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<ul><li>Consultar la información biográfica y los temas de los conferenciantes, y acertar al elegir un conferencista cuida...
<ul><li>Reservar un lugar para el evento, o múltiples eventos si se planea dar más de una conferencia. </li></ul><ul><li> ...
<ul><li>Decidir cómo van a manejar la publicidad y los anuncios.  </li></ul><ul><li>Asegurarse de que el conferenciante ap...
<ul><li>Una persona encargada de abrir, armar y cerrar las instalaciones </li></ul><ul><li>Transportación para el conferen...
<ul><li>Recoger información de contacto a los concurrentes, por medio de un listado de registro de asistencia al evento.  ...
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Presentacion de la lista de verificación para planear la conferencia (2)

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Presentacion de la lista de verificación para planear la conferencia (2)

  1. 2. <ul><li>Desarrollar un plan útil para que la oficina de comunicación tome en cuenta en la realización de una conferencia de prensa . </li></ul><ul><li>Primer paso:  </li></ul><ul><li>Determinar cuál es el objetivo: </li></ul><ul><li>¿A qué tipo de público se quiere llegar? </li></ul><ul><li>¿Será tema de interés de la institución o el tema, la propuesta, curso o información es sustancial? </li></ul><ul><li>Después definir a expertos conferencistas y receptores público general, invitaciones, llamadas telefónicas, email entre otros. </li></ul><ul><li>Convocatoria a medios: </li></ul><ul><li>¿Boletín de Prensa: Existe la necesidad de ofrecer información específica sobre el objetivo a tratar para ubicar conceptos sobre el tema a tratar? </li></ul><ul><li>Desarrollar recordatorios para los periodístico llamadas telefónicas, correos, mensajitos. (elaborarles un Pack de prensa. </li></ul><ul><li>  </li></ul>
  2. 3. <ul><li>Consultar la información biográfica y los temas de los conferenciantes, y acertar al elegir un conferencista cuidando que coincida con el tema y la idea central de la conferencia. Comunicarse por teléfono o correo electrónico con el conferencista que se prefiera. Si él o ella no está disponible, entonces comunicarse con otro, nunca contactar a más de uno al mismo tiempo. </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>Hablar con el conferencista sobre las metas que se quieren alcanzar; además, del tipo de evento, lugar, fecha, honorarios, etc. </li></ul><ul><li>Mantenerse en contacto con su conferencista acerca de cualquier novedad, preocupación o necesidad que pueda surgir durante el proceso de planeación. </li></ul><ul><li>  </li></ul>
  3. 4. <ul><li>Reservar un lugar para el evento, o múltiples eventos si se planea dar más de una conferencia. </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>Decidir si se cobrará entrada y/o o se venderá ejemplares o suscripciones de revistas portuarias, libros portuarios , escritos o biografías de autores (as ) de prestigio. </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>Llenar la solicitud de conferencia, y enviarla al conferenciante y al cuerpo de conferenciantes. </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>Planear una reunión preparatoria con el conferenciante, ya sea en persona o por teléfono con parlante. </li></ul>
  4. 5. <ul><li>Decidir cómo van a manejar la publicidad y los anuncios. </li></ul><ul><li>Asegurarse de que el conferenciante apruebe el texto que se publicará en invitaciones, informaciones de prensa, anuncios publicitarios. </li></ul><ul><li>Organizar para los días previos a la conferencia (dependiendo de la naturaleza del evento): </li></ul><ul><li>· Revisar el lugar y el estacionamiento disponible; </li></ul><ul><li> ¿estará abierto al público ese día? </li></ul><ul><li>· Organizar el lugar del evento. </li></ul><ul><li>· Alquilar y probar dos micrófonos inalámbricos, uno normal y otro de cuello para el conferenciante, antes del día de la conferencia </li></ul><ul><li>· Comprar baterías extras para el micrófono </li></ul><ul><li>· Conseguir lo que el conferenciante necesite. Por ejemplo, una mesa o podio para sus libros, vaso de agua, rotafolio, si se necesita cañonera, la comida, las sillas, los rótulos de quienes presidirán la mesa . </li></ul>
  5. 6. <ul><li>Una persona encargada de abrir, armar y cerrar las instalaciones </li></ul><ul><li>Transportación para el conferenciante </li></ul><ul><li>Ujieres y asistentes para el estacionamiento </li></ul><ul><li>Disponer si se ofrecerá algún valor agregado coffie break </li></ul><ul><li>Analizar si se colocará mesas con literatura </li></ul><ul><li>Decidir quién será el presentador </li></ul><ul><li>Seleccionar a un encargado de traer los cheques firmados para pagar al conferenciante (Uno para honorarios y otro para gastos de viaje) </li></ul><ul><li>Mantenerse a la expectativa de las reacciones del público invitado. </li></ul>
  6. 7. <ul><li>Recoger información de contacto a los concurrentes, por medio de un listado de registro de asistencia al evento. </li></ul><ul><li>Proporcionar información sobre la sala de lectura. </li></ul><ul><li>Planear una reunión con los miembros con el objetivo de informar los frutos obtenidos del evento. </li></ul><ul><li>Enviar por correo electrónico comentarios y resultados al cuerpo de conferenciantes. </li></ul>

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