1. PLANIFICACIÓN miniencuentros
TITULO DEL ENCUENTRO
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XXXXX
ESLOGAN
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XXXXX
OBJETIVO
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XXXXXX
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CONTENIDOS
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Xxxxxxxxx
PROGRAMA
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XXXXXX
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LUGAR
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XXXXXX
HORARIO
•
XXXXXX
A QUIEN VA DIRIGIDO
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XXXXXX
AFORO MÁXIMO
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XXXXXX

2. LOGISTICA MINIENCUENTRO
COSAS QUE HAY QUE HACER ANTES DEL
EVENTO
Búsqueda y negociación con instalación
Visita previa a instalación (tener en cuenta: capacidad
máxima, accesibilidad, comunicación transporte público, nº
de salas acorde con las necesidades del programa,
posibilidad de hacer menús especiales para personas que lo
necesiten, sala grande para plenario y para “sarao” si lo
hay….)
Organización de comidas, café….
Determinar nº, comensales, horarios y pedir presupuestos
Contenidos del Programa. Concordantes con los objetivos.
Definir quienes son los ponentes idóneos
Contacto con ponentes. Confirmar con ellos que pueden,
decirles si cobran o no, pedirles sus pp con tiempo, pedirles
algunos datos para que luego les podáis presentar…..
Determinar quien inaugura y quien clausura. Es bueno
aprovechar para invitar a personas significativas, personas que
queramos que se impliquen, escuchen …..
Diseño, elaboración y difusión de tríptico o folleto
informativo Es bueno que incluya un eslogan, tener en
cuenta logos de financiadores (financiador es también el
que cede el espacio o da gratis algo), hoy en día lo mejor es
hacerlo para difundirlo a través de internet …
Difusión del encuentro a través de la web. Nota de prensa,
contacto con medios,….
Recepción de inscripciones y elaboración de listados
asistentes
Actividades lúdicas, “sarao”. hacer propuestas y definir
actividades de animación previstas. Valorar, qué, cómo y
con quién.
Cierre de programa y presupuesto global de la jornada
Elaboración cuestionario de evaluación. Es muy
importante tener en cuenta que el cuestionario sea
accesible para todos. Debe permitir que todas las personas
que han asistido valoren el encuentro independientemente
de los apoyos que necesiten. Valorar si entregarlo en la sala
o enviar por e-mail al día siguiente junto a las conclusiones.
Montar carpetas. Si las hay recordar meter programa,
hojas en blanco, cuestionario de valoración, boli,
Responsable
Hecho

3. Preparar identificadores. Para ponentes, para identificar
salas de trabajo o lugares importantes com cafetería, WC,
salida, acreditaciones ….
Asignar responsables. De cambiar identificadores y agua,
de entrega de regalos, de recibir a asistentes, de control de
medios técnicos, de…..