1. Comunicación oral y presentaciones eficaces en Power Point Unidad 3: La comunicación oral para hablar y comunicarse en público Prof. Manuel Ángel Calvo EUCS. Universidad de Sevilla

2. Comunicación oral y presentaciones eficaces en Power PointUnidad 3: La comunicación oral para hablar y comunicarse en público Saber hablar bien en público ¿Para qué hablar en público? Para presentar una exposición oral de calidad y con éxito: Elementos que intervienen en la transmisión del mensaje oral La persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién) El auditorio (a quién) La finalidad del discurso (para qué)

3. Unidad 3: La comunicación oral para hablar y comunicarse en público El acto de hablar en público supone comunicarse mediante la palabra, directa y simultáneamente con una multitud de oyentes. Cuando se habla en público, el hablante y el oyente (emisor y receptores) coinciden simultáneamente lo que conlleva ventajas e inconvenientes. Por eso, el acto de hablar en público se caracteriza por contar con una variabilidad de oyentes, con intenciones muy diversas y sin capacidad para responder inmediatamente.

4. Unidad 3: La comunicación oral para hablar y comunicarse en público El hablante es el principal responsable del interés que suscite en los oyentes ese acto de comunicación: él es el que crea buena parte del contexto, es el protagonista, y el que ha de emplear la persuasión. La elocuencia innata o capacidad de algunos individuos para persuadir a los demás con su discurso e impulsarlos a actuar en determinado sentido no basta para hablar bien en público. Hay que tener ciertos conocimientos que no son innatos, que pueden ser adquiridos y que son claves para comunicar oralmente con eficacia: Desde usar un lenguaje adecuado al público que escucha, ser breves y concisos, hablar con entusiasmo, hasta estilizar el modo de hablar y los gestos, etc.

5. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: Saber hablar bien en público Los individuos que tiene la capacidad de manifestar eficazmente sus opiniones y saberes son los que acaban dirigiendo la vida política, económica, social, cultural, científica, religiosa, etc. Tener capacidad y aptitudes para comunicar es poder y esto ocurre en todos los niveles: desde nuestra comunidad de vecinos hasta el Parlamento, pasando por el consejo escolar o en la empresa donde trabajamos. Dicho de otro modo: la capacidad para comunicar nuestros conocimientos y saberes será una de las claves para nuestro éxito profesional. Por lo que saber escribir y hablar bien son recursos indispensables para nuestro éxito profesional y de cualquier otra índole en la sociedad actual. Conseguir una buena expresión escrita es objetivo de la enseñanza reglada obligatoria (Primaria, ESO, Superior).

6. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: Saber hablar bien en público Pero saber hablar bien, y sobre todo, saber hablar bien en público no ha merecido la misma atención en los programas de enseñanza. Esto se hace más patente en los estudios superiores de ciencias de la salud, pues a diferencia de otras titulaciones (como Derecho, Economía, etc.), a los alumnos de enfermería, medicina o fisioterapia, no se les prepara o capacita para saber hablar bien en público. Gestores y profesionales de la salud se comunican usualmente en un ámbito privado y restringido (no público)

7. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: Saber hablar bien en público Y, en determinadas ocasiones, por exigencias de nuestra profesión nos veremos obligados a tener que hablar en público Es decir, a dejar de un lado nuestro trabajo asistencial, de gestión o investigador, y a convertirnos en oradores, papel para el cual quizás no estemos preparados suficientemente. Esto puede ocasionar que nuestra disertación pública no se desarrolle con brillantez, éxito y que no obtengamos los objetivos perseguidos en nuestra intervención oral. Es necesaria por tanto, una formación que capacite a cualquier gestor y profesional de la salud para desenvolverse con éxito cuando hablan en público, cuando se convierten en oradores.

8. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: Saber hablar bien en público Para transmitir públicamente y con éxito conocimientos de nuestra disciplina, los resultados o experiencia propia de nuestro trabajo a personas, tanto de nuestra profesión como ajenas a ella, exige una preparación que desarrolle habilidades. Hablar bien en público, ser un buen orador, es expresarse oralmente en público con eficacia y convicción Debe ser el objetivo de cualquier profesional de cualquier disciplina

9. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: Saber hablar bien en público Hablar bien en público, con capacidad para exponer con claridad y confianza nuestras ideas Es importante para las personas y para la organización a la que pertenecemos porque nos promociona personal y profesionalmente Es una oportunidad, no solo para llevar nuestro mensaje directamente a muchas personas, si no para hacernos ver, destacar, influir en los demás… Y no se olvide que al hacernos visibles también transmitimos nuestra imagen públicamente. Para conseguir una intervención pública de calidad y con éxito, el orador debe: Preparar su intervención, antes de su exposición pública Desarrollar estrategias durante la exposición oral

10. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: ¿Para qué hablar en público? Un acto de hablar en público (conferencia, debate, mitin, entrevista e inclusa el pregón de una fiesta) es cualquier mensaje expuesto oralmente ante un público y también se conoce como discurso Generalmente, en nuestro ámbito profesional se habla en público para presentar públicamente informes de gestión, de resultados, memorias, proyectos, sesiones clínicas, comunicaciones orales, ponencias, conferencias o charlas, discursos, defender una tesis doctoral, impartir un curso de formación postgrado, etc., Es decir, en cualquier intervención pública donde usando la palabra debemos dirigirnos a una audiencia más o menos numerosa y presente en una sala e incluso remota, en otros lugares.

11. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: ¿Para qué hablar en público? En todas esas posibles intervenciones públicas existen unas características comunes que les incumben: Cada uno de ustedes es la persona que tiene que dirigir la palabra a un público. Por lo que se enfrenta a una audiencia compuesta por un número variable de personas. Para ello ustedes han preparado una charla, conferencia, demostración, presentación o como quieran llamarla. Con esa intervención pública pretendéis varias cosas: Ser escuchado y ser comprendido para comunicar un mensaje E influir sobre el comportamiento futuro de la audiencia y además…..quedar bien ante la audiencia

12. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: ¿Para qué hablar en público? En efecto, independientemente del objeto que tenga nuestra intervención pública (presentar un informe de gestión, caso clínico), en ella el orador: Pretende darse a conocerse. Captar la atención y suscitar el interés. Y siempre hay que transmitir un mensaje, convencer y conseguir que nos recuerden por nuestros conocimientos, aportaciones científicas, logros en la gestión, etc. Es decir, no nos limitamos a hablar en público, desprovistos de toda intencionalidad, y sólo para exponer asépticamente los resultados de una gestión o cómo resolvimos un caso clínico. Al orador le mueve una intencionalidad: le interesará transmitir lo “brillante” que ha sido su gestión o lo eficazmente que resolvió un “complicado” caso clínico. Y eso debe hacerlo con naturalidad y entusiasmo para “conectar” con el público.

13. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: Para presentar una exposición oral de calidad y con éxito El orador deberá preparar la intervención pública, antes de su exposición: Definir el mensaje y la audiencia Estructurar los elementos del mensaje a emitir Elaborar un guión de notas Concebir y elaborar el material audiovisual de apoyo a la comunicación oral Ensayar la exposición oral. Estrategias del orador durante la exposición oral Técnicas para reducir el miedo a hablar en público Técnicas para causar buena impresión a la audiencia Estrategias para que la audiencia retenga el mensaje Recurso para finalizar la exposición oral

14. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público: Elementos que intervienen en la transmisión del mensaje oral La persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién) El discurso (qué) El auditorio (a quién) La finalidad del discurso (para qué) La preparación y desarrollo de un discurso (cómo) Del uso y disposición del espacio y el tiempo (dónde y cuándo) De las presentaciones y de los medios audiovisuales, e incluso, de la documentación entregada a los asistentes (con qué).

15. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién) Allgreatspeakerswerebadspeakers at first (Emerson: Power) Hay personas que cuando tienen que hacer uso de la palabra ante una audiencia comienzan con frases tales como: “¡Buenas tardes!.....no se me da muy bien hablar, pero como no me ha quedado más remedio…” “Yo no soy orador, pero…” Con esta horrorosa introducción, el que habla invoca la indulgencia del auditorio y trataba de predisponerlo a su favor, pidiendo que dispensaran su falta de dominio de la oratoria

16. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público 3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién) Situación: hemos aceptado dirigirnos oralmente a una audiencia para presentar un proyecto, un informe de gestión o enseñar técnicas de autocuidados a diabéticos, etc. Es decir, nos convertimos en oradores o personas que durante unos minutos va a dirigir la palabra a una audiencia con el fin de comunicar algo e influir de algún modo en su comportamiento futuro. Su éxito o fracaso hablando en público depende fundamentalmente de tres cosas: De su nivel de seguridad en sí mismo: de su autoconfianza. De su habilidad para comunicarse oral y gestualmente. De la confianza y simpatía que sepa usted suscitar en su audiencia.

17. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién): La autoconfianza y el miedo a hablar en público Hablar en público puede causar preocupación, desconfianza, nerviosismo, ansiedad y hasta miedo. De poco vale el reflexionar que usted va a hablarles de cosas que conoce bien: ¡al fin y al cabo por eso me lo han encargado a mí y no a otro! El miedo escénico es algo que todos los actores conocen bien Y no solo los novatos se ponen nerviosos. Hasta los actores más veteranos sienten en los estrenos ese nudo en la garganta que aparece cuando tenemos que afrontar lo desconocido. No anunciar nuestro nerviosismo con frases como “Discúlpenme por lo nervioso que estoy...”

18. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién): La autoconfianza y el miedo a hablar en público Por tanto, cierto nerviosismo es normal Pero la ansiedad excesiva impide la concentración y la facilidad de palabra No anunciar el nerviosismo al auditorio: ni con la palabra ni con gestos del cuerpo Existen consejos para reducir el miedo escénico: Hablar consigo mismo de forma positiva: no pensar en lo nervioso que está Usar técnicas de relajación: respiración profunda y elaboración de imágenes positivas: pensar que usted va a hablarles de cosas que conoce bien

19. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién): La autoconfianza y el miedo a hablar en público Cierta actividad también relaja: pasear, gesticular con mesura Pero el miedo escénico, los nervios, la ansiedad, no son más que manifestaciones de nuestra inseguridad ¿Cómo desaparece la inseguridad de un modo radical? Sencillamente aplicando estas cuatro normas: Hablar solo de lo que se sabe. Tener claro el objetivo que se persigue. Preparar a fondo lo que se quiere decir. Estudiar las necesidades, deseos y características de la audiencia.

20. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién): La autoconfianza y el miedo a hablar en público Hablar sólo de lo que se conozca suficientemente bien Actualizar los conocimientos: La preparación de un orador no termina nunca Hay que conocer lo que se dice y, además, poner los conocimientos al día Mediante la lectura de libros y artículos, asistencia a congresos del tema de que se trate, conversaciones formales o informales con otros profesionales, etc.

21. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién): La autoconfianza y el miedo a hablar en público Tener claro el objetivo que se persigue: Toda exposición oral tiene dos propósitos principales: informar y persuadir. Según el tipo de comunicación de que se trate predomina un objetivo o el otro. Existe un tercer objetivo posible, el de distraer o divertir a la audiencia, pero que en nuestro ámbito profesional no suele tener cabida. Es más, es lo que debemos evitar: distraer a la audiencia de nuestros verdaderos objetivos. Antes de hablar en público, cuando prepare su discurso, debe tener constantemente presente qué pretende conseguir con ello, y ha de poner todo su empeño y aplicar todos sus esfuerzos en esa dirección.

22. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién): La autoconfianza y el miedo a hablar en público Preparar a fondo lo que se quiere decir: Es fundamental para experimentar un sentimiento de autoconfianza el conocer bien aquello de lo que se va a hablar Pero una cosa es aprender un tema que no se domina y repetirlo Y otra cosa muy distinta es encontrarse en condiciones de responder a las preguntas que en el coloquio nos puedan plantear Por consiguiente, no dejar nada al azar Y preparar el discurso concienzudamente Por ejemplo: ponerse en el lugar de la audiencia y buscar respuesta para las preguntas que es previsible que nos formulen

23. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.1. ¡Usted, el orador! o la persona que tiene que dirigirse a una audiencia (quién): La autoconfianza y el miedo a hablar en público Estudiar las necesidades, deseos y características de la audiencia Contribuye a que desaparezca… El miedo escénico, los nervios, la ansiedad y otras manifestaciones de nuestra inseguridad

24. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.2. ¿A quién? Los asistentes Para realizar una exposición oral de forma clara y eficaz, de forma que el público comprenda la información que se comunica y pueda aprender de ella, el orador debe: Tener en cuenta la clase de audiencia: colegas de la misma, o distinta especialidad; estudiantes de dicha disciplina, profesionales de otras disciplinas, pacientes, etc. Y adaptar el mensaje al público destinatario y al tiempo de que se dispone: el orador valora el nivel de conocimientos y comprensión de la audiencia, preguntándose, ¿Qué saben y necesitan saber sobre el tema? Definir el mensaje que desea transmitir a la audiencia: lo que quiere que aprenda o retenga el público. (Unidad 4)

25. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.2. ¿A quién? Los asistentes ¿Cuántos asisten? Cuando tenga que pronunciar un discurso infórmese en primer lugar acerca de cuántos serán los asistentes al acto No es lo mismo dirigirse a un público de veinte que a otro de doscientas Con el primero es posible adoptar un tono más íntimo y amigable, nos podemos permitir el acercarnos físicamente a ellos Cabe dar mayor participación a nuestro auditorio en el turno de preguntas; es posible ser más informales en nuestras expresiones. Conforme el tamaño de un grupo crece estas licencias se reducen

26. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.2. ¿A quién? Los asistentes ¿A quiénes me dirigiré? Cuando tenga que pronunciar un discurso infórmese sobre quiénes serán los asistentes al acto Hablar en público significa practicar la empatía, ponerse en el lugar de las personas que van a asistir al acto Y hablarles acerca de las cosas que les gustan y les interesan en un lenguaje que ellos pueden comprender Se puede repetir un mismo discurso pero modulándolo en función de la audiencia a la que nos dirigimos: No es lo mismo hablar para alumnos que para profesionales graduados En ambos casos perseguiremos lo mismo: que aprendan algo sobre determinado tema o que modifiquen una conducta Pero lo haremos con un lenguaje apropiado a cada grupo

27. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.2. ¿A quién? Los asistentes ¿Por qué asisten? También es necesario saber por qué razón acuden Porque no tienen otra cosa mejor que hacer, y piensa que la charla puede ser interesante o divertida; Porque la asistencia es obligatoria (tiene que ir), o es deseable que lo vean asistiendo (debe ir); Porque el tema conecta con sus intereses personales, culturales o profesionales.

28. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.2. ¿A quién? Los asistentes Conectar con la audiencia Un mensaje puede llegar a la audiencia y ser comprendido (supera las barrera física e intelectual) Pero puede no surtir el efecto previsto Esto sucede si el mensaje no logra traspasar la barrera psicológica Esta barrera tiene que ver principalmente con la aceptación y/o rechazo del orador por parte de la audiencia, y de lo que él representa Si el orador utiliza argumentos “contrarios” a las ideas del auditorio, se crea cierto rechazo hacia el orador El mensaje no influirá en la audiencia debido al rechazo personal de esta respecto del orador y de su discurso

29. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.2. ¿A quién? Los asistentes La atención de la audiencia depende fundamentalmente de factores psicológicos Tan pronto como aparece el orador ante la audiencia, antes incluso de comenzar a hablar, la audiencia se plantea una pregunta básica acerca de quién se dirige a ella: ¿Puedo confiar en esta persona? La primera regla para lograr la atención, es enlazar con los intereses del auditorio Teniendo en cuenta que estamos dispuestos a escuchar A quien hable de lo que afecta (bien o mal) a mi propia persona, a mi profesión, de cómo resolver mis problemas..., de todo lo que tenga que ver conmigo

30. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.3. ¿Para qué? Los objetivos o la finalidad del discurso Desde el punto de vista de los objetivos existen fundamentalmente tres tipos de discursos: Discursos para informar Discursos para persuadir Discursos para entretener: que no suelen tener cabida en nuestro ámbito Otros autores distinguen entre discursos para convencer y discursos para persuadir Uno y otro tipo pretenden lo mismo: cambiar la actitud del auditorio respecto de una cuestión La diferencia radica en que el discurso para convencer emplea generalmente argumentos racionales Mientras que el discurso para persuadir se apoya preferentemente en argumentos emocionales (apelan a las emociones)

31. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.3. ¿Para qué? Los objetivos o la finalidad del discurso La clasificación anterior no es excluyente Y los discursos son híbridos donde se pueden entremezclar los tres tipos de objetivos Así, un curso de formación como éste, se basaría en discursos con objetivos informativos/formativos Pero el formador pretende, sin duda, influir en el ánimo de los asistentes para que adopten determinados hábitos de conducta y suscitar en ellos determinadas actitudes Por ejemplo, que los alumnos no rehúyan y acepten con naturalidad dirigirse públicamente a una audiencia si son invitados a ello (objetivo de convencimiento y persuasión) Al mismo tiempo es posible que en algunos momentos el formador introduzca en su discurso anécdotas, ironía, etc. Para que la sesión formativa resulte más amena (entretenida) o para ganarse el aprecio de nuestra audiencia

32. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.3. ¿Para qué? Los objetivos o la finalidad del discurso En todo discurso oral, casi siempre estamos intentando vender algo: una idea, una actitud, nosotros mismos…. Por tanto, hay quien considera toda comunicación pública como una comunicación comercial Lo cual permite enfocar los objetivos de toda exposición oral como objetivos de la comunicación en marketing o comunicación publicitaria Pero no podemos pretender influir por igual en todas las personas que nos escuchan

33. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.3. ¿Para qué? Los objetivos o la finalidad del discurso Si, por ejemplo, tratamos de convencer a una audiencia de las ventajas de emplear una nueva técnica sobre la tradicionalmente empleada Tendremos que conformarnos con que una parte de nuestro auditorio —probablemente el segmento mayor— simplemente escuche y se familiarice con la nueva técnica que se le expone Que otra parte algo menor de nuestra audiencia conozca las ventajas de obrar así Otra parte más reducida todavía se decidan a emplear la nueva técnica Y que quienes ya lo hacen —seguramente un porcentaje muy pequeño de los asistentes— perseveren en su conducta

34. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Uso del tiempo: brevedad La primera característica de un discurso es su brevedad Un cura experimentado le decía a un cura joven que se preparaba para pronunciar su primer sermón: “Hay tres puntos clave para pronunciar un buen sermón: que sea breve, que no sea largo y que sea corto”. O el refrán clásico que dice que: “lo bueno, si breve, dos veces bueno Y su segunda parte no tan conocida: “lo malo, si breve, no tan malo” Casi nadie se lamenta de lo breve que le ha resultado un discurso o conferencia Pero muchos se quejan cuando el discurso en cuestión se prolonga más allá de lo esperado

35. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Uso del tiempo: brevedad ¿Cuánto debe durar una exposición oral? No hay respuesta exacta para esta pregunta Como un discurso tiene siempre una finalidad: transmitir una idea, dar a conocer un proyecto, “vender” algo, generar o modificar conductas y actitudes La duración de un discurso debe ser la justa para conseguir su objetivo de informar, persuadir, vender, etc. Y esos objetivos no se consigue pronunciando discursos muy largos, que fatigan y aburren a la audiencia Por consiguiente, cuando tenga que preparar un discurso hágase la siguiente pregunta: ¿Cuánto tiempo deberé emplear para conseguir mi objetivo sin cansar a la audiencia?

36. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Uso del tiempo: brevedad Si los organizadores del acto le permiten utilizar ese tiempo necesario, ya tiene su problema resuelto Pero si usted necesita, por ejemplo, media hora y la organización del acto solo le permite hablar durante quince minutos No intente embutir ese discurso de media hora en la mitad del tiempo Corte lo secundario, sintetice y elimine “la paja” (lo superfluo), y aproveche ese tiempo de 15 minutos del que dispone A lo mejor este discurso más breve y concentrado es incluso mejor y más eficaz que el habría preparado para media hora Piense que en solo veinte segundos, un spot de televisión presenta una historia que incluso puede resultar divertida o interesante, y coloca un argumento de venta Si un anuncio televisual puede vender un coche en veinte segundos, ¿no va usted a ser capaz de venderlo en veinte minutos?

37. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Uso del tiempo: brevedad Hay que ajustar el contenido al tiempo del que se dispone Se consigue eliminando lo que NO es indispensable para transmitir el mensaje a la audiencia Es mejor pecar de corto que de largo: si le sobrara tiempo —que no le sobrará— siempre se puede llenar con el coloquio posterior Para saber cuánto le va a durar su discurso y comprobar si le cabe o no en el tiempo previsto hay que ensayarlo previamente: Ensayo con audiencia: nos hacen sugerencias Ensayo sin audiencia ante espejo: se puede grabar en un cassette y su posterior audición le permitirá corregir errores, memorizar partes de su discurso, comprobar si su tono y volumen de voz es el adecuado, si su expresión es la idónea, etc.

38. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Uso del tiempo: brevedad Puntualidad para empezar y puntualidad para terminar El orador no solo tiene que llegar puntualmente a la cita Incluso es conveniente que llegue con anticipación suficiente para verificar que todo (audiovisuales, megafonía,...) está en orden Si por causas absolutamente fortuitas y fuera de su control, llega tarde a una cita con su auditorio Es obligado que comience excusando su retraso, sin entretenerse demasiado Pues el auditorio no tiene ninguna culpa de ello, y ya ha consumido parte de su tiempo en la espera

39. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Uso del tiempo: brevedad De igual modo, es de rigor ser puntual en la terminación Para evitar que se pase del tiempo hay tres remedios clásicos: Que alguien le avise a usted gestualmente cuando falten cinco minutos del final Poner su propio reloj en lugar visible Usar un reloj con alarma, programado para que suene unos minutos antes del final En cualquier caso, si percibe usted que sus oyentes bostezan, se rebullen en su asiento, tosen o recogen sus pertenencias, no lo dude, y acelere el final

40. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Uso del espacio No siempre el orador tiene la oportunidad de elegir el lugar en donde va a hacer uso de la palabra Los organizadores se encargan con frecuencia de este menester Pero si depende de usted o si existe la posibilidad de que atiendan a sus peticiones, conviene que prevenga el problema del espacio físico

41. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) La primera norma es que el local se ajuste al número de personas previstas por lo que debe tener en cuenta la capacidad del local Ni una multitud de gente pugnando por encontrar un sitio en un local pequeño, ya atestado de gente, ni un gran local en el que veinte o treinta personas, sentadas muy lejos las unas de las otras, dan una sensación de fracaso de convocatoria En segundo lugar conviene tener en cuenta la disposición de los asientos dentro del local: si usted puede hacer colocar los asientos en la disposición que más favorezca a sus objetivos y a su planificación de la charla

43. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Uso del espacio Cualquiera que sea la disposición que adopte hay un par de cosas que conviene tener en cuenta: La primera consiste en lograr que, si se prevé que la sala no va a llenarse del todo, se ocupen en primer lugar las primeras filas, o los asientos más cercanos al orador La segunda es que usted no debe permitir que a su espalda ni a los lados haya nada ni nadie que distraiga a la audiencia

44. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Los fallos de organización ¿Cómo evitarlos? Lo primero, dar por escrito instrucciones minuciosas de qué y cómo se quiere que se preparen lo referente a su discurso A continuación, hablar personalmente o por teléfono con la persona a quien le hayan encargado materialmente de la organización, y a quien probablemente NO le han transmitido las instrucciones que nosotros dimos Antes del acto comprobar personalmente que todo está en orden Elaborar un checklist para estar seguro de que no hemos omitido comprobar nada

45. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Los fallos de organización: mi propia lista de comprobación Documentación: ¿Está la documentación convenientemente fotocopiada, grapada, perforada...? ¿Se dispone de las carpetas para todos los asistentes? ¿Hay provisión de folios, bolígrafos, rotuladores...? Medios audiovisuales: ¿Funcionan convenientemente todos los aparatos: televisor, PC, cañón de proyección, video, DVD,...? ¿La audiencia puede desde sus asientos ver convenientemente la pantalla y con el tamaño suficiente? ¿Se dispone de un técnico por si se le requiriere en un momento dado? ¿Funciona convenientemente el sonido?

46. Unidad 3. La comunicación oral para hablar y comunicarse en público3.4. Uso y disposición del tiempo y del espacio (cuándo y dónde) Los fallos de organización: mi propia lista de comprobación Asientos: ¿La disposición de la sala es la adecuada para nuestros objetivos? ¿Se puede ver y oír convenientemente desde todos los asientos? Ruido: ¿Va a haber algún tipo de ruido previsible: tráfico, obras, etc., en esta sala? Temperatura: ¿Se han tomado las previsiones necesarias para que no haga demasiado frío o demasiado calor? Mis necesidades: ¿Dispongo de agua y vaso? ¿Dispongo de puntero? ¿Cuento con alguien para que me ayude a repartir documentación, monitorizar los trabajos de grupo, proyectar las diapositivas, etc.? Otros detalles: ¿Dónde están los servicios, el bar, los teléfonos?

47. Bibliografía 1. Martínez Selva, JM. Aprender a comunicarse en público: guía práctica. Barcelona: Paidós, 2001. 2. Morales Alonso, CJ. Guía para hablar en público. Método completo y práctico para las más diversas situaciones. Madrid: Alianza Editorial SA, 2007. 3. Puchol Moreno, Luis. Hablar en público. España: Ediciones Díaz de Santos, 2007.