Este documento describe la necesidad de desarrollar un sistema de gestión de ventas para una empresa de TV por suscripción. Actualmente, los errores en la captura manual de datos de ventas están generando inconsistencias en el pago de comisiones a los vendedores. El nuevo sistema automatizará el proceso de captura de datos de ventas, cálculo de comisiones y generación de reportes, mejorando la eficiencia, reduciendo costos y aumentando la productividad y retención de personal.
2. Introducción
La gestión del proceso de ventases uno de los más importantes que se manejan en la
empresa Corporación Novavisión S. de R. L. De CV, de ella depende gran parte
del ingreso monetario al corporativo así como la atención de requerimientos tales
como instalación de equipos para proporcionar TV Satelital a cada uno de sus
consumidores así como los varios movimientos que el cliente solicite (cambios de
plan, reporte de fallas y movimiento de equipos dentro del domicilio.
Misión
SKY es una empresa de entretenimiento, su enfoque está dirigido al cliente y a la
rentabilidad a través de un servicio personalizado y de calidad, tecnología de
vanguardia que hace que nuestro producto sea el número uno en su tipo, personal
preparado, comprometido y profesional, logrando así cada vez una mayor
participación en el mercado de entretenimiento, que redunda en la alta rentabilidad
de la empresa y culmina en beneficios para el cliente, los accionistas y el personal.
Visión
Ser la mejor empresa generadora de Entretenimiento en el mercado de la televisión
por suscripción, vía satélite en México y América Latina y constituir nuestra empresa
como un modelo de servicio, tecnología e innovación.
En la actualidad, debido a las exigencias de cumplimiento de tiempo de instalación
en las fechas solicitadas por el cliente, la puntualidad en las citas de servició y las
solicitudes que realizan vía telefónica, se requiere mayor eficiencia en la ejecución
de los procedimientos administrativos y operativos que presta Corporación
Novavisión S. de R. L. De CV. Con la finalidad de satisfacer las solicitudes de los
diversos clientes a tiempo y con la mayor calidad en el servicio.
Como resultado de la investigación y estudio del proceso, se identificarán los
procedimientos funcionales y no funcionales, para eliminar lo que no sea
necesario o que se pueda simplificar, a fin de automatizar el proceso de la
operación diaria.
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3. Solicitud del proyecto
Problema
Hoy día en el área de ventas por cambaceo, quienes realizan suscripciones de VeTV,
presentan inconsistencias en el pago de sus comisiones por errores de captura en el
sistema que se maneja actualmente.
Detalles:
Diariamente al termino de su jornada regresan en conjunto todos los vendedores con
su supervisor entregan las ventas al área de captura y estos generan a su vez un layout
con todos los datos de la venta, es decir datos del vendedor y datos del suscriptor,
numero de contrato, etc., una vez capturados dichos contratos se entregan al área de
instalaciones para enviarlos a instalar. Los errores que se tienen son que las bases de
datos están en excel y tienen formuladas con el numero de empleado y su nombre por
lo que si el capturista ingresa mal un dato la venta se comisiona a otro vendedor.
El supervisor también puede resultar afectado porque tiene un bono de productividad
por todo su grupo de vendedores.
Estas anomalías de captura provocan inestabilidad del personal por los errores de
parte del área operativa, errores de captura al ingresar la información, los pagos no
reflejan las ventas realizadas lo cual provoca pagos extemporaneos y ajustes;
constantes faltas por parte del personal, se necesitan más horas hombre para realizar
las aclaraciones en la nómina ya que cada vendedor entrega a su supervisor el listado
de todas sus ventas y el supervisor es el responsable de aclarar las comisiones de su
personal y por esta situación no sale a a campo a supervisar a su personal lo cual
genera una merma en la productividad.
Importancia del problema
Derivado de los problemas en pagos hay deserción de personal, lo cual genera costos
adicionales de capacitación, el costo de cada persona que renuncia y contratar nuevo
personal, así como capacitar a cada nuevo vendedor tiene un costo aproximado de
$6,000 por cada uno, además de demandas por inconformidades, afectando la
productividad, pérdidas económicas significativas así como pérdida de clientes.
Además está demostrado que la productividad en los días de quincena se merma entre
un 25% a 30 % ya que el supervisor se queda uno o dos días en la oficina realizando
las aclaraciones de sus vendedores.
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5. Investigación preliminar
Obtención y análisis de información
Se recurrió a realizar una entrevista al cliente ya que por cuestiones de tiempos no
fue posible coordinar una reunión prolongada y mediante este se recabo la
información conveniente para definir lo que el cliente requiere.
¿Cuál es el giro de la empresa?
Comercialización de TV de paga por suscripción vía satélite.
¿Cuáles son sus procesos críticos?
La captura de las ventas del día a día de los empleados para sus comisiones,
incluyendo número de contrato, numero de empleado del vendedor etc.
¿Cómo controla o administra estos procesos?
Por medio de un layout en un archivo de Excel.
¿Cuál es el personal involucrado en este proceso?
Vendedor, supervisor y capturista.
¿Cuál es el principal problema que presentan?
La captura de número de empleados mal, el pago de comisiones erróneos a los
vendedores,
¿Cómo le perjudica el control actual a sus procesos críticos, es decir en que
deben mejorar?
Perjudica en tiempo y costos ya que por la mala captura y el mal pago de
comisiones genera muchas aclaraciones.
Deben mejorar en la capacitación del personal, y deben tener las herramientas
necesarias para realizar correctamente la captura de las comisiones.
Actualmente ¿tiene métricas o reportes de productividad?
NO
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6. ¿Qué proyección de crecimiento del negocio tiene planeado para el siguiente año?
Incrementar 20 vendedores y dos supervisores.
¿Cuántos vendedores tienen?
60 vendedores y 6 supervisores.
¿Cómo es capacitado el personal de nuevo ingreso?
Se recluta el personal y se tiene un grupo de al menos 6 vendedores y estos se
envían a capacitación la cual dura 3 días para que conozcan el producto y algunas
técnicas de ventas, así como clínicas.
¿Cuál es la forma en que se captura la información del vendedor?
A mano se rescribe la información del vendedor y todos los datos del contrato que
genera.
¿Donde anota sus datos el vendedor y que datos ocupa de este para el pago de
comisión?
En una hoja de excel, se usa número de empleado, nombre completo, numero de
contrato e información general del mismo.
¿El vendedor recibe algún anticipo de pago de suscripción?
NO
¿Qué formas de pago maneja actualmente para las suscripciones?
Únicamente efectivo ya que este producto tiene esa restricción.
¿Se paga un sueldo o sólo comisiones por venta realizada?
Se les paga un sueldo base que es el mínimo y por cada venta que se activa
reciben una comisión de 80 pesos.
¿Cuál es el flujo que lleva la información de las comisiones hasta llegar al área de
nóminas?
Pasa por el vendedor, después por el supervisor, por el capturista, por contraloría
y al último por el de nomina.
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7. ¿Actualmente existe en la empresa un programa que regule toda la actividad que
se hace diariamente en el área de ventas? De ser así ¿Esta herramienta presenta
algún tipo de reporte o dato adicional, o solamente controla la actividad diaria del
área?
No existe ningún tipo de sistema para realizar dicho reporte
¿Quién administrara el sistema?
El capturista ya que como se menciono no es un sistema es un layout en Excel.
¿Puede comentar como es la operación de una venta actualmente en su
empresa? desde que se inicia la solicitud hasta que se cierra el requerimiento
Primero se aborda al cliente, se requieren sus datos, el contrato en blanco se llena
por parte del vendedor para darle una copia al cliente, se entrega al supervisor y
este a su vez los pasa al capturista y este a los Despachadores para que se envié
a instalar.
¿Aproximadamente a cuánto asciende mensualmente la repercusión por el
desfase del pago de comisiones a sus vendedores?
En promedio es un volumen de 15 a 20 mil pesos los que se tienen que ajustar
cada quincena.
¿Actualmente como ajustan estos retrasos en los pagos de comisiones a los
vendedores?
Realmente se revisa venta por venta del vendedor para cuadrar sus comisiones
Cuénteme que es lo que le gustaría que el nuevo sistema pueda hacer
Que genere los datos del contrato automáticamente, así como señalar los errores
al momento de capturar el número de empleado
¿Conoce los recursos tecnológicos con los que cuenta actualmente?
Solamente conozco la computadora,
¿Ha considerado la posibilidad de hacer una inversión en tecnología con el fin de
proporcionar a su personal de ventas y administrativo las herramientas necesarias
para hacer el trabajo en tiempo y forma?
Realmente no ya que el método para realizar el procedimiento se puede mejorar
con la misma tecnología que tenemos hasta el momento
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8. ¿Qué otras áreas se verán beneficiadas con el sistema que se planea desarrollar?
El área de contraloría, de nomina, de ventas, etc.
¿Qué alcance tiene pensado para el sistema?
El necesario para mejorar la operación.
¿El sistema solo debe ser accesible desde la empresa?
No ya que a futuro se pretende adquirir dispositivos móviles para que desde el
sitio de la venta se capture la información y no se tenga que llevar las ventas hasta
la oficina y se instale ahí mismo.
¿Ha pensado en la posibilidad que se pueda manejar directamente por los
vendedores en sitio?
Si a través de un dispositivo móvil, PC, Blackberry, etc.
¿Cómo le gustaría que se mostrara la información en el sistema y que datos son
indispensables mostrar en relación a los documentos de la venta?
Son los datos generales del contrato así como el nombre completo de los
vendedores
¿Aproximadamente que tiempo tiene pensado invertir en el desarrollo del sistema?
Un mes como máximo.
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9. Factibilidades del proyecto
Operativa
Se llego a la conclusión que el cliente requiere un sistema que gestione el proceso
de ventas y todo lo relacionado a esta actividad, tal como en manejo de solicitudes
de servicio, contratos, asignación de servicios a los diferentes técnicos, manejo de
quejas, movimientos a los contratos de los clientes y cierre de requerimientos.
Todo lo anterior con la finalidad de automatizar los procesos y simplificar tareas,
esto en beneficio de los clientes y mejorando los estándares de calidad actuales.
Técnica
De acuerdo al estudio realizado para la ejecución del proyecto, la empresa
dispone de hardware, software e infraestructura necesaria para poder implementar
el nuevo sistema, se utilizaran estos recursos; en la instalación del sistema en el
servidor, de ser necesario se instalaran paquetes de actualización o que la
aplicación requiera, la pc´s donde se instalara el software para captura de ventas
solo se harán las actualizaciones de S.O. y antivirus.
Sera necesario la capacitación al personal asignado a las tareas que requieran el
uso del sistema, para que se pueda optimizar los procesos.
Económica
El costo beneficio en la realización del proyecto es favorable para la empresa, al
contar con un sistema de este tipo reducirá en costo tiempo la captura de ventas y
errores en los mismos, habrá una disminución del 100% el pago que se hacía por
tiempo extra al solucionar las capturas, bajaran notablemente las inconformidades
por atenciones tardías en los clientes.
Evitará la continua rotación del personal, acción que generaba gastos por tiempo
en la contratación de nuevo personal y su capacitación, gastos promedio que se
generaban al año por la cantidad de $144,000
Se reducirá en 80% las pérdidas de clientes en los días de quincena, esto
permitirá proyectar un plan de crecimiento de ventas por la fácil gestión de estas e
incrementar ganancias por reducción de costos y generación de hasta un 20% de
nuevas ventas anuales, garantizando una recuperación de la inversión en un plazo
máximo de 2 años.
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10. Especificación de requerimientos
-Gestión de productos
El sistema deberá permitir dar de alta nuevos productos, modificar los existentes y
eliminar.
-Gestión de vendedores
El sistema deberá ser capaz de dar de alta vendedores, modificar su información y
dar de baja.
-Gestión de ventas
El sistema deberá ser capaz de manejar el registro de ventas, asignar folios de
venta para el pago de comisiones, tener la información del vendedor que realizó la
venta así como la referencia al pago de comisión de la misma.
-Gestionar contrato
El sistema generara un contrato y asignara un folio para su debido seguimiento.
-Gestionar activaciones.
El sistema deberá ser capaz de manejar la activaciones de los servicios
contratados a través de una notificación al área correspondiente así como generar
evidencia del movimiento.
-Gestión de comisiones
El sistema deberá calcular el pago de comisión de acuerdo a la venta que se haya
realizado y así mismo notificar a las áreas correspondientes para que el
responsable aplique el pago de la misma.
-Gestión de reportes
El sistema deberá generar órdenes de servicio de acuerdo a los documentos
actuales y asignarlos según la zona y carga de trabajo a cada técnico, así mismo
debe de notificar vía correo electrónico la asignación de los mismos.
-Flexibilidad del sistema
El sistema deberá ser capaz de brindar el servicio vía web o aplicación en
dispositivos móviles ya que se planea el manejo a través de estos.
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