Gerencia de procesos

KATHERINE VÁSQUEZ – LINA DELGADILLO – DANILO ESPINAL

2
TABLA DE CONTENIDO
LISTA DE TABLAS ............................................................................................................................................................ 3
LISTA DE ILUSTRACIONES............................................................................................................................................. 4
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................ 5
1 ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN............................................................................................ 6
1.1 Objetivos............................................................................................................................................................ 7
1.1.1 General..................................................................................................................................................... 7
1.1.2 Específicos............................................................................................................................................... 7
1.2 Guías Metodológicas ......................................................................................................................................... 7
2 IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE PROCESOS................................ 8
2.1 Levantamiento de Información.......................................................................................................................... 9
2.2 Mejoramiento de Procesos............................................................................................................................... 12
2.2.1 PLANEAR - ¿QUÉ MEJORAR?........................................................................................................... 12
2.2.1.1 Etapa 1: Mapa de Procesos................................................................................................................ 12
2.2.1.1.1 Construcción de Procesos .......................................................................................................... 12
2.2.1.1.2 Clasificación de Procesos........................................................................................................... 14
2.2.1.1.3 Identificación de Subprocesos y Procedimientos ....................................................................... 16
2.2.1.2 Etapa 2: Caracterización de procesos ................................................................................................ 22
2.2.2 PLANEAR - ¿CUÁLES MEJORAR?.................................................................................................... 41
2.2.2.1 Etapa 3: Identificación de Oportunidades de Mejora ........................................................................ 41
2.2.2.1.1 Indicadores de Gestión............................................................................................................... 41
2.2.2.1.2 Anomalías identificadas............................................................................................................. 46
2.2.3 PLANEAR - ¿EN QUÉ ORDEN? ......................................................................................................... 48
2.2.3.1 Etapa 4: Priorización de Oportunidades ............................................................................................ 48
2.2.4 HACER, VERIFICAR, ACTUAR - ¿CÓMO HACERLO?................................................................... 50
2.2.4.1 Etapa 5: Escenarios de Mejoramiento ............................................................................................... 50
2.2.4.1.1 Escenario 1. Mejoramiento interno de procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación........... 50
2.2.4.1.2 Escenario 2. Mejoramiento interno de procesos misionales....................................................... 50
2.2.4.1.3 Escenario 3. Mejoramiento autónomo de la entidad que requiere el empoderamiento del
estudiantado 50
2.2.4.1.4 Escenario 4. Mejoramiento con la participación de otras entidades........................................... 50
2.2.4.2 Etapa 6: Plan de Mejoramiento ......................................................................................................... 51
2.2.4.3 Etapa 8: Implementación de Acciones de Mejora ............................................................................. 53
3 CONCLUSIONES..................................................................................................................................................... 53
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................................................ 54

3
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Levantamiento de Información del trabajo del Consejo Editorial....................................... 11
Tabla 2. Construcción del Proceso de Producción de la Revista Política & Administración ........... 12
Tabla 3. Construcción del Proceso de Producción del Periódico lo Público en Movimiento ........... 13
Tabla 4. Clasificación de los Procesos Realizados por el Consejo Editorial .................................... 15
Tabla 5. Identificación de Sub proceso No. 1 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN
REVISTA POLÍTICA & ADMINISTRACIÓN............................................................................... 17
Tabla 6. Identificación de Sub proceso No. 2 y Procedimientos del proceso PRODUCCIÓN
REVISTA POLÍTICA & ADMINISTRACIÓN............................................................................... 18
PERIÓDICO LO PÚBLICO EN MOVIMIENTO............................................................................ 19
PERIÓDICO LO PÚBLICO EN MOVIMIENTO............................................................................ 20
Tabla 9. Caracterización de Procesos Estratégicos - Planeación ...................................................... 23
Tabla 10. Caracterización de Procesos Estratégicos - Organización ................................................ 26
Tabla 11. Caracterización de Procesos Estratégicos - Dirección ...................................................... 29
Tabla 12. Caracterización de Procesos Estratégicos - Control.......................................................... 30
Tabla 13. Caracterización de Procesos Misionales - Producción de la Revista Política &
Administración.................................................................................................................................. 33
Tabla 14. Caracterización de Procesos Misionales - Producción del Periódico Lo Público en
Movimiento....................................................................................................................................... 37
Tabla 15. Proceso Misional - Producción Semestral de la Revista Política & Administración........ 43
Tabla 16. Proceso Misional - Producción Semestral del Periódico Lo Público en Movimiento ...... 45
Tabla 17. Identificación de Anomalías ............................................................................................. 47
Tabla 18. Priorización de Anomalías ................................................................................................ 49
Tabla 19. Plan de Mejoramiento del Consejo Editorial..................................................................... 51

4
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Dinámica del Proceso de Gestión................................................................................ 10
Ilustración 2. Triángulo del Método.................................................................................................. 14
Ilustración 3. Mapa de Procesos Actual del Consejo Editorial de las Publicaciones Estudiantiles .. 21
Ilustración 4. Etapas de Seguimiento a las Intervenciones Públicas................................................. 41

5
INTRODUCCIÓN
El control de la gestión a las entidades públicas, es una importante herramienta que nos
sirve como un medio de prevención, corrección, reconocimiento de anomalías, solución y
evaluación de las mismas, en diferentes momentos y espacios de las diferentes entidades.
Realizar el control de la gestión es de gran importancia para lograr un mejor
funcionamiento y un ágil proceso de cada una de las actividades que se desarrollan en las
entidades públicas.
En el siguiente texto reconoceremos cómo con el logro de un buen control de la gestión, se
espera que las organizaciones modifiquen y mejoren no solo sus modelos de operación y
sus actividades, sino además la cultura organizacional, haciendo un verdadero compromiso
por parte tanto de quienes conforman, operan y controlan la entidad.
Para ello presentaremos un estudio de caso práctico con la organización Consejo Editorial
de las publicaciones estudiantiles de la Facultad de pregrado de la Escuela Superior de
Administración Pública. El trabajo consistirá en la construcción, identificación y
mejoramiento de procesos, buscando que la organización adapte este modelo a su
funcionamiento y mejore así aquellas falencias que han impedido que logre desarrollar su
objetivo principal.
En ese sentido, el documento se divide en tres partes. La primera, está dedicada a presentar
los aspectos de la investigación; la segunda, presentará la identificación, caracterización,
análisis y evaluación de procesos, para finalizar con unas conclusiones. Esperamos que este
tipo de actividades sean el punto de partida para fortalecer saberes que se relacionan de
forma directa con la carrera profesional, y de esta manera llevar a la práctica aquellas
herramientas básicas y elementales del manejo organizacional para ser aplicado a la
sociedad colombiana.

6
1 ASPECTOS GENERALES DE
LA INVESTIGACIÓN

7
1.1 Objetivos
1.1.1 General
El propósito de la investigación es hacer una construcción, deconstrucción y reconstrucción de los
procesos efectuados por la organización Consejo Editorial de la Revista Política & Administración
de la Escuela Superior de Administración Pública, utilizando las herramientas conceptuales y
metodológicas aportadas en las asignaturas de control de la gestión, planeación y proyectos del
desarrollo, en aras de comenzar a tener un conocimiento cada vez más técnico sobre el
funcionamiento de las organizaciones y sobre la manera cómo se pueden identificar aspectos
fundamentales de las mismas que pueden ser modificados para garantizar un cumplimiento
adecuado de objetivos y metas concretas.
1.1.2 Específicos
Hacer una evaluación y diagnóstico de los procesos efectuados hasta la fecha por el Consejo
Editorial de la Revista Política & Administración, incluyendo su caracterización e identificación de
anomalías y riesgos.
i. Efectuar la identificación y caracterización de los procesos efectuados por el Comité
Editorial
ii. Desarrollar la identificación de anomalías y riesgos de los procesos efectuados por el
Comité Editorial
1.2 Guías Metodológicas
Para efectos de esta investigación acudiremos a las siguientes herramientas técnicas que servirán
como pauta para seguir un camino coherente y un hilo conductor que ayude trabajar e identificar los
aspectos adecuados y así cumplir los objetivos trazados:
i. Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de
procesos, procedimientos y trámites
ii. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos
iii. Índices de Gestión
iv. Tablas de Retención Documental para Entidades Distritales
v. Normas Generales de Control Interno
vi. Guía para la Construcción de indicadores
vii. Guía para la Construcción de indicadores de Gestión
viii. Guía para la Formulación y Seguimiento de la Planeación Institucional

8
2 IDENTIFICACIÓN,
CARACTERIZACIÓN,
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE
PROCESOS

9
En esta primera parte, con base en la descripción cronológica y detallada de cada tarea que a través
de las entrevistas realizaron los partícipes directos de la producción de las publicaciones
estudiantiles; y a partir de la observación del desarrollo de las mismas, el equipo de trabajo hará la
identificación, construcción y diseño de éstas en procesos, de tal manera que se pueda empezar a
entender el actuar de la organización Comité Editorial de la Revista Política & Administración a la
luz de un modelo de operación orientado a procesos, estableciendo las características de cada uno,
para así categorizarlos ya sea como procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo
y de evaluación.
Por otra parte, con esta construcción se busca reconocer los procesos tal cual se realizan en la
actualidad, pues la idea es hacer un diagnóstico en el que se identifiquen las anomalías que impiden
su correcto adelanto, para tratarlas, eliminarlas y así rediseñar unos procesos estandarizados que se
expresen en documentos escritos claros y que generen compromisos serios entre los integrantes de
la organización y las demás organizaciones con las que se relaciona.
2.1 Levantamiento de Información
Teniendo en cuenta que vamos a construir los procesos – dado que no existen – que lleva a cabo la
organización Consejo Editorial de la RP&A y del PLPM, tal como se han desarrollado hasta la
fecha, para evaluarlos, su identificación se hará inicialmente por medio de entrevistas y de
observación directa de las actividades realizadas por los actores involucrados para conocer a fondo
las condiciones de trabajo y los actores implicados en su desarrollo1
. Los datos que resulten de estas
entrevistas y observaciones servirán de guía fundamental y serán el insumo que permitirá
transformar la información obtenida en procesos claros, coherentes, secuenciales, organizados,
manejables y susceptibles de ser controlados y por lo tanto mejorados. Para empezar, es necesario
contestar las siguientes preguntas2
:
¿Qué se hace? (Productos y Procesos); ¿Para qué se hace? (Fin Superior), (Misión); ¿Cómo se
hace? (Secuencia Cronológica); ¿Quién lo Hace? (Responsables); ¿Con qué se hace? (Recursos);
¿Cuánto tarda? (Tiempo Real de Ejecución). La respuesta a estas preguntas es el paso principal para
poder comenzar a reconocer sub procesos dentro de cada proceso efectuado por el Consejo
Editorial, y así seguir desagregando con mayor facilidad cada uno de estos, pasando por las
actividades y tareas, hasta llegar a las acciones más simples, o micromovimientos con sus
respectivos responsables. Para esto, usaremos la matriz de levantamiento de información que
permitirá distribuir los datos recolectados de manera secuencial y ordenada, para así poder mirar los
aspectos centrales necesarios en el análisis. (Véase Tabla 1)
De la información sistematizada en la Tabla 1 se puede comenzar a ver, por una parte, una
secuencia de acciones que permitirá, por medio de una observación detallada, deducir los
procedimientos, actividades, tareas y acciones simples que se han estado llevando a cabo por cada
responsable. Por otra parte, esta información muestra que sobre el objetivo superior del Consejo
1
COLOMBIA. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos. [en línea]
[Consultado 19 Abr. 2013]. p. 15. Disponible en
<http://www.bogota.gov.co/search/google/guia%20distrital?query=guia%20distrital&cx=001376977018358426596%3Ay
iop5rqfyh0&cof=FORID%3A11&sitesearch=>
2
Ibíd., p. 16.

10
Editorial hay una intervención de dos actores externos a él (Facultad de Pregrado y Grupo de
Publicaciones), lo cual implica no solo generar una planeación ajustada y que tenga en cuenta estos
tiempos externos, sino además crear acciones alternativas que permitan lograr consensos con esos
actores, pues como veremos más adelante, los productos que ocasiona cada uno de estos actores
externos son insumos necesarios para que los productos que origina el Consejo Editorial se
entreguen dentro del tiempo establecido, lo cual afectaría de manera positiva el funcionamiento
interno del Consejo Editorial. Con esta información procederemos a construir cada proceso. De
esta manera se contrastará el cumplimiento actual y real frente al objetivo y los tiempos trazados
originalmente.
En la matriz de levantamiento de información se presentan de manera somera a grandes rasgos los
pasos de manera secuencial, que con el trabajo del analista se desarticularán hasta llegar a sus
prácticas más concretas, es decir, acciones simples o micromovimientos.
En los siguientes acápites, hasta el acápite 2.5, seguiremos la metodología aportada por la Guía
Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y
trámites, en la cual se sugieren 9 etapas precisas para el mejoramiento de procesos, procedimientos
y trámites, que resultan de las respuestas a 4 preguntas base (¿Qué mejorar?, ¿Cuáles mejorar?, ¿En
qué orden?, ¿Cómo hacerlo?) que permiten identificar la estructura esencial de un modelo de
operación por procesos y relacionarlo con la dinámica del proceso de gestión3
. Esta dinámica se
encuentra enmarcada en el ciclo de mejoramiento continuo: Planear, Hacer, Verificar y Actuar
(PHVA), buscando, en este caso específico, identificar los procesos de calidad y control llevados a
cabo por el Consejo Editorial durante el proceso de producción de las publicaciones estudiantiles de
la ESAP (Véase ilustración 1).
Ilustración 1. Dinámica del Proceso de Gestión
3
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Nacional para la
simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites. [en línea] [Consultado 21
Abr. 2013]. 96 p. Disponible en <http://www.bogota.gov.co/secretariageneral/pdfs/guia.pdf>

11
Tabla 1. Levantamiento de Información del trabajo del Consejo Editorial
Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones
Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos
4
COLOMBIA. ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27). Por el cual se otorga estímulo académico y de carácter pecuniario a un
estudiante del programa de formación profesional en Administración Pública seleccionado por mérito para desempeñarse como Monitor en calidad de Auxiliar para la Revista
Estudiantil Política & Administración. Considerando.
INTERROGANTE ¿Qué se hace? ¿Para qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Quién lo Hace?
¿Cuánto
tarda?
¿Con qué se
hace?
RESPUESTA
1. Una (1) edición
semestral de la
Revista Política
&
Administración
El propósito por el cual se
producen y divulgan estas
publicaciones se encuentra
enmarcado dentro del eje
misional de docencia de la
ESAP, que por medio de la
Facultad de Pregrado,
establece dentro de su
estrategia institucional
mecanismos que conducen
a la formación integral de
sus estudiantes, tal como
las publicaciones
estudiantiles. Éstas, que
son editadas y difundidas
por los estudiantes, se
hacen incentivando la
publicación de artículos
con temas concernientes a
la administración de lo
público4
.
1. Paso: Selección de dos (2)
estudiantes que serán
editores de las
publicaciones.
Facultad de
Pregrado
2 meses
Recursos
Institucionales2. Paso: Recibir los artículos
que aspiran ser parte de la
edición semestral de la
Revista y del Periódico.
Editores
30 días
3. Paso: Seleccionar tres (3)
estudiantes para el Consejo
Editorial.
25 días
2. Una (1) edición
semestral del
Periódico Lo
Público en
Movimiento.
Equipos de
cómputo de
cada Integrante
del Consejo
Editorial
4. Paso: Seleccionar los
artículos que harán parte de
la edición semestral de la
Revista y del Periódico.
Consejo Editorial 45 días
5. Paso: Diagramar e
imprimir las Publicaciones
Grupo de
Publicaciones
6 meses
6. Paso: Difundir las
Publicaciones estudiantiles
en la sede Central y en
todas las Sedes
Territoriales.
Consejo Editorial 1 mes

12
2.2 Mejoramiento de Procesos
2.2.1 PLANEAR - ¿QUÉ MEJORAR?
2.2.1.1 Etapa 1: Mapa de Procesos
En esta etapa se tendrá en cuenta la información recolectada en la matriz de levantamiento de
información, la cual nos permitirá identificar los procesos, clasificarlos, identificar sus
correspondientes sub procesos, actividades, tareas y acciones simples, para finalmente diagramar el
mapa de procesos resultante.
2.2.1.1.1 Construcción de Procesos5
En este punto se identificarán los procesos existentes desarrollados por el Consejo Editorial,
permitiéndonos dar cuenta además de cuáles procesos no se están llevando a cabo, lo cual
probablemente sea una de las causas de las anomalías que se van a señalar más adelante.
Para tal fin hemos desarrollado una segunda matriz para desagregación de procesos, en la que
incluimos los pasos identificados en la matriz de levantamiento de información bajo las preguntas:
¿Qué se hace? y ¿Cómo se hace? En esta matriz de desagregación se desarticula cada paso, de
manera deductiva, hasta llegar a los elementos más particulares de la acción individual del
integrante de la organización. Este es el punto de partida: 1. Edición semestral de la Revista Política
& Administración y 2. Edición semestral del Periódico Lo Público en Movimiento.
Tabla 2. Construcción del Proceso de Producción de la Revista Política & Administración
Proceso:
Producción Semestral de la Revista
Política & Administración
Fecha: 20/04/2013
Descripción:
Conducir a la publicación de una (1)
edición de la Revista cada semestre,
difundirla y entregarla en la sede central y
en las sedes territoriales de la ESAP
No. de
Documento:
01
No. Insumo Proveedor Fase Producto Cliente
1
Editores
Seleccionados
Facultad de Pregrado
Selección de Asistentes
de Edición del Consejo
Editorial
Consejo Editorial
Completo
Comunidad de
la ESAP
2
Consejo
Editorial
Seleccionado
Editores Recepción de Artículos
Artículos para ser
revisados
Consejo
Editorial
3
Artículos
Recibidos
Estudiantes de todo el
país de la ESAP
Revisión de Artículos
Artículos
Revisados
Consejo
Editorial
4
Artículos
Revisados
Consejo Editorial
Clasificación de
Artículos
Artículos que
cumplieron los
Requerimientos
Editores
5
Artículos
Calificados
Consejo Editorial Corrección de Estilo
Artículos
Editados
Grupo de
Publicaciones
6 Artículos Consejo Editorial Diagramación Revista Autores de los
5
Óp. Cit. COLOMBIA. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos. p. 23 – 27.

13
definitivos
listos en
formato Word
Diagramada en
PDF
artículos
7
Revista
Diagramada
en formato
PDF
Grupo de
Publicaciones
Revisión
Revista
Diagramada
Revisada
Grupo de
Publicaciones
8
Revista
Diagramada
Corregida
Definitiva
Grupo de
Publicaciones
Impresión Revista Impresa
Comunidad de
la ESAP
Tabla 3. Construcción del Proceso de Producción del Periódico lo Público en Movimiento
Proceso:
Producción Semestral de la Revista
Política & Administración
Fecha: 20/04/2013
Descripción:
Conducir a la publicación de una (1)
edición de la Revista cada semestre,
difundirla y entregarla en la sede central y
en las sedes territoriales de la ESAP
No. de
Documento:
02
No. Insumo Proveedor Fase Producto Cliente
1
Consejo
Editorial
Seleccionado
Editores Recepción de Artículos
Artículos para ser
revisados
Consejo
Editorial
2
Artículos
Recibidos
Estudiantes de todo el
país de la ESAP +
Docentes ESAP
Artículos
Revisados
Consejo
Editorial
3
Artículos
Revisados
Consejo Editorial
Clasificación de
Artículos
Artículos que
cumplieron los
Requerimientos
Editores
4
Artículos
Calificados
Consejo Editorial Corrección de Estilo
Artículos
Editados
Grupo de
Publicaciones
5
Artículos
definitivos
listos en
formato Word
Consejo Editorial Diagramación
Periódico
Diagramado en
PDF
Autores de los
artículos
6
Periódico
Diagramado
en formato
PDF
Grupo de
Publicaciones
Revisión
Periódico
Diagramada
Revisada
Grupo de
Publicaciones
7
Revista
Diagramada
Definitiva
Grupo de
Publicaciones
Impresión Periódico Impresa
Comunidad de
la ESAP

14
Con la información de las dos tablas anteriores se puede continuar haciendo la desagregación en
labores cada vez más concretas, buscando llegar al establecimiento de responsables con sus
respectivos tiempos y fechas determinadas de cumplimiento. A continuación, construidos los
procesos con unas acciones que denominamos fases, pasaremos a identificar los subprocesos y
procedimientos que de esta construcción se derivan. Es importante señalar que al referirnos a
procedimientos, estamos acudiendo al esquema del Triángulo del método6
, de cuyos nueve (9)
niveles que lo conforman, tomaremos los últimos cinco (5),
pues es en estos que podemos ubicar el nivel de
complejidad de la organización
objeto de análisis. (Véase Ilustración
2)
Como se observa en la Ilustración 2,
al referirnos a procedimientos
estamos hablando de la conjunción
de actividades, tareas y
micromovimientos o acciones
simples, usando entonces los niveles
de proceso, subproceso, y
procedimiento, para ser aplicados al
Consejo Editorial, repetimos, dado
su nivel de complejidad.
2.2.1.1.2 Clasificación de Procesos
Para este ítem se tiene como punto de partida la existencia de unos procesos que realizan o deben
realizar las organizaciones, en este caso el Consejo Editorial, y si lo que buscamos es lograr que
esta organización se rija por un modelo de operación basad en procesos, debemos hacer una
clasificación que nos permita diferenciar con más detalle, toda la clase de labores efectuadas7
. En
esta clasificación se incluyen 4 clases de procesos:
i. Procesos Gerenciales o de direccionamiento estratégico
ii. Procesos Misionales
iii. Procesos de apoyo
iv. Procesos de evaluación
En la tabla 4 se muestra la clasificación actual de los procesos efectuados por el Consejo Editorial.
Si tenemos como criterio la clasificación mencionada, empezaremos en este punto indirectamente a
darnos cuenta de anomalías que presenta la organización, que se pueden evidenciar en esta tabla:
6
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Distrital de Procesos y
Procedimientos. [en línea] [Consultado 19 Abr. 2013]. p. 31. Disponible en
<http://www.bogota.gov.co/secretariageneral/pdfs/guia.pdf>
7
Ibíd., p. 32.
Fuente: Tomado de la Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la
racionalización de procesos, procedimientos y trámites
Ilustración 2. Triángulo del Método

15
Tabla 4. Clasificación de los Procesos Realizados por el Consejo Editorial
Tipo de
Proceso
Procesos Tarea Responsable Producto
Estratégico
Planeación
1. Definición de líneas
temáticas para la recepción
de artículos
Consejo
Editorial
Convocatoria para recepción de
artículos
2. Elaboración de cronograma Editores Plan de trabajo (no estandarizado)
Organización
1. Definición de criterios
para selección de
estudiantes asistentes de
edición.
Editores
Publicación de convocatoria para
conformar el Consejo Editorial
Dirección
No se desarrolló este proceso
en la organización por sus
responsables directos
Editores
Cultura organizacional de
compromiso
Control
1. Revisión de artículos
Consejo
Editorial
Artículos seleccionados y eliminados
2. Corrección de estilo Editores Artículos diagramados
Misional
Producción y
difusión de la
Revista Política
&
Administración
1. Apertura de
convocatorias para
recepción de artículos
Editores Revista Final Impresa
Producción y
difusión del
Periódico lo
Público en
Movimiento
2. Apertura de
convocatorias para
recepción de artículos
Editores Periódico Final Impreso
De apoyo
Gestión
Documental
Consejo
Editorial
Documentos clasificados y ordenados
Gestión de
Comunicaciones
Consejo
Editorial
Base de datos actualizada, completa y
amplia
Gestión Humana
Selección de asistentes de
edición.
Editores
Consejo Editorial conformado por
dos (2) editores y tres (3) asistentes
de edición.
Gestión de
calidad
Consejo
Editorial
Criterios de entrega y revisión claros
y definidos
Productos entregados a tiempo
De
evaluación
Evaluación y
Mejoramiento de
la Gestión
Editores
Desarrollo de modelo de operación
por procesos de la organización
Desarrollo de compromisos por parte
de los asistentes de edición
Autoevaluación
y Autocontrol
Consejo
Editorial
Calidad en los entregables
Reducción en los tiempos de
ejecución y entrega de productos y
subproductos
Control de
Calidad
Revisión de Revista y
Periódico diagramados
Consejo
Editorial
Productos entregados a tiempo
Productos sin errores

16
En la tabla 4 realizamos una clasificación de los procesos que efectúa el Consejo editorial. Si bien
es cierto en la tabla de levantamiento de información se muestran dos (2) procesos principales que
son la producción de la Revista y la producción del Periódico, de acuerdo al modelo que queremos
implementar en esta organización existen necesariamente otros procesos que se interrelacionan y
afectan el funcionamiento de estos, atravesando de forma transversal todas las etapas.
Inicialmente, se debe decir que estos dos (2) procesos principales de producción de la Revista y del
Periódico, corresponden al eje misional de la organización, pues para ello fue creada: Para
promover y estimular en los estudiantes de la ESAP la escritura y el libre-pensamiento crítico y con
alta rigurosidad académica, logrando que dicho estamento escriba artículos para ser publicados en la
Revista y el Periódico cada semestre.
En segundo lugar, para poder llevar a cabo esta misión el equipo u organización necesita de un
direccionamiento estratégico que planifique, organice, dirija y controle y defina las labores
específicas que debe llevar a cabo cada miembro de la organización, de una manera ajustada al
cumplimiento de los objetivos, y siempre orientados a la razón de ser principal que son los usuarios,
en este caso los estudiantes de todas las sedes de la ESAP. En la tabla 4 se pueden apreciar algunos
de los procesos de direccionamiento estratégico que se efectuaron por los Editores del Consejo
Editorial, pues ellos son los encargados principales por la Facultad de Pregrado, de manejar y dirigir
estas publicaciones. Sin embargo, como se verá más adelante en el análisis de anomalías, el Consejo
Editorial no ha estado llevando a cabo – pues no existen aún en esta organización – todos los
procesos estratégicos que debería estar efectuando, si de obtener como organización éxito se trata,
lo cual es resultado del desconocimiento de herramientas gerenciales que llevan a ordenar y adecuar
las actuaciones del equipo para mejorar la calidad de la gestión, ausencia que además, y que es lo
más grave, conduce a fallas que impiden el cumplimiento a cabalidad del objetivo superior o
misión.
En tercer lugar, además de tener clara la razón de ser del Consejo Editorial y de necesitar un órgano
de dirección que conduzca el rumbo de la misma, la organización requiere realizar una clase de
labores que permitan la consecución de los insumos básicos para que el resto de procesos se puedan
dar y son los procesos de apoyo. Siguiendo con la tabla 4, esta clase de procesos se cometieron de
una manera muy precaria, influyendo en los resultados finales de cada semestre.
Por último, en cuanto a los procesos concernientes a la evaluación, si bien es cierto el Consejo
cumplió con uno de estos, que se refiere a la calidad de las publicaciones finales, no hubo
retroalimentación entre los distintos participantes, y no hubo un mejoramiento producto del
aprendizaje, lo cual tuvo incidencias en el tiempo estimado para la entrega de los productos a los
usuarios.
2.2.1.1.3 Identificación de Subprocesos y Procedimientos
Teniendo ya identificados, construidos y clasificados los procesos cumplidos por el Consejo
Editorial, en este paso se presentará la relación completa entre procesos, subprocesos y
procedimientos (actividades, tareas y acciones simples) desarrollados en el cumplimiento de los
objetivos de esta organización.

17
Tabla 5. Identificación de Sub proceso No. 1 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN REVISTA POLÍTICA
& ADMINISTRACIÓN
MACROPROCESO DOCENCIA
PROCESO
PRODUCCIÓN REVISTA POLÍTICA &
ADMINISTRACIÓN
SUB - PROCESO RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD TAREA ACCIÓN SIMPLE
Apertura de
Convocatoria
Reunión de Apertura del
Consejo Editorial
Definir criterios y líneas temáticas para la
convocatoria de recepción de artículos
Definir criterios acerca de las características
que deben tener los artículos que deben enviar
los autores aspirantes a publicar en la Revista
Definir Criterios para la calificación
cuantitativa y cualitativa que se dará a cada
aspecto evaluado en los artículos
Redacción de Convocatoria
Digitar la Convocatoria
Imprimir la Convocatoria en Facultad de
Pregrado
Diligenciar formato para solicitar impresión de
afiches al grupo de publicaciones de la ESAP
Solicitar impresión de afiches al grupo de
publicaciones
Publicación de Convocatoria
Enviar la Convocatoria a los correos
Institucionales
Enviar la Convocatoria a los correos Personales
Publicar la Convocatoria en la Página Web de
la Revista
Solicitar la Publicación de la Convocatoria en
la página Web de la ESAP
Fijar las convocatorias con sus respectivos
afiches en las carteleras y puntos de
concurrencia de la ESAP
Recepción de Artículos
Espera de envío de artículos por parte de los
aspirantes
Recepción de artículos en los correos
electrónicos de la Revista

18
Tabla 6. Identificación de Sub proceso No. 2 y Procedimientos del proceso PRODUCCIÓN REVISTA POLÍTICA
& ADMINISTRACIÓN
PROCESO
EDICIÓN REVISTA POLÍTICA &
ADMINISTRACIÓN
SUB - PROCESO SELECCIÓN DE ARTÍCULOS
PROCEDIMIENTO
Inicio de
Edición
Evaluar los artículos de acuerdo a los criterios establecidos en
la convocatoria
Publicación de
Resultados
Enviar los resultados a los correos Institucionales
Enviar los resultados a los correos personales de cada
aspirante y autor seleccionado
Solicitar la Publicación de los resultados en la página Web de la
ESAP
Publicar los resultados en la Página Web de la Revista
Fijar los resultados en las carteleras y puntos de concurrencia
de la ESAP
Finalización
de Edición
Primera
Comunicación con
autores
Realizar Corrección de Estilo
Enviar comentarios y recomendaciones a cada autor
Esperar la recepción de los cambios hechos a los artículos
Revisar de nuevo los artículos reenviados por los autores
Envío de Comentarios Finales
Entrega de la Revista
sin diagramar y con
imágenes al Grupo de
Publicaciones de la
ESAP
Redactar carta con el contenido de la entrega al Grupo de
Publicaciones de la ESAP
Quemar CD con artículos sin diagramar e imágenes
Hacer entrega formal de la carta con el CD
Esperar la versión diagramada de la Revista por parte del
Grupo de Publicaciones de la ESAP
Segunda
Comunicación con
autores
Enviar Revista diagramada para ser revisada por los autores
Esperar la Revisión diagramada ser revisada por los autores
Envío de Cambios Finales al Grupo de Publicaciones de la
ESAP

19
Tabla 7. Identificación de Sub proceso No. 1 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO
PÚBLICO EN MOVIMIENTO
PROCESO
PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO PÚBLICO
EN MOVIMIENTO
SUB - PROCESO RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS
PROCEDIMIENTO
Apertura de
Convocatoria
Reunión de Apertura del
Consejo Editorial
que deben tener los artículos que deben enviar
los autores aspirantes a publicar en el periódico
Redacción de Convocatoria
Digitar la Convocatoria
Pregrado
Diligenciar formato para solicitar impresión de
afiches al grupo de publicaciones de la ESAP
publicaciones
Publicación de Convocatoria
Institucionales
Enviar la Convocatoria a los correos Personales
la Revista
Recepción de Artículos
aspirantes
electrónicos del periódico.

20
Tabla 8. Identificación de Sub proceso No. 2 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO
PÚBLICO EN MOVIMIENTO
PROCESO
PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO PÚBLICO
EN MOVIMIENTO
SUB - PROCESO SELECCIÓN DE ARTÍCULOS
PROCEDIMIENTO
Inicio de
Edición
Evaluar los artículos de acuerdo a los criterios establecidos en
la convocatoria
Publicación de
Resultados
Enviar los resultados a los correos Institucionales
Enviar los resultados a los correos personales de cada
aspirante y autor seleccionado
Solicitar la Publicación de los resultados en la página Web de la
ESAP
Publicar los resultados en la Página Web de la Revista
Fijar los resultados en las carteleras y puntos de concurrencia
de la ESAP
Finalización
de Edición
Primera
Comunicación con
autores
Realizar Corrección de Estilo
Enviar comentarios y recomendaciones a cada autor
Esperar la recepción de los cambios hechos a los artículos
Revisar de nuevo los artículos reenviados por los autores
Envío de Comentarios Finales
Entrega de la Revista
sin diagramar y con
imágenes al Grupo de
Publicaciones de la
ESAP
Redactar carta con el contenido de la entrega al Grupo de
Quemar CD con artículos sin diagramar e imágenes
Hacer entrega formal de la carta con el CD
Esperar la versión diagramada de la Revista por parte del
Grupo de Publicaciones de la ESAP
Segunda
Comunicación con
autores
Enviar Revista diagramada para ser revisada por los autores
Esperar la Revisión diagramada ser revisada por los autores
Envío de Cambios Finales al Grupo de Publicaciones de la
ESAP

21
A continuación, con los anteriores insumos haremos la diagramación del mapa de procesos del
Consejo Editorial de las publicaciones estudiantiles de la ESAP. Como se pudo ver en la
clasificación de procesos desarrollados por esta organización, y aun cuando muchos de estos
procesos no se realizaron por parte de sus responsables, presentaremos el mapa para que se puedan
evidenciar precisamente los espacios vacíos que deben ser subsanados si pretende un mejor
funcionamiento del Consejo Editorial.
Ilustración 3. Mapa de Procesos Actual del Consejo Editorial de las Publicaciones Estudiantiles
Fuente: Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y
trámites
Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización
de procesos, procedimientos y trámites
En el mapa de procesos preliminar mostrado en la ilustración 3 se nos presenta un panorama actual
del Consejo Editorial. En este mapa se puede ver que consciente o inconscientemente el Consejo
Editorial ha estado actuando en el marco de unos procesos, pero de manera desordenada e
incompleta, pues aquellos procesos que tienen un signo de interrogación señalan que estos no

22
fueron realizados y los que no tienen este signo, a pesar de haber sido realizados no se hizo
contemplando todos los aspectos necesarios para el bien hacer del proceso.
2.2.1.2 Etapa 2: Caracterización de procesos
Recapitulando, hasta este momento, respecto al trabajo de análisis que estamos realizando sobre el
Consejo Editorial, con base en información recolectada por medio de entrevistas y de observación
directa con los actores directamente implicados, hemos construido los procesos que este Consejo
efectúa, los subprocesos y los procedimientos (actividades, tareas y acciones simples) que los
materializan. También, apoyados en la anterior información elaboramos el mapa de procesos del
Consejo que nos permitió ver ausencias o espacios vacíos en la realización de procesos vitales para
la organización.
Es necesario ahora para poder continuar hilando el tejido organizacional de este Consejo, establecer
quienes han sido los responsables de llevar a cabo cada actividad, y que sub productos arroja cada
una. Este será otro insumo importante para la identificación de anomalías que haremos
posteriormente y para la posterior reconstrucción de procesos y resignación de tiempos y fechas
exactas, ya que el diagrama dejará ver los tiempos de espera o “tiempos muertos”, pues de allí se
derivan explicaciones respecto a incumplimiento en la entrega puntual de productos. En las tablas 9
y 10 se hará la caracterización de cada proceso (estratégico, misional, de apoyo, de evaluación)
mostrando cada actividad, el responsable de realizarla, y el diagrama de flujo que de allí surge,
usando los datos registrados en la matriz de construcción de procesos complementándolos y
clarificándolos.
Los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de caracterizar un proceso son las siguientes:
1. Nombre del proceso
2. Tipología del proceso
3. Objetivo del proceso:
4. Responsable o líder del proceso
5. Normatividad que lo soporta
6. Descripción del proceso
6.1 Proveedor
6.2 Entradas (Insumos)
6.3 Flujo de actividades del proceso
6.4 Responsable de actividad
6.5 Salidas (Productos)
6.6 Cliente
6.7 Documentos Asociados

23
Tabla 9. Caracterización de Procesos Estratégicos - Planeación
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
Organización
Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento
Líder del Proceso Editores 1 y 2 de las Publicaciones Estudiantiles
Nombre del Proceso
Definición de Criterios Generales y Actividades del Consejo Editorial
Tipo de Proceso Estratégico Planeación
Objetivo del Proceso
1. Definir los lineamientos generales que enmarcarán el quehacer del Consejo Editorial así como las
actividades que se llevarán a cabo durante el semestre, con el propósito de establecer claridades y
responsabilidades entre sus integrantes, buscando finalmente la consecución de la misión de la
organización.
2. Definir criterios, condiciones generales y líneas temáticas para la recepción de artículos para el
Periódico y la Revista.
Normatividad que lo Soporta
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27 de 2013).

24
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Proveedor
Entradas
(Insumos)
Actividades del
Proceso
Flujo PHVA
Responsable de
Actividad (Cargo)
Salidas (Productos)
Comunidad
Receptora
Documentos Asociados
Facultad de
Pregrado
Resolución de
vinculación por
estímulo
académico
Reunión inicial
entre Editores para
definir criterios de
selección de
artículos
P Editores 1 y 2 de
las publicaciones
estudiantiles
Convocatoria para
selección de artículos
Estudiantes de la
ESAP
Convocatorias
redactadas y firmadas
Reunión inicial
entre Editores para
selección de
asistentes de
edición
Convocatoria para
selección de asistentes
de edición
Elaboración de
cronograma de
trabajo
Editores 1 y
2 de las
publicaciones
estudiantiles
Convocatorias
para selección de
artículos y
asistentes de
edición
Publicar y Difundir
las Convocatorias
H Editores 1 y 2 de
las publicaciones
estudiantiles
Artículos recibidos
para ser revisados
Editores 1 y 2de
las publicaciones
estudiantiles
Actas de Cierre de las
convocatoriasEsperar los
artículos por parte
de los autores y
asistentes
aspirantes

25
Fuente: Guías Distrital y Nacional de Procesos y Procedimientos
Tabla: Elaboración Propia
Autores y
asistentes
aspirantes
Artículos
entregados
para ser
revisados
Confirmar que se
hayan publicado las
convocatorias por
todos los medios de
difusión posibles y
hayan llegado a
todas las sedes de la
ESAP
V Editores 1 y 2 de
las publicaciones
estudiantiles
Artículos recibidos y
registrados
Editores 1 y 2 de
las publicaciones
estudiantiles
Registros de envío de
correos electrónicos
Confirmar que se
hayan incluido
todos los artículos
recididos en el acta
de cierre de la
convocatoria
Actas de Cierre de las
convocatorias
Autores y
asistentes
aspirantes
Reenviar por
correo electrónico
las convocatorias y
revisar las
carteleras de
publicación de
afiches en la ESAP
A
Editores 1 y 2 de
las publicaciones
estudiantiles
¨Verificación completa
de publicación y
difusión de
convocatorias
Estudiantes de la
ESAP
Convocatorias
redactadas y firmadas
Revisar, incluir y
registrar a todos
los aspirantes que
enviaron artículos

26
Tabla 10. Caracterización de Procesos Estratégicos - Organización
Organización
Nombre del Proceso
Selección de Asistentes de Edición para el Consejo Editorial
Tipo de Proceso Estratégico Organización
Seleccionar por sistema de méritos tres (3) estudiantes de la ESAP para pertenecer al Consejo
editorial en calidad de asistentes de edición.

27
Proveedor
Entradas
(Insumos)
Actividades del
Proceso
Flujo PHVA
Responsable de
Actividad (Cargo)
Salidas
(Productos)
Comunidad
Receptora
Editores 1 y 2
Listado de
seleccionados
para aspirar a
ser asistentes de
edición del
Consejo
Editorial
Reunión entre
Editores para
realización de
entrevista
P
Editores de las
publicaciones
estudiantiles
Criterios
definidos para
realización de
entrevistas
Editores 1 y 2
Listados de preguntas para
aspirantes
Asistentes
aspirantes
Artículos
recibidos para
ser revisados
Revisar artículos
H
Editores 1 y 2
Artículos
revisados,
calificados y
seleccionados
Editores 1 y 2
Instrumento para calificación de
artículosCalificar de
artículos
Hojas de Vida
Realizar entrevistas Editores 1 y 2
Asistentes de
Edición
Seleccionados
Consejo
Editorial
Listado de resultadosListados de
preguntas para
aspirantes
Asistentes de
Edición
Seleccionados
Listado de
resultados
Publicar resultados Editores 1 y 2
Legitimidad,
publicidad y
transparencia
en el proceso
de selección
Comunidad
ESAP
Registros de envío de resultados a
correos electrónicos de clasificados,
no clasificados y comunidad
Registro de publicación en página
Web ESAP, Web Revista y
Periódico

28
Asistentes
aspirantes
Artículos
recibidos para
ser revisados
Comprobar datos y
requerimientos
completos
V
Editores 1 y 2
Igualdad en la
selección de
aspirantes
Asistentes
aspirantes
Listado de resultados
Hojas de Vida
Listados de
preguntas
Editores 1 y 2
Resultados de
Entrevistas
Revisar
calificaciones de
artículos de
aspirantes
Editores 1 y 2
Igualdad en la
selección de
aspirantes
Asistentes
aspirantes
Revisar
ponderación de
resultados de
entrevistas a
aspirantes Legitimidad,
publicidad y
transparencia
en el proceso
de selección
Comunidad
ESAP
Registros de envío de correos
electrónicos
Revisar que la
publicación de
resultados haya
llegado a todas las
sedes
Autores y
asistentes
aspirantes
Listado de
resultados
Corregir
Resultados antes de
publicarlos
A
Editores 1 y 2
Resultados
definitivos
Consejo
Editorial
Acta de formación del Consejo
Editorial
Asistentes
aspirantes

29
Tabla 11. Caracterización de Procesos Estratégicos - Dirección
Organización
Nombre del Proceso
Tipo de Proceso Estratégico Dirección
1. Motivar a los asistentes de edición para la consecución de objetivos organizacionales
2. Liderar todos los procesos y presentar lineamientos y condiciones claras para el Consejo Editorial
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (ESTE PROCESO NO SE REALIZÓ POR PARTE DE LOS EDITORES 1 Y 2)

30
Tabla 12. Caracterización de Procesos Estratégicos - Control
Organización
Nombre del Proceso
Tipo de Proceso Estratégico Control
1. Vigilar que todos los integrantes de la organización cumplan con sus compromisos
(NO SE CUMPLIÓ)
2. Velar por que se garantice la calidad académica de los artículos
3. Garantizar que los productos de la organización se entreguen dentro del tiempo delimitado
(NO SE CUMPLIÓ)

31
Proveedor
Entradas
(Insumos)
Actividades del
Proceso
Flujo PHVA
Responsable de
Actividad (Cargo)
Salidas
(Productos)
Comunidad
Receptora
Autores
aspirantes a
publicar
Artículos
enviados
durante la
apertura de la
convocatoria
Reunión entre el
Consejo Editorial
para definir
criterios de
calificación de
artículos recibidos
P Consejo Editorial
Criterios de
rigor
académico
Consejo
Editorial
Acta de cierre de la convocatoria
Instrumento
de calificación
Autores
aspirantes a
publicar
Artículos
enviados
durante la
apertura de la
convocatoria
Entregar los
artículos para
revisión de cada
miembro del
Consejo Editorial
H Editores 1 y 2
Artículos
enviados en
archivo
comprimido a
cada miembro
Consejo
Editorial
Acta de cierre de la convocatoriaActa de
entrega de
artículos

32
Consejo
Editorial
Instrumento de
calificación
Verificar que los
artículos se estén
revisando bajo el
criterio del Consejo
V Editores 1 y 2
Calidad,
rigurosidad y
transparencia
en el proceso
de selección de
artículos
Autores
aspirantes a
publicar
Instrumento de calificación
Criterios de
rigor académico
Comunidad
ESAP
Editores 1 y 2
Acta de entrega
de artículos
Hacer revaluación
de criterios y de
artículos
A Editores 1 y 2
Calificación de
artículos bajo
los criterios
establecidos
por el Consejo
Autores
aspirantes a
publicar
Acta de compromiso
Instrumento de
calificación
Comunidad
ESAP

33
Tabla 13. Caracterización de Procesos Misionales - Producción de la Revista Política & Administración
Organización Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento
Líder del Proceso Consejo Editorial
Nombre del Proceso Producción y difusión de la Revista Política & Administración
Tipo de Proceso Misional
1. Ser un canal de comunicación y expresión efectivo por medio del cual los estudiantes de la ESAP
plasmen sus pensamientos y producciones académicas.
2. Publicar semestralmente artículos académicos de alta calidad en la Revista Política &
Administración
3. Publicar los resultados de los semilleros de investigación (Resultado no desarrollado)

34
Proveedor
Entradas
(Insumos)
Actividades del
Proceso
Flujo PHVA
Responsable de
Actividad (Cargo)
Salidas
(Productos)
Comunidad
Receptora
Editores 1 y 2
Acta de
formación del
Consejo
Editorial
Diseñar Estrategias
de difusión de
convocatorias
P
Consejo Editorial
Criterios
definidos de
difusión de
convocatorias
Comunidad
ESAP
Actas de reunión
Establecer
responsabilidades
entre el Consejo
Editorial
Compromisos
claros de cada
integrante
Diseñar estrategias
de entrega del
producto final a los
usuarios
Estrategias
para elaborar
foro de
lanzamiento
semestral de la
Revista
Comunidad
ESAP
Objetivos del
Proceso
misional de
docencia de la
ESAP
Difundir
Convocatorias
H Consejo Editorial
Participación
estudiantil en
el proceso de
publicación
Comunidad
ESAP
Convocatorias Publicadas

35
Comunidad
ESAP
Convocatoria
para recepción
de artículos
Esperar a
recepción de
artículos
H
Consejo Editorial
Artículos
recibidos para
ser revisados
Consejo
Editorial
Acta de cierre de convocatoria
Autores
aspirantes a
publicar en la
Revista
Artículos
recibidos dentro
de la duración
de la
convocatoria
Calificar artículos
recibidos
Consejo Editorial
Artículos
calificados
Consejo
Editorial
Tabla de calificaciones y resultados
Artículos
recibidos
dentro de la
duración de
la
convocatoria
calificados
Consejo
Editorial
Publicar listas de
Resultados
Consejo Editorial
Artículos
clasificados
Comunidad
ESAP
Lista de resultados
Artículos
clasificados
Consejo
Editorial
Realizar corrección
de estilo
Editores 1 y 2
Artículos
corregidos
Autores de
artículos
seleccionados
Lista de resultados
Artículos
corregidos
Editores 1 y 2
Comunicarse con
autores
Consejo Editorial
Artículos
aceptados por
autores
Autores de
artículos
seleccionados
Registro de envío de resultados por
correo electrónico

36
Artículos
aceptados por
autores
Autores de
artículos
seleccionados
Entregar artículos
para ser
diagramados
H
Editores 1 y 2
Artículos
diagramados
Grupo de
Publicaciones
Carta de entrega de artículos
Artículos
diagramados
revisados
Consejo
Editorial
Diagramación e
impresión
Grupo de
Publicaciones
Revista
impresa
Consejo
Editorial
Carta de recepción de Publicaciones
Impresas
Grupo de
Publicaciones
Revista impresa
Entrega de la
Revista a la
Comunidad ESAP
Consejo Editorial
Revista
impresa
difundida
Comunidad
ESAP
Registro de Revistas entregadas
Grupo de
Publicaciones
Revista
Diagramada
Verificar la versión
diagramada con el
artículo original
V Consejo Editorial
Revista
Diagramada
Revisada
Grupo de
Publicaciones
Registro de correo electrónico de
aceptación
Consejo
Editorial
Revista
Diagramada
Corregida
Enviar versión
diagramada
corregida
A Consejo Editorial
Revista
impresa
Grupo de
Publicaciones

37
Tabla 14. Caracterización de Procesos Misionales - Producción del Periódico Lo Público en Movimiento
Organización Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento
Líder del Proceso Consejo Editorial
Nombre del Proceso Producción y difusión del Periódico Lo Público en Movimiento
Tipo de Proceso Misional
1. Ser un canal de comunicación y expresión efectivo por medio del cual los estudiantes de la ESAP
plasmen sus pensamientos y producciones académicas.
2. Publicar semestralmente artículos académicos de alta calidad en del Periódico Lo Público en
Movimiento
3. Publicar artículos de docentes

38
Proveedor
Entradas
(Insumos)
Actividades del
Proceso
Flujo PHVA
Responsable de
Actividad (Cargo)
Salidas
(Productos)
Comunidad
Receptora
Editores 1 y 2
Acta de
formación del
Consejo
Editorial
Diseñar Estrategias
de difusión de
convocatorias
P
Consejo Editorial
Criterios
definidos de
difusión de
convocatorias
Comunidad
ESAP
Actas de reunión
Establecer
responsabilidades
entre el Consejo
Editorial
Compromisos
claros de cada
integrante
Diseñar estrategias
de entrega del
producto final a los
usuarios
Estrategias
para elaborar
foro de
lanzamiento
semestral del
Periódico
Comunidad
ESAP
Objetivos del
Proceso
misional de
docencia de la
ESAP
Difundir
Convocatorias
H Consejo Editorial
Participación
estudiantil en
el proceso de
publicación
Comunidad
ESAP
Convocatorias Publicadas

39
Comunidad
ESAP
Convocatoria
para recepción
de artículos
Esperar a
recepción de
artículos
H
Consejo Editorial
Artículos
recibidos para
ser revisados
Consejo
Editorial
Acta de cierre de convocatoria
Autores
aspirantes a
publicar en la
Revista
Artículos
recibidos dentro
de la duración
de la
convocatoria
Calificar artículos
recibidos
Consejo Editorial
Artículos
calificados
Consejo
Editorial
Tabla de calificaciones y resultados
Artículos
recibidos
dentro de la
duración de
la
convocatoria
calificados
Consejo
Editorial
Publicar listas de
Resultados
Consejo Editorial
Artículos
clasificados
Comunidad
ESAP
Lista de resultados
Artículos
clasificados
Consejo
Editorial
Realizar corrección
de estilo
Editores 1 y 2
Artículos
corregidos
Autores de
artículos
seleccionados
Lista de resultados
Artículos
corregidos
Editores 1 y 2
Comunicarse con
autores
Consejo Editorial
Artículos
aceptados por
autores
Autores de
artículos
seleccionados
Registro de envío de resultados por
correo electrónico

40
Artículos
aceptados por
autores
Autores de
artículos
seleccionados
Entregar artículos
para ser
diagramados
H
Editores 1 y 2
Artículos
diagramados
Grupo de
Publicaciones
Carta de entrega de artículos
Artículos
diagramados
revisados
Consejo
Editorial
Diagramación e
impresión
Grupo de
Publicaciones
Revista
impresa
Consejo
Editorial
Carta de recepción de Publicaciones
Impresas
Grupo de
Publicaciones
Revista impresa
Entrega de la
Revista a la
Comunidad ESAP
Consejo Editorial
Revista
impresa
difundida
Comunidad
ESAP
Grupo de
Publicaciones
Revista
Diagramada
Verificar la versión
diagramada con el
artículo original
V Consejo Editorial
Revista
Diagramada
Revisada
Grupo de
Publicaciones
Registro de correo electrónico de
aceptación
Consejo
Editorial
Revista
Diagramada
Corregida
Enviar versión
diagramada
corregida
A Consejo Editorial
Revista
impresa
Grupo de
Publicaciones

41
2.2.2 PLANEAR - ¿CUÁLES MEJORAR?
2.2.2.1 Etapa 3: Identificación de Oportunidades de Mejora
Teniendo ya caracterizados los procesos que realiza el Consejo Editorial, se usará la herramienta
metodológica de indicadores de construcción de gestión para identificar las anomalías que se
presentan en su desarrollo. Con los procesos construidos hasta este momento, con el cronograma de
trabajo determinado para el año 2012 y con la información que corrobora la fecha de la entrega real
del producto a la comunidad, se puede trazar una serie de indicadores8
que ayudan a contrastar el
tiempo estimado contra el tiempo efectivo y así entender el problemas del uso del tiempo en esta
organización. En esta información se muestra, por una parte, la meta establecida al iniciar el año
2012, y por otra el resultado final al finalizar el año. Esto nos permitirá no solo identificar
anomalías que se presentaron durante el desarrollo de los procesos, sino además presentar el Plan de
Mejoramiento que contrarresta esta situación, llevando a que el Consejo Editorial cumpla a
cabalidad con sus objetivos y metas, dentro del tiempo establecido.
2.2.2.1.1 Indicadores de Gestión
Como se muestra en la ilustración 4, el talento humano, los recursos financieros, físicos y
tecnológicos que son empleados para la producción de las publicaciones estudiantiles siguen dentro
de una cadena de agregación de valor que produce unos resultados y unos impactos. Los recursos
que se emplean para llevar a buen término estas publicaciones son recursos públicos que han sido
asignados a la ESAP y que deben ser objeto de seguimiento riguroso, en aras que su utilización
conduzca al cumplimiento del objetivo por el cual fueron estipulados, que gira en torno al
fortalecimiento de la enseñanza impartida a través del eje misional de docencia.
Ilustración 4. Etapas de Seguimiento a las Intervenciones Públicas
Fuente: Tomado de Guía Metodológica Aplicada para la Formulación De Indicadores
8
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica Aplicada para la
Formulación De Indicadores. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. p. 12. Disponible en <
https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DEPP/Metodologias/Cartilla_Indicadores_Tocancipa_Junio2007.
pdf >

42
Partiendo entonces de la información obtenida de la organización construiremos indicadores de
gestión de eficacia de los procesos misionales de la organización, orientados a conocer la capacidad
de cubrir la demanda que tuvo la organización en el año 2012 en términos de capacidad para
entregar a la comunidad sus servicios no solo en condiciones de calidad, sino también dentro del
tiempo oportuno 9
. Lo anterior se hará por la siguiente razón: Según la información obtenida, el
principal problema que afronta el Consejo Editorial radica en el tiempo de entrega de sus productos
a la comunidad de la ESAP.
En términos de calidad, aunque nunca se construyeron indicadores al respecto, las publicaciones se
han caracterizado por sus atributos académicos que se pueden ver en los buenos comentarios y
felicitaciones por parte de estudiantes y docentes, por el hecho que, por ejemplo, la Revista Política
& Administración se encuentra en las bibliotecas de universidades del mundo como EUA,
Venezuela, Ecuador y Chile, y ha sido aceptada después de una revisión rigurosa como depósito
legal en la Hemeroteca Nacional. Al parecer, la calidad de la producción final no se discute. Lo que
sí se discute es que estos de productos de alta calidad se entregan a la comunidad con retrasos
cercanos al año o año y medio, lo cual es asombroso.
Según la resolución de vinculación de los Editores 1 y 2, que se llaman en este acto administrativo
Monitores Auxiliares 1 y 2 respectivamente, en su artículo 2° afirma que el tiempo de vinculación
de éstos es de ocho meses, y que en este periodo deben tener publicados dos (2) ediciones de la
Revista Política & Administración y dos (2) ediciones del Periódico Lo Público en Movimiento, lo
que significan dos (2) ediciones de cada publicación en el período de 4 meses10
.
Es por esto que presentaremos un panorama que manifieste los tiempos señalados en el para el
trabajo del comité, que se basan en la resolución mencionada, contra los tiempos usados realmente,
incluyendo además algo que es muy importante y que en realidad es el intríngulis de la situación de
los tiempos y que son los actores externos de la organización que afectan el desarrollo de los
procesos misionales del Consejo Editorial.
Esta influencia es muy importante tenerla en cuenta, si de mejorar los procesos de la organización
se trata, pues las anomalías por influencia interna pasan por reingeniería de procesos que están bajo
el control de la organización, pero aquellas anomalías presentadas por influencia externa deben ser
tratadas de una manera que va ligada a la propuesta de nuestra actividad, y es la concepción de
procesos adecuados para el Consejo Editorial, sumado a dinámicas de consensos y acuerdos con las
organizaciones externas que afectan el curso de sus objetivos, de los cuales esta organización no
puede tener control.
9
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica Aplicada para la
Formulación De Indicadores. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. p. 12. Disponible en <
https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DEPP/Metodologias/Cartilla_Indicadores_Tocancipa_Junio2007.
pdf >
http://portal.dafp.gov.co/portal/pls/portal/formularios.retrive_publicaciones?no=1595 p. 25
10
COLOMBIA. ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27). Por el cual
se otorga estímulo académico y de carácter pecuniario a un estudiante del programa de formación profesional en
Administración Pública seleccionado por mérito para desempeñarse como Monitor en calidad de Auxiliar para la Revista
Estudiantil Política & Administración. Art. 2.

43
La idea de estos acuerdos es que se entienda la contradicción que existe entre los objetivos, metas y
tiempos establecidos para los Editores y el tiempo que emplean los actores externos, el cual supera
en exceso el cronograma para las publicaciones estudiantiles.
A su vez, se mostrarán también las fallas de tiempo internas, que nunca fueron medidas y que
pueden dar cuenta de los desatinos de la organización en ese sentido. Si bien es cierto, como ya se
había mencionado, en esta organización no se habían determinado tiempos para cada labor tarea,
según los entrevistados se pueden estimar unos tiempos para cada una de estas, por lo cual en la
tabla 15 y 16 hablaremos de tiempo estimado como meta. Básicamente, como se ha visto durante el
documento, la producción de la Revista tiene las mismas características de la producción del
Periódico, cuyas diferencias radican en los lineamientos de escritura entre una y otro, más no en su
forma de elaborarse por tratarse de dos publicaciones escritas que deben salir a la luz de manera
simultánea, y ambas garantizando la participación y la calidad académica.
Tabla 15. Proceso Misional - Producción Semestral de la Revista Política & Administración
PROCESO MISIONAL PRODUCCIÓN DE LA REVISTA
INDICADOR: TIEMPO UTILIZADO PARA
CADA TAREA SIMPLE
Tiempo
Estimado
(Meta)
Tiempo
Utilizado
Medición
del
Indicador
Porcentaje
de
Eficacia
3 Horas 7 horas 3/7 42,86%
que deben tener los artículos que deben
enviar los autores aspirantes a publicar en la
Revista
Digitar la Convocatoria 2 horas 24 horas 2/24 8,33%
Pregrado
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Diligenciar formato para solicitar impresión
de afiches al grupo de publicaciones de la
ESAP
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
publicaciones
1/2 hora 1/2 hora 1/1 100,00%
Institucionales
1 hora 2 horas 1/2 50,00%
Personales
2 horas 2 horas 1/1 100,00%
la Revista
2 horas 2 horas 1/1 100,00%
1 hora 2 hora 1/2 50,00%

44
2 horas 24 horas 2/24 8,33%
aspirantes
21 días 21 días 1/1 100,00%
5 días 5 días 1/1 100,00%
Evaluar los artículos de acuerdo a los
criterios establecidos en la convocatoria
7 días 71 días 7/71 9,86%
Enviar los resultados a los correos
Institucionales
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Enviar los resultados a los correos personales
de cada aspirante y autor seleccionado
2 horas 2 horas 2/2 100,00%
Solicitar la Publicación de los resultados en la
página Web de la ESAP
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Publicar los resultados en la Página Web de
la Revista
2 horas 2 horas 2/2 100,00%
Fijar los resultados en las carteleras y puntos
de concurrencia de la ESAP
2 horas 24 horas 2/24 8,33%
Realizar Corrección de Estilo 7 días 27 días 7/27 25,93%
Enviar comentarios y recomendaciones a
cada autor
3 horas 3 horas 3/3 100,00%
Esperar la recepción de los cambios hechos a
los artículos
7 días 18 días 7/18 38,89%
Revisar de nuevo los artículos reenviados por
los autores
7 días 14 días 7/14 50,00%
Envío de Comentarios Finales 3 horas 3 horas 1/1 100,00%
Redactar carta con el contenido de la entrega
al Grupo de Publicaciones de la ESAP
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Quemar CD con artículos sin diagramar e
imágenes
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Hacer entrega formal de la carta con el CD 1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Esperar la versión diagramada de la Revista
por parte del Grupo de Publicaciones de la
ESAP
7 días 120 días 7/120 5,83%
Enviar Revista diagramada para ser revisada
por los autores
2 horas 2 horas 2/2 100,00%
Esperar que la Revisión diagramada sea
reenviada por los autores
5 días 12 días 5/12 41,67%
Envío de Cambios Finales al Grupo de
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Esperar que la Revista sea impresa por el
Grupo de Publicaciones
45 días 60 días 45/60 75%
Entregar la Revista a todas las sedes de la
ESAP
10 días 25 días 10/25 40%
Tabla: Elaboración propia a partir de datos obtenidos con entrevistas a miembros del Consejo Editorial

45
Tabla 16. Proceso Misional - Producción Semestral del Periódico Lo Público en Movimiento
PROCESO MISIONAL PRODUCCIÓN DEL PERIÓDICO
INDICADOR: TIEMPO UTILIZADO PARA
CADA TAREA SIMPLE
Tiempo
Estimado
(Meta)
Tiempo
Utilizado
Medición
del
Indicador
Porcentaje
de
Eficacia
3 Horas 7 horas 3/7 42,86%
que deben tener los artículos que deben
enviar los autores aspirantes a publicar en la
Revista
Digitar la Convocatoria 2 horas 24 horas 2/24 8,33%
Pregrado
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Diligenciar formato para solicitar impresión
de afiches al grupo de publicaciones de la
ESAP
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
publicaciones
1/2 hora 1/2 hora 1/1 100,00%
Institucionales
1 hora 2 horas 1/2 50,00%
Personales
2 horas 2 horas 1/1 100,00%
la Revista
2 horas 2 horas 1/1 100,00%
1 hora 2 hora 1/2 50,00%
2 horas 24 horas 2/24 8,33%
aspirantes
21 días 21 días 1/1 100,00%
5 días 5 días 1/1 100,00%
Evaluar los artículos de acuerdo a los
criterios establecidos en la convocatoria
7 días 71 días 7/71 9,86%
Enviar los resultados a los correos
Institucionales
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Enviar los resultados a los correos personales
de cada aspirante y autor seleccionado
2 horas 2 horas 2/2 100,00%
Solicitar la Publicación de los resultados en la
página Web de la ESAP
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Publicar los resultados en la Página Web de
la Revista
2 horas 2 horas 2/2 100,00%

46
Fijar los resultados en las carteleras y puntos
de concurrencia de la ESAP
2 horas 24 horas 2/24 8,33%
Realizar Corrección de Estilo 7 días 27 días 7/27 25,93%
Enviar comentarios y recomendaciones a
cada autor
3 horas 3 horas 3/3 100,00%
Esperar la recepción de los cambios hechos a
los artículos
7 días 18 días 7/18 38,89%
Revisar de nuevo los artículos reenviados por
los autores
7 días 14 días 7/14 50,00%
Envío de Comentarios Finales 3 horas 3 horas 1/1 100,00%
Redactar carta con el contenido de la entrega
al Grupo de Publicaciones de la ESAP
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Quemar CD con artículos sin diagramar e
imágenes
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Hacer entrega formal de la carta con el CD 1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Esperar la versión diagramada del Periódico
por parte del Grupo de Publicaciones de la
ESAP
7 días 120 días 7/120 5,83%
Enviar Periódico diagramado para ser
revisado por los autores
2 horas 2 horas 2/2 100,00%
Esperar que la Revisión diagramada sea
reenviada por los autores
5 días 12 días 5/12 41,67%
Envío de Cambios Finales al Grupo de
1 hora 1 hora 1/1 100,00%
Esperar que el Periódico sea impreso por el
Grupo de Publicaciones
45 días 60 días 45/60 75%
Entregar el Periódico a todas las sedes de la
ESAP
10 días 25 días 10/25 40%
En las dos anteriores tablas se pueden evidenciar los resultados del contraste efectuado entre las
metas establecidas en términos de tiempo para efectuar estas acciones simples, y los resultados
reales del tiempo que en se empleó. Los desfases son notorios, si observamos la última columna
titulada porcentaje de eficacia. Esta es una de las principales dificultades que ha afrontado la
organización durante el más reciente año, y que debe ser tratada de manera inmediata, pues de lo
contrario seguirá convirtiéndose en una conducta repetitiva e incontrolable, que en últimas termina
afectando a la comunidad de la ESAP en general, quienes reciben publicaciones atrasadas y tal vez
desactualizadas. Por supuesto hay que tener en cuenta que por su naturaleza, estas falencias son
coyunturales y producto de falencias estructurales que muy seguramente pueden contrarrestar las
equivocaciones generales del Consejo Editorial.
2.2.2.1.2 Anomalías identificadas
Para identificar aspectos problemáticos de la organización que son oportunidades para que ésta
mejore, y que se pueden empezar a evidenciar desde la clasificación de procesos, pasando por la

47
verificación de indicadores y metas de los procesos misionales, se procederá a hacer un inventario
de los procesos susceptible de mejora en la tabla 17, para tener más clara la situación11
.
Tabla 17. Identificación de Anomalías
TIPO DE
PROCESO
PROCESO ANOMALÍAS ENCONTRADAS FUENTE
ESTRATÉGI
CO
Planeación
1. No se efectuó una distribución y asignación de
responsabilidades de manera clara.
2. No se generaron documentos donde se registrara la
responsabilidad, el responsable, el tiempo especificado y
la fecha límite de entrega.
3. No se estandarizo este proceso
4. No se hizo un cronograma de trabajo claro y ajustado a
los tiempos reales de todos los actores
5. Aparte de los procesos misionales, nunca se definió la
existencia de otros procesos
Editores 1
y 2
Organización
1. El tema de Organización se limitó únicamente a
seleccionar los asistentes de edición, pero no definió y
generó compromisos en cada uno
Editores 1
y 2
Dirección ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO
Editores 1
y 2
Control
1. No se hizo vigilancia del cumplimiento de tareas de cada
integrante del Consejo
2. No se verificó que el tiempo de las acciones del Grupo de
Publicaciones coincidieran con las del Consejo Editorial
3. No se verificó que se estuviese cumpliendo el
cronograma, dado que este no fue diseñado de manera
clara y concreta
Consejo
Editorial
MISIONAL
Producción de
la Revista
1. No se establecieron acuerdos con el Grupo de
Publicaciones en términos de tiempos
2. No hubo rigurosidad en el cumplimiento del tiempo en la
materialización de tareas por parte de cada integrante del
Consejo
3. Por efectos de la falta de planeación la convocatoria no
pudo llegar a todas las sedes territoriales
4. No se articularon las publicaciones estudiantiles con otras
universidades
5. No se publicaron los resultados de semilleros de
investigación de la ESAP
6. No se articularon las publicaciones a las cátedras de la
ESAP
7. Los objetivos se cumplieron a medias
Consejo
Editorial
Producción
del Periódico
APOYO
Gestión
Documental
ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO
11
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Nacional para la simplificación, El
mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. p. 44.
Disponible en <http://www.bogota.gov.co/secretariageneral/pdfs/guia.pdf>

48
Gestión de
Comunicacion
es
Gestión
Humana
Gestión de
Calidad
EVALUACI
ÓN
Evaluación y
Mejoramiento
de la Gestión
Autoevaluació
n y
Autocontrol
Control de la
Calidad
1. El control de calidad únicamente se limitó a la edición
de las publicaciones y no a la calidad en el uso del
tiempo de cada integrante
2. No se establecieron formatos para registrar el
cumplimiento de actividades
3. No se acudió a listas de chequeo para enlistar los
requerimientos que se iban realizando
4. No se crearon registros de fechas establecidas y fechas
de entrega para cada integrante
5. No se crearon manuales o compendios que generaran
claridad en cuanto a qué debía hacer específicamente
cada integrante
Fuente: Guía Nacional para la simplificación, El mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y
trámites.
En la tabla anterior se presenta una serie de anomalías identificadas en el desarrollo de procesos,
que deben ser eliminadas con un modelo de operación orientado a procesos donde no sólo se haga
mella en aspectos organizacionales relacionados con la estructura de la misma, con las construcción
de procesos y procedimientos o con su modo de asignar responsabilidades, sino además con el
cambio o creación de una cultura organizacional dirigida al compromiso y a la conciencia de la
pertenencia a un todo y a un equipo que interactúa, que se interrelaciona, y cuyas labores dependen
e interdependen la una de la otra sin excepción, buscando ser una organización inteligente que
aprende.
Con estos insumos se puede elaborar un plan de mejoramiento que sirva para generar acciones
correctivas y preventivas frente a las anomalías identificadas y de esta manera controlar estas
situaciones indeseadas, buscando ser una mejor organización que aproveche estos peligros
potenciales y los potencié hacia el desarrollo de capacidades gerenciales que permitan una mejor y
mayor capacidad operativa.
2.2.3 PLANEAR - ¿EN QUÉ ORDEN?
2.2.3.1 Etapa 4: Priorización de Oportunidades
Siguiendo con el ciclo de mejoramiento continuo, finalizando la etapa del planear, se debe
establecer una prioridad de aquellas anomalías que deben ser tratadas, buscando con esto que se

49
ataquen los problemas de orden estructural, para que los de orden coyuntural se contrarresten como
una consecuencia lógica. (Véase tabla 18)
Tabla 18. Priorización de Anomalías
PROCESO
IMPACTO DE LA ANOMALÍA ENCONTRADA
Eficacia Eficiencia Efectividad
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
5 3 1 5 3 1 5 3 1
Planeación X X X
Organización X X X
Dirección X X X
Control X X X
Producción de la Revista X X X
Producción del Periódico X X X
Gestión Documental X X X
Gestión de Comunicaciones X X X
Gestión Humana X X X
Gestión de Calidad X X X
Evaluación y Mejoramiento de la
Gestión
X X X
Autoevaluación y Autocontrol X X X
Control de la Calidad X X X
Fuente: Guía Nacional para la simplificación, El mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y
trámites.
En la tabla de priorización de anomalías (tabla 18) se presenta una calificación que pasa por bajo,
medio y alto, dependiendo del grado de influencia negativa de las anomalías de cada proceso y
transversal a indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. En la tabla se indica cuáles son los
procesos cuyas anomalías presentan un mayor impacto en la organización. Teniendo en cuenta la
calificación dada a cada uno de estos, haremos una interpretación de cuáles son las mayores
necesidades que se deben tener en cuenta a la hora de presentar un plan de mejoramiento que dé un
orden o una secuencia al tratamiento de las dificultades. Para ello se presentarán entonces unos
escenarios de mejoramiento asociados a los procesos más relevantes en términos de posesión de
anomalías graves, para plantear las alternativas adecuadas al contexto en tratamiento. De acuerdo a
la tabla 18 el orden de tratamiento sería el siguiente:
1. Procesos Estratégicos
2. Procesos de Apoyo
3. Procesos de Evaluación

50
4. Procesos Misionales
2.2.4 HACER, VERIFICAR, ACTUAR - ¿CÓMO HACERLO?
2.2.4.1 Etapa 5: Escenarios de Mejoramiento
Continuando ahora con las tres siguientes etapas del ciclo de mejoramiento continuo bajo el cual
esquematizamos el trasegar de la organización, hacer, verificar y actuar, estableceremos los
escenarios de mejoramiento que aportará insumos para el Plan de Mejoramiento. Se tienen entonces
cuatro escenarios posibles:
2.2.4.1.1 Escenario 1. Mejoramiento interno de procesos estratégicos, de apoyo y de
evaluación
En este escenario se contempla la posibilidad de comenzar haciendo un mejoramiento de los
procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación del Consejo editorial, en ese estricto orden, pues
allí es dónde se presenta las mayores dificultades, que redundan en el incumplimiento efectivo del
objeto misional. Llegar a cumplir adecuadamente la misión va ligado a un buen proceso de
direccionamiento, que a su vez sea capaz de jalonar un proceso de planeación, que logre consolidar
claridad en las competencias de cada integrante. Así mismo, teniendo este tipo de claridades los
procesos de apoyo se establecerán y asignarán, permitiendo a su vez que el proceso de evaluación
fluya naturalmente de manera transversal entre todos los tipos de procesos de la organización,
creando un ambiente apropiado para cumplir objetivos con calidad y dentro del tiempo requerido,
que es el mayor propósito.
2.2.4.1.2 Escenario 2. Mejoramiento interno de procesos misionales
Con el referente del anterior escenario se puede pensar entonces en revisar las falencias en el tiempo
de cumplimiento de las acciones simples que van ligadas al desarrollo de la misión del Consejo
Editorial. Como se mencionó hace un instante, el hecho de desarrollar unos procesos estratégicos,
de apoyo y de evaluación, y de hacerlo de manera adecuada, permite que el desarrollo de la misión
se efectúe de manera ordenada, planeada y ajustada a los requerimientos y al contexto en el que se
desenvuelve.
2.2.4.1.3 Escenario 3. Mejoramiento autónomo de la entidad que requiere el
empoderamiento del estudiantado
Otro escenario importante que se debe contemplar es el mejoramiento a partir de los usuarios de la
organización, que en este caso son los estudiantes. En este punto hablamos del empoderamiento que
se le debe dar al usuario para que contribuya con sus aportes al progreso de la gestión del Consejo
Editorial, en la medida que ello se presenta como un punto de vista alternativo que enriquece la
manera de reconstruir.
2.2.4.1.4 Escenario 4. Mejoramiento con la participación de otras entidades
Puesto que esta organización interactúa con otras más que influyen en el desarrollo de sus procesos
misionales, el mejoramiento debe pasar también por la interacción con aquellos actores externos, en
el sentido de generar acuerdos y consensos que permitan una colaboración mutua, de ser necesaria,
para que ambos puedan trabajar mancomunadamente, sin generar perjuicios al otro, y si más bien
perfeccionando el cumplimiento de objetivos organizacionales con estrategias innovadoras y
consensuales.

51
2.2.4.2 Etapa 6: Plan de Mejoramiento
En este acápite presentamos el Plan de Mejoramiento aplicable al Consejo Editorial, en el cual se tiene en cuenta las anomalías identificadas, así
como sus causas y efectos. Se busca que este sea un insumo importante para que la organización pueda replantear su forma de actuación, evitando
que su gestión sea deficiente y pueda ser un ejemplo para otras organizaciones, dependencias, etcétera, de la ESAP, que adolecen de sistemas
adecuados de gestión y de cultura organizacional.
Tabla 19. Plan de Mejoramiento del Consejo Editorial
PROCESO
AFECTADO
DEBILIDAD CAUSA EFECTO
ACCION DE MEJORA
Preventiva Correctiva
Planeación
1. No se efectuó una distribución y asignación de
responsabilidades de manera clara.
2. No se generaron documentos donde se registrara la
responsabilidad, el responsable, el tiempo
especificado y la fecha límite de entrega.
3. No se estandarizo este proceso
4. No se hizo un cronograma de trabajo claro y
ajustado a los tiempos reales de todos los actores
5. Aparte de los procesos misionales, nunca se
definió la existencia de otros procesos
1. Desconocimiento
por parte de los
Editores 1 y 2 del
tema
organizacional y
de la elaboración y
construcción de un
proceso adecuado
de gerenciamiento
de procesos.
2. Falta de
direccionamiento
por parte de la
Facultad de
Pregrado
1. Debilidad en la
estructura
organizacional
2. Debilidad en el
liderazgo
3. Ausencia de
control efectivo
4. Toma de
decisiones
inadecuada
5. Incumplimiento
en los tiempos de
entrega
6. Falta de
compromiso de
los integrantes
7. Afección a la
comunidad
académica en la
demora de
entrega de las
publicaciones
1. Capacitar a los
aspirantes a
Editores
1. Establecer Plan
estratégico Institucional
y Proceso Estratégico
Organización
1. El tema de Organización se limitó únicamente a
seleccionar los asistentes de edición, pero no
definió y generó compromisos en cada uno
1. Establecer
compromisos no
formales, cultura
organizacional y
empoderamiento
1. Elaborar manual de
compromisos
Dirección No se ha desarrollado Desarrollarlo totalmente
Control
1. No se hizo vigilancia del cumplimiento de tareas
de cada integrante del Consejo
2. No se verificó que el tiempo de las acciones del
Grupo de Publicaciones coincidieran con las del
Consejo Editorial
3. No se verificó que se estuviese cumpliendo el
cronograma, dado que este no fue diseñado de
manera clara y concreta
1. Hacer seguimiento
y verificación
antes, durante y
después
2. Elaborar listas de
verificación
1. Hacer seguimiento y
verificación final y total
Producción de
la Revista
y
1. No se establecieron acuerdos con el Grupo de
Publicaciones en términos de tiempos
1. Falta de procesos
estratégicos, de
1. Entrega
extemporánea y
1. Generar escenarios
de planeación y de
1. Implementar el
Plan estratégico

52
Producción del
Periódico
2. No hubo rigurosidad en el cumplimiento del
tiempo en la materialización de tareas por parte de
cada integrante del Consejo
3. Por efectos de la falta de planeación la
convocatoria no pudo llegar a todas las sedes
territoriales
4. No se articularon las publicaciones estudiantiles
con otras universidades
5. No se publicaron los resultados de semilleros de
investigación de la ESAP
6. No se articularon las publicaciones a las cátedras
de la ESAP
7. Los objetivos se cumplieron a medias
apoyo y de
evaluación en la
organización
desactualizada de
los productos a la
comunidad
ESAP
gerenciamiento de
procesos
institucional
Gestión
Documental
No se ha desarrollado
1. Desconocimiento
por parte de los
Editores 1 y 2 del
tema
organizacional y
de la elaboración y
construcción de un
proceso adecuado
de gerenciamiento
de procesos.
Desarrollarlo totalmente
Gestión de
Comunicaciones
No se ha desarrollado Desarrollarlo totalmente
Gestión
Humana
Gestión de
Calidad
Evaluación y
Mejoramiento
de la Gestión
Autoevaluación
y Autocontrol
Control de la
Calidad
1. El control de calidad únicamente se limitó a la
edición de las publicaciones y no a la calidad en el
uso del tiempo de cada integrante
2. No se establecieron formatos para registrar el
cumplimiento de actividades
3. No se acudió a listas de chequeo para enlistar los
requerimientos que se iban realizando
4. No se crearon registros de fechas establecidas y
fechas de entrega para cada integrante
5. No se crearon manuales o compendios que
generaran claridad en cuanto a qué debía hacer
específicamente cada integrante
1. Concepto limitado
de la calidad
1. Mala calidad en
términos de uso
del tiempo y de
pertinencia
temporal de los
productos
1. Capacitación y
formación en el
tema de gerencia
de procesos
1. Implementar el Plan
estratégico institucional

53
2.2.4.3 Etapa 8: Implementación de Acciones de Mejora
Teniendo ya planteado un panorama de posibles acciones de mejora para la organización, se deben
implementar de manera paulatina, pues el gerenciamiento de procesos es gradual en la medida que
se va sujetando a reajustes constantes, que se van dando para acomodar las acciones a los contextos
impredecibles. Es por ello también que el momento de la implementación debe pasar por una
formación y capacitación de los aspirantes a pertenecer al Consejo Editorial, además de la
generación de una cultura organizacional del compromiso, que complementa lo objetivo con lo
subjetivo.
Esta implementación se dará el próximo mes de mayo que es cuando comienza labores para el año
2013 el Consejo Editorial, esperando dar un acompañamiento constante hasta que se empiecen aver
resultados alentadores.
3 CONCLUSIONES
Se puede concluir de este ejercicio que el éxito de las organizaciones en el cumplimiento de sus
objetivos va ligado a factores tales como el modelo de operación que se tenga, la existencia del
mismo y la cultura organizacional que predomine. Se puede pensar que los aspectos técnicos son los
únicos que se deben tener en cuenta a la hora de analizar y diagnosticar el estado de una
organización, sin embargo, con la realización de este trabajo llegamos a entender que hay factores
relevantes como la generación o no de compromisos que llegan afectar de muchas maneras el
funcionamiento de una organización.
Es por esto que nuestro papel como administradores públicos en formación va ligado a la creación
de alternativas organizacionales que suplan las necesidades y se adapten a las dinámicas actuales,
contribuyendo a la formación de conocimientos y saberes susceptibles de ser aplicados y mejorados
en la sociedad colombiana, que tanto lo necesita.

54
BIBLIOGRAFÍA
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos. [en línea]
[Consultado 19 Abr. 2013]. p. 15. Disponible en
<http://www.bogota.gov.co/search/google/guia%20distrital?query=guia%20distrital&cx=00137697
7018358426596%3Ayiop5rqfyh0&cof=FORID%3A11&sitesearch=>
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Nacional para la
simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites. [en
línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. 96 p. Disponible en
<http://www.bogota.gov.co/secretariageneral/pdfs/guia.pdf>
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica
Aplicada para la Formulación De Indicadores. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. p. 12.
Disponible en <
https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DEPP/Metodologias/Cartilla_Indicadores_
Tocancipa_Junio2007.pdf >
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27). Por el
cual se otorga estímulo académico y de carácter pecuniario a un estudiante del programa de
formación profesional en Administración Pública seleccionado por mérito para desempeñarse como
Monitor en calidad de Auxiliar para la Revista Estudiantil Política & Administración.
Considerando.

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