ELECTRONIC MANAGEMENT OF DOCUMENTS

1. EJE TEMÁTICO No.6 Gestión Electrónica de Documentos Expositores: Joehán L. Romero Ángela Patricia Chaves Jeimy Peñuela Gloria María Zapta GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES UNIVERSIDAD DEL QUINDIO NOVENO SEMESTRE 2011

2. INTRODUCCIÓN Con esta presentación buscamos dar a conocer aspectos básicos de la gestión documental, las ventajas y desventajas de la gestión documental tradicional en papel y de los Sistemas de Gestión Electrónica de documentos (SGED) y los aspectos a tener en cuenta para la implementación de un SGED.

3. Qué es la gestión documental? La Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”(1) (1) Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos de Colombia

4. La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico.

5. Por qué la gestión documental? Porque: Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera eficiente Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del conocimiento Debe aprovecharse el uso de las Tecnologías de Información y comunicación como herramienta indispensable para la eficiencia en la gestión de documentos

7. La Gestión documental en papel El Problema El modelo tradicional de gestión basado en el papel genera:

9. Tratamiento y gestión de los documentos; cada vez que se necesita un documento es necesario su posterior rearchivo, con un costo en tiempo y por tanto en salarios, importante.

11. Duplicación de documentos; el 30% de las hojas almacenadas son copias que realizan otras personas o departamentos diferentes al que ha elaborado el original.

13. Pérdida de documentos; es frecuente la pérdida de documentos, sobre todo los conflictivos, ocasionando problemas importantes, obligando a repetir el trabajo realizado. Además no existen instalaciones ni medidas de protección adecuadas ante posibles desastres naturales (incendio, inundación).

14. Calidad del servicio; los clientes se ven forzados a esperar días para conseguir la documentación solicitada lo que se traduce en una disminución en la calidad del servicio ofrecido.

16. Esta nueva realidad virtual y la necesidad de seguir teniendo el documento como soporte de todas las transacciones habidas y por haber que realicen las entidades naturales y jurídicas han planteado la exigencia de encontrar un tratamiento al documento electrónico y al mismo tiempo aparece la necesidad de crear un sistema de Gestión electrónica de documentos (SGED).

17. La tecnología está resolviendo mediante dispositivos de hardware y software lo relativo a la conversión de documentos en papel a imágenes digitalizadas y a la creación de documentos electrónicos que jamás estarán escritos en papel. Pero no se trata únicamente de hacer conversiones del medio análogo al digital, sino de poner los documentos al servicio de las entidades que los producen y reciben. El SGED nos debe ayudar a manejar tanto el documento en papel como lo hemos venido haciendo y el nuevo documento electrónico o digital.

18. Detrás de esta parte tecnológica debe crearse la estructura que permita la organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han llevado a cabo por muchos años con el documento en papel y es esta la estructura que manejamos en nuestra profesión. Se siguen necesitando las TRD, las TVD, los sistemas de inventario y otros derivados, adaptados a las nuevas condiciones

19. Ventajas de la implementación de un SGED Reducción de costos salariales •Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos al ser accesibles desde el propio puesto de trabajo. •Disminución del tiempo en tratamiento y gestión, el usuario no tiene que rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla. •Disminución del costo de distribución; al estar los documentos accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etc. Disminución de costes administrativos •Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o una bodega de custodia. Un CD-ROM puede almacenar 120.000 páginas de listados o 15.000 páginas escaneadas, un DVD puede almacenar 1.800.000 páginas de listados o 225000 páginas escaneadas. •Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier momento desde cualquier puesto. •Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y las copias. Disminución de la pérdida de oportunidad •Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de confidencialidad que llegan a partes de un documento. •No existen documentos extraviados o perdidos. •Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos "in situ" en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto. •Aumento de la productividad. •Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación. •Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.

20. PROBLEMAS ASOCIADOS A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS •Longevidad; la vida estimada para un CD-Rom es de 30 años, a lo que habría que añadir la vida de los equipos (tanto computadores como periféricos) que aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que el desfase que sufren deja su vida media en la empresa en aproximadamente 7 años. •Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular y evolucionar el marco jurídico para aceptar la legalidad tanto dela documentación electrónica como de la firma electrónica (ley 594), lo cierto es que no ha sido reglamentada al nivel de la microfilmación. •Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El hábito del uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se elimina en 24 horas, si bien el contar con un sistema amigable para los usuarios, reduce este impacto considerablemente.

21. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos Organización del proyecto : •Definir el alcance y Planificar los pasos que se van a dar. •El Plan de Lanzamiento definirá claramente el alcance. Objetivos del plan de lanzamiento son: •Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto. •Crear el equipo del proyecto. Las Actividades principales del plan de lanzamiento son: •Elaborar un plan detallado del proyecto. •Constitución del equipo e información del mismo a los participantes. Determinación de las evaluaciones a realizar. Los Resultados del plan se concretarán en: •Equipo constituido y organizado. •Plan detallado del proyecto. •Conocimiento y compromiso de las personas implicadas en dicho plan. •Análisis de la situación actual

22. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos •Objetivos del análisis son: •Obtener un diagnóstico integrado de la situación actual. •Identificar la oportunidades de mejora del sistema. Actividades principales: •Análisis de las expectativas de la empresa. •Identificación de los procesos para el alcance del proyecto. •Análisis de la documentación de la empresa, destacando: •Estudio de los documentos vitales. •Estudio de los documentos activos. •Estudio del sistema de clasificación. •Evaluación del sistema de ordenación. •Análisis del sistema de recuperación de los documentos en la empresa, contemplando tiempos de recuperación y medidas de seguridad. •Estudio del flujo de información. •Identificación de los usuarios.

23. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos Los Resultados obtenidos se concretarán en un Diagnóstico integrado de la situación actual: •Identificación de los puntos fuertes del sistema actual y de las oportunidades de mejoramiento detectadas. •Requerimientos funcionales y técnicos para el sistema de gestión electrónica documental. •Conclusiones respecto al alcance del proyecto. El análisis de la situación requiere recoger toda la información pertinente al alcance del proyecto. •Fuentes de información. •Entrevistas con el personal. •Información sobre los documentos. •Inventario de documentos.

24. Buena Gestión Documental la llave para una buena gestión de Información y Conocimiento SGD: Sistema de Gestión Documental SGI: Sistema de Gestión de Información SGC: Sistema de Gestión del Conocimiento

25. CONCLUSIONES Si hacemos la analogía con el tradicional sistema de gestión de documentos en papel, tenemos que encontrar la manera de organizar, clasificar describir, guardar, gestionar, almacenar, compartir y eliminar el documento electrónico de tal forma que cumpla en su totalidad las expectativas y condiciones que hasta el momento han cumplido los documentos en soportes materializados. A pesar de que la nueva visión plantea una nueva definición del ciclo vital del documento, un nuevo análisis de los valores primarios y secundarios, una redefinición de los conceptos de serie y de la misma estructura del “registro” y el metadato asociado, estamos en disposición de entender mejor estos cambios que nos llevarán a estar en concordancia con los requerimientos de las nuevas tecnologías y adelantos científicos asociados. La gestión electrónica de documentos juega en rol de primer orden dentro de la administración documental, toda vez que son los archivos digitales lo llamados a jugar un papel de relieve en la administración documental actual y futura. La globalización requiere hoy por hoy telematización e inclusión de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Y allí precisamente es donde entra en juego la gestión electrónica de documentos.

26. CONCLUSIONES Son muchos los interrogantes que deben responderse antes de estructurar un SGDE, puesto que internamente dentro del computador solo existen secuencias binarias, es decir ceros y unos que se expresan en algunos casos como carga electrónica de una partícula. De esto solo tendremos una representación en las pantallas del computador o una interpretación por medio de un dispositivo de salida como una impresora. El futuro del profesional en Ciencias de la Información y la Documentación está asociado muy estrechamente a que entendamos en toda su dimensión y manejemos con seguridad y eficiencia los Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos ( SGED).

27. BIBLIOGRAFÍA ECUADOR. VII REUNIÓN DE RESPONSABLES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN [en línea] Citado en 15 de marzo de 2011. Disponible en <Proyecto de digitalización del archivo histórico de las compañías.www.iimv.org/actividades2/05Tecnolog/Ecuador_digitalizac.ppt> IFLA. Directrices para proyectos de digitalización [en línea] Citado en 18 marzo de 2011. Disponible en <http://www.mcu.es/archivos/docs/pautas_digitalizacion.pdf> FERNANDEZ V. Luis David. IESA Instituto de Estudios Superiores en Administración [en línea] Citado en 22 de marzo de 2011. Disponible en <http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf>