Explica de manera breve, las características de los documentos electrónicos, las leyes que los regulan y el tratamiento de los mismos

1. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
NÉSTOR ALMID GARCÍA
SANDRA MILENA TRUJILLO
YANETH HOLGUÍN PRIETO
YULLIETH MAYROBIS DE LA ROSA PADILLA
DIANA JIVETH CORTES VARELA

2.  Los documentos electrónicos son el resultado de una relación entre el avance
científico y el desarrollo económico, por lo cual no son textos indiferentes al
campo social. La evolución de las Nuevas Tecnologías de Información y la
Comunicación han permitido el desarrollo económico de las sociedades y por
ende su funcionalidad depende de la articulación de los fenómenos sociales y
económicos lo cual impacta en la estructura y manejo de los soportes
electrónicos.
 Los expedientes electrónicos desde su génesis han permitido avanzar en los
trámites sin la necesidad del papel, lo cual implica un proceso de reingeniería en
los asuntos administrativos para mejorar la efectividad del manejo de la
información convencional. Este documento inmerso en las NTIC requiere y facilita
procedimientos como facilidad de recuperación y almacenamiento, menor tiempo
en la transmisión entre el emisor y el receptor, eficacia en el sitio de trabajo y
seguridad en la confidencialidad. Todo esto busca acerca al usuario
geográficamente sin que los procesos pierdan la transparencia
Introducción

3. Objetivos
General
 Establecer la necesidad sentida del Profesional CIDBA. Con la
interacción y el tratamiento de los documentos electrónicos,.
Específicos
 Demostrar que las NTIC son herramientas importantísimas para el
acceso – proceso – salida y almacenamiento de los documentos
electrónicos.
 Reconocer las diferencias en cuanto a conservación, mantenimiento,
uso y manejo entre documentos impresos y documentos electrónicos.
 Comparar el concepto sobre los Expedientes Electrónicos, Mixtos e
Híbridos.

4.  El personal encargado de administrar y manipular estos documentos los
cuales reposan en archivos, laboran sujetos a los más inexorables
principios de ética profesional, lo cual se encuentra dispuesto en la
constitución política de Colombia, y en la Ley General de Archivo ley 594
de 2000, en lo que reza el art. 15, a las leyes y disposiciones que
regulen su labor. Operaran siempre encaminados por los valores de una
sociedad democrática que les confía la misión de organizar en cualquier
medio, conservar y poner al servicio de la comunidad la información y la
documentación.
¿Qué leyes regulan la administración de
documentos electrónicos?

5. Clases de documentos, según el
ente productor
Públicos:
Es todo documento otorgado por funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención. Se debe resaltar
que cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el
respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es
otorgado por un Notario o quien haga sus veces y ha sido
incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura
pública; reuniendo de esta manera característica de mayor
seguridad, autenticidad, integridad y permanencia,
otorgándoles el derecho el máximo valor probatorio.
Procesalmente hablando los instrumentos públicos se prueban
y se bastan por sí mismos.

6. Clases de documentos, según el
ente productor
Privados:
En lo que se refiere a los instrumentos privados, la Ley 446 de
Julio 7 de 1998, en su artículo 11, se refiere a la autenticidad
de los mismos, pues considera que los aportados por las
partes para ser incorporados en un expediente judicial con
fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de
presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio
de lo dispuesto en relación con documentos emanados de
terceros.

7.  Esta compuesto por el conjunto de documentos electrónicos los cuales
corresponden a determinado procedimiento administrativo,
independientemente del tipo de información que contengan.
 Los expedientes electrónicos son foliados mediante un índice
electrónico, firmado por la administración, órgano o entidad actuante,
según proceda.
Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá
su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo
documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
Expediente electrónico

8. Ventajas de los documentos
electrónicos
 Seguridad: Existe un nombre de usuario y una contraseña para
acceso
 Comodidad: Se puede consultar desde cualquier lugar – 24
horas al día
 Rapidez: Se puede acceder a la información con solo hacer un
clik o mediante un enter.
 Ecología: Se minimiza el impacto de cantidad de hojas de
papel utilizadas protegiendo la naturaleza.
 Economía: El documento electrónico no requiere carpetas de
cartón para ser almacenado, ni grandes cajas acumuladas en
depósitos, incluso se puede tener sin necesidad de imprimirse.

10. Se define el expediente mixto o híbrido como “un conjunto de Documentos
de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí, y
conservados en parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA, y en
parte como expediente tradicional (soporte papel).
Expediente Mixto o Híbrido

11. Un expediente Mixto o híbrido cuenta con elementos físicos y electrónicos.
En la actualidad no existen expedientes absolutamente electrónicos, con la
llegada de nuevas herramientas tecnológicas hasta ahora el proceso de
digitalización de documentos está en el proceso, por el momento la
conformación de un expediente es de soporte papel, con diferentes tipos
documentales tales como: contratos, actas, facturas, etc., documentos que
hasta ahora no han sido digitalizados, y también cuentan con elementos que
ya se generaron con la tecnología actual como e-mail, objetos multimedia,
links, gráficos.
Mientras pasa el momento de transición tendrán que convivir paralelamente
durante un periodo de tiempo.
Expediente Mixto o Híbrido

13. Proceso de Gestión Documental
Electronica
Es el conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por
facilitar la gestión y administración del documento desde el momento en que
se produce o recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas.
El objeto es facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación,
descripción, conservación, utilización y disposición final. Este proceso
garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un
excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la
confidencialidad de la información.

14. Proceso de Gestión Documental
Electronica
Es importante tener presente que el manejo documental electrónico
requiere claridad y profundidad en los siguientes aspectos:
 Cultura organizacional
 Redefinición y conceptualización del manejo documental
 Alternativas tecnológicas ofrecidas en el Mercado
 Seguridad
 Valor legal y probatorio

15. La Gestión Documental, en la Ley General de archivos, Ley
594 del 2000, la define como un conjunto de actividades
administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo, y organización de la documentación producida y
recibida por la institución desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su organización y conservación.
Por lo tanto el proceso de gestión documental, comprende un
conjunto de operaciones tales como la producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos y que en su conjunto
buscan racionalizar la producción documental, facilitar la
recuperación oportuna de la información y regular la
organización de los archivos.
Proceso de Gestión Documental
Electronica

17. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE
TRABAJO
Es un conjunto de herramientas comunitarias, albergadas en un sitio,
destinadas a facilitar el seguimiento de su información, incluso si las
personas implicadas en ellos están alejadas unas de las otras. Esta
información pueden tener distintas finalidades (crear un recurso
pedagógico, organizar un coloquio), siempre y cuando permanezcan
en el campo de la enseñanza de las ciencias.
Cada espacio de trabajo incluye dos partes distintas:
 Una parte pública: Accesible a todos, incluye la información mínima
(título, resumen) que permita a los usuarios del sitio decidir si desean
o no participar en este espacio de trabajo.
 Una parte privada: Accesible únicamente a los miembros del espacio
de trabajo.

18. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
AMBIENTE
FÍSICO
TEMPERATURA
(ambiente)
RUIDO
(insonorización)
ILUMINACIÓN
(Luz Natural)

19. Básicamente una Gestión de Documentos Electrónicos debe
obedecer a:
 Establecer una organización responsable de los directorios
informáticos, de esa manera se describirá un sistema y las
normas de almacenamiento de documentos electrónicos.
 Controlar la creación de copias y estar alerta de la
duplicidad de información en distintas versiones.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

20.  Conservar el espacio de trabajo ordenado y limpio. (limpio es un
principio básico de seguridad).
 Retirar del escritorio los elementos innecesarios que pueden
perjudicar el control visual de las actividades e inducir a errores .
 Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la
frecuencia con que los utiliza.
 No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza
frecuentemente. Ubíquelos en un sitio diferente.
 Una buena iluminación y ventilación del lugar deben ser adecuados.
 Ajustar el nivel del brillo y el color del monitor.

21.  Instaurar un sistema que permita recuperar la información
eficazmente.
 La organización facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma mas eficiente y como un recurso
colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente
situaciones como la duplicidad de documentos, archivos,
fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
 “La organización de documentos electrónicos de los
archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la
serie y/o subseries que son determinadas por las TRD y
que corresponden a las funciones propias de cada oficina
definidas en el Cuadro de Clasificación Documental”
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

22. Serie Subserie

23. CINCO PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
DEFINIR
OBJETIVOS
IDENTIFICAR
ALIADOS
CREAR
UNA
POLÍTICA
ELEGIR
ESTRATEGIAS
DE
PRESERVACIÓN
ASEGURAR
LA
CALIDAD
Archivamiento
Web

24.  En el ámbito internacional el desarrollo tecnológico avanza
aceleradamente, razón por la cual, todos los procesos en las
organizaciones sufren cambios que permiten el manejo y
administración de la información de manera eficiente y oportuna.
 Son todos estos aspectos los que exigen a la organización la
implementación de un proceso de gestión documental electrónica
con la preparación pertinente antes, durante y después de cada
una de las etapas, con el propósito de lograr la conservación y
recuperación de la información.

25. BIBLIOGRAFÍA