Documento electrónico

Documento
Electrónico
Carolina Henao Bejarano
Claudia Marcela Fagua
Edy Ruth Vallejo Santamaría
Esperanza Rojas Rojas
Docente: Jorge Mario Zuluaga Campuzano

INTRODUCCIÓN
Al igual que el invento del papel y la imprenta generó en su momento un
gran impacto en la vida del hombre, en su forma de comunicación y
transmitir conocimiento, las nuevas tecnologías han revolucionado el
mundo actual, pues ha aumentado la creación de un gran volumen de
información que se distribuye de forma casi inmediata.
Las TIC, han introducido una nuevo soporte documental, el documento
electrónico, que ha hecho necesaria la creación de nuevas normas de tal
forma que se pueda administrar y garantizar la perdurabilidad de la
información y por ende de nuestra historia.
A través de esta presentación, encontrará los conceptos básicos para
identificar el documento electrónico y consideraciones sobre su
conservación
Documento Electrónico

OBJETIVOS
❏ Identificar a cabalidad el significado de Documento
Electrónico, sus alcances, componentes y características
fundamentales.
❏ Identificar las problemáticas y oportunidades que presenta
el uso del Documento Electrónico para los sociedad de
información y conocimiento.
❏ Proyectar, como futuros profesionales C.I.D.B.A, una
postura propositiva a partir de los conceptos, para aportar
soluciones viables al uso del Documento Electrónico.

Definición
Documento electrónico
Hace referencia a cualquier representación de información
que se conserva o transmite por medio de un mensaje de
datos. Por tanto, un documento electrónico es cualquier
documento cuyo soporte material es algún tipo de
dispositivo digital, que para ser consultado, interpretado o
reproducido, debe ser accedido desde un computador u
otro dispositivo con capacidad de acceder a información
en medios magnéticos.

Los documentos electrónicos que se crean como copias
digitalizadas de un documento físico (es decir aquellos
documentos que son escaneados, transcritos, enviados por fax,
etc.) no tiene ninguna validez legal o probatoria sin el soporte del
documento original. También pueden ser utilizados como prueba
de un evento o acuerdo, pero dicha validez o veracidad puede
ser cuestionada, ya que son esencialmente el equivalente
electrónico de una fotocopia de un documento. Para tener
validez deben ir acompañados de su original.

Componentes
De acuerdo con L. Duranti, los componentes son:
1. Medio: el portador físico del mensaje.
2. Contenido: el mensaje que el documento trata
de comunicar.
3. Forma física e intelectual: las reglas de representación
tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje.
4. Acción: el ejercicio de voluntad que da origen al documento.

5. Cuatro personas: las entidades actuantes por medio del documento, autor,
destinatario, redactor, creador.
6. Vínculo archivístico: la relación que vincula cada documento con el anterior y
con el siguiente
7. Contexto: el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en
el que es creado el documento.
Tomado de: La Gestión de los documentos electrónicos como función archivística. José Ramón Cruz Mundett,
disponible en http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

Características
Autenticidad: que pueda demostrarse que
el documento es lo que afirma ser, de quien
emana y las fechas en que fue creado o
enviado.

Autenticidad
Para garantizar la autenticidad del documento
electrónico las entidades deben crear
políticas y procedimientos que controlen
desde la elaboración hasta su disposición
final, de forma que se asegure que el
documento se crea por alguien autorizado, y
que se tienen los mecanismos de seguridad
que impida la modificación de los mismos

Características
Integridad: los documentos deben
permanecer completos y protegidos de
manipulaciones

Integridad
Para garantizar la integridad,
las políticas y procedimientos
deben establecer qué, quién
cómo y cuándo realizar
anotaciones o adiciones en
los documentos electrónicos,
de las cuales se debe dejar
constancia para seguimiento

Características
Fiabilidad: que su contenido represente de
forma completa , fiel y precisa las
operaciones, actividades o hechos que se
quieren decir con él

Fiabilidad
Los documentos de
archivo deben mostrar
que fueron creados
por una actividad
específica y por un
responsable asignado
con las herramientas
determinadas para la
operación

Características
Disponibilidad: que se pueda
localizar, recuperar, presentar, y
leer, mostrando la actividad que los
produjo de acuerdo a las funciones
de la entidad, manteniendo los
vínculos con los documentos que
reflejan la secuencia de las
actividades

Clasificación
CRITERIO CONCEPTO
POR SU FORMA DE
CREACIÓN
❏ Nativos electrónicos: son aquellos que
ha sido elaborado en entorno electrónico
y permanece así hasta su disposición final
❏ Documento electrónico digitalizado:
documentos elaborados en formatos
tradicionales que se escanean para su
utilización en medios electrónicos
POR SU ORIGEN
Hechos por
❏ Administración Pública
❏ Ciudadanos
❏ Organizaciones

CRITERIO CONCEPTO
POR SU FORMA Y
FORMATO
❏ Documentos ofimáticos: son producidos por diversos
programas y pueden tener diferentes versiones: procesadores
de texto, la hoja de cálculo, gráficos
❏ Documento Cartográfico: mapas, planos, croquis, cartas
aeronáuticas - celestes o marinas
❏ Correo electrónico
❏ Imágenes
❏ Videos
❏ Audio
❏ Mensajes de datos generados en
redes sociales Twitter, Facebook, Tuenti, Myspace, Yammer
❏ Formularios electrónicos: formatos para ser diligenciados en
línea
❏ Base de datos

Documento Electrónico de
Archivo
El Archivo General de la Nación,(2006) Acuerdo 027,
lo define claramente como:
“El registro de la información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos,
que permanece en estos medios durante su ciclo vital;
Es producida por una persona o entidad en razón de
sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y proceso archivísticos”

Problemática de Conservación de documentos
electrónicos
La UNESCO ha manifestado los desafíos que plantea el
resguardo de la información digital en su
“CARTA PARA LA PRESERVACIÓN
DEL PATRIMONIO DIGITAL”:
“El patrimonio digital del mundo corre peligro de perderse
para la posteridad.
Contribuyen a ello, en otros factores, la rápida obsolescencia
de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las
incertidumbres existentes en torno a los recursos, la
responsabilidad y los métodos para su mantenimiento y
conservación y la falta de legislación que ampare estos
procesos”

Problemática de Conservación de documentos
electrónicos
Sobre esto la Ley 527 de 1999 expone en su artículo 12:
“Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean
conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las
siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que
se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar
que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar
el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o
recibido el mensaje o producido el documento.

Con lo anterior se puede afirmar que una de las principales problemáticas que
representa el uso y gestión del documento electrónico es su conservación, dadas las
tecnologías bajo las cuales se preserva. Entre las principales se encuentran:
● La obsolescencia de los programas
ejecutables,códigos y formatos (software)
● La obsolescencia de los equipos físicos,
mecánicos y eléctricos (hardware)
● La degradación o desuso del soporte
que almacena al documento
(CD, Disco Duro, etc.).
● La necesaria capacidad del documento
digital para ser transferido de un formato a otro,
las veces que sea necesario.Lo cual impone
desafíos para la integridad, autenticidad y fiabilidad.

Bibliografía
Archivo General de la Nación. Acuerdo 002 de 2014 de 2014. [Recurso electrónico]
Recuperado y disponible
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO
_02_DE_2014.pdf
Banco Terminológico AGN.Documento electrónico de archivo, [Recurso electrónico]
disponible en
http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=92&/documento-electrnico-
de-archivo
Cruz, José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función
archivística. Universidad Carlos III. Madrid [Recurso electrónico] recuperado
y disponible en http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf
Ley 527 de 1999. [Recurso electrónico] Recuperado y disponible en
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4276

Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones. Decreto 2609 de
2012.[Recurso electrónico] Recuperado y disponible
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf
Preservando para el futuro. Guía Cero Papel 3 Documentos Electrónicos[Recurso
electrónico] Recuperado y disponible en
http://www.preservandoparaelfuturo.org/ceroPapel/Guia3-DocumentosElectronicos.pdf
¿Qué es un documento electrónico?[Recurso electrónico] Recuperado y disponible en
http://www.facture.co/Contactenos/Definiciones/DocumentoElectronico.aspx
Imágenes del banco de imágenes de Google
Otras imágenes
Documento electrónico de archivo. http://2.bp.blogspot.com/-
8SvNKqzvLp4/TsGGIB5uofI/AAAAAAAAAAU/1ckX5pCv3rc/s1600/logo-
documentos.jpg

Hardware. [Recurso electrónico] disponible en:
http://bibliotecadeinvestigaciones.files.wordpress.com/2013/01/pc-hardware-0.jpgs
Software. [Recurso electrónico] disponible en:
http://2.bp.blogspot.com/-
VOuDgKCFBuI/UbFvDTQTCwI/AAAAAAAAAAg/FPz1hgoeKAg/s320/Chrome_estable
_para_MAC_Linux_SoftwareYTecnologias.jpg
Soportes para DE. [Recurso electrónico] disponible en: http://1.bp.blogspot.com/-
Kz1t0CPwAS0/TV6d0RWm7FI/AAAAAAAAACE/lipc1_tbdkk/s1600/soportes-de-
almacenamiento.jpg

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