1. 1 PROYECTO DE DISEÑO DE ENTREVISTA NIVEL OPERATIVO

2. Entrevista 1 Nombre: Mauricio González Puesto: Asistente Administrativo 19.04.08 2

3. Respuesta Somos una empresa dedicada a dar servicios a empresas para sus eventos y/o festividades y contamos con un amplio portafolio de servicios para dar atención a los eventos que nos sean requeridos 1. Describa el objetivo de la organización. 3

4. Respuesta Mi departamento se encarga de administrar comercialmente todos los requerimientos de eventos, como lo son el tipo de cliente, cuantas veces lo hemos atendido, sus preferencias, su forma de pago, el control de encuestas, tipos de eventos que nos han contratado, el control de costo de los servicios, el control de los transportes, control de invitaciones, control de animadores proporcionados, control de materiales para los eventos, etc. 2. Describa el objetivo de su departamento. 4

7. Respuesta Proporciono la información anteriormente mencionada en forma paginada, en hojas de Excel y preparamos una presentación en Power Point cada mes con la siguiente información: Eventos realizados Cantidad de servicios realizados Costos calculados y costos incurridos Ganancias registradas Pagos realizados Proyección de ventas 4. ¿Qué información proporciona y cómo la presenta a su jefe inmediato? 7

8. Respuesta Los que tengo a la mano, como mis bases de datos de facturas registradas, pagos a proveedores, cantidad de invitaciones, cotizaciones aceptadas, registros de eventos, etc. 5. ¿Qué recursos utiliza para determinar la información? 8

9. Respuesta Mucha paciencia, mucho control y registro, siempre una buena organización de los documentos en sus carpetas correspondientes es el mejor apoyo. 6. ¿Qué necesita para ejecutar sus funciones y presentar la información con mayor agilidad? 9

11. Respuesta Casi todo, el control de registros, organización de carpetas, organización de archivos, registros históricos, presentaciones terminadas y su dirección de archivo, el control de citas, control de gastos de ventas, control de servicios realizados, etc. 8. ¿Qué información proporciona a otros departamentos? 11

12. Respuesta Como mencione anteriormente de todos los departamentos, ejemplo, de operaciones, necesito el registro de los servicios, el registro de quejas, el registro de actividades extra-laborales, etc., de contabilidad las facturas registradas, los gastos incurridos, etc., de ventas las proyecciones de ventas, clientes nuevos, gastos incurridos, etc., de la dirección las fechas de presentaciones y actividades diversas. Puedo complementar que la información de primera instancia es de los responsables en los eventos, por lo cual entre más precias y rápido sea el registro mayor rapidez tendremos en procesar y registrar adecuadamente la información. 9. ¿Actualmente de donde obtiene la información que se requiere? 12

13. Respuesta Claro que sí, si pudiéramos registrar por evento, la cantidad de servicios entregados y pudiéramos tener la información lo más pronto posible en su lugar de origen, sabríamos cómo hacer nuestra proyecciones de servicios de contingencia, así como la cantidad de clientes que nos pudieren notificar por electrónico sus reservaciones y/o cancelaciones podríamos evitar incurrir en sobre costos. Adicionalmente si pudiéramos tener un buen registro histórico de los eventos realizados por cliente y una forma de acceder a un mayor número de proveedores con servicios de atención rápida, tendríamos más oportunidades en nuestro negocio, es decir si tuviéramos una herramienta en donde todos pudiésemos participar en dejar la información adecuada en el lugar adecuado y el tiempo adecuado seriamos mas eficientes. 10. Le sería de utilidad contar con una herramienta accesible para la generación y consulta de información, ¿por qué? 13

14. Entrevista 2 Nombre: Carmen Porcayo Puesto: Auxiliar de cuentas por pagar 19.04.08 14

15. Respuesta Realizar eventos empresariales en los principales centros turísticos del país: Acapulco, Caribe mexicano específicamente Cancún y en el DF. 15 1. Describa el objetivo de la organización.

16. Respuesta Es el departamento de cuentas por pagar, donde se lleva el control de los gastos y pagos a los diferentes proveedores, las fechas de pago, los adeudos, contamos con una base de datos de los diferentes proveedores, direcciones, nombres, cuentas a las cuales se les tiene que depositar, periodos de pago, descuentos, contabilidad de estas operaciones. 16 2. Describa el objetivo de su departamento.

17. Respuesta Porcentaje de facturación Plan Vs real Historial de proveedores Altas y Bajas de proveedores Saldos por pagar Programación de pagos Porcentaje de facturación Vs. ventas Porcentaje de facturación Vs. costos 3. ¿Qué indicadores reporta y con que periodicidad (diario, semanal, mensual, bimestral, etcétera)? 17

18. Respuesta Información de los proveedores para realizar los pagos por los suministros de materiales o servicios realizados, la información se presenta a través de reportes que se generan a través del sistema, se imprimen y se entregan a mi jefe. 4. ¿Qué información proporciona y cómo la presenta a su jefe inmediato? 18

19. Respuesta La base de datos con la información de los proveedores, las facturas que nos entregan y mails que llegan de otras áreas. 5. ¿Qué recursos utiliza para determinar la información? 19

20. Respuesta Que el sistema genere de forma automática la información de las facturas, incluyendo descuentos y anticipos; y genere la contabilidad de cada una de las cuentas de los proveedores, así como la generación de los cheques. Que estos se liguen a la parte financiera y descuenten los pagos a realizar. Que se ligue al sistema las cuentas por pagar para generar los pagos a cargo de la empresa y estos se realicen, previa autorización, de manera automática, es decir que se liguen por traspaso a las cuentas de los proveedores que ellos hayan definido y de acuerdo a los bancos autorizados. 6. ¿Qué necesita para ejecutar sus funciones y presentar la información con mayor agilidad? 20

21. Respuesta Órdenes de compra para corresponder con la entrada del almacén o usuario por la compra realizada. Datos de los proveedores Plazos de crédito establecidos en la orden de compra. 7. ¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos? 21

22. Respuesta Indicadores como: Estatus de las cuentas por pagar Estadísticas: monto por pagar y pagado, descuentos y saldos de proveedores. 8. ¿Qué información proporciona a otros departamentos? 22

23. Respuesta De las facturas de los proveedores: Compras Almacén Finanzas 9. ¿Actualmente de donde obtiene la información que se requiere? 23

24. Respuesta Sí, porque agilizaría la información, reduciría los riesgos de error, aumentaría la productividad del personal, le daría mayor calidad a la información. 10. Le sería de utilidad contar con una herramienta accesible para la generación y consulta de información, ¿por qué? 24