etapas de organizacion de evento. Meriyou Renna

1. ETAPAS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE
UN EVENTO
Meriyou Renna C.I.:24771252

2. Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen
por objeto la preparación de los recursos que componen el evento.
Preponderantemente se trata de contratación de proveedores y coordinación
entre las prestaciones. Orden del día o programa
Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según el programa de
que se trate, se tendrá en cuenta: Los himnos van de mayor a menor.
Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que primero habla el anfitrión
y por último, la persona más importante o el homenajeado. Todo depende del
evento y del papel de cada uno de los participantes.
EJEMPLO: fiesta de 15 años, preparar una lista de invitados una vez que sabe la
cantidad de persona debes buscar el sitio apropiado, escoger la decoración, la
música sobretodo el vals. El tipo de show que deseas, preparar la hora loca, los
cotillones, comida y así pasaran una fiesta excelente.

3. MontajeDisposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se
llevará a cabo el evento, por ejemplo: el sonido, sillas, mesas,
decoración, contratación de menús hay que reservarla con por lo menos una
semana de antelación, indicando el número de comensales.
Depende del horario, la duración del evento y la cantidad de invitados,
Se debe ir al salón para conocer la distribución de las tablas, y organizar el
protocolo. Ejecución: Fase en la que, estando los participantes del evento
reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades
planificadas y demás. Por Ejemplo: en el montaje de la fiesta tenemos que tener
decoradores, las agencias de festejo, los chef encargados de la comida, la
compañía de sonido, los organizadores de la hora loca.

4. EjecuciónFase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en
marcha todo aquello que hemos planificado y que hemos producido Cada punto
debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, También es bueno contar con
planes alternativos para situaciones imprevistas. En actos o eventos importantes,
es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con
normalidad. Por ejemplo: primero entrara al salón de fiesta la cumpleañera con
su cortejo y luego la recibirá la persona que iniciara el vals para luego
incorporarse todos al baile, luego se realizara el brindis los mesoneros estarán
pendientes de la comida, los organizadores de la hora loca estarán pendientes
de entregar los cotillones, el sonido de colocar la música.

5. Desmontaje
Retiro de los materiales, decoración, sillas, tarima y elementos
utilizados en la reunión. Por ejemplo: Orden del equipo para el retiro de
materiales. Estarán presentes los organizadores de la decoración, agencia de
festejo, y sonido para desmontar todo.

6. Evaluación de resultados
Fase posterior a la celebración del evento; en ella se evalúan todas
las actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se
ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores
organizaciones de actos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo
desarrollado. Por ejemplo: momento en que se establece el grado de
cumplimiento de los objetivos. Como evaluación se tomara en cuenta si se
cumplieron todos los objetivos, y si no se mejorara para la próxima fiesta.