técnicos o auxiliares de las áreas de la salud y les expide un 33
  34. 34. carné que los acredita como inscritos, por lo cual este ente dispone de esta información. Es importante también que tenga en cuenta que la SDS no expide los certificados de inscripción de la totalidad de los profesionales de la salud (por ejemplo para las Enfermeras lo emite ANEC), y el de los profesionales especializados, diferentes a Anestesiología y Anestesiología con Reanimación, no se emiten con el nombre de la especialidad sino con el de la carrera básica (Odontólogo, Medico). En relación con los (las) auxiliares de las área de la salud, es importante tener en cuenta que, a partir del 10 de Octubre de 2007, después de un período de transición de dos años desde su expedición, en lo concerniente a la denominación de los (las) auxiliares en salud, entra en vigencia el Decreto 3616 de 2005. La norma establece que las entidades EDUCATIVAS deben ajustar sus currículos a las denominaciones y demás aspectos señalados en ella para la formación de auxiliares. Así, a partir de la entrada en vigencia del Decreto, la denominación (certificado de aptitud ocupacional) del personal auxiliar en las áreas de la salud será la siguiente: • Auxiliar en Salud Oral • Auxiliar en Salud Pública • Auxiliar en Enfermería • Auxiliar en Servicios Farmacéuticos • Auxiliar Administrativo en Salud Los (las) auxiliares con títulos (certificados de aptitud ocupacional) expedidos antes de la entrada en vigencia de la norma podrán continuar desempeñando sus cargos en las mismas condiciones a menos que vayan a cambiar de cargo, caso en el cual deben ajustarse a la norma. Los (las) auxiliares formados(as) a partir de la entrada en vigencia de la norma, deben cumplir con ella, incluyendo el hecho de tener sus títulos (certificados de aptitud ocupacional) con la denominación allí prevista. Si se requiere ampliar información u obtener mayor información con respecto a los (las) auxiliares en salud, se recomienda a los prestadores, consultar el Decreto 3616 de 2005, su anexo técnico y las demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan. 4.1.3. Relación y Hojas de vida del Recurso Humano Se debe contar con la relación o listado de todo el recurso humano asistencial que preste directamente los servicios a los usuarios en la entidad independientemente del tipo de vinculación (IPS). En el Anexo Nº 16 encontrará un ejemplo del formato para elaborar esta relación o listado. 34
  35. 35. Como las hojas de vida del recurso humano contratado, deben estar centralizadas en la oficina de personal de la IPS o en lugares especializados de archivo que garanticen su custodia y de igual manera, en cada sede se deben tener copias de las hojas de vida del personal que labora en ella o contar con un mecanismo que les permita garantizar el acceso a éstas, no olvide organizar o verificar que, de acuerdo con el personal relacionado en el listado, se cuente con hoja de vida para cada persona, independientemente del tipo de vinculación. Las IPS deben contar con hoja de vida del personal asistencial en el lugar donde presta los servicios. Estas Hojas de Vida, pueden tener, por ejemplo: CONTENIDO HOJA DE VIDA DEL RECURSO HUMANO PARA IPS Información Personal Copia del Certificado de Inscripción ante SDS de Bogotá Copia de los Títulos de grado de especialista, profesional, técnico, tecnólogo o certificados de aptitud ocupacional de auxiliar, según el cargo para que fue vinculado, expedido por una institución educativa que se encuentre en los listados de las instituciones reconocidas por el Estado Verificación de los títulos de grado de especialista, profesional, técnico, tecnólogo y los certificados de aptitud ocupacional de auxiliar previo a la vinculación Copia de la Convalidación del título por el Ministerio de Educación o el ICFES según el caso Entrenamiento certificado si aplica Contrato firmado por las dos partes si aplica Copia del Carné de radioprotección si aplica Copia del Esquema de vacunación si aplica Todo Profesional Independiente debe contar con su propia hoja de vida y la de todo personal de apoyo como auxiliares (si cuenta con el), en el lugar donde presta los servicios, así, por ejemplo: CONTENIDO HOJA DE VIDA PARA PROFESIONAL INDEPENDIENTE Información Personal Copia del Certificado de Inscripción ante la SDS de Bogotá Copia de los Títulos de grado de profesional y/o especialista, expedido por una institución educativa que se encuentre en los listados de las instituciones reconocidas por el Estado Copia de la Convalidación del título por el Ministerio de Educación o el ICFES según el caso Entrenamiento certificado si aplica Copia del Carné de radioprotección si aplica Copia del Esquema de vacunación si aplica 35
  36. 36. 4.1.4 Convenios y Actividades de Docencia – Servicio Es importante tener en cuenta que las actividades de Docencia - Servicio deben encontrarse soportadas mediante convenio escrito donde se especifique claramente: • Objetivo • Programa a desarrollar en el convenio • Plan de trabajo • Servicios de la institución en donde se realizan éstas prácticas • Número de estudiantes convenidos con la institución que rotarán por cada especialidad y servicio • Vigencia del convenio • Mecanismos de supervisión al personal que rota para el cumplimiento del convenio Recuerde que NO se deben prestar servicios que NO se encuentren habilitados, por lo tanto ningún convenio podrá suscribirse con un servicio que NO se encuentre habilitado. Harán parte integrante del convenio los reglamentos de práctica de la institución educativa y de la Institución Prestadora de Servicios de Salud; así mismo, debe contener los programas académicos y los planes de trabajo para desarrollar esos programas, los criterios para la asignación de los campos de práctica de la institución. Los planes de trabajo concertados bajo el convenio Docencia Servicio con la IPS deben ser coherentes con los programas académicos y con la complejidad de los servicios habilitados. No olvide que se debe crear un Comité Docencia - Servicio y de cada una de las reuniones de este comité debe quedar un acta como constancia de reunión, en estas, se debe registrar la verificación de todo lo establecido dentro del convenio, por ejemplo, los mecanismos de supervisión de la institución y del ente con quien se realiza, las dificultades presentadas, etc. Dentro de las obligaciones en este convenio se puede establecer que las historias clínicas sean diligenciadas por los estudiantes siempre y cuando sean revisadas y firmadas por el docente o supervisor, quien es el profesional responsable de la atención del paciente. Recuerde que en todo caso debe existir un vínculo formal entre el supervisor y la entidad prestadora de servicios de salud. Para los convenios Docencia - Servicio debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: Características de los servicios de salud y de los convenios: • Cuáles se encuentran habilitados por la IPS • Cuál es la modalidad y complejidad de los servicios ofertados 36
  37. 37. • Número de solicitudes de convenios por tipo de institución, carreras, programas de pregrado y postgrado • Número de convenios vigentes por tipo de institución, carreras, programas de pregrado y/o de postgrado Se deben definir la capacidad instalada y las estadísticas asistenciales para la docencia – servicio, como: • Número de camas hospitalarias • Numero de consultorios • Numero de salas de cirugía • Numero de salas de partos • Número de camas en UCI • Porcentaje ocupacional • Numero de actividades en consulta externa por especialidad • Número de partos de bajo y alto riesgo • Número de cirugías por grupo quirúrgico • Tasa de infección intrahospitalaria por servicio Tenga en cuenta también: • Prácticas extramurales • Número y tipo de programas • Grupos de APS • Profesionales del hospital que participarían en la docencia • Áreas por tipo de diagnóstico • Número de auditorios o salas de reuniones • Número de profesionales por especialidad que pueden impartir docencia en servicio • Tiempo que se puede dedicar a docencia fuera de servicio. Dentro de las instalaciones físicas y la infraestructura de la IPS, evalúe la existencia de áreas para el desarrollo del convenio donde los estudiantes puedan acceder, estas pueden ser: • Bibliotecas • Número de computadores con acceso a Internet disponibles para estudiantes • Numero de computadores portátiles para uso de estudiante y docentes • Número de proyectores • Otros medios audiovisuales • Sitios de descanso para personal en formación que realice turnos de 12 horas • Alimentación para internos y residentes que realicen turnos de 12 horas Dentro del desarrollo de actividades de Docencia – Servicio la institución debe listar siempre el recurso humano que rota, por ejemplo, así: 37
  38. 38. NOMBRES Y AREA O HORARIO FECHA DE FECHA DE NOMBRE Y APELLIDOS SERVICIO DE INICIO DE TERMINACIÒN CARGO DEL DE QUIEN POR EL ROTACIÒN ROTACIÒN DE ROTACIÒN SUPERVISOR ROTA QUE ROTA Recuerde que cada vez que se rotan los estudiantes se debe realizar una actualización del listado. Es importante aclarar que además de lo relacionado anteriormente, que hace parte del acuerdo 003 de 2003, los Prestadores que cuenten con Convenios Docencia Servicio deben cumplir con la totalidad de los requisitos descritos en el Acuerdo 003 de 2003. La información completa para suscribir CONVENIOS DE DOCENCIA - SERVICIO la puede consultar personalmente en la SDS de Bogotá edificio administrativo 5° piso, ala occidental, Desarrollo de Servicios de Salud - Análisis y Políticas de Servicios de Salud. Si requiere ampliar información sobre los convenios de Docencia – Servicio, remítase al Acuerdo 003 de 2003 del Consejo Nacional para el Desarrollo de los Recurso Humanos: Modelo de evaluación de relación docencia - servicio - criterios básicos de calidad para centros de prácticas formativas. Los convenios docentes asistenciales están regidos por el Decreto 190 de 1996. 4.1.5 Entrenamiento Certificado Para algunos servicios el recurso humano debe contar con entrenamiento certificado, es necesario tener en cuenta la definición que registra el Anexo Técnico Nº 2 de la Resolución 2680 de 2007: “Entrenamiento certificado: Corresponde a la educación informal, es decir las actividades de formación que no requieren ser desarrolladas necesariamente por instituciones educativas; no requieren ser autorizadas, ni implican título profesional expedido por institución educativa autorizada por el Ministerio de Educación; no obstante, requieren de programas educativos que incluyan contendidos teóricos y prácticos. Es válido el entrenamiento impartido por las instituciones de salud mediante programas de educación continua, con certificación expedida por la misma institución o por las instituciones educativas si hubiese disponibilidad. El Entrenamiento Certificado, no es homologable con experiencia.” Recuerde que cuando realice el Entrenamiento Certificado debe contar con un documento donde se establezca la programación de esta actividad que incluya: programa, contendidos teóricos y prácticos, evaluación, expositores idóneos, horas de entrenamiento totales y por tema. 38
  39. 39. 4. 2 ESTANDAR Nº 2: INFRAESTRUCTURA, INSTALACIONES FÍSICAS, MANTENIMIENTO 4.2.1 Características de la Infraestructura, Instalaciones Físicas y su Mantenimiento. Las instalaciones físicas y su mantenimiento en las IPS y en los servicios de los profesionales independientes deben tener características de localización geográfica, estructura, materiales, condiciones mínimas de tamaño, ubicación física interna, acceso, funcionalidad y condiciones de mantenimiento apropiadas para la prestación de los servicios de salud que se ofrecen. Por la naturaleza del servicio prestado, en particular en lo relacionado con las condiciones higiénico sanitarias, muchos de los requerimientos para las instalaciones son específicos y especiales. “Los servicios hospitalarios y quirúrgicos solo se podrán prestar en edificaciones exclusivas para la prestación de servicios de salud correspondientes a una sola IPS, salvo los servicios quirúrgicos exclusivamente ambulatorios, en donde se realicen procedimientos no cruentos o que no impliquen solución de continuidad de la piel. La institución garantiza los servicios de suministro de agua, energía eléctrica, sistemas de comunicaciones según disponibilidad tecnológica, como también de manejo y evacuación de residuos sólidos y de residuos líquidos. La infraestructura para el manejo y evacuación de residuos sólidos y residuos líquidos deberá garantizarse por edificación, independiente de que sea compartida por varios servicios o profesionales.” Las disposiciones contenidas en la Resolución 4445 de 1996 o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, se aplicarán exclusivamente a la infraestructura física creada (para prestación de servicios de salud) o modificada, a partir del 1° de noviembre de 2002. En caso de crear o modificar uno o más servicios, sólo se le aplicará la Resolución 4445 de 1996, al servicio creado o modificado. 39
  40. 40. 4.2.2 Autoevaluación de la Infraestructura – Instalaciones Físicas – Mantenimiento. Para la Autoevaluación de este y de los demás estándares, usted podrá hacer uso del Anexo Nº 5, que corresponde al Instructivo para el diligenciamiento de la autoevaluación de la habilitación para profesionales independientes e IPS. A continuación se relacionan algunas definiciones y términos que encontrará frecuentemente en el detalle por servicio del estándar de Infraestructura: • ÁREA DELIMITADA: Tiene barreras física fijas o móviles entre espacios. • ÁREAS SEPARADAS: No tienen necesariamente barreras físicas entre los espacios. • DISPONIBILIDAD: Significa que se cuenta con el recurso mencionado en el servicio, en el momento en que se necesite. • EXCLUSIVO: No se presta otro servicio de forma simultánea en la misma área. • INDEPENDIENTE: Espacios separados dentro de un área, que pueden o no tener divisiones para dicha separación. Así mismo, puede hacer uso del Cuadro Guía de Códigos por estándar, que se encuentra al final del Anexo Nº 5, el cual le ayudará en la identificación y organización de los códigos que le corresponden a su servicio. Utilizando los códigos seleccionados para su(s) servicio(s), construya su propio instrumento de autoevaluación como se indica en el Anexo Nº 5 y proceda a realizar un recorrido por los diferentes servicios, verificando las condiciones de las instalaciones físicas, registrando los hallazgos en las tablas que ha construido. ¿Cómo se deben verificar los criterios generales y los detalles por servicios? Para facilitar la realización del proceso hemos diseñado una tabla con las condiciones que corresponden al Estándar Nº 2 de Infraestructura – Instalaciones Físicas - Mantenimiento, que se encuentran en el Anexo Nº 17. En este se relaciona: • EL CÓDIGO Y EL SERVICIO (SE RELACIONA LO REQUERIDO POR LA NORMA PARA TODOS LOS SERVICIOS Y LUEGO POR CADA SERVICIO ESPECÍFICO). • EL MODO DE REALIZAR LA VERIFICACIÓN. • OBSERVACIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE TENER EN CUENTA EN EL MOMENTO DE verificar el cumplimiento del estándar durante la autoevaluación. Usted podrá hacer uso del mencionado anexo para que se le facilite realizar la autoevaluación de la infraestructura de sus servicios. 40
  41. 41. 4.3 ESTANDAR Nº 3: DOTACIÓN Y MANTENIMIENTO 4.3.1 Inventario de Equipos Todos los Profesionales Independientes y las IPS deben contar con un inventario de equipos, donde se relacione la totalidad de estos. Cada uno de los equipos debe tener su respectiva Hoja de Vida. Tanto los Profesionales Independientes como las IPS deben realizar el mantenimiento de los equipos biomédicos eléctricos o mecánicos, con sujeción a un programa de revisiones periódicas de carácter preventivo y calibración de equipos, cumpliendo con los requisitos e indicaciones dadas por los fabricantes y con los controles de calidad de uso corriente en los equipos que aplique. Lo anterior estará consignado en la hoja de vida del equipo, con el mantenimiento correctivo. Las hojas de vida deben estar centralizadas y deben tener copias en cada sede, de acuerdo con los equipos que tengan allí. Con respecto a los controles de calidad, es importante aclarar que para los equipos biomédicos que aplique se determina este control mediante la realización de dos pruebas, así: PRUEBAS DE ACEPTACION: a los equipos nuevos para demostrar que esté funcionando dentro de los criterios y especificaciones determinadas por el fabricante. PRUEBAS DE DESEMPEÑO: realizadas periódicamente para verificar la conformidad con los patrones de desempeño determinados por el fabricante. . Las anteriores pruebas también aplican a los equipos de radiaciones, donde se verifica las especificaciones del fabricante como: kilovoltaje, miliamperaje, tiempo, colimación, haz de radiación, etc., estas son realizadas por el radio físico. 41
  42. 42. NO OLVIDE solicitar los resultados de estas dos pruebas al proveedor del equipo biomédico o a quien este defina para la realización de los mantenimientos y/o las pruebas (Fabricante, proveedor, representante de la marca en el país, etc.). Recuerde que todos los equipos, fuentes y materiales generadores de radiaciones ionizantes de tipo médico u odontológico deben tener LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO expedida por la SDS de Bogotá; no olvide que la vigencia de la LICENCIA es de 4 años y en caso de estar por vencerse el trámite de renovación debe realizarse 60 días antes de su vencimiento. 4.3.2 Hoja de Vida de los Equipos Las hojas de vida de los equipos deben estar centralizadas y deben tener copias en cada sede, de acuerdo con el inventario que tengan allí. Teniendo en cuenta el listado del inventario del prestador y los equipos que se encuentran definidos en los estándares para cada uno de los servicios, elabore las HOJAS DE VIDA de estos teniendo en cuenta que tengan los siguientes componentes: › ESPECIFICACIONES TÉCNICAS del equipo, que se pueden tomar del manual de operación. Si el manual de operación se encuentra en otro idioma es necesario que se cuente con la traducción. › CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Aquí se establece la frecuencia y el tipo de mantenimiento que se le realiza al equipo, teniendo en cuenta las indicaciones descritas en el manual de operación que define el fabricante o, alternativamente, si no existe información explícita del fabricante, puede ser determinado por parte del técnico certificado de forma congruente con las características del equipo y de su uso. › REGISTRO DE LOS MANTENIMIENTOS Y CALIBRACIÓN (PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS) realizados por profesional en áreas relacionadas o técnicos con entrenamiento certificado específico. • Especificaciones técnicas Como ejemplo, en el ANEXO Nº 18 (Ejemplo hoja de vida de equipos biomédicos para Profesionales Independientes e IPS) se presenta un modelo de hoja de vida de equipos que contiene ESPECIFICACIONES TÉCNICAS y que es una opción que pueden utilizar los prestadores para su documentación, es posible que requiera eliminar o agregar algunas especificaciones de acuerdo al(los) equipo(s) con el(los) que cuente el servicio habilitado. • Cronograma de Mantenimiento Preventivo y Calibración 42
  43. 43. El programa de revisiones periódicas y calibración de equipos puede comprender múltiples aspectos del mantenimiento de los equipos (predictivo, preventivo, correctivo). Dentro de tales aspectos, en el ANEXO Nº 18 de esta Guía también se encuentra un formato de ejemplo del CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CALIBRACION, y uno del REGISTRO DEL MANTENIMIENTO, que pueden ser utilizados por el prestador para elaborar los suyos. Los prestadores deben recordar que las revisiones periódicas de carácter preventivo deben ser realizadas cumpliendo con los requisitos, recomendaciones e indicaciones establecidas por los fabricantes (estas se encuentran registradas en los manuales de operación de los equipos) y con los controles de calidad de uso corriente en los equipos, y que dichas revisiones deben estar consignadas en las hojas de vida de los equipos, al igual que el mantenimiento preventivo y correctivo, independientemente de si se realizan con recursos de la institución o contratados. • Calidades del Personal de Mantenimiento de Equipos Se recuerda que “el mantenimiento de los equipos biomédicos debe realizarse por profesional en áreas relacionadas o técnicos con entrenamiento certificado específico o puede ser contratado a través de proveedor externo”. Por tal razón, recuerde que la Resolución 2680 de 2007, en su Anexo Técnico Nº 2 define: ENTRENAMIENTO CERTIFICADO: Corresponde a la educación informal, es decir las actividades de formación que no requieren ser desarrolladas necesariamente por instituciones educativas; no requieren ser autorizadas, ni implican título profesional expedido por institución educativa autorizada por el Ministerio de Educación; no obstante, requieren de programas educativos que incluyan contendidos teóricos y prácticos. Es válido el entrenamiento impartido por las instituciones de salud mediante programas de educación continua, con certificación expedida por la misma institución o por las instituciones educativas si hubiese disponibilidad. El Entrenamiento Certificado, no es homologable con experiencia. Teniendo en cuenta lo anterior, no olvide que la forma de verificar la idoneidad del recurso humano que realiza o va a realizar el mantenimiento técnico es mediante la presentación del título de Profesional en áreas afines o relacionadas o Técnico con el Certificado de entrenamiento en mantenimiento de equipos biomédicos. Se debe contar con los soportes del titulo y/o certificado. El prestador debe definir que sea él quien realice el mantenimiento, diligencie y firme los informes de mantenimiento correspondientes. 43
  44. 44. En relación con el mantenimiento de los equipos, los prestadores con equipos biomédicos con tecnología controlada y con equipos biomédicos de Clases IIb y III, deben observar, entre otras, la siguiente normativa establecida en el Decreto Nº 4725 de 2005: Artículo 38. Parágrafo 2°. Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud sólo podrán contratar el mantenimiento de los dispositivos médicos considerados equipos biomédicos de tecnología controlada con terceros, cuando estos demuestran capacidad técnica para la prestación de este tipo de servicios. En este caso, los terceros serán los responsables del funcionamiento del equipo. Artículo 39. Recurso humano para el mantenimiento de los dispositivos médicos considerados equipos biomédicos. Toda persona jurídica o natural que preste servicios de mantenimiento y verificación de la calibración para equipos biomédicos de Clases IIb y III, deberá contar con un responsable técnico, el cual deberá ser profesional en ingeniería biomédica o ingenierías afines o personal técnico debidamente acreditado, los cuales deberán registrarse ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, INVIMA, o la entidad sanitaria competente. 44

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