La conferencia de prensa es un evento para anunciar información importante a los periodistas y responder sus preguntas. Debe ser dirigida por un alto funcionario con conocimiento de la situación. Se requieren materiales informativos como reportes e imágenes para distribuir a los periodistas. La planificación incluye definir el mensaje, fecha, lugar, participantes, contactar a los medios e implementar la conferencia.

2. ¿QUÉ ES EXACTAMENTE UNA
CONFERENCIA DE PRENSA
Una conferencia de prensa es
un evento con un propósito
claro. Básicamente, usted está
convocando una reunión de
reporteros para anunciar algo y
para presentar a expertos que
responderán a las preguntas.
Tal vez esté anunciando una
donación para financiar las
operaciones de rescate, la lista
de las necesidades más
urgentes del país, el número de
muertos y accidentados en el
desastre u otras noticias
importantes similares.

3. Deberá ser un alto funcionario, como el Representante de la
OPS/OMS, el Ministro de Salud o su auxiliar, el Jefe de Defensa
Civil, el Director de Operaciones de Urgencia, o quien quiera que
tenga amplio conocimiento de una situación particular.
¿QUIÉN DEBERÁ CONDUCIR LA CONFERENCIA DE PRENSA?

4. ¿QUÉ MATERIALES NECESITO PARA UNA CONFERENCIA DE PRENSA?
El material que se va a entregar deberá estar preparado y deberá haber copias
suficientes para los reporteros. Deberán indicarse claramente los nombres y los
cargos de las personas que hablan durante la conferencia de prensa. El
material puede incluir informes de situación, otros informes, grabaciones en
video de la situación (este material deberá mostrarse y deberán distribuirse
copias) y las declaraciones orales o escritas.

5. ¿QUÉ
DEBERÁ
INCLUIRSE?
QUIÉN: ¿Quién está
dando las noticias?
QUÉ: ¿Qué es
exactamente lo que se
está anunciando?
DÓNDE: ¿Donde ocurrió
exactamente el
desastre, o se
presentará el peligro, o
se localiza el problema?
CUÁNDO: ¿Cuándo
ocurrió o se prevé que
suceda?
POR QUÉ: ¿Por qué razón se
emite el comunicado de
prensa y por qué participa la
entidad que lo emite en la
situación de emergencia?

7. ¿Cómo realizar una conferencia de prensa?
Los siguientes pasos podrían ayudar a planear
para la conferencia de prensa:
1. Definición del mensaje.
Defina los mensajes clave que se desean enviar a
la comunidad. La meta puede ser presentar o
ventilar más de un tema, anunciar un nuevo
programa o acontecimiento, reaccionar ante una
historia noticiosa o a una crítica o ataque o llamar
atención hacia una mención o reconocimiento que
el esfuerzo ha obtenido. Cualquiera que sea el
mensaje, debe resumirse en 3-5 puntos claves
para la prensa..

8. 2. Programación de la fecha y la hora.
Será necesario determinar una fecha y una hora para la conferencia de prensa, y
cerciorarse de que no entre en conflicto con otros acontecimientos de prensa o
plazos de los medios. Aquí hay otros consejos para programar la conferencia de
prensa:

9. 3. Elección del sitio.
Cerciórese de elegir un sitio para
la conferencia de prensa que
tenga un estacionamiento
adecuado y que no esté
demasiado lejos para que viajen
los reporteros. Asimismo, escoja
un sitio que proporcione interés y
esté en relación con el tema
Otras consideraciones incluyen la
selección de un sitio
relativamente libre de excesivos
niveles de ruido de fondo y que
cuente con las extensiones y los
enchufes eléctricos adecuados
para la iluminación, etc.

10. Sea claro y preciso: evite el
uso de jerga, retórica o
lenguaje explosivo y
evítelos “mmm” y los “ajá”.
Concéntrese en el asunto
para no distraer a la
audiencia con sus palabras.
Asuma que la audiencia es
inteligente: evite escucharse
como si tratara con niños.
No juegue o agarre ningún
objeto: así provoca
distracción y esto lo hace
parecer nervioso.
La apariencia cuenta: los participantes
deben estar apropiadamente vestidos
para la ocasión.
Diga siempre la verdad. Si no sabe la
respuesta a una pregunta, dígalo. No
exagere o proporcione datos que no
estén respaldados por evidencia, no
presente opiniones como si fueran
hechos ni haga acusaciones que no
pueden ser comprobadas.
4. Selección y capacitación de
los participantes.
Aquí brindamos algunos
consejos para los participantes:

11. 5. Contacto con los medios.
El primer paso al entrar en contacto con los medios es crear una lista de correo completa de los
editores asignados en las estaciones de televisión, los directores de noticiasen las estaciones de
radio y en los principales periódicos, y los editores en los periódicos semanales. Incluso se debería
incluir a los servicios de televisión por cable.
Otros que se debería asegurar incluir en la lista son los reporteros con los que se. ha trabajado
anteriormente,
También se debería tener preparado un memorándum de prensa y haberlo enviado con una
semana de anterioridad para informar a los medios acerca de la conferencia de prensa.

12. 6. Seguimiento con los medios.
Después de que se hayan enviado
los memorándums de prensa a los
medios, se debe darle seguimiento
al memorándum a través del
contacto telefónico con los
principales medios. Dele algunos
días de tiempo al memorándum
para que llegue a los destinatarios
y comience entonces con el
seguimiento telefónico de la gente
a quien se lo ha enviado

13. 7. Desarrollo de una carpeta de prensa.
Una carpeta de prensa es un archivo con la información de fondo que se proporciona a los
reporteros sobre el asunto o programa. La carpeta de prensa debe contener lo siguiente:
•Una lista de los participantes de la conferencia de prensa.
• Un comunicado de prensa que debe indicar la posición del grupo
con respecto al asunto, lo destacado dela conferencia de prensa y
unas cuantas notas de los participantes
• Información de fondo sobre el asunto (es decir, estadística, fondo
histórico, antecedentes, historias de casos o reimpresiones de
reportajes).
•Algunas fotografías brillantes en blanco y negro (las fotos de acción
son las más interesantes).
• Biografías resumidas de los participantes (de menos de una
página).
• Reportajes o artículos relacionados provenientes de publicaciones
nacionales prestigiosas.

14. •Comprobarla ubicación de
enchufes eléctricos para
micrófonos e iluminación.
•Colocar en la sala una mesa
lo suficientemente larga, con
los nombres sobre tarjetas,
para que todos los oradores
tengan asiento.
•Proporcionar suficientes
asientos en la sala para los
reporteros, y espacio
adecuado para su equipo de
trabajo (por ejemplo:
cámaras fotográficas,
micrófono).
•Desplegar materiales visuales
como fondo al panel del orador:
pancartas, carteles, etc.
•Tener una hoja de registro
para la asistencia.
•Proporcionar un podio para el
moderador, quizás con el
logotipo de la organización
sobre el mismo.
•Tener café, té, agua y
cualquier otra refrigerio en el
sitio
8. Preparación de la sala
algunos consejos:

15. 1. Dé la bienvenida a los miembros de la prensa conforme llegan.
2. Haga que los miembros de la prensa se registren con su
afiliación, y dé a cada uno de ellos una carpeta de prensa.
3. Siente a los participantes de la conferencia de prensa detrás de
la mesa frente a los reporteros sentados.
4. Compruebe la hoja de registro para ver qué medios están
representados.
5. Comience aproximadamente a tiempo: máximo 5 minutos
después del tiempo Programado.
Durante la conferencia de prensa:

16. 6. Grabe el acontecimiento para sus propios archivos y para el
posible uso de los medios.
7. Haga que el moderador dé la bienvenida a la prensa,
presente el tema y a los participantes.
8. Cada participante debe aparecer por no más de 3-5
minutos, destacando 3-5 puntos clave.
9. Después de todas las presentaciones, el moderador debe
atender cualquier pregunta de la prensa y dirigir preguntas a los
participantes apropiados.
10. Después de aproximadamente 45 minutos, finalice la
conferencia de prensa.

17. •Establezca contacto con representantes de los principales medios de difusión. Si
mantiene una conversación con ellos, lo recordarán cuando necesiten información acerca de
la cuestión. Al examinar el registro de asistencia, podrá determinar cuáles de los principales
medios no estuvieron representados. Envíeles un comunicado de prensa y una carpeta de
prensa, o una grabación de la actividad, o programe una entrevista con un periodista y uno
de los oradores de la conferencia de prensa.
•Analice la conferencia de prensa con otros miembros de su organización que asistieron a
ella. ¿Qué salió bien? ¿Qué podría haber salido mejor? ¿Y cómo puede mejorar la próxima
conferencia de prensa que organice?
Importante
Después de la conferencia de prensa