notas

1. LIQUIDACION DE VENTAS DIARIAS DE LOS PRODUCTOS DE LA EMPRESA
AGUA SAN PEDRO
EDGAR ALFONSO ORTEGON VASQUEZ
SEBASTIAN RODRIGUEZ CASTILLO
INSTITUCION EDUCATIVA DE EDUCACION SUPERIOR ITFIP
INGENIERIA Y CIENCIAS AGROINDUSTRIALES
GESTION INFORMATICA 5 NOCHE
ESPIAL-TOLIMA
2016
PLANILLA VENTA DIARIA

2. LIQUIDACION DE VENTAS DIARIAS DE LOS PRODUCTOS DE LA EMPRESA
AGUA SAN PEDRO
EDGAR ALFONSO ORTEGON VASQUEZ
SEBASTIAN RODRIGUEZ CASTILLO
INFORME SISTEMA DE INFORMACION
MAGISTER. NAYIBE SORAYA SANCHEZ LEON
INSTITUCION EDUCATIVA DE EDUCACION SUPERIOR ITFIP
INGENIERIA Y CIENCIAS AGROINDUSTRIALES
GESTION INFORMATICA 5 NOCHE
ESPIAL-TOLIMA
2016

3. CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION....................................................................................................................... 4
2. OBJETIVOS........................................................................................................................... 5
2.1 OBJETIVO GENERAL...................................................................................................... 5
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................................................. 5
3. DESCRIPCION DEL SISTEMA ACTUAL............................................................................... 6
4. REQUERIMIENTOS DEL NUEVO SISTEMA .......................................................................10
4.1 Requerimientos funcionales.............................................................................................10
4.2 Requerimientos no funcionales........................................................................................14
5. metodología de desarrollo propuesta....................................................................................16
6. ANEXOS...............................................................................................................................18
6.1 encuesta..........................................................................................................................18
6.2 entrevista.........................................................................................................................19

4. INTRODUCCION
En este documento se encontrara la evaluación y propuesta de un software de un
sistema de información de la empresa “agua san pedro” cuya razón social es
INVERSIONES SACAR S.A.S identificada por el NIT 900 544 717-1 que maneja algo
llamado planilla de venta diaria. Esta planilla es donde se encuentra todo aquello que
produce la empresa en cuanto a presentación de agua, cada vendedor maneja su propia
planilla, se quiere por medio de este proyecto llegar a sistematizar dicha planilla para
generar ahorros en cuanto a papelería y para poder controlar riesgos en cuanto a pérdida
o daño de la misma logrando así facilitar la liquidación por venta a la contadora al
momento de realizar cierre de caja.
Esto se llevara a cabo por medio de unos conceptos ya claros. Logrando así poder lograr
evaluar la viabilidad de la implementación de este sistema de información tomando como
referencia los puntos legales, económicos entre otros y así generando un cronograma
de actividades donde se realizaran semana a semana con unos perfiles en cuanto a los
conocimiento de este equipo de trabajo, La metodología que se implementara en cuanto
a los roles y perfiles de este equipo de trabajo es la DAS Adaptive Software Development
que traduce Desarrollo de software adaptativo que consiste en La organización propia
es una propiedad de los sistemas adaptativos complejos.

5. 2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
El propósito de este informe es llevar a cabo por medio una evolución al sistema de
información de venta diaria donde se encuentra el cague del producto por parte de algún
vendedor para liquidar en el cierre de caja, donde los vendedores que trabajan por una
comisión de venta puedan saber que llevan en el día y cuanto son sus ganancias al
finalizar el día.
Ofreciendo así agilizar el proceso de cierre de caja, pago a los vendedores que trabajan
por solo comisión de venta diaria y el almacenamiento de las ventas de los vendedores
que trabajan con un básico y comisión por venta mensual.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Levantamiento de información
 Agilizar la liquidación por venta diaria
 Almacenar de una manera más segura la planilla de liquidación
 Realizar prototipo
 Levantamiento de base de datos.

6. 3. DESCRIPCION DEL SISTEMA ACTUAL
El sistema de información de agua ultra pura san pedro de liquidación de venta diaria se
lleva a cabo en una planilla con unos campos ya estructurados, sistema el cual ha sido
el mismo durante los 10 años que lleva la empresa en el mercado que ha funcionado
hasta la fecha de esa forma, cada vendedor es una hoja de las que se mostrara a
continuación:
La forma correcta de diligenciar este documento, fecha (día, mes, año) nombre del
vendedor con su cedula, las casillas de cargue es donde se apunta el total de cargue
con que sale el vendedor a hacer su recorrido de venta, el vendedor puede venir a
recargar las veces que quiera durante el día antes del cierre por lo tanto se resalta que
cada día es una hoja en blanco y un cargue nuevo, el proceso de diligenciarían del
documento lo realiza la persona encargada de la bodega, ventas y producción, solo hace
la mitad del proceso hasta donde dice devoluciones, ¿qué quiere decir esto? Esto
significa que el vendedor en la tarde cuando entrega el dinero de ventas hace devolución
de producto que tenga en su vehículo, devolución que se resta al subtotal de cargue
hecho en el día, hasta ahí se encarga el supervisor de bodega la otra parte se encarga
la contadora.

7. En la parte de liquidación se debe tener en cuenta los vendedores que se encuentran de
planta y los que son por comisión, los vendedores por planta son 4 donde se lleva la
parte del recaudo estos son los que se mencionaran a continuación y sobre un básico
ganan comisión por ventas del acumulado mensual y se dará a continuación
 Foránea 2%
 Foránea hogares 3%
 Vicente carry 3%
 Hogares espinal 2%
Teniendo en cuenta el sistema lleva un cálculo estadístico del inventario por productos
al mes, para hacer un balance detallado de cuáles son los meses que hay sobre oferta
de un producto en especial y cuan no se mueve tanto, esto se lleva a cabo de las ventas
por días de la liquidaciones, cada vendedor en especial los de planta manejan producto
con descuento al por mayor en cuanto al precio unitario de cada uno de estos, que quiere
decir, que si el precio estándar de un cliente normal es de $2.000 al cliente especial se
le da por unidad el paquete a $1.800, por lo tanto este sistema de información es
alimentado por otro el cual maneja la lista de clientes que se le aplican este descuento
donde para el sur del Tolima o ya mencionadas (foráneas) sus clientes son:
 Patrocinio Velásquez – depósito y distribución de bebidas coyaima.
 Wiliam Barragán – bar el profe, san Luis Tolima.
 Diana cruz – deposito big cola, guamo Tolima
 Rubio bocanegra – deposito ataco.
En el sector del espinal son:
 Uso Coello
 Almagrario
 Agroz
A este sistema por políticas de la empresa no se puede dar con detalles todo y menos
todos los clientes, solo es una parte a la cual la empresa nos permitió acceder.

8. Hay dos tipos de soportes de ventas los cuales son, la factura y las remisiones, ¿Cuál
es la diferencia entre ellas?
Eso va en los vendedores pero lo principal es la factura la cual es un soporte legar para
declarar a la DIAN, las remisiones son como una cotización, según los vendedores a los
clientes grandes como uso Coello, los colegios etc. Ellos no pagan al contado cuando se
entrega el producto, se le da una remisión por compra y los 30 o 1 de cada mes pasan
el total de remisiones a una sola factura con el valor total de las compras de ese mes
para la cancelación de la deuda. Esto se hace de esa manera debido a que la empresa
Tolimense constituida desde Agosto del 2012, sociedad creada bajo la modalidad de
SOCIEDAD ANONIMA SIMPLIFICADA (S.A.S), fundada con el objeto social de
SUMINISTAR AGUA POTABLE TRATADA A NIVEL REGIONAL, bajo las más estrictas
medidas organolépticas exigidas por las normas establecidas por el INVIMA y
supervisados por la SECRETARIA DE SALUD PUBLICA DEPARTAMENTAL.
Que quiere decir SOCIEDAD ANONIMA SIMPLIFICADA (S.A.S) teniendo en cuenta que
anteriormente se mencionó que la factura es la única que tiene validad y la cual se usa
para la declaración a la Dian en la parte superior de la factura dice lo siguiente:
“comprobante de venta n° 32597 documento sustituto de la factura (art 3 decreto 3050
de dic de 1997) “este articulo dice lo siguiente:
ARTICULO 3o. REQUISITOS PARA LA PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES
E IMPUESTOS DESCONTABLES POR OPERACIONES REALIZADAS CON NO
OBLIGADOS A FACTURAR. De conformidad con lo estipulado en el inciso 3o. del
artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el documento soporte para la procedencia de
costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con personas
no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, será el expedido por el
vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes
requisitos: 1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria
del pago o abono. 2. Fecha de la transacción 3. Concepto 4. Valor de la operación 5. La
discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre
las ventas descontable. Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable para la
procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables correspondientes a
la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre
las ventas del régimen simplificado. PARAGRAFO. Cuando se trate de impuestos
descontables originados en operaciones cambiarias realizadas por entidades financieras
no obligadas a facturar, el documento soporte de que trata el presente artículo deberá
ser expedido por quien preste el servicio.

10. 4. REQUERIMIENTOS DEL NUEVO SISTEMA
Este sistema presenta más riesgos que fallas tales como inseguridad en cuanto el que
despacha el cargue a los vendedores por tachones o por omisión del embarque, también
por falsificación de parte de la contadora al liquidar la venta diaria, también hablando con
un vendedor explicaba que ellos olvidad que cantidad venden durante el día, cual es el
promedio de venta semanal y en cuanto esta las ganancias por comisión diaria y
mensual.
La empresa no está muy avanzada en las tecnologías por este motivo vamos a empezar
a solucionar este problema que por años ha tenido como sistema esta planilla, el
problema más grave que tiene, es que estos documentos se deterioraban muy rápido
por la humedad polvo al momento de almacenar que sería más útil.
4.1 Requerimientos funcionales
Estos diferentes tipos de requerimientos se clasifican de acuerdo con sus
implicaciones.
• Requerimientos del producto. Especifican el comportamiento del producto; como los
requerimientos de desempeño en la rapidez de ejecución del sistema y cuánta memoria
se requiere; los de fiabilidad que fijan la tasa de fallas para que el sistema sea
aceptable; los de portabilidad y los de usabilidad. Este sistema durante años la
sistematización de inventarios de ventas y demás se a llevado por medio una tabla de
Excel en donde por medio de 3 subtablas llamadas de las siguientes forma (venta por
ruta, recaudo y venta por producto), siendo alimentado de manera manual de las hojas
de físico a estas tablas.
Por lo tanto con los dueños del sistema se llegó al acuerdo de que el software llegase a
generar la planilla de ventas por vendedor y con los datos ingresados alimentase la
tabla de Excel, teniendo en cuenta que hay restricciones de usuarios donde el
supervisor de bodega tenga atributos de digitación, lectura y ejecución. La contadora
solo lectura y ejecución. Que quiere decir esto que el supervisor de bodega digite, y
vea esta parte del sistema

11. Especificando por colores subrayados la parte que diligencia cada quien teniendo en
cuenta la diligenciacion como se explicó en el anterior punto
• Requerimientos organizacionales. Se derivan de las políticas y procedimientos existentes en la
organización del cliente y en la del desarrollador: estándares en los procesos que deben
utilizarse; requerimientos de implementación como los lenguajes de programación o el método
de diseño a utilizar, y los requerimientos de entrega que especifican cuándo se entregará el
producto y su documentación.
Teniendo en cuenta que los usuarios del sistema son dos (contador – supervisor
bodega), que el uno depende del otro para el total funcionamiento del sistema y que este
sistema depende de otro se derivan otros sistemas, el cliente quería poder acceder a
toda la información desde cualquier parte por lo cual el software seria de tipo web,
después de hacer cálculos y presupuestos con gastos anexos como lo son el dominio y
el hosting se llegó al acuerdo que para evitar esos gastos se haría tipo aplicativo local
en los equipos de la empresa con adaptabilidad a móvil para remplazar los siguientes
pantallazos donde esta la estadística de ventas comparadas con el año anterior del mes,
productos y recaudos por algo de manera mas ambigua

12. Venta por ruta donde se encuentra el valor subtotal de la venta de todas las rutas

13. La parte del recuadro es el valor total por venta de los vendedores de planta donde se
saca el porcentaje de re contribución para ellos de liquidación según corresponda a cada
uno y por último en el siguiente pantallazo esta la venta por producto donde se hace la
comparación del mismo mes pero del año anterior, todo esto es alimentado del sistema
de información de planilla de ventas diarias y es diligenciado de manera manual por el
supervisor de bodega para rendir cuentas al gerente de la empresa dueño de la misma
con el cual se llegó a estos requerimientos funcionales

14. 4.2 Requerimientos no funcionales
Son aquellos requerimientos que no se refieren directamente a las funciones específicas que
entrega el sistema, sino a las propiedades emergentes de éste como la fiabilidad, la respuesta
en el tiempo y la capacidad de almacenamiento. De forma alternativa, definen las restricciones
del sistema como la capacidad de los dispositivos de entrada/salida y la representación de
datos que se utiliza en la interface del sistema.
Los requerimientos no funcionales surgen de la necesidad del usuario, debido a las
restricciones en el presupuesto, a las políticas de la organización, a la necesidad de
interoperabilidad con otros sistemas de software o hardware o a factores externos como los
reglamentos de seguridad, las políticas de privacidad, entre otros, por lo mencionado
anteriormente los puntos a tener en cuenta son los siguientes
 Usabilidad
 Confiabilidad
 Performance
 Soportabilidad
i) Usabilidad:
El sistema es usado por dos personas de círculos de interés en la empresa y
será muy fácil de usar por las personas sin experiencias con las
computadoras y a las ves importantes para que las mismas puedan
desarrollar habilidades con el uso del mouse.
(a) Quienes son las personas que hacen el proceso de liquidación
(b) Generar la planilla de venta por día por vendedor
(c) Calculo estadístico ventas, recaudos e inventario por producto al mes
ii) Confiabilidad :
Con que frecuencia Frecuencia y severidad presenta fallos teniendo en cuenta
esto debe haber una Protección contra fallos. Al momento de presentarse esto
una Recuperación de información o auto guardado debe tenerla.
(a) Características del software y hardware para el software
(b) Almacenamiento de facturas.
(c) No generar la factura

15. iii) Performance:
La eficiencia del sistema estará dada por el aprovechamiento de
los recursos que se disponen en el modelo usuario. El sistema debe ser rápido
y el tiempo de respuesta debe ser el mínimo posible.
(a) Consulta, almacenamiento y modificación de datos en segundos.
iv) Soportabilidad:
El uso de este software no necesita de una preparación previa para que el
usuario pueda usar en el mismo.
(a) Ambiente web de almacenamiento local
(b) Adaptable a versiones Windows desde xp hasta 10
(c) Hardware de características básicas, 1gb de RAM – 250gb de disco –
2.5ghz de velocidad.

16. 5. metodología de desarrollo propuesta
La metodología se basa en la DAS, teniendo en cuenta que solo se trabaja la parte del
análisis los objetivos a cumplir en esta fase por el analista es la siguiente:
 La creación de acciones experienciales a partir de un diagnóstico, basadas en objetivos
concretos y con resultados medibles.
 El desarrollo de creencias y valores que facilitan el desarrollo de las personas, equipos
y de la organización.
 La implicación de las personas, reforzando la identidad y la visión compartida de los
equipos y de la organización.
 Y la implementación real de los aprendizajes en el lugar de trabajo, tras la realización
de la acción de formación.
Nuestro objetivo es llevar a la persona o al equipo desde el estado actual a un estado
deseado. Para ello, aplicamos el proceso:
Conseguimos el desarrollo organizacional y personal ayudando a las personas a ser
conscientes de sus necesidades de aprendizaje, de forma:
Reflexiva: utiliza como materia prima la experiencia y conocimientos de las personas
implicadas, induciéndoles a pensar y aprender de sí mismos, de sus compañeros y
colaboradores, mediante la deducción, la intuición y la creatividad.
Participativa: el aprendizaje y el cambio son construidos por todos los participantes a
partir de la experimentación, con las aportaciones de todos los interesados.
Práctica: los asistentes trabajan sobre su propia realidad percibida, sobre sus límites y
potencialidades, para que las conclusiones tengan una aplicación directa a sus intereses
y objetivos.
Estimulante: la exploración se hace en buena medida en clave de juego, con humor y
en un ambiente que propicia un estado de apertura mental.
Flexible: se adapta a las necesidades de cada cliente.

17. Los casos de uso son una técnica para especificar el comportamiento de un sistema:
"Un caso de uso es una secuencia de interacciones entre un sistema y alguien o algo
que usa alguno de sus servicios."
El modelo de casos de uso describe lo que hace el sistema para cada tipo de usuario.
 Términos importantes en la descripción del sistema

18. 6. ANEXOS
6.1 encuesta
Requerimientos básicos: preguntas realizadas en la encuesta:
• ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?
• ¿Qué datos utiliza o produce este proceso?
• ¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?
• ¿Qué controles de desempeño utiliza?
• ¿Cuál es la finalidad de la actividad dentro de la empresa?
• ¿Qué pasos se siguen para realizarla?
• ¿Dónde se realizan estos pasos?
• ¿Quiénes los realizan?
• ¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?
• ¿Con cuánta frecuencia lo hacen?
• ¿Quiénes emplean la información resultante?
Por medio esta encuesta se logró identificar información tal como:
• Procesos
• Flujos de datos entre procesos
• Datos de cada flujo de datos
• Bases de datos
• Datos de las bases de datos

19. 6.2 entrevista
Estas son las preguntas generales que se realizaron a los dos usuarios del sistema de
información:
• ¿Cuántos empleados laboran para la organización en el área(s) que se pretende
desarrollar el sistema; o sea, cuántos tienen relación directa con el proyecto
• ¿Cuáles son las personas claves en el sistema? ¿Por qué son importantes?
• ¿Existen obstáculos o influencias de tipo político que afectan la eficiencia del
sistema?
• ¿Existen manuales de procedimientos, políticas o lineamientos de desempeño
documentados oficial o no oficialmente?
Si los hay, ¿Se cumplen en forma cabal en el 100% de las ocasiones?, es decir, ¿se
respetan dichos procedimientos?
• ¿Existen métodos para evadir el sistema?, ¿Por qué se presentan?
• ¿Qué áreas necesitan un control específico?
• ¿Qué criterios se emplean para medir y evaluar el desempeño?