1. Cómo preparar una conferencia de
prensa. Pautas básicas
Autor: Jenny Escobar Pardo
Curso:
9/10 (2 opiniones) |7 alumnos|Fecha publicación: 26/01/2012
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Una conferencia de prensa puede ser la mejor manera de difundir una
noticia relevante. Con este curso usted aprenderá pasos fundamentales para
lograr la asistencia de periodistas a su Conferencia de Prensa. No importa el tema
a tratar, simplemente se debe tener en cuenta los siguientes puntos: contactar
periodistas del área, enviar invitaciones, confirmar la asistencia, recordar la
actividad y entregar un detalle al finalizar en evento.
Sin embargo, es conveniente que el día de la conferencia sea martes,
miércoles o jueves dado que, los periodistas suelen estar ocupados los lunes y
viernes, y el fin de semana, los medio de comunicación reducen su personal.
Contactar periodistas del área
El primer paso consiste en recabar información de los periodistas del área.
Por ejemplo, si la Conferencia de Prensa es sobre un torneo de golf, entonces
tendremos que contactar a periodistas que cubran el área de deportes.
Para ello se deberá hacer una lista telefónica de los medios de
comunicación a nivel departamental (periódicos, medios televisivos, medios
radiales, revistas, portales de internet, entre otros) para contactar a los periodistas
y editores del área y recabar sus correos electrónicos y números de celular, es
importante adelantarles que se les enviará una invitación. En el caso de la
televisión también se deberá hablar con los Jefes de Prensa. Recuerde tener un
trato afectuoso y amigable con los periodistas
Enviar invitación

2. Para este paso, se recomienda que la invitación resalte el hecho noticioso
más importante, indique cuándo, dónde y la hora del evento, además no se olvide
señalar que se trata de una Conferencia de Prensa. Una vez lista la invitación
deberá enviarla por correo electrónico, y vía fax y si fuera posible enviar la
invitación física.
En el caso del correo electrónico no sólo se deberá adjuntar la invitación,
sino también copiarla en el mismo mensaje después del texto introductorio, que
sintetizará dicha invitación.
Confirmar la asistencia
Enviadas las invitaciones se deberá llamar a los periodistas para confirmar
la recepción de la invitación y su asistencia a la Conferencia de Prensa. Esta
oportunidad se debe aprovechar para explicarles lo novedoso del evento,
recodarles que es exclusivo para periodistas, además comentarles que se
entregará un presente, habrá un sorteo o que a la empresa le gustaría que
compartiera un brindis de honor por su valiosa colaboración.
Recordar el evento
Si el evento es en la noche se deberá llamar el mismo día, entre 9 y 12 am,
para recordarles la hora y el lugar, mientras que si la Conferencia se desarrollará
en la mañana se deberá llamar un día antes, entre 3 y 6 pm.
Conferencia de Prensa
Ya en la Conferencia de Prensa es importante tomar nota de la prensa
asistente y entregarla nota de prensa e ir indicar quienes son los voceros del
evento, por si desean tomarles algunas fotografías o hacerles una breve
entrevista.
Detalle
Concluida la conferencia de prensa se deberá entregar un presente,
realizar un sorteo o pasar bocaditos, con el fin de que la prensa asistente se lleve
una buena imagen de la empresa y asista nuevamente a la próxima Conferencia
de Prensa programada.