El documento proporciona una guía detallada para definir y organizar con éxito un congreso. Explica los elementos clave a considerar como el objetivo, participantes, imagen, materiales de marketing y programación del evento. Además, destaca la importancia de obtener patrocinio para cubrir los costos ya que los ingresos por inscripciones suelen no ser suficientes.

1. DEFINICION DEL
CONGRESO
Christian Palacios.

2. Para definir un congreso se deben
tomar en cuenta estas preguntas.
 ¿Qué? (naturaleza del congreso, contenidos)
 ¿Cuándo? (fechas de inicio y final)
 ¿Dónde? (Sede de celebración, logística en general, información del evento)
 ¿Quién? (Invitados, ponentes, participantes, personalidades.)
 ¿Cómo? (desarrollo, programa, recursos propios y ajenos.)

3. Objetivos:
 El éxito de nuestro congreso se puede definir si cumplimos el objetivo principal del
mismo, para evitar reclamaciones, y debemos ser capaces poder probar el
cumplimiento de este objetivo prioritario.
 Es de mucha ayuda tener los objetivos por escrito, ya que con estos el ponente
puede desarrollar nuevas o viejas ideas relacionadas con el objetivo del congreso.
 Se debe tener en cuenta no tener muchos objetivos para no perder el propósito
del congreso y evitar conflictos de intereses.

4. Participantes:
 Congresistas: si es un congreso internacional podemos reunir a un gran numero de
personas, asegurar la asistencia de determinado grupo es fundamental para
cualquier reunión.
 Ponentes: los conferenciantes serán los protagonistas de nuestro congreso.

5. La imagen del congreso
 Es fundamental el trabajo del diseñador encargado de dar un perfil y una imagen
precisa de la temática de nuestro congreso.
 Esto es fundamental desde el encabezamiento de las cartas y los primeros folletos,
hasta el libro de resúmenes, todos nuestros materiales deben ser claros y
atractivamente representados.

6. Diseño del logotipo del congreso.
 Lo mejor para cada congreso es que cada uno tenga su propio logotipo especial,
puede ser una creación autónoma e independiente , o bien puede estar basado en el
logotipo de alguna organización. Puede contener el símbolo de la ciudad en donde
se desarrollara y el numero de edición de este.

7. Encabezamiento de las cartas
 Estas deben estructurarse de la siguiente manera, incluyen el nombre completo del evento, la
ciudad y el lugar de celebración del evento, incluye a los patrocinadores (‘patrocinado por….’)
y la dirección completa del congreso.
Tarjetas
 Algunas congresos imprimen tarjetas personalizadas con el nombre del congreso, la
dirección del evento y el logotipo del mismo para todas las entidades que coordinan esta
celebración.

8. El folleto preliminar.
 Elegiremos un formato de díptico o tríptico para imprimir este folleto, se buscan
anunciantes o promotores en el campo de la propaganda, por darles marketing
apareciendo en este folleto.
 El folleto puede imprimirse años antes del congreso y usarse como promoción
preliminar, un ejemplo de estos es enviárselo por correspondencia a los miembros
del comité, o distribuirlo en congresos de materias similares o compartibles.

9. Segundo anuncio para recibir solicitudes.
 Este segundo anuncio debe ser enviado entre 10 y 12 meses antes de la fecha de celebración del
congreso y esta debe incluir la siguiente información:
 Una carta de introducción. Debe ser redactada por el patrón del congreso.
 Programa profesional, científico detallado. Este tiene la información de los temas y los
ponentes, y es un calendario detallado del programa a desarrollarse.
 Información general. Este tiene el trabajo de detallar la localización del congreso. La dirección,
el teléfono, el fax del secretario, la pagina web, una lista completa de los nombres de los
miembros del comité organizador local, el tablón de anuncios, un horario general, así como los
idiomas del congreso, los eventos sociales y otros opcionales (con sus precios)climatología, etc.
 Información de registro- inscripción. El segundo anuncio lleva información y detalles de la
inscripción y tarifas según cada categoría lo que incluye el precio y las fechas de pago y el
formulario de inscripción.

10. El programa final. (para ser distribuido en
el congreso)
 Agradecimientos, patrocinadores y horario.
Listado de patrocinadores y donaciones. Cartas de
agradecimiento
 El programa científico detallado por días. Para
libros y programas es aconsejable optar por un
diseño que le facilite tener acceso a el día a día.
Hay congresos que editan el libro por materias y
no por días, en este caso debemos procurar tener
una buena tabla de contenidos así como un
código de colores que permita al participante
acceder a cada presentación de manera mas
eficaz.

11. Información general
 1. localización
 2. idiomas (si hay traducción simultanea se debe agregar esta información)
 3. Transporte y servicio de recogida
 4. Lista de los servicios del congreso, sus horarios de apertura y cierre. (servicios
turísticos como bancos, agencias de viaje, etc.
 5. Sistema de mensajería
 6. Lista de los hoteles del congreso con sus números de teléfono y dirección
 7. Exposición de las salas del centro de convenciones.

14. Libro de resúmenes
A la hora de elaborarlo es aconsejable comprobar:
1. 1. Revisar el buen manejo de fotocopias o scanner
2. Se puede enviar también resúmenes (escaneados) a correos electrónicos, se
ahorraría 50% de espacio, papel y dinero.
Mini- programa
En congresos en donde el programa final es extenso es aconsejable imprimir uno de
bolsillo que indique de manera globalizada el trazado del centro de convenciones, el
plano de la exhibición y los horarios o agenda.

15. Lista de
Participantes
Algunos congresos imprimen una lista de participantes con
sus nombres, país, dirección y nombre del hotel en donde
se quedaran; muchos evitan ese gasto y colocan esta
información en tablones o pantallas ubicadas alrededor.
Catálogo de la
exhibición
Es aconsejable imprimir uno especial, cada compañía puede
incluir la información que desee de sus productos. Puede
incluirse publicidad.

16. Credenciales
 La identificación en blanco debe incluir el logotipo y nombre del congreso. Se añadirá el
nombre y país. En congresos pequeños donde las personas se conocen, se usa su nombre de
pila.
 Muchos congresos incluyen tarjetas de identificación de diferente color para diferenciar el
status de su portador.
 Otros indican su condición individual: ponente, coordinador, organizador etc

17. Tarjetas inteligentes
 Se utilizan como credencial. Ponen en marcha micrófonos personales,
acceden a información cuando se visite una cabina de exhibición y sirven
de vale para comidas o eventos sociales.
 Con una fotografía del participante sirven como elemento de seguridad.
 Este sistema no esta siempre disponible por su costo.
Invitaciones y cupones
 Se puede imprimir un vale especial para cada evento social o comida. Se
incluirá fecha, localización y programa.
 Imprimirlos de diferentes colores por categoría(comidas del día). Se
pueden numerar.
 Las invitaciones especiales se pueden imprimir para inauguraciones y
clausuras, banquetes con autoridades, etc.

18. PATROCINIO Y RECURSOS ECONOMICOS
 Es muy difícil realizar un congreso con los
ingresos de la tarifa de registro.
 El patrocinio implica la aprobación de la
persona, instituto, compañía o gobierno, que
de manera pactada recibirá reconocimiento y
publicidad.
 Los patrocinadores aportan con dinero,
materiales, bienes, publicidad, regalos, etc.
 El beneficio para los patrocinadores se da con
su nombre impreso, anuncios, posters, etc.
 Es importante ponerse en contacto con ellos
lo antes posible por que algunas
organizaciones o compañías presupuestan
estos fondos con antelación.

19. EJEMPLOS DE PATROCINIOS
 Organizaciones internaciones:
Organización de Naciones Unidas (ONU)
 Organizaciones especializadas en la
materia
 Organizaciones nacionales que cubran
gastos de sus participantes.
 Compañías comerciales relacionadas
con el objeto del congreso: materiales
 Gobiernos: nacionales, municipales,
provinciales
 Vuelos gratuitos
 Habitaciones de hotel
 Regalos
 Conciertos
 Bebidas gratis ( agua, refrescos, etc)

20. GRACIAS