1. ACCES 2007 IVAN POLANIA ALMARIO LUIS GABRIEL OCHOA FERNANDO CHICO GUARIN INSTITUTO TECNICO INDUSTRIAL ESPECIALIDAD DE SISTEMAS GRADO 10 FLORENCIA CAQUETA 2010

2. LAS TABLAS Las tablas son las estructuras que permiten almacenar los datos de la base dedatos.Una tabla es un conjunto de tuplas o registros. En este sentido podemos considerarla como un fichero que contiene registros, tantos como se quiera. Cada registro estará compuesto por una colección de campos. Cada campo tendrá un tipo que indica la clase de datos que puede almacenar. Y cada tipo tendrá unos atributos de tipo que limitan el dominio de los valores permitidos, así como una serie de restricciones y normas.

3. Por ejemplo, podemos tener una tabla para almacenar datos sobre los alumnos matriculados en una cierta asignatura. Esa tabla puede denominarse “Alumnos” y contendrá registros con, por ejemplo, los siguientes campos.

6. Cómo centrar en vertical el texto en una celda: Para hacerlo necesitas la barra de herramientas “Tablas y bordes”. Haz clic con el botón derecho en cualquier botón de cualquier barra de herramientas y selecciona la opción “Tablas y bordes”. Aparecerá una barra como la siguiente: Sitúa el cursor en la celda a centrar y haz clic en el botón indicado. Tabla con Autoformato:Al insertar una tabla, es posible elegir para ella un formato predeterminado. He aquí un ejemplo:

7. LOS CAMPOS Una vez decididos los campos que necesitamos almacenar en la tabla, pasaremos a crear la tabla. Para ello seleccionaremos la opción correspondiente en el menú o en la ventana principal de la base de datos. Access nos mostrará un formulario para la definición de los campos. Esta ventana se denomina “de diseño de tabla” frente a la “de vista de tabla” que permitirá más adelante introducir los datos.

8. Formulario de definición de campos (modo diseño de tabla)

9. Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre, un tipo y una descripción. Además, para cada tipo existen una serie de atributos de tipo que permiten describir con precisión el dominio de valores aceptados por el campo. Los tipos disponibles son los siguientes (Access 97): *Texto: Una cadena de caracteres de longitud limitada. La longitud máxima se define como uno de los atributos, y no puede ser mayor de 255 caracteres. El espacio ocupado en disco por este campo corresponde a la longitud máxima definida. Un atributo importante del tipo texto es si se permite la longitud cero. *Memo: Una cadena de caracteres de longitud ilimitada. El espacio ocupado en disco depende del texto almacenado. Tiene como desventaja respecto al tipo Texto que no permite algunas operaciones (orden, agrupación...).

10. *Numérico: Un número entero o real. Existen diversos tamaños y precisiones: Byte, Entero, Entero largo, real de precisión simple, real de precisión doble, identificador global. Dentro de cada uno de estos subtipos se pueden definir atributos de rango y precisión decimal. *Fecha/hora: Fecha, hora o ambos a la vez. Existen diversos formatos de fecha y hora que pueden ser definidos como atributo. *Moneda: Un número con formato monetario. Se trata de un valor numérico real con formato especializado para la manipulación de valores monetarios: abreviatura de la moneda local, separación con puntos y comas al estilo local,... *Autonumérico: Un contador autoincrementado. Se trata de un valor numérico que el sistema genera automáticamente para cada registro de manera que nunca existirán dos registros en la misma tabla con el mismo valor en el campo autonumérico.

12. Objeto OLE: Un objeto de otra aplicación, vinculado mediante OLE: sonido, imagen, vídeo, gráfico...

14. Título: Es el título de la columna que aparecerá en el modo de ver datos (al editar los datos almacenados) para el campo.

16. Texto de validación: Un mensaje que Access mostrará al usuario cuando intente introducir un valor no permitido por una regla de validación. Para el ejemplo anterior podría ser algo como “La edad debe estar comprendida entre 18 y 65 años.”.

17. Requerido: Indica si el campo debe tener algún valor o se permite dejarlo en blanco. Por defecto un campo no contiene ningún valor. No hay que confundir un campo vacío con un campo de texto de longitud cero. De ahí la importancia del atributo de permitir longitud cero de los campos de tipo texto.

19. Funciones de fecha/hora. (Una función muy útil para su utilización como valor predeterminado es fecha(), que proporciona la fecha actual.)

20. Funciones matemáticas.

23. Cuadro de lista: una lista de valores permitidos.

24. Cuadro combinado: igual que el anterior, pero con más opciones.

25. Casilla de verificación (sólo campos sí/no): un recuadro para activar y desactivar.

26. En el caso del cuadro de lista y del cuadro combinado, el conjunto de valores propuestos puede obtenerse de tres formas:

28. FORMULARIO Para ilustrar lo dicho hasta ahora, haremos un formulario que permita al usuario introducir alguna información mediante cajas de texto, áreas de texto y botones.

30. Es un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario.

32. Sobre un campo que se emplee como clave principal, forzosamente debe generarse un índice sin duplicados, y no se admitirán valores nulos para el campo. Si no tenemos ningún campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de terminar el diseño Access nos permitirá añadir un campo nuevo que sirva como clave. Este campo se denominará id y será de tipo autonumérico. Por lo general, si en una tabla no podemos encontrar un campo o conjunto de campos para establecerlos como clave principal, lo más probable es que el diseño de la tabla no sea apropiado, y quizá deberíamos volver a plantearnos la estructura de tablas que necesita nuestra base de datos. La declaración de índices y claves principales afecta al orden en que se muestran los registros a la hora de editar el contenido

33. INDICE Un índice en informática es como el índice de un libro donde tenemos los capítulos del libro y la página donde empieza cada capítulo. No vamos a entrar ahora en cómo se implementan los índices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero sí daremos unas breves nociones de cómo se definen, para qué sirven y cuándo hay que utilizarlos y cuando no. Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna población de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población.

36. ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS El administrador de base de datos (DBA) es la persona responsable de los aspectos ambientales de una base de datos. En general esto incluye lo siguiente: Recuperabilidad - Crear y probar Respaldos Integridad - Verificar o ayudar a la verificación en la integridad de datos Seguridad - Definir o implementar controles de acceso a los datos Disponibilidad - Asegurarse del mayor tiempo de encendido Desempeño - Asegurarse del máximo desempeño incluso con las limitaciones Desarrollo y soporte a pruebas - Ayudar a los programadores e ingenieros a utilizar eficientemente la base de datos.

37. RELACIONES ENTRE TABLAS Determinar las relaciones entre las tablas: Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas. Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el menú Herramientas elija Relaciones.

38. CONSULTA Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario. Existen varios tipos de consultas para emplear en Access.

39. TIPOS DE CONSULTA Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

40. Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

41. INFORMES Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos. Un informe Access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de Access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.

42. ELEMENTOS PRINCIPALES 1.- Secciones principales Un informe tiene las siguientes propiedades principales: Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe. Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior

43. 2.- Funciones de un informe Agrupar: Una de las opciones de un informe de Access mas importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda España, y queremos que los agrupe según la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda del formulario en vista diseño y con el botón derecho le damos a la opción ordenar y Agrupar:

44. Ahora seleccionamos los campos que queremos Agrupar y el orden es el que queremos que aparezcan, una vez seleccionado en la parte de abajo aparecerán las opciones, de las que debemos activar "encabezado de pagina". En este momento en el informe se crea un nuevo encabezado, donde podemos incluir las etiquetas y textos necesarios para el encabezado de nuestro informe. En la sección de detalle aparecerán los registros relacionados con los datos principales del encabezado:

45. PLANEACION Y DISEÑO DE UN BASE DE DATOS Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Pasos para diseñar una base de datos: Determinar la finalidad de la base de datos. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. Determinar los campos que se necesitan en las tablas. Identificar los campos con valores exclusivos. Determinar las relaciones entre las tablas. Precisar el diseño. Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

47. Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso Para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

48. Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

49. Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión). Incluya toda la información que necesite. Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo). Crear una base de datos Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada.

50. El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee. Crear una base de datos sin usar un asistente: Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General.

51. 2)Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y haga clic en Crear.Después de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarán su base de datos.

52. Abrir una base de datos: Para abrir una base de datos al iniciar una sesión de Access, en el panel de tareas aparece en la parte de arriba el grupo Abrir un archivo, en el aparecen los nombres de las últimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas basta hacer clic en su nombre y en caso de querer abrir otra que no aparece en dicho panel hacemos clic en Más archivos...

53. Si hacemos clic en Más archivos aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se encuentra el archivo, a través de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Abrir.

54. Si se quiere abrir una base de datos mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Abrir del menú Archivo. Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo que al abrir otra base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como ya hemos comentado anteriormente.

55. Cómo guardar en una base de datos Podríamos repetir el procedimiento que ya conocemos para guardar objetos, es decir, selec-cionar el objeto (en este caso el formulario), pulsar el botón Guardar y asignarle un nombre, pero podemos dejar que Access nos ayude en esta tarea; procedamos como sigue: 1. Seleccionaremos la opción Salir, del menú ARCHIVO, para salir de Access. Inmediatamente aparecerá la advertencia que nos indica que no hemos grabado

56. Pulsemos Aceptar para confirmar el nombre propuesto. Cerrar una base de datos. Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo clic sobre el botón Cerrar, situado en su barra de títulos o seleccionando a la opción "Cerrar base de datos" del botón Office.

57. Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual se ubicó la misma (la base de datos) al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos). Por tanto, al cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas, consultas, formularios, etc.) en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opción Guardar.

58. GRACIAS POR SU ATENCION