Este documento describe la estructura y funciones de los registros de ejemplar en Millennium. Explica que estos registros reflejan la localización y circulación de las unidades físicas y contienen información sobre su ubicación, estado, transacciones y origen. Además, detalla cómo crear, modificar y dar de baja registros de ejemplar y las herramientas disponibles para realizar modificaciones múltiples.

1. LOS REGISTROS DE EJEMPLAR EN MILLENNIUM

2. Registros de ejemplar: documentación Intranet Estructura del registro de ejemplar en Millennium http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/registro_item.html Cómo crear registros de ejemplar http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/manual_crear_item.html Baja de registros ejemplares (i.) y exportación a BARREhttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_baja_barre.html

3. Características de los registros de ejemplar (i.) Son registros asociados y por tanto dependen siempre de un registros bibliográfico (b.) al que tienen que estar relacionados. Para crear un registro de ejemplar es necesario que exista un bibliográfico aunque sea con datos mínimos Los registros de ejemplar tienen una importancia clave en la gestión de la colección de la biblioteca reflejan la localización, estado, circulación … de las unidades físicas existentes: libros, mapas, vídeos … Se crean y utilizan en distintos módulos (catalogación, circulación, adquisiciones, seriadas) Contienen información muy variaday valiosa para distintas áreas: Datos referenciales y de localización (ubicación, signatura) Datos descriptivos del ejemplar (notas) Datos sobre su estado actual (disponible, prestado, en tránsito…) Datos sobre sus transacciones de circulación (préstamo en curso y préstamo anterior, renovaciones, reservas pendientes …) Datos sobre su origen y procedencia en el momento de entrar a la colección (procedentes de los pedidos o simplemente en nota) Datos de inventario Datos estadísticos Datos para la visualización del registro en el opac

4. Relaciones de los registros de ejemplar con otros registros Creación y envío del pedido Reg. BIBLIOGRÁFICO (b.) Reg. ASOCIADO Reg. de PEDIDO (o.) CORRELACIÓN DE UBICACIONES Reg. de EJEMPLAR (i.) Recepción del pedido y creación del ejemplar Préstamos Renovaciones Devoluciones Reservas Uso en sala Fecha inventario Datos de adquisición (Registro) Control ubicación del ejemplar Control localización del ejemplar (signatura) Reg. de CURSO (r.)

6. Renovaciones

7. Devoluciones

8. Reservas

9. Uso en sala

10. Inventario

11. Ubicación del ejemplar

12. Localización física del ejemplar (signatura)

13. Identificación rápida y segura (código de barras)

14. Ocultación de ejemplares del opac

15. Ordenación de ejemplares en el opac (ubicación > signatura > volumen)

16. Datos de la adquisición (Registro)

17. Información adicional (notas públicas o internas)

18. Bibliografía recomendada (reg. de curso)Control de las acciones relativas a la circulación Datos estadísticos de la actividad de circulación Control de la presencia y uso en las salas Localización e identificación del ejemplar Visualización en OPAC Datos de adquisición y origen

19. Estructura de los registros de ejemplar (i.) Campos externos Campos fijos Campos variables

21. Protegidos y modificables

22. Funcionalidades muy variadas

23. Algunos campos no se utilizan en la UV

26. Algunos son obligatorios (signatura)

27. Algunos campos los introduce el sistema al realizar ciertas operaciones  NO deben borrarse sin más

28. Algunos están protegidos, pero no es lo habitualDestacan: Signatura (siempre con las iniciales de la Bca y sin diacríticos) Código de barras Volumen Nota pública Nota no pública Mensaje

29. Cuando crear y no crear registros de ejemplar Como regla general se creará registro de ejemplar para cada documento existente en la UV Pero hay algunos casos singulares: Obras en volúmenes  En general se creará un ejemplar para cada volumen excepto en obras como diccionarios, enciclopedias … en que se den las siguientes circunstancias: - obras con muchos volúmenes- están excluidas de préstamo- existen ejemplares en más de una bibliotecaEn estos casos, puede ser preferible la creación de un único registro de ítem para el conjunto de la obraVer: http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/volumenes.htm#PVV5 Recursos online  NO se crearán ejemplares Número monográficos de revistas  ejemplares puntuales si se quiere prestar el número Ejemplares con material complementario  se identificará con una nota el ejemplar que se describeVer: http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/anejo.htm

30. Cómo crear registros de ejemplar (1) Desde distintos módulos: catalogación, circulación, adquisiciones, seriadas Registro asociado a un bibliográfico  Localizarlo Asociar nuevo ejemplar Con plantilla Selección de la plantilla o usar la plantilla que aparece por defecto (Esto depende de la configuración del login) La plantilla incluye datos ya codificados y además irá pidiendo la información necesaria. Puede ser preciso insertar algún campo no incluido en ella. Asociar ejemplar único  OK Cumplimentar datos Guardar  se le asignará un número de registro (i.)

31. Cómo crear registros de ejemplar (2) Copiando un registro existente Se copia cierta información de los campos fijos, que luego hay que completar, revisar y modificar si es necesario. Los campos variables hay que insertarlos Pasos a seguir: Abrir el registro de ejemplar que va a ser copiado Barra de menú  Modificar > Copiar registro Se abre un Nuevo EJEMPLAR en modo edición Cuando guardemos este nuevo ejemplar se le asignará un número de registro (i.) El ejemplar de origen se cierra automáticamente al copiar

32. Cómo crear registros de ejemplar (3) Creación de registros múltiples. Utilidad: Introducir varios ejemplares de una misma obra a la vez Introducir obras en varios volúmenes Procedimiento: Sumario>Asociar nuevo ejemplar > Múltiples ejemplares Códigos de barras consecutivos Ubicaciones distintas de los ejemplares Nº de copias para cada ubicación Irán apareciendo sucesivamente los distintos ejemplares a cumplimentar

33. Ordenar registros de ejemplar El orden de los distintos ejemplares en la pestaña Sumario afecta a su visualización en el opac El orden de los ejemplares puede no ser el deseado (orden de creación) Existe una herramienta para mejorar la ordenación Procedimiento: Desde Sumario y Ver ejemplares Barra de menú Modificar > Ordenación por Ubicación / Signatura / Vol. ascendente Modificar > Conservar orden

34. Transferir ejemplares a otro bibliográfico En ocasiones puede ser necesario transferir uno o varios ejemplares de un bibliográfico a otro (unificación de ediciones, errores … ) Para hacer esta operación es necesaria autorización específica Procedimiento: Desde la pestaña Sumario, seleccionar el/los registros a transferir Modificar > Transferir reg. Asociado Encontrar el bibliográfico AL que se van a transferir los ejemplares Pulsar sobre Usar bib Mantendremos el registros fuente aunque puede ser necesario ocultarlo o borrarlos posteriormente

35. Modificar varios ejemplares En algunos casos podemos querer modificar un mismo campo en todos o varios de los ejemplares asociados a un mismo bibliográfico (ej. la ubicación o introducir una nota) Existe una herramienta para realizar estas modificaciones Procedimiento: Desde la pestaña Sumario, seleccionar los registros a modificar Sumario>Modificar >Modificar grupo MODIFICACIONES GLOBALES Si se quieren hacer modificaciones en grupo de ejemplares de distintos bibliográficos se puede contactar con SBD-SC para planificar una modificación global

36. Borrar o dar de baja registros de ejemplar Para eliminar un registro de ejemplar hay que tener en cuenta: Si se trata simplemente de un error: el ejemplar físico no existe y lo hemos creado por equivocación  en este caso el coordinador podrá borrar el registro i. Si el ejemplar existe pero está ilocalizable. Consideraremos 2 situaciones: El ejemplar está extraviado pero puede volver a aparecer Codificaremos el Campo Estado = Extraviado Opcionalmente podremos ocultar el ejemplar del opac Puede ser necesario ocultar también el bibliográfico en el caso de ejemplares únicos o sincronizar las ubicaciones El ejemplar está definitivamente perdido o expurgado Codificaremos el Campo Estado = Perdido / Expurgo Se ocultará el ejemplar del opac Puede ser necesario ocultar también el bibliográfico en el caso de ejemplares únicos o sincronizar las ubicaciones Desde SBD-SC se procederá periódicamente a obtener estadísticas de estos registros y darlos definitivamente de baja