Principales características de Access que se necesita para elaborar tablas, consultas e informes.

1. NOMBRE:
CARVACA CHANATAXI JOSSELYN CRISTINA
TUTORA:
ING. MYRIAM NOURY PUNINA
NRC:
4216
COMPUTACIÓN AVANZADA
MICROSOFT ACCES

3. Una base de datos de Microsoft Access es un
conjunto de información relacionada con un
tema o propósito particular.
Microsoft Access se basa en la simplicidad, con
plantillas listas para que empecemos a trabajar
y tiene herramientas eficaces para mantenerse
al día a medida que los datos crecen.
Microsoft Access es un sistema interactivo de
administración de bases de datos para
Windows. Access tiene la capacidad de
organizar, buscar y presentar la información
resultante del manejo de sus bases de datos.
¿ QUE ES MICROSOFT ACCES ?

4. CARACTERÍSTICAS Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la
potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos
usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos
simples y directos de trabajar con la información.
Access facilita la administración de datos, ya que sus
posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar
rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su
formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes
sofisticados y efectivos, así como gráficos y
combinaciones de informes en un solo documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la
productividad mediante el uso de los asistentes y las macros.
Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin
necesidad de programar.

5. Módulos o Procedimientos: Definición de
procedimientos comunes, variables públicas.
Tablas: Colección de datos
Reportes o Informes: Impresión de los datos
Macros: Rutinas cortas para ejecutar eventos
o acciones.
Formularios: Presentación de los datos
Consultas: Acciones con los datos
LOS ELEMENTOS
QUE CONFORMAN
UNA BASE DE
DATOS EN ACCESS

6. Una base da datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un
conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada.
Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.
Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos
para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos
requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.
¿QUÉ SE NECESITA PARA ELABORAR TABLAS EN ACCES?

7. CÓMO CREAR UNA TABLA EN
ACCESS
2.-Observarás en pantalla del
lado izquierdo el panel de
navegación enlistando la nueva
tabla y del lado derecho una
pestaña con el mismo nombre de
la tabla y una cuadrícula donde
podremos crear los campos de
la tabla.
1.-Podemos crear tablas para
una base de datos nueva o
para una base de datos
existente. En ambos casos el
procedimiento será el mismo.
En primer lugar debemos ir a
la Ficha Crear y pulsar el
botón Tabla.

8. 1.-El campo primario de esta tabla será el campo ID
Empleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres
que identificará de manera única a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que
Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le
ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será
modificar el nombre de ese campo para que
concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar
con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el
encabezado del campo para mostrar el menú
emergente.
DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA
Supongamos que deseo crear una
tabla donde almacenaré la
información de los empleados de
una empresa con la siguiente
información:

9. 2.-Selecciona la opción Cambiar nombre
de campo y podrás cambiar el nombre del
campo directamente en el encabezado.
3.-Solo nos resta cambiar el tipo de dato de
este campo que de acuerdo a mi diseño debe
ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para
hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos,
que se encuentra dentro de Herramientas de
tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás
una lista con los tipos de datos disponibles y
de donde seleccionaré la opción Texto.
DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA

10. 4.-Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de
texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro
de la Ficha Campos.
Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo
que Access ya había colocado y lo hemos modificado. A continuación
debemos crear nuevos campos el cual será un procedimiento diferente.

11. DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA
1.-En primer lugar debemos hacer
clic en el encabezado que tiene la
leyenda “Haga clic para agregar” y
se mostrará la lista de tipos de dato
disponibles.
2.-Una vez seleccionado el tipo
de dato para nuestro campo
Access nos permitirá capturar el
nombre del campo en el
encabezado.

12. 3.-Para los campos de texto podrás
modificar la longitud de la misma
manera que lo hicimos con el
campo primario, es decir, al
seleccionar el campo podrás
observar el cuadro de texto
Tamaño del campo dentro del
grupo Propiedades de la Ficha
Campos.
4.-De esta manera hemos
terminado de crear la estructura
nuestra primera tabla en Access
pero ¡aún hace falta el paso final!
Nunca olvides presionar el botón
Guardar (en la barra de acceso
rápido) de manera que se guarden
los cambios. Access mostrará un
cuadro de diálogo para salvar la
nueva tabla.
DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

13. Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre
descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de
información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar verás reflejado el
nuevo nombre de la tabla.
DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

14. ¿QUÉ SE NECESITA PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCES?
Una consulta en Access no es más que una pregunta que podemos hacer a la base de datos
sobre la información que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar
el Asistente para consultas el cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.
Una consulta de selección también funciona bien cuando necesita extraer datos de varias
tablas relacionadas, agrupar datos o calcular totales.
El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer
a la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener
una idea del tipo de información que deseamos obtener.

15. Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar
el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.
1.- Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que
deseamos crear. En este ejemplo crearé una consulta sencilla.

16. 2.- Podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos
elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario
pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

17. 3.- El Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

18. 4.- Por ahora está seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsamos el botón Finalizar.
Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:
En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de
Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz
clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

19. ¿QUÉ SE NECESITA PARA ELABORAR INFORMES EN ACCES?
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida
en la base de datos de Microsoft Access. Antes de crear el informe debemos decidir
adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.

20. Un informe es un objeto de base de datos que
resulta útil para presentar la información de la base
de datos con alguno de los siguientes propósitos:
Mostrar o
distribuir un
resumen de
los datos.
Archivar
instantáneas
de los
datos.
Aportar
detalles
sobre un
registro
concreto.
Crear
etiquetas.

21. La diferencia básica de los informes con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede
agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.
PASOS PARA CREAR UN INFORME
Paso 1:
Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En este caso, abriremos la
tabla de nuestros clientes.

22. Paso 2:
Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte.

23. Paso 3:
Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de tus datos se
encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus
campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta
que el campo tenga el tamaño deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede
ajustada.

24. Paso 4:
Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar de la barra de
herramientas de acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el
informe y pulsa el botón Aceptar.