Este documento trata sobre el documento electrónico. Explica que un documento electrónico es una representación electrónica de hechos jurídicamente relevantes. Describe las características de un documento electrónico y su marco legal en Colombia. También explica el ciclo vital de la información y sus tres fases: creación, distribución y almacenamiento.

1. Gestión de Documentos Electrónicos G1 EJE TEMÁTICO No 1

2. Eje temático No 1: Bárbara Carvajal Diana Patricia CristanchoÁngela GuzmánJuan Pablo TrianaOskar Julián UasapudDOCENTEESP: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOGestión de Documentos Electrónicos G1FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAUNIVERSIDAD DEL QUINDÍOARMENIA-QUINDÍOMAYO – 2011

3. Eje temático No 1:El Documento ElectrónicoEl ciclo vital de la información sus 3 fasesEl dato individual a la información electrónica estructurada- Que es información Que es un dato

4. Porque es diferente la información electrónicaCreación de datos electrónicosModos de estructurar los datos:- Documentos- Bases de datosAdquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

5. INTRODUCCIÓNRespetados lectores nuestro norte es presentar el documento electrónico con todas sus características, componentes y por supuesto definición, eso sí entendiendo que son varios los autores que opinan y que por ende debemos particularizar nuestro concepto, también pretendemos compartir con ustedes la apreciación del marco legal y por supuesto todos los beneficios del documento, del documento electrónico, de la información..., diferenciar la información convencional de la electrónica su creación y la importancia de aprender el por qué? de la reglamentación para la compra de los equipos tecnológicos.Así pues les invitamos a deleitar un excelente café Quindiano y a participar de este apasionante tema.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

6. OBJETIVOSOBJETIVO GENERAL:Entender la función de los documentos electrónicos.Apreciar la funcionalidad de los documentos electrónicos y de la comunicación electrónica.Comprender los componentes de los documentos electrónicos.Valorar el documento electrónico como herramienta útil, ágil y confiable.Darle al documento electrónico su lugar prueba judicialOBJETIVO ESPECÍFICOS:Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

7. Eje temático No 1:El Documento ElectrónicoAlgunos autores consideran que el documento informático es el soporte por permitir la representación del documento, la Legislación del Consejo de Europa considera que lo importante no es la representación de la información, sino el dato y legalmente en nuestro país que es: “La representación en forma electrónica de hechos jurídicamente relevantes, susceptibles de ser representados en una forma humanamente comprensible”,en otras palabras como una de sus especies es bien de naturaleza mueble, por cuanto que se puede trasladar de un lugar a otro y por supuesto ponerse a consideración de un juezEje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

8. Eje temático No 1:El Documento Electrónico - CARACTERÍSTICAS Es susceptible de transportarse al proceso.

9. Es bien mueble representativo de un acto del hombre o de un hecho.

10. Su representación se da por medio de signos inteligibles.

11. Es entendido también como mensaje de datos.

12. Es susceptible de ser firmado.

13. Susceptible de tener titular o creador.

14. Puede diferenciarse si es original y auténtico en la medida en que no ha sido alterado.

15. Son aplicables las distinciones entre documento público y privado.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

16. Eje temático No 1:El Documento Electrónico – MARCO LEGALAcorde a la Ley Procesal Civil Colombiana tiene valor probatorio por tanto tenemos:Artículo 175 Código de Procedimiento Civil. ( es medio de prueba)

17. Artículo 251 Código de Procedimiento Civil. (tiene carácter representativo y declarativo)

18. Artículo 2do. de la Ley 98 de 1993 (validez del documento editado, producido y publicado en base de papel o en medio electrónico)

19. Artículo 95 de la Ley 270 de 1996 (validez y eficacia)Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

20. Eje temático No 1:El Documento Electrónico – MARCO LEGALArtículo 37 de la Ley 223 de diciembre 20 de 1995 (reconocimiento en el estatuto tributario)

21. Artículo 26 de la Ley 962 de 2005 (validez comercial)

22. Artículo 26 del Decreto 2150 de 1995 (obligatoriedad respecto a su implantación en la administración pública)CONCLUSIÓN DEL MARCO JURÍDICO El mensaje contenido en el documento electrónico tiene obligatoriedad para quien lo expide y para el destinatario.La información contenida en el documento electrónico es admisible como valor y fuerza probatoria.Es admisible como original, de la misma forma que se admite la originalidad del documento sobre base de papel.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

23. Eje temático No 1:El Documento Electrónico – FUNCIONALIDADComo todo documento es una cosa que sirve para representar a otra, dentro del marco de la necesidad de expresión a través de la escritura; por tanto es necesario tener en cuenta: “qué nos brinde una idea clara sobre su autor y su contenido”.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

24. Eje temático No 1:El Documento Electrónico – ELEMENTOS LEGALES Suministrar el conocimiento de los hechos de un proceso.

25. Servir como Instrumento y órgano que le suministra al juez convencimiento, es decir se constituye como elemento personal y material de prueba.

26. Cumplir con las exigencias de la escritura pública.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

27. Eje temático No 1:El Documento Electrónico – ELEMENTOS LEGALESAsí mismo para que se cumplan los elementos anteriores es indispensable tener en cuenta:La forma como se genero el documento.

28. La forma como se ha conservado, es decir la confiabilidad en que se ha guardado la integridad de su información.

29. La forma como se identifica el iniciador, es decir que la firma electrónica que contenga cumpla con requisitos básicos tales como: identificar al autor, dar certeza de la participación de esa persona en el acto de firmar y relacionar a la persona con el contenido del documento.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

30. Eje temático No 1:El Documento Electrónico – INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y SUS PRINCIPIOS RECTORESPrincipio de los equivalentes funcionales.- se refiere a la prueba por medio tecnológico y sistema electrónico de las finalidades, propósitos y funciones del documento electrónico. Principio de integridad.- habla de la información contenida en el documento electrónico en su totalidad, es decir que no carece de ninguna de sus partes y que tampoco ha sido transformada, por lo cual tiene plena validez jurídica, incluyendo desde luego la firma electrónica (art.7 de la Ley 527 de 1999)Principio de la inalterabilidad.- explica que el mensaje contenido en el documento se puede alterar, al utilizar la firma electrónica o digital se demuestra su adulteración y en consecuencia se declara falsedad sobre dicho documento, es similar al principio anterior pero, difiere.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!