1. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
ALUMNA.-DEBORATH LAGOS MUÑOZ
DOCENTE.- CARLOS ALBERTO PAJUELO BELTRAN

2. CONCEPTO
 Un expediente es un documento completo que reúne la suma de
todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por
una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en
un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una
actividad institucional o personal, y que comprende un contenido,
un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o
una evidencia de esa actividad.
 Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite
Electrónico, al que se agregan características específicas
necesarias para cumplir con la normativa legal vigente

3. TRADICIONALMENTE
 El mecanismo mas empleado para ejecutar procedimientos
administrativos en la órbita de los organismos públicos y
algunos privados, es el Expediente.
 Históricamente, cada expediente consiste en un conjunto de
documentos en papel, muchas veces voluminoso, que
requiere un traslado lento de los mismos entre los
funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.
 El trasiego de los documentos en papel que forman el
expediente, entre las personas, entre oficinas y entre
diferentes organismos, resulta de una ejecución ineficiente,
con una gran cantidad de riesgos asociados.

4. ACTUALMENTE
 hace algunos años que
muchas organizaciones
han comenzado a
implantar el expediente
electrónico, de modo que
manteniendo el espíritu y
objeto de estos tipos de
documentos, los mismos
sean tramitados de forma
electrónica en lugar de en
papel.

5. CARACTERISTICAS
Rapidez. Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos (sean oficinas,
organismos u organismos diferentes), que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se
vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente
Descentralización. El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas
ubicaciones geográficas.
Validez legal. El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los
procesos documentales electrónicos.
Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo
su estado, en qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes.
Interoperabilidad e intercambio.-Los expedientes 100% electrónicos pueden ser inter operados entre
diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego de papeles ni demoras por traslados.
Además se evita el riesgo de deterioro y de extravío de documentos durante su transferencia.
Del papel al digital. El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular
entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y

6. Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente
en bases de datos indexadas.
Heterogeneidad documental. Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos
de documentos, tales como documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones,
correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc.
Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada
vez copias fieles del original.
Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel.
Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que:
>> Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”)
>> Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su
contenido por personas no autorizadas. >> En caso de interceptación no autorizada del expediente, e
intento de modificarlo, ello se detecte automáticamente.

7. BENEFICIOS
Eficiencia y Productividad al buscar expedientes.Se estima que los profesionales gastan 50%
de su tiempo buscando información, y les toma 18 minutos encontrar cada documento en
promedio. Esto se traduce directamente en pérdida de eficiencia y productividad, o sea en un
costo para la organización.
Reducción de costos de impresión Impresoras, papel, insumos, son gastos perfectamente
cuantificables. Y evitables!
Reducción de costos y riesgos de perder documentos. Se estima que entre un 10 y un 15% de
los papeles se pierden alguna vez, lo que conlleva a que se pase hasta un 30% del tiempo
laboral buscándolos. Nuevamente estamos frente a ineficiencias cuantificables.
Traslado de expedientes y manejo de versiones. Encontrar la última versión de un documento en
un sistema de archivos o en los correos electrónicos puede ser una tarea desgastante y costosa. Si
a eso le sumamos el trasiego de expedientes en papel y el tiempo perdido en hacerlo, estamos
frente a una de las mayores ineficiencias de las organizaciones.

8. VENTAJAS
es claro que el expediente electrónico proporciona mayor
transparencia a la administración, ya que los usuarios (ciudadanos,
funcionarios, gerentes, directores), cuentan con herramientas para
controlar y dar seguimiento a sus documentos.
En lo que respecta a los funcionarios y empleados, el expediente
electrónico constituye un facilitador de las tareas, porque las
simplifica y pone a su disposición de forma inmediata toda la
información que necesita para tomar decisiones y realizar su
actuación.
Con la implantación del expediente electrónico se reducen
considerablemente los costos de papelería e impresión, los tiempos
de búsqueda documental, los riesgos de pérdida y deterioro de
documentos, el costo de los traslados de papeles de un sitio a otro,
y el tiempo total y parcial de tramitación.

9. LEGISLACION PERUANA
 En nuestra legislación peruana El Consejo de Ministros aprobó un proyecto de ley
sobre la identidad digital y el expediente electrónico, a fin de mejorar y simplificar las
relaciones entre los ciudadanos y el Estado.
 Explicó que, para tal fin, se utilizará un chip que permitirá a los ciudadanos poder
realizar, ante las diferentes entidades del Estado, todos los trámites con una
identidad única.
 La jefa del Gabinete Ministerial (Rosario Fernández) aseguró que se trata de un
proyecto muy importante para el país, porque, de esa manera, el Estado estará al
servicio de la población las 24 horas al día.
 Asimismo, dijo que la iniciativa también incluye la posibilidad de implementar el
expediente sin papel o expediente electrónico para los procesos judiciales.
 Fernández señaló que este proyecto fue elaborado contado con la colaboración de
los Ministerios de Economía, Justicia, la Presidencia del Consejo de Ministros, la
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), y el Poder
Judicial.