OBTENER DATOS EXTERNOS       La herramienta Obtener datos externos nos va a permitir llevar aExcel datos que proceden de o...
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OBTENER DATOS EXTERNOSCrear consultas utilizando el Asistente       En la mayoría de los casos, podremos importar datos de...
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OBTENER DATOS EXTERNOSCrear consultas utilizando Microsoft Query      Si queremos realizar una consulta más compleja de lo...
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OBTENER DATOS EXTERNOS      En primer lugar incluimos en la consulta las tablas necesarias. Acontinuación bajamos los camp...
OBTENER DATOS EXTERNOS       Una vez que hemos determinado los criterios y los campos quequeremos incluir en la consulta, ...
OBTENER DATOS EXTERNOSModificar consultas y actualizar datos       Una vez finalizada la importación de datos mediante una...
OBTENER DATOS EXTERNOS      Aparece entonces el Asistente para consultas con el que realizaremoslas modificaciones necesar...
OBTENER DATOS EXTERNOS      Para evitar esto, es conveniente que cada vez que se abra un archivocon datos procedentes de u...
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  1. 1. OBTENER DATOS EXTERNOS La herramienta Obtener datos externos nos va a permitir llevar aExcel datos que proceden de otras fuentes de datos, como archivos de textoo bases de datos, para su posterior tratamiento y análisis con la hoja decálculo. Para poder utilizar las herramientas de importación de datos, loharemos desde la barra de menús accediendo a Datos – Obtener datosexternos. El menú de Obtener datos externos es el siguiente: Los comandos más importantes de este menú son Importar datos yNueva consulta de base de datos. Básicamente, vamos a importar datos a Excel de dos formas: 1. Directamente desde el archivo de origen que, normalmente, será un archivo de texto o un archivo de base de datos. 2. Utilizando consultas que realizaremos con un asistente o con Microsoft Query. El comando Importar datos permite obtener datos de otras fuentescomo archivos de texto o bases de datos de diferentes tipos. El comando Nueva consulta de base de datos nos permite filtrar datosy realizar consultas para obtener los datos que queremos importar a Excel.Podemos realizar consultas utilizando el asistente o bien con la herramientaMicrosoft Query.Importar archivos de texto Con el comando Importar datos podemos obtener datosprocedentes de distintos tipos de archivos de texto. Vamos a distinguir dos tipos de archivos de texto, dependiendo de laforma en la que se delimitan los campos de datos: 1. Delimitados: los campos están separados por un carácter delimitador que puede ser una coma, un punto y coma, un espacio, una tabulación, etc. 2. De ancho fijo: cada campo tiene una anchura preestablecida. El comando Importar datos no permite realizar ningún tipo de filtroni de selección previa de los datos a importar.
  2. 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Ejemplo 1 Vamos a importar un archivo de texto llamado “Comunidades.txt”. En el menú Datos-Obtener datos externos, seleccionamos el comandoImportar datos. En la ventana que aparece a continuación, debemos seleccionar elarchivo que vamos a importar. Una vez seleccionado el archivo a importar, se inicia un asistente quenos ayudará en tres pasos a la importación de los archivos de texto. Paso 1. En el primer paso debemos indicar en primer lugar el tipo dearchivo: delimitado o de ancho fijo. También debemos indicar la fila delarchivo de texto en la que debe comenzar la importación, y el origen delarchivo: Windows, Macintosh o MS-DOS. 2
  3. 3. OBTENER DATOS EXTERNOS Paso 2. En el segundo paso vamos a establecer el carácter que se hautilizado como separador de los campos (en el caso de que el archivo seadelimitado). Al seleccionar el separador adecuado podremos ver una vistaprevia en la que se muestran los distintos campos. Paso 3. En el tercer paso podemos especificar el formato de celdasque queremos aplicar a cada uno de los campos. También podemos saltardeterminados campos que no nos interese importar. Por último, para finalizar la importación, debemos indicar en quelugar de la hoja de cálculo activa queremos insertar los datos importados, oinsertarlos en una nueva hoja de cálculo. 3
  4. 4. OBTENER DATOS EXTERNOSImportar archivos de base de datos Con el comando Importar datos podemos obtener datosprocedentes de archivos de base de datos. Este comando permite importar una tabla o una consulta de una basede datos. El comando Importar datos no permite realizar ningún tipo de filtroni de selección previa de los datos a importar. Ejemplo 2 Vamos a importar una base de datos de Access llamada“Comunidad.mdb”. La importación de datos desde una base de datos de Access,solamente permite importar tablas o consultas de forma individual y sinrealizar ningún tipo de filtro ni de selección previa de los datos. En primer lugar, en la ventana Seleccionar archivos de origen dedatos, debemos seleccionar el archivo de base de datos que vamos aimportar. A continuación, aparece una ventana en la que vamos a seleccionar latabla o consulta que queremos importar. Para finalizar la importación, debemos indicar en que lugar de la hojade cálculo activa queremos insertar los datos importados, o insertarlos enuna nueva hoja de cálculo. 4
  5. 5. OBTENER DATOS EXTERNOSCrear consultas utilizando el Asistente En la mayoría de los casos, podremos importar datos de diversosarchivos utilizando el comando Importar datos, tal como se ha visto en losapartados anteriores. Pero si queremos realizar una selección previa sobrelos datos que vamos a importar, debemos realizar una consulta. Si la consulta no es muy compleja, podemos utilizar el Asistente paraconsultas, que de una forma muy sencilla nos permite realizar las siguientesoperaciones: 1. Seleccionar tablas y campos que vamos a incluir en la consulta. 2. Unir varias tablas. El Asistente crea de forma automática una unión interna cuando reconoce el campo clave de una tabla y un campo con el mismo nombre en otra tabla. 3. Ordenar los datos resultantes antes de importarlos a Excel. Para realizar una consulta con el Asistente, seleccionamos elcomando Datos > Obtener datos externos > Nueva consulta de basede datos. A continuación debemos activar la casilla de verificación Usar elAsistente para consultas para crear o modificar consultas. Ejemplo 3 De la base de datos “Comunidad.mdb” vamos a exportar lossiguientes datos: Tabla Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), TablaGastos (Fecha, Tipo, Descripción, Importe). También vamos a realizar unfiltro Población = ”Alicante” y Importe > 1500 Y < 7500. En primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamosel tipo de archivo que vamos a importar y activamos la casilla deverificación que nos permite utilizar el Asistente para consultas. 5
  6. 6. OBTENER DATOS EXTERNOS A continuación aparece la ventana Seleccionar base de datos, dondedebemos seleccionar el archivo que vamos a importar. Una vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, apareceel Asistente para consultas, que consta de los siguientes pasos: Paso 1. Seleccionar datos. En esta ventana debemos seleccionar los distintos campos quequeremos incluir en la consulta. En la parte izquierda vemos las tablas yconsultas que contiene la base de datos y sus campos, mientras que en laparte derecha aparecen los campos que hemos incluido en la consulta. 6
  7. 7. OBTENER DATOS EXTERNOS Paso 2. Filtrar datos. En el segundo paso del Asistente podemos filtrar los datos para haceruna selección de los registros que queremos incluir en la consulta. Podemosponer condiciones en varios campos, y dentro de cada campo tambiénpodemos poner varias condiciones. Paso 3. Ordenar datos. A continuación, podemos ordenar los datos. Paso 4. Finalizar la importación. Por último, para finalizar la importación, podemos elegir entreimportar los datos a Excel, o abrir Microsoft Query para ver los datos omodificar la consulta. También podemos guardar la consulta en un archivode consulta .qdy que posteriormente podremos modificar con MicrosoftQuery. 7
  8. 8. OBTENER DATOS EXTERNOSCrear consultas utilizando Microsoft Query Si queremos realizar una consulta más compleja de lo que nospermite el Asistente para consultas, podemos utilizar Microsoft Query, quede forma similar a la que se diseñan las consultas en Access, nos permitetener mayor control sobre los distintos aspectos de la consulta. Con Microsoft Query, además de realizar todas las operaciones quenos permite el Asistente de consultas, también podemos realizar consultasde parámetros. Para realizar una consulta con Microsoft Query, utilizamos el comandoDatos > Obtener datos externos > Nueva consulta de base de datos.A continuación debemos desactivar la casilla de verificación Usar elAsistente para consultas para crear o modificar consultas. Ejemplo 4 De la base de datos “Comunidad.mdb” vamos a exportar lossiguientes datos: Tabla Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), TablaPropietarios (NIF, ApellidosNombre, PobContacto, CP). Vamos a realizar unfiltro que nos permita seleccionar las comunidades de Alicante y lospropietarios que no son de Alicante. En primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamosel tipo de archivo que vamos a importar y desactivamos la casilla deverificación para utilizar el Asistente para consultas. 8
  9. 9. OBTENER DATOS EXTERNOS A continuación aparece la ventana Seleccionar base de datos, dondedebemos seleccionar el archivo que vamos a importar. Una vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, aparecela ventana de Microsoft Query. A partir de aquí, el proceso es similar a la elaboración de unaconsulta en Access. 9
  10. 10. OBTENER DATOS EXTERNOS En primer lugar incluimos en la consulta las tablas necesarias. Acontinuación bajamos los campos de cada tabla que queramos incluir en laconsulta. Posteriormente podemos introducir criterios y ordenar los datos. Después de realizar todas las operaciones necesarias, la ventana deMicrosoft Query tendrá el siguiente aspecto: Una vez finalizada la consulta, pinchamos el botón para enviar losdatos obtenidos a Excel. Ejemplo 5 De la base de datos “Comunidad.mdb” vamos a exportar lossiguientes datos: Tabla Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), TablaPropietarios (NIF, ApellidosNombre, Pobcontacto, CP). Vamos a realizar unaconsulta de parámetros que nos solicite la población en la que se ubica lacomunidad y seleccione los propietarios que residan en una poblacióndistinta. En primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamosel tipo de archivo que vamos a importar y desactivamos la casilla deverificación para utilizar el Asistente para consultas. Una vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, aparecela ventana de Microsoft Query. Antes de realizar la consulta debemos asegurarnos que el botónConsulta automática no está activado. Para el campo que deseamos utilizar como parámetro de la consulta,en Valor debemos escribir entre corchetes el texto que aparecerá cuando seejecute la consulta, tal y como se muestra en la siguiente ventana: 10
  11. 11. OBTENER DATOS EXTERNOS Una vez que hemos determinado los criterios y los campos quequeremos incluir en la consulta, finalizamos el proceso enviando los datos aExcel. Cuando ya tenemos los datos en Excel, tenemos la posibilidad demodificar la forma en la que se introduce el valor del parámetro de laconsulta. Vamos a utilizar para ello el botón Parámetros de la consultade la barra de herramientas Datos externos. La ventana de Parámetros de la consulta nos proporciona tresopciones: 1. Pedir el valor del parámetro en una ventana de dialogo. 2. Utilizar un valor fijo determinado. 3. Escribir el valor en una celda. 11
  12. 12. OBTENER DATOS EXTERNOSModificar consultas y actualizar datos Una vez finalizada la importación de datos mediante una consulta, esposible modificar la consulta para obtener un nuevo conjunto de datos. Para hacerlo debemos seleccionar cualquier celda del conjunto dedatos importados, y seleccionamos el comando Datos > Obtener datosexternos > Modificar consulta. Aparecerá entonces el Asistente para consultas o Microsoft Query, ypodremos modificar cualquier aspecto de la consulta: tablas o campos queintervienen en la misma, criterios de selección de valores, etc. Ejemplo 6 Vamos a modificar la consulta realizada en el Ejemplo 3. Vamos aeliminar de la consulta el campo Tipo de la tabla Gastos, y vamos amodificar el filtro para el campo Importe > 2500 Y < 5000. En primer lugar, seleccionamos cualquier celda de los datosimportados, y en el menú Datos-Obtener datos externos seleccionamosel comando Modificar consulta. 12
  13. 13. OBTENER DATOS EXTERNOS Aparece entonces el Asistente para consultas con el que realizaremoslas modificaciones necesarias. En primer lugar nos permitirá añadir o eliminar campos a la consulta,y una vez realizada esta operación podremos modificar los filtrosintroducidos sobre los datos. Al finalizar la modificación de la consulta, el conjunto de datos queobtendremos en Excel será el siguiente: Una vez realizada la importación de datos por cualquiera de losmétodos que hemos visto, ya sea de forma directa o mediante unaconsulta, es posible que estos datos cambien en el archivo de origen delque proceden, y entonces los datos importados a Excel no coincidan con losdatos originales. 13
  14. 14. OBTENER DATOS EXTERNOS Para evitar esto, es conveniente que cada vez que se abra un archivocon datos procedentes de una importación, se realice una actualización delos datos para que en todo momento coincidan los datos originales con losdatos importados. Para actualizar los datos procedentes de una importación, debemosseleccionar cualquier celda del conjunto de datos importados, y en la barrade herramientas Datos externos, pinchamos el botón Actualizar datos. 14

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