Curs formatiu per als funcionaris de Grup C, Escala tècnica bàsica d’Arxius i Biblioteques LOS REGISTROS DE EJEMPLAR EN MI...
Registros de ejemplar: documentación <ul><li>Intranet </li></ul><ul><li>Estructura del registro de ejemplar en Millennium ...
Características de los registros de ejemplar (i.) <ul><li>Son registros  asociados  y por tanto dependen siempre de un reg...
Relaciones de los registros de ejemplar con otros registros Reg. BIBLIOGRÁFICO (b.) Reg. de EJEMPLAR (i.) Reg.  ASOCIADO C...
Funciones del registro de ejemplar Reg . de EJEMPLAR (i.) <ul><li>Préstamos </li></ul><ul><li>Renovaciones </li></ul><ul><...
Estructura de los registros de ejemplar (i.) Campos fijos Campos variables Campos externos
Estructura de los registros de ejemplar  (1) <ul><li>Campos externos </li></ul><ul><li>Nº de registro   (i.####### # ) </l...
Estructura de los registros de ejemplar  (2) <ul><li>Campos de longitud fija </li></ul><ul><li>Destacan: </li></ul><ul><ul...
Estructura de los registros de ejemplar  (3) <ul><li>Campos de longitud variable     se visualizan en la parte inferior d...
Cuando crear y no crear registros de ejemplar <ul><li>Como regla general se creará registro de ejemplar para cada document...
Cómo crear registros de ejemplar  (1) <ul><li>Desde distintos módulos: catalogación, circulación, adquisiciones, seriadas ...
Cómo crear registros de ejemplar  (2) <ul><li>Copiando un registro existente   </li></ul><ul><li>Se copia cierta informaci...
Cómo crear registros de ejemplar  (3) <ul><li>Creación de registros múltiples.  Utilidad: </li></ul><ul><li>Introducir var...
Ordenar registros de ejemplar <ul><li>El orden de los distintos ejemplares en la pestaña Sumario afecta a su visualización...
Transferir ejemplares a otro bibliográfico <ul><li>En ocasiones puede ser necesario transferir uno o varios ejemplares de ...
Modificar varios ejemplares <ul><li>En algunos casos podemos querer modificar un mismo campo en todos o varios de los ejem...
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Ejemplares

  1. 1. Curs formatiu per als funcionaris de Grup C, Escala tècnica bàsica d’Arxius i Biblioteques LOS REGISTROS DE EJEMPLAR EN MILLENNIUM
  2. 2. Registros de ejemplar: documentación <ul><li>Intranet </li></ul><ul><li>Estructura del registro de ejemplar en Millennium http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/registro_item.html </li></ul><ul><li>Cómo crear registros de ejemplar http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/manual_crear_item.html </li></ul><ul><li>Baja de registros: ejemplares (i.) y bibliográficos (b.) http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/baja_registros.html </li></ul>
  3. 3. Características de los registros de ejemplar (i.) <ul><li>Son registros asociados y por tanto dependen siempre de un registros bibliográfico (b.) al que tienen que estar relacionados. Para crear un registro de ejemplar es necesario que exista un bibliográfico aunque sea con datos mínimos </li></ul><ul><li>Los registros de ejemplar tienen una importancia clave en la gestión de la colección de la biblioteca  reflejan la localización, estado, circulación … de las unidades físicas existentes: libros, mapas, vídeos … </li></ul><ul><li>Se crean y utilizan en distintos módulos (catalogación, circulación, adquisiciones, seriadas) </li></ul><ul><li>Contienen información muy variada y valiosa para distintas áreas: </li></ul><ul><ul><li>Datos referenciales y de localización (ubicación, signatura) </li></ul></ul><ul><ul><li>Datos descriptivos del ejemplar (notas) </li></ul></ul><ul><ul><li>Datos sobre su estado actual (disponible, prestado, en tránsito…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Datos sobre sus transacciones de circulación (préstamo en curso y préstamo anterior, renovaciones, reservas pendientes …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Datos sobre su origen y procedencia en el momento de entrar a la colección (procedentes de los pedidos o simplemente en nota) </li></ul></ul><ul><ul><li>Datos de inventario </li></ul></ul><ul><ul><li>Datos estadísticos </li></ul></ul><ul><ul><li>Datos para la visualización del registro en el opac </li></ul></ul>
  4. 4. Relaciones de los registros de ejemplar con otros registros Reg. BIBLIOGRÁFICO (b.) Reg. de EJEMPLAR (i.) Reg. ASOCIADO CORRELACIÓN DE UBICACIONES Reg. de PEDIDO (o.) Préstamos Renovaciones Devoluciones Reservas Uso en sala Fecha inventario Datos de adquisición (Registro) Control ubicación del ejemplar Control localización del ejemplar (signatura) Reg. de CURSO (r.) Creación y envío del pedido Recepción del pedido y creación del ejemplar
  5. 5. Funciones del registro de ejemplar Reg . de EJEMPLAR (i.) <ul><li>Préstamos </li></ul><ul><li>Renovaciones </li></ul><ul><li>Devoluciones </li></ul><ul><li>Reservas </li></ul><ul><li>Uso en sala </li></ul><ul><li>Inventario </li></ul><ul><li>Ubicación del ejemplar </li></ul><ul><li>Localización física del ejemplar (signatura) </li></ul><ul><li>Identificación rápida y segura (código de barras) </li></ul><ul><li>Ocultación de ejemplares del opac </li></ul><ul><li>Ordenación de ejemplares en el opac (ubicación > signatura > volumen) </li></ul><ul><li>Datos de la adquisición (Registro) </li></ul><ul><li>Información adicional (notas públicas o internas) </li></ul><ul><li>Bibliografía recomendada (reg. de curso) </li></ul>Control de la presencia y uso en las salas Control de las acciones relativas a la circulación Datos estadísticos de la actividad de circulación Localización e identificación del ejemplar Visualización en OPAC Datos de adquisición y origen
  6. 6. Estructura de los registros de ejemplar (i.) Campos fijos Campos variables Campos externos
  7. 7. Estructura de los registros de ejemplar (1) <ul><li>Campos externos </li></ul><ul><li>Nº de registro (i.####### # ) </li></ul><ul><li>Última actualización (fecha) </li></ul><ul><li>Creado (fecha) </li></ul><ul><li>Revisiones (nº) </li></ul><ul><li>Campos de longitud fija  se visualizan en forma de celdas en la parte superior del registro </li></ul><ul><li>Valores que se eligen de una lista finita </li></ul><ul><li>Protegidos y modificables </li></ul><ul><li>Funcionalidades muy variadas </li></ul><ul><li>Algunos campos no se utilizan en la UV </li></ul><ul><li>Los valores de ciertos campos deben guardar una concordancia lógica: Tipo de ejemplar + Tipo de préstamo + Estado </li></ul>
  8. 8. Estructura de los registros de ejemplar (2) <ul><li>Campos de longitud fija </li></ul><ul><li>Destacan: </li></ul><ul><ul><li>Ubicación </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo de ejemplar </li></ul></ul><ul><ul><li>Estado </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo de préstamo </li></ul></ul><ul><ul><li>Ejemp Code 2  Ocultar del opac (n=Suprimir) </li></ul></ul><ul><ul><li>Mensaje ejemplar  No desmagnetizar (m) </li></ul></ul>
  9. 9. Estructura de los registros de ejemplar (3) <ul><li>Campos de longitud variable  se visualizan en la parte inferior del registro </li></ul><ul><li>Son campo editables y se insertan cuando es necesario </li></ul><ul><li>Algunos son obligatorios (signatura) </li></ul><ul><li>Algunos campos los introduce el sistema al realizar ciertas operaciones  NO deben borrarse sin más </li></ul><ul><li>Algunos están protegidos, pero no es lo habitual </li></ul><ul><li>Destacan: </li></ul><ul><ul><li>Signatura (siempre con las iniciales de la Bca y sin diacríticos) </li></ul></ul><ul><ul><li>Código de barras </li></ul></ul><ul><ul><li>Volumen </li></ul></ul><ul><ul><li>Nota pública </li></ul></ul><ul><ul><li>Nota no pública </li></ul></ul><ul><ul><li>Mensaje </li></ul></ul>
  10. 10. Cuando crear y no crear registros de ejemplar <ul><li>Como regla general se creará registro de ejemplar para cada documento existente en la UV </li></ul><ul><li>Pero hay algunos casos singulares: </li></ul><ul><li>Obras en volúmenes  En general se creará un ejemplar para cada volumen excepto en obras como diccionarios, enciclopedias … en que se den las siguientes circunstancias: - obras con muchos volúmenes - están excluidas de préstamo - existen ejemplares en más de una biblioteca En estos casos, puede ser preferible la creación de un único registro de ítem para el conjunto de la obra Ver: http ://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/volumenes.htm#PVV5 </li></ul><ul><li>Recursos online  NO se crearán ejemplares </li></ul><ul><li>Número monográficos de revistas  ejemplares puntuales si se quiere prestar el número </li></ul><ul><li>Ejemplares con material complementario  se identificará con una nota el ejemplar que se describe Ver: http ://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/anejo.htm </li></ul>
  11. 11. Cómo crear registros de ejemplar (1) <ul><li>Desde distintos módulos: catalogación, circulación, adquisiciones, seriadas </li></ul><ul><li>Registro asociado a un bibliográfico  </li></ul><ul><li>Localizarlo </li></ul><ul><li>Asociar nuevo ejemplar </li></ul><ul><li>Con plantilla </li></ul><ul><li>Selección de la plantilla o usar la plantilla que aparece por defecto (Esto depende de la configuración del login) </li></ul><ul><li>La plantilla incluye datos ya codificados y además irá pidiendo la información necesaria. Puede ser preciso insertar algún campo no incluido en ella. </li></ul><ul><li>Asociar ejemplar único  OK </li></ul><ul><li>Cumplimentar datos </li></ul><ul><li>Guardar  se le asignará un número de registro (i.) </li></ul>
  12. 12. Cómo crear registros de ejemplar (2) <ul><li>Copiando un registro existente </li></ul><ul><li>Se copia cierta información de los campos fijos, que luego hay que completar, revisar y modificar si es necesario. Los campos variables hay que insertarlos </li></ul><ul><li>Pasos a seguir: </li></ul><ul><li>Abrir el registro de ejemplar que va a ser copiado </li></ul><ul><li>Barra de menú  Modificar > Copiar registro </li></ul><ul><li>Se abre un Nuevo EJEMPLAR en modo edición </li></ul><ul><li>Cuando guardemos este nuevo ejemplar se le asignará un número de registro (i.) </li></ul><ul><li>El ejemplar de origen se cierra automáticamente al copiar </li></ul>
  13. 13. Cómo crear registros de ejemplar (3) <ul><li>Creación de registros múltiples. Utilidad: </li></ul><ul><li>Introducir varios ejemplares de una misma obra a la vez </li></ul><ul><li>Introducir obras en varios volúmenes </li></ul><ul><li>Procedimiento: </li></ul><ul><li>Sumario>Asociar nuevo ejemplar > Múltiples ejemplares </li></ul><ul><li>Códigos de barras consecutivos </li></ul><ul><li>Ubicaciones distintas de los ejemplares </li></ul><ul><li>Nº de copias para cada ubicación </li></ul><ul><li>Irán apareciendo sucesivamente los distintos ejemplares a cumplimentar </li></ul>
  14. 14. Ordenar registros de ejemplar <ul><li>El orden de los distintos ejemplares en la pestaña Sumario afecta a su visualización en el opac </li></ul><ul><li>El orden de los ejemplares puede no ser el deseado (orden de creación) </li></ul><ul><li>Existe una herramienta para mejorar la ordenación </li></ul><ul><li>Procedimiento: </li></ul><ul><ul><li>Desde Sumario y Ver ejemplares </li></ul></ul><ul><ul><li>Barra de menú  Modificar > Ordenación por Ubicación / Signatura / Vol. ascendente </li></ul></ul><ul><ul><li>Modificar > Conservar orden </li></ul></ul>
  15. 15. Transferir ejemplares a otro bibliográfico <ul><li>En ocasiones puede ser necesario transferir uno o varios ejemplares de un bibliográfico a otro (unificación de ediciones, errores … ) </li></ul><ul><li>Para hacer esta operación es necesaria autorización específica </li></ul><ul><li>Procedimiento: </li></ul><ul><li>Desde la pestaña Sumario, seleccionar el/los registros a transferir </li></ul><ul><li>Modificar > Transferir reg. Asociado </li></ul><ul><li>Encontrar el bibliográfico AL que se van a transferir los ejemplares </li></ul><ul><li>Pulsar sobre Usar bib </li></ul><ul><li>Mantendremos el registros fuente aunque puede ser necesario ocultarlo o borrarlos posteriormente </li></ul>
  16. 16. Modificar varios ejemplares <ul><li>En algunos casos podemos querer modificar un mismo campo en todos o varios de los ejemplares asociados a un mismo bibliográfico (ej. la ubicación o introducir una nota) </li></ul><ul><li>Existe una herramienta para realizar estas modificaciones </li></ul><ul><li>Procedimiento: </li></ul><ul><li>Desde la pestaña Sumario, seleccionar los registros a modificar </li></ul><ul><li>Sumario>Modificar >Modificar grupo </li></ul><ul><li>MODIFICACIONES GLOBALES </li></ul><ul><li>Si se quieren hacer modificaciones en grupo de ejemplares de distintos bibliográficos se puede contactar con SBD-SC para planificar una modificación global </li></ul>
  17. 17. Borrar o dar de baja registros de ejemplar <ul><li>Para eliminar un registro de ejemplar hay que tener en cuenta: </li></ul><ul><li>Si se trata simplemente de un error : el ejemplar físico no existe y lo hemos creado por equivocación  en este caso el coordinador podrá borrar el registro i. </li></ul><ul><li>Si el ejemplar existe pero está ilocalizable. Consideraremos 2 situaciones: </li></ul><ul><li>El ejemplar está extraviado pero puede volver a aparecer </li></ul><ul><ul><li>Codificaremos el Campo Estado = Extraviado </li></ul></ul><ul><ul><li>Opcionalmente podremos ocultar el ejemplar del opac </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede ser necesario ocultar también el bibliográfico en el caso de ejemplares únicos o sincronizar las ubicaciones </li></ul></ul><ul><li>El ejemplar está definitivamente perdido o expurgado </li></ul><ul><ul><li>Codificaremos el Campo Estado = Perdido / Expurgo </li></ul></ul><ul><ul><li>Se ocultará el ejemplar del opac </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede ser necesario ocultar también el bibliográfico en el caso de ejemplares únicos o sincronizar las ubicaciones </li></ul></ul><ul><li>Desde SBD-SC se procederá periódicamente a obtener estadísticas de estos registros y darlos definitivamente de baja </li></ul>

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