2. ¿ QUE RELACION TIENE EL AMBIENTE LABORAL QUE SE MANEJA EN LA
PERSONERIA DE BOGOTA CON EL ALTO NIVEL DE ESTRÉS QUE NOS
CARACTERISA ?
Bogotá D.C., 12 de junio de 2013
ELABORADO POR: Victoria Vásquez
OBJETIVO: dar a conocer cada una de las problemáticas prevista de la
presente dependencia, dando a conocer posibles soluciones para enfrentar
tales problemática
1. Problemáticas laborales
Después de realizar una larga observación de la presente entidad, se ha
podido ver que hay un alto número de problemáticas, esencialmente por la
mala organización y comunicación entre funcionarios y delegados, haciendo
que el ambiente laboral se convierta en un ambiente nada agradable, haciendo
que tanto delegado como profesionales que trabajan en esta empresa sufran
un estrés excesivo causando no solo daños en cada uno de ellos sino llevando
a la entidad a estados críticos
Hemos observado que por la cantidad de problemáticas no manejadas, se ve
afectada la imagen de la entidad. A continuación se dirán las problemáticas
centrales y las fuentes que las producen.
2. MALA ORGANIZACIÓN
Se vivencia en la entidad un alto número de desorden, encontrado en la
totalidad de las dependencias vistas, ocasionado por la cantidad de
expedientes demasiado antiguos que por falta de comunicación no han sido
enviados oportunamente a el archivo general, ocasionando en cada una de las
delegadas una acumulación de procesos innecesarios, trayendo con esto una
sorprendente cantidad de polvo que afecta a los funcionarios ya que estos
procesos se encuentran demasiado cerca a su área de trabajo, y por la falta de
elementos de aseo como tapabocas y guantes. Están sometidos más de 8
horas al polvo y a animales microscópicos creados por el papel viejo
3. De otra manera se vivencia una mala organización de procesos recientes que
se encuentran en trámite, se observa que el archivo de cada una de las
delegadas se encuentran en cajas que aun no han sido marcadas, por lo tanto
al buscar el proceso no se sabe en cuál de estas cajas se encuentran haciendo
el trabajo de practicantes y doctores cada vez más difícil
3. ALTO NIVEL DE ESTRÉS
Durante mi investigación he podido percibir que el ambiente laboral a
transcurrir la semana se torna cada vez más pesado, por la cantidad de
labores que se deben desempeñar, haciendo que la personera delegada se
sienta presionada por la cantidad de labores que debe otorgar a cada uno de
los abogados, ella presionada, por tan alto cargo transmite a los abogados y
demás funcionarios de la delegada que adquieran una actitud de cansancio,
trayendo con esto una deficiente actitud que afecta a la reputación que debe
mantener una entidad como es esta
Un detalle importante del mal manejo de las emociones afecta mucho,
especialmente a la dependencia de asistencia jurídica al ciudadano ya que esta
dependencia es nueva y por causa de trasteos hechos, se han perdido cierta
cantidad de expedientes, que hacen que la presente delegada no cumpla a
entidades como la contraloría o la procuraduría que son el centro de control de
esta entidad , trayendo con esto que el jefe mayor ( el personero de Bogotá )
presione a la personera delegada haciendo que esta se sienta aturdida por la
cantidad de trabajo, trayéndole de sobre manera problemas de salud
4. FALTA DE ENCERES
Se observa una descases de elemento de oficina y de aseo, por lo cual sea
tenido que reunir dinero para elementos esenciales como lo es el papel y la
tinta de las impresoras, ya que estos dos elementos es donde se vasa el
trabajo de todos los funcionarios.
Los elementos como lo son: sillas y escritorios, se observa que no son los
suficientemente acordes para jornadas tan largas que se deben mantener, en
el caso de las sillas, puesto que estas son demasiado incomodas, trayendo
problemas de la cadera y de la columna a la totalidad de los funcionarios de la
dependencia. Y por la parte de los escritorios, muchos de estos son demasiado
pequeños para desempeñar ciertas labores como lo son foliar, archivar etc.
4. 5. POSIBLES SOLUCIONES
Durante mi investigación he tenido la oportunidad de analizar y vivencia cada
una de las problemáticas vistas, trayendo con esto, que descubra cada una de
las fuentes que las ocasionan, dándome herramientas para plantear una
solución clara y precisa que ayudara al mejoramiento de la personería de
Bogotá la cual expondré a continuación :
Llevar a cabo un chequeo de la totalidad de la entidad, en donde se
encuentre liderado por personera delega, con ayuda de las presentes
practicantes que se encuentran ubicadas en todas las dependencias de
la personería de Bogotá ; ya que se debe dar buen uso del personal
ofrecido por los diferentes colegios, ya que estos estudiantes se
encuentran en una excelente preparación con respecto al manejo del
archivo, y de esta mantener plantear y poner en marcha la organización
general de la totalidad de los procesos y de esta manera poder llevar a
cabo la entrega de expedientes antiguos a archivo general y poder
descongestionar los archivadores dejando solo procesos necesarios
De esta manera el ambiente laboral se va fortaleciendo de una manera
positiva, ya que gracias a la organización del archivo todo será más fácil
en la búsqueda de procesos y se cumplirá a las entidades de control de
una manera puntual y en perfectas condiciones ya que los profesionales
encargados tendrán más tiempo de emplear en cada una de sus labores
otorgadas, trayendo con esto que la reputación de dicha entidad suba
cada vez más, y se mantenga en una postura de profesionalidad y ética
que debe tener una entidad pública como esta.
Con respecto al manejo del estrés se pueden organizar de manera
ordenada, conferencias con respecto a este tema, buscando opiniones
de distintos especialistas, que lleve a los funcionarios a sentirse
tranquilos y a saber controlar sus emociones para no mesclar lo laboral
con lo personal, y así poder evitar problemas de salud a los funcionarios,
que contraen de cierta manera decadencias a la entidad.
Con respecto al tema de la mala calidad de los equipos de oficina,
propongo que se haga una solicitud formal al personero de Bogotá
requiriendo estos enseres, para que los funcionarios se sientan cómodos
a la hora de desempeñar sus labores, evitando de sobremanera
problemas de salud en un futuro, afectando tanto la salud de los
funcionarios como la presentación de a la entidad.
