Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y

1. EJE TEMÁTICO No.6 Gestión Electrónica de DocumentosExpositores: Joehán L. RomeroÁngela Patricia Chaves Jeimy PeñuelaGloria María Zapta GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALESUNIVERSIDAD DEL QUINDIONOVENO SEMESTRE 2011

2. INTRODUCCIÓNCon esta presentación buscamos dar a conocer aspectos básicos de la gestión documental, las ventajas y desventajas de la gestión documental tradicional en papel y de los Sistemas de Gestión Electrónica de documentos (SGED) y los aspectos a tener en cuenta para la implementación de un SGED.

3. Qué es la gestión documental?La Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”(1)(1) Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos de Colombia

4. La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico.

5. Por qué la gestión documental?Porque:Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera eficiente Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del conocimientoDebe aprovecharse el uso de las Tecnologías de Información y comunicación como herramienta indispensable para la eficiencia en la gestión de documentos

7. La Gestión documental en papelEl ProblemaEl modelo tradicional de gestión basado en el papel genera:

8. Costos salariales:Localización y recuperación de los documentos; la recuperación de documentos representa entre el 10 y el 20% del tiempo total de cualquier empleado. Análisis del Gartner Group sitúan el costo persona/tiempo en más de 1 dólar/documento.

9. Tratamiento y gestión de los documentos; cada vez que se necesita un documento es necesario su posterior rearchivo, con un costo en tiempo y por tanto en salarios, importante.

10. Distribución de los documentos; se tardan horas, incluso días, en enviar la documentación a otros centros y/o clientes con un costo en mensajería, fax elevado.Costos administrativos:Espacio de almacenamiento; el almacenamiento de la documentación es un costo oculto para la empresa que se puede estimar en más de 25 centavos de dólar/documento al año.

11. Duplicación de documentos; el 30% de las hojas almacenadas son copias que realizan otras personas o departamentos diferentes al que ha elaborado el original.

12. Material de archivo; papel, carpetas, etc. El costo de los insumos es muchas veces evitable. El incremento del costo del papel desde 1995 es superior al IPC.Pérdida de oportunidad:Seguridad; es imposible controlar el acceso a la documentación, generando una nula confidencialidad, salvo que se destinen recursos humanos específicos, con el consiguiente costo adicional.

13. Pérdida de documentos; es frecuente la pérdida de documentos, sobre todo los conflictivos, ocasionando problemas importantes, obligando a repetir el trabajo realizado. Además no existen instalaciones ni medidas de protección adecuadas ante posibles desastres naturales (incendio, inundación).

14. Calidad del servicio; los clientes se ven forzados a esperar días para conseguir la documentación solicitada lo que se traduce en una disminución en la calidad del servicio ofrecido.

15. Gestión; las empresas, tradicionalmente, han considerado la gestión de la documentación y el archivo como una actividad secundaria "algo inferior", sin planificación. ¿Y de donde los Sistemas de Gestión electrónica de documentos?Con los adelantos de la tecnología la aparición de las computadoras y con ellas los documentos electrónicos desde mediados del siglo pasado, la sociedad en general se ha visto avocada a tratar con un soporte documental “desmaterializado” puesto que, aunque en los circuitos y en las memorias internas se encuentran “escritos” los documentos, estos no pueden ser localizados y leídos sino a través de las máquinas que los crearon.

16. Esta nueva realidad virtual y la necesidad de seguir teniendo el documento como soporte de todas las transacciones habidas y por haber que realicen las entidades naturales y jurídicas han planteado la exigencia de encontrar un tratamiento al documento electrónico y al mismo tiempo aparece la necesidad de crear un sistema de Gestión electrónica de documentos (SGED).

17. La tecnología está resolviendo mediante dispositivos de hardware y software lo relativo a la conversión de documentos en papel a imágenes digitalizadas y a la creación de documentos electrónicos que jamás estarán escritos en papel.Pero no se trata únicamente de hacer conversiones del medio análogo al digital, sino de poner los documentos al servicio de las entidades que los producen y reciben. El SGED nos debe ayudar a manejar tanto el documento en papel como lo hemos venido haciendo y el nuevo documento electrónico o digital.

18. Detrás de esta parte tecnológica debe crearse la estructura que permita la organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han llevado a cabo por muchos años con el documento en papel y es esta la estructura que manejamos en nuestra profesión. Se siguen necesitando las TRD, las TVD, los sistemas de inventario y otros derivados, adaptados a las nuevas condiciones

19. Ventajas de la implementación de un SGED Reducción de costos salariales•Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos al ser accesibles desde el propio puesto de trabajo.•Disminución del tiempo en tratamiento y gestión, el usuario no tiene que rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla.•Disminución del costo de distribución; al estar los documentos accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etc.Disminución de costes administrativos•Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o una bodega de custodia. Un CD-ROM puede almacenar 120.000 páginas de listados o 15.000 páginas escaneadas, un DVD puede almacenar 1.800.000 páginas de listados o 225000 páginas escaneadas.•Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier momento desde cualquier puesto.•Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y las copias.Disminución de la pérdida de oportunidad•Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de confidencialidad que llegan a partes de un documento.•No existen documentos extraviados o perdidos.•Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos "in situ" en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto.•Aumento de la productividad.•Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación.•Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.

20. PROBLEMAS ASOCIADOS A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS•Longevidad; la vida estimada para un CD-Rom es de 30 años, a lo que habría que añadir la vida de los equipos (tanto computadores como periféricos) que aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que el desfase que sufren deja su vida media en la empresa en aproximadamente 7 años.•Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular y evolucionar el marco jurídico para aceptar la legalidad tanto dela documentación electrónica como de la firma electrónica (ley 594), lo cierto es que no ha sido reglamentada al nivel de la microfilmación. •Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El hábito del uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se elimina en 24 horas, si bien el contar con un sistema amigable para los usuarios, reduce este impacto considerablemente.

21. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de DocumentosOrganización del proyecto : •Definir el alcance y Planificar los pasos que se van a dar. •El Plan de Lanzamiento definirá claramente el alcance. Objetivos del plan de lanzamiento son:•Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.•Crear el equipo del proyecto.Las Actividades principales del plan de lanzamiento son:•Elaborar un plan detallado del proyecto.•Constitución del equipo e información del mismo a los participantes.Determinación de las evaluaciones a realizar.Los Resultados del plan se concretarán en:•Equipo constituido y organizado.•Plan detallado del proyecto.•Conocimiento y compromiso de las personas implicadas en dicho plan.•Análisis de la situación actual

22. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos•Objetivos del análisis son:•Obtener un diagnóstico integrado de la situación actual.•Identificar la oportunidades de mejora del sistema.Actividades principales:•Análisis de las expectativas de la empresa.•Identificación de los procesos para el alcance del proyecto.•Análisis de la documentación de la empresa, destacando:•Estudio de los documentos vitales.•Estudio de los documentos activos.•Estudio del sistema de clasificación.•Evaluación del sistema de ordenación.•Análisis del sistema de recuperación de los documentos en la empresa, contemplando tiempos de recuperación y medidas de seguridad.•Estudio del flujo de información.•Identificación de los usuarios.