Tramite documentario 2013 upig

UNIVERSIDAD PERUANA DE INTEGRACIÓN GLOBAL
- UPIG
CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE
SISTEMAS E INFORMÁTICA
SISTEMA ONLINE Y SU INFLUENCIA EN EL PROCESO DE
CONTROL DOCUMENTARIO DEL FUT EN EL ÁREA DE
REGISTROS ACADÉMICOS EN LA UNIVERSIDAD PERUANA DE
INTEGRACIÓN GLOBAL – UPIG 2013
INTEGRANTES :
2008020239 CHUMPITÁZ AVALOS, VICTOR
2009010069 ARO RAMÍREZ, JORGE HERNÁN
ASIGNATURA : SEMINARIO DE TESIS II
CICLO : X
ASESOR : DR. MAG. BECERRA PACHERRES, OSCAR
LIMA – PERU
NOVIEMBRE 2013 II

Asesor:
Dr. Mg. Becerra Pacherres, Oscar

DEDICATORIA
A Dios y a las personas importantes en mi vida,
que siempre estuvieron listas para brindarme
toda su ayuda.
A mis maestros que en este andar,
Influyeron con sus lecciones y experiencias
en formarme como una persona de bien y
preparado para los retos que pone la vida,
a todos y cada uno de ellos.

AGRADECIMIENTO
A todas las personas que participaron e hicieron posible este proyecto,
muchas gracias por su apoyo y enseñanza, a mis familiares,
a nuestros profesores.

INDICE
PÁGINA DE CORTESÍA
CARÁTULA .................................................................................................I
DEDICATORIA...........................................................................................II
AGRADECIMIENTOS ...............................................................................III
TABLA DE CONTENIDOS ........................................................................IV
INTRODUCCIÓN ......................................................................................IX
ÍNDICE DE GRÁFICOS .......................................................................... XV
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................. XVII
ÍNDICE DE ELABORACIÓN PROPIAS DEL TESISTA.......................... XIX
CAPÍTULO I: PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ..............................1
1.0 Antecedentes de la organización ........................................................2
A. Misión.....................................................................................................3
B. Visión ..............................................................................................3
C. Objetivos..........................................................................................4
D. Estrategias ......................................................................................5
E. FODA...............................................................................................5
F. Organigrama ...................................................................................4
G. Mapa Estratégico.............................................................................5
1.1 Planteamiento del problema ................................................................5
1.2 Formulación del problema ...................................................................6
1.2.1 Problema general .......................................................................6
1.2.2 Problemas específicos ................................................................7
1.3 Justificación..........................................................................................7
1.4 Limitaciones ........................................................................................7
1.5 Objetivos .............................................................................................7
1.5.1 Objetivo general .........................................................................7
1.5.2 Objetivos específicos ..................................................................7
1.6 Variable independiente ........................................................................7
a. Indicadores, índices .........................................................................8
1.7 Variable dependiente ..........................................................................8
a. Indicadores, índices .........................................................................8

1.8 Hipótesis ..............................................................................................9
a. General ............................................................................................9
b. Específica ........................................................................................9
CAPÍTULO II:MARCO TEÓRICO........................................................14
2.1 Antecedentes de la investigación .......................................................15
a. Internacionales ..............................................................................16
b. Nacionales .....................................................................................16
2.2 Marco conceptual ..............................................................................23
2.3 Definición de términos básicos ..........................................................23
CAPÍTULO III:CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA..............45
3.1 Viabilidad del sistema ........................................................................46
a. Viabilidad técnica ..........................................................................50
b. Viabilidad económica .....................................................................50
c. Viabilidad operativa .......................................................................53
3.2 Análisis de sistemas ..........................................................................58
3.2.1 Modelo del negocio ..................................................................59
3.2.2 Desarrollo del modelo del negocio actual .................................60
3.2.3 Propuesta de modelo de negocio .............................................60
3.3 Diseño del sistema ............................................................................61
3.3.1 Modelo del sistema ...................................................................61
3.3.2 Prototipo ...................................................................................63
3.3.3 Construcción del sistema .........................................................64
3.4 Fase de programación........................................................................69
3.5 Instalación y puesta en marcha .........................................................69
CAPÍTULO IV:ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS98
4.1 Población y muestra...........................................................................99
4.2 Conclusiones .....................................................................................99
4.3 Recomendaciones ...........................................................................100
CAPÍTULO V:ANEXOS ......................................................................131

5.1 Matriz de consistencia .....................................................................132
5.2 Prototipos del sistema .....................................................................135
INDICE DE ILUSTRACIONES
Gráfico 01: Logo de la Universidad Peruana de Integración Global-UPIG.2
Gráfico 02: Ubicación de la Universidad Peruana de Integración
Global-UPIG ..............................................................................................3
Gráfico 03: Sede central de la Universidad Peruana de Integración
Global-UPIG...............................................................................................4
Gráfico 04: Organigrama de la Universidad Peruana de Integración Global
UPIG ..........................................................................................................7
Gráfico 05: Mapa Estratégico de la Universidad Peruana de Integración
Global - UPIG.............................................................................................8
Gráfico 06: Área Involucrada del problema en la Universidad Peruana de
Integración Global - UPIG .......................................................................10
Gráfico 07: Group Ware ...........................................................................18
Gráfico 08: Workflow ...............................................................................19
Gráfico 09: Software de la Universidad San Pedro de Chimbote.............29
Gráfico 10: Registro de Software de la Universidad San Pedro de
Chimbote .................................................................................................30
Gráfico 11: Logo del UML ........................................................................34
Gráfico 12: Jerarquía de los Diagramas UML .........................................37
Gráfico 13: Diagrama de Clase ................................................................45
Gráfico 14. Diagrama de Objetos ............................................................46
Gráfico 15: Diagrama de Estados ............................................................47
Gráfico 16: Diagrama de Colaboración ....................................................48
Gráfico 17: Diagramas de Componentes .................................................49
Gráfico 18: Diagrama de Despliegue .......................................................50
Gráfico 19: Diagrama del Proceso Racional Unificado - RUP..................52
Gráfico 20: Evolución del RUP desde sus inicios.....................................53
Gráfico 21: Ciclo de Vida del RUP ...........................................................54
Gráfico 22: Roles de Personas Involucradas en el Proyecto....................56

Gráfico 23: WAE “WEB APPLICATION EXTENSION”.............................65
Gráfico 24: Sistema de Administración de Base de datos........................71
Gráfico 25: tarjetas CRC ..........................................................................72
Gráfico 26: Diagrama Principal de Casos de Uso del Negocio ................89
Gráfico 27: Modelo de objeto del Negocio: Registro de Solicitud.............91
Gráfico 28: Modelo de objeto del Negocio: Gestión de Solicitud..............92
Gráfico 29: AS-IS .....................................................................................92
Gráfico 30: To-be .....................................................................................93
Gráfico 31: Diagrama de Caso de Uso Administración del Sistema.........95
Gráfico 32: Diagrama de Caso de Uso Registro de Solicitud...................99
Gráfico 33: Especificación de Caso de Uso Registro Trabajador
Usuario...................................................................................................102
Gráfico 34: Diagrama de Caso de Uso Gestión de Solicitud..................104
Gráfico 35: Diagrama de colaboración Iniciar sesión .............................109
Gráfico 36: Diagrama de colaboración Nuevo Alumno...........................109
Gráfico 37: Diagrama de colaboración Consultar Alumno......................110
Gráfico 38: Diagrama de colaboración Modificar Alumno ......................110
Gráfico 39: Diagrama de colaboración Modificar Alumno ......................111
Gráfico 40: Diagrama de colaboración Eliminar Alumno .......................111
Gráfico 41: Diagrama de colaboración Nueva Área ...............................112
Gráfico 42: Diagrama de colaboración Consultar Área ..........................112
Gráfico 43: Diagrama de colaboración Modificar Área...........................113
Gráfico 44: Diagrama de colaboración Eliminar Área.............................113
Gráfico 45: Diagrama de colaboración Nuevo Asunto............................114
Gráfico 46: Diagrama de colaboración Consultar Asunto.......................114
Gráfico 47: Diagrama de colaboración Modificar Asunto .......................115
Gráfico 48: Diagrama de colaboración Eliminar Asunto .........................115
Gráfico 49: Diagrama de colaboración Nuevo Cargo .............................116
Gráfico 50: Diagrama de colaboración Consultar Cargo ........................116
Gráfico 51: Diagrama de colaboración Modificar cargo..........................117
Gráfico 52: Diagrama de colaboración Eliminar cargo ...........................117
Gráfico 53: Diagrama de colaboración Nuevo Requisito........................118
Gráfico 54: Diagrama de colaboración Consultar Requisito...................118
Gráfico 55: Diagrama de colaboración Modificar Requisito....................119

Gráfico 56: Diagrama de colaboración Eliminar Requisito .....................119
Gráfico 57: Diagrama de colaboración Nuevo Empleado.......................120
Gráfico 58: Diagrama de colaboración Consultar Empleado..................120
Gráfico 59: Diagrama de colaboración Modificar Empleado .................121
Gráfico 60: Diagrama de colaboración Eliminar Empleado ...................121
Gráfico 61: Diagrama de colaboración Registrar Documento ...............122
Gráfico 62: Diagrama de colaboración Consultar Documento
Registrado..............................................................................................122
Gráfico 63: Diagrama de colaboración Modificar Documento
Registrado..............................................................................................123
Gráfico 64: Diagrama de colaboración Seguimiento de Documento .....123
Gráfico 65: Diagrama de colaboración Archivos de Documentos .........124
Gráfico 66: Diagrama de Clases del Diseño...........................................125
Gráfico 67: Iniciar Sesión .......................................................................126
Gráfico 68: Mantenimiento de Usuario ...................................................126
Gráfico 69: Mantenimiento Alumno ........................................................127
Gráfico 70: Consultar Alumno ................................................................127
Gráfico 71: Mantenimiento Empleado ....................................................128
Gráfico 72: Consultar Empleado ............................................................128
Gráfico 73: Mantenimiento Área............................................................129
Gráfico 74: Mantenimiento Asunto ........................................................129
Gráfico 75: Mantenimiento Requisitos de Asunto..................................130
Gráfico 76: Mantenimiento Cargo .........................................................130
Gráfico 77: Registrar Documento .........................................................131
Gráfico 78: Consultar Documento Registrado........................................131
Gráfico 79: Seguimiento de Documento (Derivar)..................................132
Gráfico 80: Archivo de Documento (Historial) ........................................132
Gráfico 81: Base de Datos .....................................................................145
Gráfico 82: Fase de Programación de la Actividades del Sistema.........146
Gráfico 83: Nivel de Accesibilidad al Proceso de Trámite documentario
es Eficiente.............................................................................................152
Gráfico 84: Nivel de accesibilidad para el uso eficiente del Proceso
de Trámite Documentario.......................................................................153
Gráfico 85: Nivel de Satisfacción funcional del Sistema Online .............154

Gráfico 86: Nivel de satisfacción del Sistema Online .............................155
INDICE DE TABLAS
Tabla 01: FODA de la Universidad Peruana de Integración Global-UPIG16
Tabla 02: Evaluación de Expedientes Atendidos ....................................37
Tabla 03: Diagramas de Caso de Uso del Negocio.............................50-51
Tabla 04: Modelo de Caso de Uso del Negocio .......................................52
Tabla 05: Elementos del Diagrama de Actividad ................................53-54
Tabla 06: Elementos del Diagrama de Secuencia...............................54-55
Tabla 07: Hardware ............................................................................92-93
Tabla 08: Software ...................................................................................93
Tabla 09: RRHH ......................................................................................93
Tabla 10: Costo de Personal....................................................................95
Tabla 11: Costo de Equipos y Herramientas ...........................................96
Tabla 12: Costo de Materiales y Suministros ...........................................96
Tabla 13: Costo de Infraestructura ..........................................................96
Tabla 14: Costo de Capacitación .............................................................97
Tabla 15: Resumen de Costos.................................................................97
Tabla 16: Actores del Caso de Uso del Negocio......................................99
Tabla 17: Casos de Uso del Negocio .....................................................100
Tabla 18: Casos de Uso Registro de Solicitud ................................100-101
Tabla 19: Casos de Uso Gestión de Solicitud ........................................101
Tabla 20: Actores del Caso de Uso del Sistema ....................................105
Tabla 21: Especificación de Caso de Uso Registrar Solicitudes .....106-107
Tabla 22: Especificación de Caso de Uso Listar Solicitudes..................107
Tabla 23: Especificación de Caso de Uso Registrar Área
Involucrada.....................................................................................107-108
Tabla 24: Especificación de Caso de Uso Registrar Trabajador
/Usuario..................................................................................................108
Tabla 25: Especificación de Caso de Uso Asignar Nombres y
Permisos .........................................................................................108-109
Tabla 26: Especificación de Caso de Uso Listar Trabajador/Usuario.....109

Tabla 27: Especificación de Caso de Uso Actualizar Trabajador
/Usuario...........................................................................................109-110
Tabla 28: Especificación de Caso de Uso Registrar Solicitudes .....110-111
Tabla 29: Especificación de Caso de Uso Asignar Información .............111
Tabla 30: Especificación de Caso de Uso Listar Solicitudes..................111
Tabla 31: Especificación de Caso de Uso Modificar Solicitud................112
Tabla 32: Especificación de Caso de Uso Listar Solicitudes Derivadas.112
Tabla 33: Especificación de Caso de Uso Derivar Solicitud...................113
Tabla 34: Especificación de Caso de Uso Registrar Usuario .................114
Tabla 35: Especificación de Caso de Uso Buscar Trabajador/Usuario ..114
Tabla 36: Especificación de Caso de Uso Listar Trabajador/Usuario.....115
Tabla 37: Especificación de Caso de Uso Consultar Estado
de la Solicitud........................................................................................116
Tabla 38: Especificación de Caso de Uso Listar Solicitudes
Pendientes de Atención ........................................................................116
Registradas .....................................................................................116-117
Tabla 40: Especificación de Caso de Uso Listar Solicitudes Atendidas .117
Tabla 41: Especificación de Caso de Uso Mostrar Seguimiento.....117-118
Respondidas .........................................................................................118
Tabla 43: Especificación de Caso de Uso Ubicar Solicitud....................118
Tabla 44: Especificación de Caso de Uso Mostrar Solicitud ..................119
Tabla 45: Muestra ...........................................................................148-149

INTRODUCCION
La problemática que enfrenta la Universidad Peruana de Integración Global –
UPIG es la no celeridad en los trámites documentarios del FUT, haciendo que
esto ocasione retraso en la gestión, incomodidad por parte del estudiante.
El objetivo principal de la investigación es determinar la medida en que la
tecnología como soporte para el trámite documentario influya en la gestión
administrativa de la Universidad Peruana de Integración Global – UPIG.

CAPÍTULO I
PROBLEMA DE
INVESTIGACIÓN

1.0 Antecedentes de la Organización
La Universidad Peruana de Integración Global – UPIG, institución
privada educativa con sede en la ciudad de Lima, dedicada a la
formación de profesionales altamente calificados y de brindar servicios
educativos a nivel de educación superior en las siguientes carreras:
 Ingeniería de Sistemas e Informática
 Marketing y Negocios Internacionales
 Ingeniería Civil
 Ingeniería Agroindustrial
 Enfermería
Gráfico 01: Logo de la Universidad Peruana de Integración Global – UPIG
Fuente: Universidad Peruana de Integración Global
En la universidad en estudio se detectó como problema principal la falta
de un sistema de recepción informático de documentos que permita
registrar y agilizar los trámites documentarios. Esto a su vez genera un
atraso en todo el proceso lo que conlleva a tener respuestas atrasadas y
aumento de expedientes, siendo cada día más lento en el proceso de

búsqueda de alguna información y con el temor a perder algún
expediente.
Grafico 02: Ubicación de la Universidad Peruana de Integración Global –
UPIG
Fuente: Páginas Amarillas Telefónica del Perú
A) Misión
“La Universidad Peruana de Integración Global, es una institución de
Educación Superior dedicada a la formación de profesionales
altamente calificados para la creación y desarrollo de empresas e
instituciones modernas de calidad; que realiza investigación
permanente para contribuir vigorosamente al desarrollo tecnológico,
socio-económico y cultural de Lima-Sur y del Perú, y así atender las
urgente necesidades de la población local, regional y nacional, dentro
del proceso de globalización del mundo actual”.
B) Visión
“Ser una Universidad participativa, innovadora e integral; de alta
valoración y prestigio nacional e institucional, paradigma de gestión

educativa y ética comprometida con la sociedad; estrechamente
vinculada con el medio; forjadora de ciudadanos y profesionales de
alta calificación respetuosos de la libertad, la vida, la diversidad
racial, diferencias religiosas, culturales y sociales; promotora del
pensamiento crítico, generadora del saber y plataforma científico-
tecnológica de los nuevos tiempos”.
Gráfico 03: Sede central de la Universidad Peruana de Integración Global
– UPIG
Fuente: Universidad Peruana de Integración Global – UPIG
C) Objetivos
 Fomentar la investigación científica.
 Formar los equipos profesionales y técnicos necesarios para el
desarrollo del país.
 Ampliar los recursos científicos y técnicos, para la solución de
problemas económicos y sociales del país.
 Conservar e incrementar el patrimonio cultural y educativo a
incorporarse a las tareas del desarrollo integral del Perú.
 Conducir el proceso de formación de un profesional hábil y útil
para ubicarse en un mundo competitivo, integrado,

regionalizado y en proceso acelerado de transformación con
base en una educación de calidad.
 Rescatar la formación profesional de los alumnos mediante el
desarrollo de la mística, dignidad, moral, creatividad,
innovación y productividad, para que sean capaces de
insertarse en el quehacer regional, nacional y mundial.
 Implantar Educación Superior de la más alta calidad, con el fin
de obtener un profesional de excelencia.
D) Estrategias
 Gestionamos un sistema integrado académico y
administrativo, provisto de recursos de alto nivel en docencia,
infraestructura y tecnología con una mejora continua.
 Contamos con un sistema centrado en la formación
profesional, cumpliendo los requisitos normativos y
funcionales, perfeccionando los servicios académicos,
administrativos y de soporte al proceso formativo.
 Estamos enfocados en el aprendizaje del alumno, la plena
satisfacción de sus intereses económicos y del desarrollo
integral.
E) FODA
Tabla 01: FODA de la Universidad Peruana de Integración Global
- UPIG
ESTRATEGIAS FODA
ANALISIS MATRIZ
FODA
FORTALEZAS
F1: Infraestructura
propia.
F2: Ubicación geográfica
céntrica.
F3: Creciente convenios
DEBILIDADES
D1: Los Directivos y
personal administrativo
no cumplen una función
adecuada.
D2: Falta de un centro

con instituciones que
dan mayor publicidad a
la organización.
de proyección social.
D3: Ausencia de un
sistema de seguimiento
para los expedientes.
OPORTUNIDADES
O1: Acreditación
Nacional.
O2: Exigencia del grado
bachiller a los técnicos.
O3: Desarrollo de
centros de proyección
social.
FO
Aprovechar beneficios
que otorga la
universidad como
infraestructura,
acreditación para lograr
los objetivos previstos.
DO
Aprovechar las
acreditaciones,
exigencias para
capacitar a los directivos
y personal
administrativo.
AMENAZAS
A1: Creación de nuevas
universidades privadas
en la misma región.
A2: Desarrollo de
alianzas estratégicas con
organizaciones
especializadas.
A3: Inestabilidad
económica en algunas
familias lo que generaría
de deserción de
alumnos.
FA
Aprovechar los
convenios para apoyar
a los alumnos de bajos
recursos por medio de
becas y apoyo social.
FO
Gestionar la falta de
centros de
especialidades con el
apoyo de alianzas
estratégicas con otras
entidades educativas.
Fuente: Elaboración propia
F) Organigrama

Gráfico 04: Organigrama de la Universidad Peruana de Integración Global – UPIG
DIRECTORIO
GEREN. GENERAL
GEREN. ADMINIST.
OFICINADE
CENTRODE
COMPUTO
OF. DEADM.
GERALYSERVICIOS
OFICINADE
BIENESTAR
UNIVERSIT.
OFICINADE
IMAGENINSTITU.
OFICINADE
ECONOMIA
CONS.
UNIVERSITARIO
RECTOR OFC. AUDITORIA
OFC.
PLANIFICACION
OFC. ASES.
JURIDICOS
SEC. GENERAL
VICERECTOR
C.C.
INVESTIGACION
C. CONS
C. PROY. SOC. EXE.
OF. DEINVEST. Y
PROY. SOCIAL
OFICINADE
ADMISION
OF. DEORIENT.
CERTIF. YBECAS
OFICINADE
ASUNTOSACADEM.
FACULT. DECS
ECONOMICAS
FACULTADDE
CIENCIASYSALUD
FACULTADDE
INGENIERIAS
FACULTADDE
DERCHOYCS
POLITICAS
Fuente: POI, Plan Organizacional Anual de la Universidad Peruana de Integración Global – UPIG 2013

G) Mapa Estratégico
Gráfico: 05 Mapa Estratégico de la Universidad Peruana de Integración Global - UPIG
Perspectiva
Financiera
Perspectiva
de Procesos
1. Lograr Transformación e impacto social, participando y contribuyendo en propuestas, proceso y proyectos del orden
regional, nacional e internacional.
2. Satisfacer necesidades y
expectativas de todas las
partes interesadas.
3. Fortalecer y ampliar las
relaciones a través de alianzas
redes y convenios efectivos.
4. Promover el desarrollo humano
Integral de los miembros de la
comunidad universitaria.
5. Generar diferenciación en los productos y
servicios educativos desde el Pensamiento
bonaventuriano.
6. Incrementar propuestas
innovadoras para la prestación de
los servicios.
7. Gestionar conocimientos
que impacte los procesos
8. Incrementar y diversificar las fuentes de ingresos y de financiación.
9. Optimizar los costos y gastos de operación.
10. Alcanzar la acreditación
institucional y el reconocimiento
nacional e internacional.
Perspectiva
Social
Perspectiva
Partes
Interesadas
Perspectiva
Propuesta de
valor
11. Lograr la efectividad institucional, consolidando un sistema integral de gestión.

Fuente: Elaboración propia
1.1 Planteamiento del problema
En la mencionada investigación se determinaron los problemas que afectan
al proceso de tramite documentario, el cuál se encuentra el hecho de que
no dispone de un sistema de recepción que les permita agilizar los trámites,
donde se tiene que trasladar de su lugar de trabajo hasta las áreas
involucradas para entregar los documentos, se pierde mucho tiempo debido
a que todo es manual. La principal consecuencia de este problema es el
atraso en la información lo que conlleva a tener respuestas atrasadas,
además de un aumento de los expedientes, siendo cada día más lento el
proceso de búsqueda de alguna información y con el temor a perderse
algún expediente.

Gráfico 06: Área Involucrada del problema en la Universidad Peruana de Integración Global – UPIG
DIRECTORIO
GEREN. GENERAL
GEREN. ADMINIST.
OFICINA DE
CENTRO DE
COMPUTO
OF.DE ADM.
GERAL Y SERVICIOS
OFICINA DE
BIENESTAR
UNIVERSIT.
OFICINA DE
IMAGEN INSTITU.
OFICINA DE
ECONOMIA
CONS.
UNIVERSITARIO
RECTOR OFC. AUDITORIA
OFC.
PLANIFICACION
OFC. ASES.
JURIDICOS
SEC. GENERAL
VICE RECTOR
C.C.
INVESTIGACION
C.CONS
C.PROY. SOC.EXE.
OF. DE INVEST.Y
PROY. SOCIAL
OFICINA DE
ADMISION
OF. DE ORIENT.
CERTIF. Y BECAS
OFICINA DE
ASUNTOSACADEM.
FACULT. DE CS
ECONOMICAS
FACULTAD DE
CIENCIASY SALUD
FACULTAD DE
INGENIERIAS
FACULTAD DE
DERCHO Y CS
POLITICAS
Fuente: Universidad Peruana de Integración Global – UPIG 2013

1.2 Formulación del Problema
1.2.1 Problema General
¿En qué medida el sistema online influye en el proceso de control
documentario del FUT en el área de registros académicos en la
Universidad Peruana de Integración Global – UPIG 2013?.
1.2.2 Problemas Específicos
a) ¿En qué medida la accesibilidad de sistema online influye en la
eficiencia del proceso de trámite documentario del FUT en el
área de registros académicos en la Universidad Peruana de
Integración Global – UPIG 2013?
b) ¿En qué medida la funcionalidad del sistema online influye en la
eficacia del proceso de control documentario del FUT en el área
de registros académicos en la Universidad Peruana de
Integración Global – UPIG 2013?
1.3 Justificación
La implementación de un sistema automatizado para el área de trámite
documentario tiene como objetivo fundamental contribuir al fortalecimiento
de la gestión administrativa; imprescindible para el logro de los objetivos
planteados. Por tal motivo es necesario garantizar la correcta elaboración
del proyecto, que formara parte de los planes operativos de la universidad,
y sobre todo va a garantizar el seguimiento y control de los documentos en
trámite.
Es por ello que se implementó el sistema que permite automatizar los
procesos de recepción, manejo, seguimiento y control de los documentos
provenientes de personas externas y de las áreas o dependencias

involucradas, este sistema desarrollado bajo un entorno escritorio y web,
permitirá mejorar el logro de los procedimientos realizados se ejecuten de
manera eficiente y eficaz, alcanzando un control y manejo adecuado de
todos los documentos e informes de la gestión, de manera que éste pueda
contribuir al desarrollo productivo de la universidad en general, permitiendo
que toda la universidad pueda tramitar sus documentos de manera fácil,
rápida y segura, conocer el estatus que llevan los documentos en todo su
proceso administrativo desde cualquier área de la universidad o de algún
lugar que tenga implementado una computadora con internet.
El sistema es rápido y eficiente en su desempeño lo que evita pérdida de
tiempo en el seguimiento del documento en trámite, agiliza los procesos y
manejo de información, realiza el seguimiento y control de los documentos
de manera adecuada por parte de las personas involucradas y por ende
mejora la capacidad de respuesta logrando un mejor desempeño y
convirtiéndose en una mejora para la comunidad universitaria y para la
institución.
De igual manera, permite al usuario almacenar datos e información
relacionada con el documento, asimismo cuenta con un entorno de fácil
manejo con seguridad en los accesos de tal forma que solo el personal
autorizado o involucrado podrá ingresar, ver, editar o eliminar datos o
información de un determinado documento.
1.4 Limitaciones
Para el desarrollo del proyecto no existen limitaciones de investigación que
estén poniendo en riesgo el desarrollo del estudio; la comunicación con el
personal encargado del área de trámite es constante para elaborar el
sistema de manera acertada y correcta según las funcionalidades que se
desee. Puede ocurrir que por falta de tiempo, el personal no pueda

participar en determinadas reuniones y/o preguntas dentro de la etapa de
construcción del sistema, lo que puede afectar en el desarrollo del proyecto
y posiblemente no se pueda lograr cumplir con todas las expectativas que el
usuario del sistema desee.
Las fuentes de investigación como documentos escritos y digitales, son
proporcionadas sin ninguna dificultad por el área de trámite documentario
de la universidad.
En cuanto al sistema de información automatizada, solo abarca lo
concerniente al área de trámite documentario.
a) El sistema no está desarrollado para las tecnologías táctiles como
las tablets y celulares ya que el sistema cuenta con gráficos de
alta resolución que no pueden ser vistos por estos dispositivos.
b) No cuenta con sistemas informáticos software y hardware, así
como el personal con las competencias para el área de trámite
documentario.
1.5 Objetivos
1.5.1 Objetivo General
Determinar en qué medida el sistema online influirá en el proceso de
control documentario del FUT en el área de registros académicos en
la Universidad Peruana de Integración Global – UPIG 2013.
1.5.2 Objetivos Específicos
a) Determinar en qué medida la accesibilidad del sistema online
influye en la eficiencia del proceso de trámite documentario del

FUT en el área de registros académicos en la Universidad
Peruana de Integración Global – UPIG 2013.
b) Determinar en qué medida la funcionalidad del sistema online
influye en la eficacia del proceso de trámite documentario del FUT
en el área de registros académicos en la Universidad Peruana de
Integración Global – UPIG 2013.
1.6 Variable Independiente
X= Sistema Online
a) Indicadores
X1: Accesibilidad.
X2: Funcionalidad.
1.7 Variable Dependiente
Y=Proceso de control documentario del FUT en el Área de Registros
Académicos.
a) Indicadores
Y1: Eficiencia.
Y2: Eficacia.
1.8 Hipótesis
a) General
El sistema online influye positivamente en el proceso de control
documentario del FUT en el área de registros académicos en la Universidad
Peruana de Integración Global – UPIG 2013.

b) Específica
b.1 El control documentario del FUT en el área de Registros Académicos
se encuentra en un nivel deficiente antes de la aplicación del sistema
online.
b.2 Los usuarios que interactúan con el sistema online lograron obtener
celeridad y eficiencia en la gestión del trámite documentario en el área de
asuntos académicos.
b.3 Los resultados obtenidos demuestran que existe una gran diferencia
entre el control manual y el control realizado con el sistema online que
cumple los objetivos deseados.

2.1 Antecedentes de la Investigación
a) Nacionales
Ivonne Milagros Sáenz1, (Tramitación electrónica de documentos internos
en aduanas. Master’s Thesis, Universidad Nacional de Ingeniería – FIIS),
sostiene en el año 2003, que identifica el trámite documentario como un
proceso de apoyo clave y esencial para la realización de procesos de
negocios y administrativos de aduanas. A pesar de ser automatizado;
ocasiona un enorme gasto de papel, servicio de mensajería, transporte y los
más importante el empleo del recursos humano en trámites burocráticos lo
que representa tiempos muertos. Su objetivo es agilizar la comunicación
interna y eliminar los gastos innecesarios en que se incurrirá por contar con
un proceso ineficiente y burocrático.
Describe un sistema de gestión documentaria basado principalmente en el
uso de documentos electrónicos, el correo y el concepto de colaboración o
trabajo en equipo (Groupware), al cual se denomina “Formato Electrónico
de Documentos Internos” (FEDI). Dicha aplicación tiene por objetivo permitir
el flujo de documentos internos tales como, memorandos, proyectos,
notificaciones, resoluciones, solicitudes e informes.
Su trabajo tiene por objetivo mostrar los beneficios del uso de documentos
electrónicos, los cuales se traducen principalmente en: reducción de
tiempos, costos, procesos más eficientes, mejor comunicación,
coordinación y un trabajo en equipo e incluso una nueva organización.
I. GroupWare: Es una herramienta o tecnología que ayuda a los
individuos a trabajar juntos en un modelo cualitativamente mejor que
el planteado por los esquemas organizacionales tradicionales, es
1
www.wiphala.net/courses/research/ST235/2006-II/.../proposal09.pdf

decir está orientado a mejorar la productividad de los grupos o
equipos colaborativos.
i. Productos de comunicación: Se trata de eventos “ad hoc” o
aleatorios, son fáciles y sencillos de usar, están disponibles a
la mayor cantidad de usuarios. Ejemplo: e-mail, fax, teléfono,
videoconferencias, etc.
ii. Productos de colaboración: Proveen un documento o
repositorio donde se consigna el trabajo colectivo y es
fácilmente accesible por los miembros del equipo. Ejemplo:
Sistemas de Administración de documentos, Software para
CAD (Diseño Asistido por computadora) y otros.
iii. Productos de Coordinación: Las personas trabajan en forma
conjunta participando en procesos estructurados o
semiestructurados, eso es Work-flow. Ejemplo: órdenes de
compra, procesamiento de quejas, soporte de avance,
solicitudes de vacaciones o requisiciones de implementos de
oficina.
Gráfico 07: Group Ware
Fuente: habilidadespensamientoescrito.wikispaces.com

II. Workflow: Flujo de procesos administrativos o de negocios, es el
conjunto de activos o tareas realizadas en secuencias o paralelo por
dos o más miembros de un equipo de trabajo para lograr un objetivo
común siguiendo un conjunto de reglas preestablecidas.
Tipos de Workflow:
i. De producción: En las aplicaciones de workflow de
producción, el workflow es la tarea principal de los
participantes. Ejemplo: Tramitar solicitud de crédito.
ii. Colaborativo: Involucra procesos estructurados o
semiestructurados que permiten a varias personas participar
en un grupo de trabajo. Ejemplo: diseño arquitectónico
ingenieril, generación de informes, etc.
iii. Administrativo: Involucra procesos administrativos tales como
orden de compra, horas de tiempos, reportes de gastos,
cambios de órdenes, reportes de calidad y muchas otras
actividades que traspasan las barreras departamentales e
inclusive de la misma empresa.
Gráfico 08: Workflow
Fuente: blocument.com

La autor soluciona el problema aplicando el FEDI (Formato Electrónico de
Documentos Internos) centralizado, que consiste en diseñar un proceso de
trámite o gestión documentaria que permita la comunicación directa entre
cada uno de los participantes de un trámite y elimine completamente el uso
de papel, es decir se basara en el uso de los documentos y medios
electrónicos.
Dicha alternativa también comprende el desarrollo e implementación del
formato electrónico que facilitará la ejecución del proceso previamente
establecido. Dicho formato deberá mostrar el contenido del documento en
su totalidad y el detalle de las derivaciones realizadas a las personas
encargadas de realizar una acción, además de realizar la notificación
automática a los interesados a través de mensajes, tales como quien emitió
el documento, y el responsable actual del mismo. A su vez este formato
permitirá adjuntar documento de interés o relacionados al documento
principal (archivos de cualquier tipo). El nuevo aplicativo sé denomina FEDI
(Formato Electrónico de Documentos Internos).
Esta alternativa usa la tecnología Groupware, basada especialmente en
Workflow colaborativo y de administración.
El aplicativo es desarrollado con la herramienta Domio de Lotus (Lenguaje
de programación) y trabaja con una sola base documental para la Gestión
de los Documentos internos de aduanas.
Se pasó por una serie de etapas muy importantes como:
i. Análisis: Donde se realizó el modelado de negocio, vía casos de uso
y diagramas de transición de estados, y se identificó tres actores
fundamentales tales como: Trabajador de aduanas, administrador del
sistema y usuario externo.

ii. Diseño: Diagrama de clases, el diseño de las interfaces del aplicativo
y el listado de opciones con las que contaría el aplicativo.
iii. Otros: definición de la arquitectura tecnológica que va a soportar lo
que se va implementar, la seguridad y las pruebas.
Sistema de Procesamiento de Documentos (Víctor Gilberto Díaz
Canchay)2, menciona en el año de 1998 que el sistema de procesamiento
de documentos es un generador de productividad. La definición del Sistema
de Procesamiento de Documentos permite comprender cada uno de los
módulos que lo componen, siendo sus componentes: La creación de
documentos, administración de documentos, almacenamiento y
visualización, sistema de impresión electrónica y seguridad en los
documentos.
Describe el enfoque sistémico del documento:
Menciona que los documentos por naturaleza nos orientan donde y como
estos necesitan ser visualizados, impresos y almacenados.
La identificación de requerimientos y procesos relacionados se encuentra
en el quehacer diario de las empresas, normalmente cuando llegamos a la
oficina y nos preparamos para trabajar, podríamos hacer alguna de las
actividades: Leer o identificar algunos documentos, enviar por fax uno o
más documentos, llamar a alguien y discutir acerca de un documento,
mantener uno de los documentos en un archivo de pendientes.
Describe la eficiencia de los documentos:
Quizá es la tendencia de mayor importancia por ser la más vigente. La
creciente necesidad de comunicar y de obtener una respuesta favorable de
2
www.catalogo.uni.edu.pe/.../opac-search.pl?...Diaz%29Canchay,%20Victor

esa comunicación, ha establecido un requerimiento de eficiencia en la
generación, visualización, almacenamiento y acceso al documento.
La eficiencia tiene su origen en la necesidad de mejorar los siguientes
factores: Costo, tiempo (respuesta rápida para atender necesidades de
urgencia), ubicación (la ubicación no debe de ser importante, se de poder
enviar desde cualquier localidad).
Menciona también el rol del documento en el nuevo orden mundial:
Siendo el documento tan antiguo como la humanidad, podemos decir que el
documento tiene un rol de creciente importancia debido al nuevo orden
mundial, que se basa su estructura en la siguiente manera:
a) Orden geopolítico: El nacimiento de la globalización.
b) Ambiente de negocios: Con nuevas reglas para competir, con un capital
que se mueve hacia donde ve oportunidades.
c) Nueva empresa: Es dinámica, desburocratizada, abierta, basada en el
compromiso.
El autor define el documento como:
Cualquier forma de información estructurada y registrada para la
comprensión humana.
La información estructurada puede ser cualquier combinación de texto,
data, gráficos, imágenes, multimedia. Esta información puede ser registrada
en papel o en forma electrónica, en blanco y negro o color.
La comprensión humana se realiza cuando el documento tenga un autor,
una audiencia, un mensaje y una inducción a la acción.

¿Cuál debe ser la verdadera imagen del documento?
El documento debe:
a) Ver el enlace en la cadena de valores de los procesos de negocio.
b) Ayudar al ente a trabajar con la gente.
c) Permitir enlazar un negocio con sus clientes, proveedores y todo
elemento involucrado en el proceso de negocio.
d) Registrar ideas, acciones y resultados.
e) Transmitir el conocimiento.
Menciona que las facetas que identifican claramente la función del
documento y su contribución al proceso de negocio.
Las facetas son:
a) Procesamiento del documento: Agrupa todo tipo de operación,
procedimiento y medio que permite obtener un documento. Esto
involucra medios tecnológicos de diversas índoles, tales como Display,
Software, medio magnético, papel film, etc.
b) Performance del documento: Esta faceta analiza el documento y su
efectividad para comunicar, es decir que el receptor de este documento
logre percibir el verdadero mensaje del emisor del documento. Hoy en
día se necesita documentos que informen oportunamente.
c) Acceso al documento: se refiere al modo y al medio de cómo
accedemos al documento, esto quiere decir Software, almacenamiento
físico, etc.
Finalmente incorpora conceptos modernos como:
Group Ware: colaboración persona a persona para fomentar la colaboración
y productividad interpersonal, automatizando muchas tareas y mejorando la

eficiencia de otras. Fomentar la colaboración y coordinación entre la gente.
Facilitar el acceso compartido a los documentos. Habilitar la comunicación
entre grupos de personas.
WorkFlow: es el material y documentos que deben ser seleccionados,
organizados, enrutados, discernidos y actualizados sobre la distribución de
cualquier tipo de producto o servicio.
El autor, para solucionar el problema, propone utilizar un sistema para
personalizar el documento, es decir brindara facilidades para crear
documentos de manera rápida y no complicada. Se podrá ofrecer así un
documento como producto.
Para la administración de documentos propone que mediante una
adecuada capacidad de manejar en un sistema de Base de Datos
compartida, asociado con la instalación de WorkFlow y el Groupware impide
que se desarticulen los procesos de trabajo.
Para el almacenamiento y recuperación propone en HSM (Hierarchical
Storage Management) que permitirá la migración automática de
documentos, es decir, mantiene los documentos en un medio magnético de
alta velocidad para su acceso más rápido. Los documentos temporales
nunca son almacenados en medios ópticos, economiza espacio y tiempo.
Finalmente propone el uso de sistemas de impresión electrónica: oficina
con menos papel, usando el Internet. El papel es potencialmente un medio
de comunicación personalizado.
Mejora del rendimiento en la atención de trámites en una Oficina
Nacional de Pensiones

José Luis Roncal Carrasco3, menciona en el año 2004 sobre los procesos
relacionados al trámite documentario en una Oficina Nacional de Pensiones
(ONP).
a) Proceso de orientación y recepción: Se encarga de orientar, verificar y
registrar documentos, solicitudes y expedientes de los asegurados o
derecho habientes. Dentro de sus funciones, tiene que recibir solicitudes
y expedientes, clasificar los expedientes y solicitudes según los criterios
de “Pensionistas”, “No pensionistas”, entrega los expedientes y
solicitudes al proceso de clasificación. Producto: expedientes y/o
solicitudes.
b) Proceso de Verificación: Se encarga de comprobar mediante labores de
verificación, los aportes realizados por los asegurados y extractar las
remuneraciones del asegurado. Dentro de sus funciones, tiene que
recibir plantillas generadas por el proceso de calificación, ejecutar la
labor de verificación y devuelve al proceso de calificación las plantillas
procesadas. Producto: Plantilla.
c) Proceso de calificación: Se encarga de administrar el proceso de
otorgamiento de derechos pensionarios. Dentro de sus funciones, tiene
que recibir expedientes y/o solicitudes clasificados por los criterios
“Pensionistas”, “No Pensionistas”, genera las plantillas de verificación y
las entregas a la empresa encargada del proceso de verificación, recibe
las plantillas procesadas, anexa todos los documentos al expediente y
procede a calificar al derecho pensionario, generando la resolución y/o
notificación, para remitir a los interesados. Producto: expedientes y/o
solicitudes.
Emplea conceptos de enfoque basado en procesos, cadena de valor,
diagrama de afinidad, diagrama de flujo y diagrama causa efecto.
3
www.wiphala.net/courses/researchs/ST235/2006-II/.../proposal09.pdf

El autor menciona que el problema es que el 54.9 por ciento de los trámites
concluyen con la atención, es decir son terminados, y el 45.1 por ciento no
son terminados.
Para mejorar el rendimiento en la atención de trámites asegurados se
fundamenta en el uso de medidas de calidad como el enfoque basado en
procesos, cadena de valor, diagrama de flujo y diagrama de causa efecto,
permitiendo alcanzar un mayor rendimiento en la atención de los trámites
con un consiguiente aumento del volumen de expedientes calificados y así
brindar al asegurado un servicio rápido, oportuno y eficiente.
El proceso principal que era el cuello de botella es el de calificación, donde
existía un elevado porcentaje de 49 por ciento de trámites que no concluían
con la calificación, restando estos casos rendimiento a este proceso. Por lo
que se procedió a desarrollar las siguientes actividades:
a) Descripción de los tipos de esperas en los trámites y determinación de la
incidencia de espera por expediente.
b) Aplicación de lluvia de ideas a las causas como a las soluciones, se
clasifican por grupos de ideas afines y buscar relaciones de ideas entre
todas las contribuciones.
c) Representación del diagrama de Ishikawa; determinando las causas y el
efecto del problema.
d) Se evalúa las alternativas propuestas considerando las ventajas y
desventajas. Implementación de alternativas propuestas.
e) Se verifica la implantación de las alternativas propuestas. Mejora el
proceso de ser necesario.
Los resultados fueron:

Tabla 02: Evaluación de Expedientes Atendidos
Mes Porcentaje Expedientes
Julio 77.7% Terminados
Agosto 77.4% Terminados
Setiembre 82.1% Terminados
Octubre 86.6% Terminados
Noviembre 82.4% Terminados
Diciembre 84.4% Terminados
Enero 87.1% Terminados
Fuente: www.whipala.net/courses/researc/ST235/2006II/proposal09.pdf
Con lo cual se logró elevar el rendimiento.
Sistema de Información de Trámite Documentario en el Instituto
Nacional de Investigación y Capacitación de Telecomunicaciones
Software de Mercado4: el año 2006, El Instituto Nacional de Investigación
y Capacitación de Telecomunicaciones (INICTEL) desde hace 6 años viene
realizando investigaciones y desarrollos con software libre (Open Source), a
través de La División de Informática. Es así que se cuenta en la actualidad
con una serie de Sistemas de Software Libre bajo entorno Web.
Entre ellos destaca el Sistema de Información de Tramite Documentario
(SITRAM), que tiene como objetivo mejorar el sistema de trámite
documentario en sus distintas etapas a través de procedimientos
adecuados que permitan una atención efectiva a todos los usuarios.
Este sistema registrar, foliar, clasificar, distribuir y hacer un seguimiento de
los documentos, para lo que contará con los siguientes módulos:
4
www.wiphala.net/courses/research/ST235/2006-II/.../proposal.pdf

a) Correo Electrónico: este módulo permite una mayor comunicación entre
los directores de la institución. Así mismo, reduce el número de
documentos enviados a nivel interno.
b) Control Documentario: este módulo permite realizar un seguimiento del
estado de los documentos que ingresan a la institución, con el fin de
optimizar los servicios brindados al cliente. Éste sistema es empleado
por todas las direcciones y oficinas de la institución, con el fin de
averiguar el estado de sus documentos.
Plataforma masiva para trámite documentario en el Ministerio de salud
Software en el mercado5: en el año 2006. En el Ministerio de Salud se ha
implementado una plataforma masiva para el trámite documentario.
Menciona que el trámite de documentos en una institución grande del
estado es un proceso bastante complicado por los volúmenes de datos que
es necesario manejar para lograr una gestión efectiva de la información.
Esto puede producir stress en el personal encargado de gestionar los
documentos y producir problemas y desmoralización en los empleados.
El proceso de gestión de documentos se puede abordar de diversas formas,
sin embargo lo que resulta complejo es hacer que los usuarios se sientan
comprometidos con el sistema para que lo usen efectivamente. Lo siguiente
que hay que tener en cuenta es que los usuarios del sistema tienen que
realizar otras tareas y desde su punto de vista consideran el ingreso de
documentos como una actividad secundaria que frena su labor diaria, por
ello es crítico lograr la mayor automatización posible en el ingreso de los
datos y hacer que la operación sea lo más simple posible porque la
capacitación de una gran cantidad de usuarios por largo tiempo sería una
pérdida de recursos innecesarios gastado en opciones de poca utilidad
práctica.
5

Trámite documentario vía web en el Ministerio de Agricultura
Software en el mercado6: en el año del 2006, el Ministerio de Agricultura
se ha desarrollado un sistema de trámite documentario que permitirá
realizar un seguimiento vía WEB del estado de los documentos que
ingresan al Ministerios de Agricultura (MINAG), con el fin de optimizar los
servicios brindados a sus usuarios externos e internos. A través de
consultas directas a la base de datos del MINAG, utilizando algunos datos
generales (número, remitente, fecha, etc.) podrá acceder a la información
del estado del documento.
Para una mejor utilización del Trámite Documentario vía WEB, pone al
alcance de los usuarios registrados una guía rápida. “Una vez ingresado su
nombre de usuario y clave, le indican al usuario paso a paso como iniciar
las consultas.
Sistema de trámite documentario en la Universidad San Pedro de
Chimbote7
Software de mercado: En la universidad privada San Pedro de Chimbote
se ha desarrollado un sistema que permite hacer un seguimiento a los
trámites, la portada del sistema es como se ve en la figura siguiente:
6
7
www.wiphala.net/courses/research/ST235/2006-II/.../proposal.09.pdf

Gráfico 09: Software de la Universidad San Pedro de Chimbote
El sistema permite registrar todos los trámites que se dan en la universidad
y hacer reportes de los mismos, como el que se muestra en la siguiente
figura:

Gráfico 10: Registro del Software de la Universidad San Pedro de
Chimbote
Posee muchas otras funcionalidades, tales como actualización de trámites,
registros de remitentes, eliminación de trámites, etc.. Lo que permite que en
la universidad de San Pedro los trámites se gestionen de manera óptima.
La vinculación del presente proyecto se debe a que este exhibe algunos de
los puntos que se quiere desplegar en el mismo; como lo es el de conocer
los diferentes procesos que se llevan a cabo para desarrollar un sistema
bajo plataforma Web e implementar un sistema de gestión de proyectos
para el envío y recepción de los mismos.
1.5.1 Antecedentes internacionales
La siguiente información investigada especifica cómo se aplica las
diferentes metodologías para el buen funcionamiento y control de los
trámites documentarios a nivel internacional.

Abreu, M. (2007)8. Sostiene que el Modelo de Negocio del Departamento
Técnico de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los
Andes, Tesis de Grado presentado ante la Universidad de los Andes como
requisito final para optar el título de Ingeniero de Sistemas. Dicho estudio
tenía como objetivo desarrollar el Modelo de Negocio del Departamento
Técnico de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los
Andes con la finalidad de documentar la situación actual, entender los
elementos claves y planificar la infraestructura informática. El desarrollo del
modelo estuvo guiado por la Metodología BMM (Business Modeling
Method) de Montilva y Barrios (2003), representado a través del lenguaje
grafico UML Bussines. La investigación referida permitió conocer la
utilización de la metodología Watch durante el proceso de modelado del
negocio, así como también el uso de los diferentes diagramas de UML
Bussines para la adaptación del modelado del negocio del sistema bajo
estudio.
Briceño, G. (2008)9. Sistema Automatizado para la Gestión de los
Procesos Administrativos de la Delegación de Planificación de la
Universidad de Oriente Núcleo Monagas, tesis realizada en la Universidad
de Oriente Núcleo Monagas para optar el título de Ingeniero en Sistemas.
Dicha tesis tenía como objetivo automatizar los procesos administrativos
que se llevan a cabo en la Delegación de Planificación, haciendo uso de la
metodología de desarrollo RUP. Por medio de esta tesis se planteó el
diseño del sistema, determinándose los problemas que presenta la
Delegación de Planificación y documentando las especificaciones técnicas
para la construcción del sistema. Ésta tesis representa el referente más
importante puesto que a partir de la información obtenida en la misma se
logró continuar con el desarrollo y la implementación del sistema.
8
www.tesis.ula.ve/pregrado/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=1771
9
www.sispad.blogspot.com/p/resena-historica-de-la-comunidad.html

Villarroel, E. (2009)10. Desarrollo de un Sistema Administrativo para
gestionar los proyectos en la Coordinación de Investigación de la
Universidad de Oriente Núcleo de Monagas, tesis realizada en el Instituto
Politécnico “Santiago Mariño” para optar el título de Ingeniero de Sistemas.
El objetivo general de este trabajo de grado, fue el de desarrollar un sistema
administrativo para gestionar los proyectos de Coordinación de
Investigación de la Universidad de Oriente Núcleo de Monagas, con el fin
de brindar un entorno ágil y sencillo para almacenar y acceder a la
información, con el objetivo de mejorar y controlar el registro actual para el
mejor desenvolvimiento de los empleados de la coordinación de
investigación, utilizando la combinación de metodologías como Chekland y
RUP y la herramienta de modelado UML.
La vinculación del presente proyecto se debe a que este exhibe algunos de
los punto que se quiere desplegar en el mismo, como lo es el de conocer
los diferentes procesos que se llevan a cabo para desarrollar un sistema
bajo plataforma Web e implementar un sistema de gestión de proyectos
para el envío y recepción de los mismos.
2.2 Marco Conceptual
On-Line: Es una palabra inglesa que significa “en línea”. Algo que está
conectado o a alguien que está haciendo uso de una red (generalmente
internet).
Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u
organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente)
bajo ciertas circunstancias en un determinado lapso de tiempo.
Control Documentario: Es el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
10
www.sispad.blogspot.com/p/resena-historica-de-lacomunidad.html

organización, permitir la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que
ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más
valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nación debido a la
necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transaccionales
legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de
documentos se plasmaron sucesivamente en tabillas de arcilla, hojas de
papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más
compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
2.3 Definición de Términos Básicos
a) UML
El UML (Unified Modeling Language) tiene sus orígenes en la necesidad
que se había generado en la industria para construir modelos orientados a
objetos. Nace en el año 1984 por iniciativa de Grady Booch y Jim
Rumbaugh para combinar dos famosos métodos: el de Booch y el OMT
(Objetc Modeling Technique). Más tarde se les unió Ivar Jacobson, creador
del modelo OOSE (Object Management Group), para definir un lenguaje y
una notación estándar del lenguaje de construcción de moldeos, en 1977
propusieron UML como candidato.

Gráfico 11: Logo del UML
Fuente: Análisis y Diseño de Sistemas I – Cibertec 2004
UML es ante todo un lenguaje, lenguaje que se centra en representación
gráfica de un sistema. Es un lenguaje visual estándar empleado para la
especificación, construcción y documentación de software orientado a
objetos, por medio de diversos elementos y procesos que interactúan de
alguna forma con el software. Con este lenguaje se puede lograr:
a) Visualizar: Permite expresar de forma gráfica un sistema de una
manera fácil y versátil, para que una persona (distinta al
diseñador y/o programador), lo pueda entender.
b) Especificar: Permite expresar de manera muy explícita y clara,
cuales son las características de un sistema en la etapa previa a
su construcción.
c) Construir: Es posible que a partir de los modelos diseñados se
pueda construir el sistema diseñado previamente.
d) Documentar: Maravillosamente todos los diagramas junto con sus
elementos gráficos sirven como documentación del sistema

diseñado, lo que al mismo tiempo son de utilidad para su revisión
y evolución del sistema.
A pesar de que UML fue concebido y pensado para modelar sistema con
gran cantidad de software, esto limita sus funciones, ya que el mismo es lo
suficientemente expresivo como para modelar sistemas que no son
informáticos, como lo son el flujo de trabajo (wokflow) en una empresa,
diseño de estructura de una organización y otros sistemas.
Un diagrama UML está compuesto por tres clases de bloques de
construcción:
a) Elementos: Los elementos son abstracciones de cosas reales o ficticias
(objetos, acciones, actores, etc.).
b) Relaciones: Son las que le dan vida a la interacción entre los elementos.
c) Diagramas: Que son colecciones de elementos junto con sus
respectivas relaciones.
Diagramas UML
Los diagramas son la representación gráfica de una colección de
elementos con sus relaciones, ofreciendo así una vista del sistema a
modelar. Para poder representar de forma correcta un sistema, el
lenguaje presenta una amplia variedad de diagramas para así visualizar
el sistema desde diversas perspectivas. En UML hay trece tipos
diferentes de diagramas y en el siguiente grafico se muestran
categorizados de forma jerárquica.

Grafico 12: Jerarquía de los Diagramas UML
Fuente: Kendall S. (1999)
El modelado del negocio es una técnica para comprender los procesos de
negocios de la organización. El modelado el negocio esta soportado por dos
tipos de modelos de UML: Modelos de caso de uso del negocio y Modelos
de objetos del negocio.
El modelo de Casos de Uso del Negocio describe los procesos de negocio
de una empresa en términos de casos de uso del negocio y actores del
negocio que se corresponden con los procesos del negocio y los clientes,
respectivamente. El modelo de casos de uno del negocio se describe
mediante diagramas de casos de uso.
El modelo de Objetos del Negocio es un modelo interno a un negocio.
Describe como cada caso de uso del negocio es llevado a cabo por parte
de un conjunto de trabajadores que utilizan un conjunto de entidades del
negocio y de unidades de trabajo. Cada realización de un caso de uso del
negocio puede mostrarse en diagramas de interacción y diagramas de
actividad. Una entidad del negocio representa algo, como una factura, que

los trabajadores toman, inspeccionan, manipulan, producen o utilizan en un
caso de uso del negocio. Una unidad de trabajo es un conjunto de esas
entidades que conforman un todo reconocible para un usuario final. Las
entidades del negocio y las unidades de trabajo se utilizan para representar
los mismos tipos de conceptos que las clases del dominio. También se
tendrán otros diagramas para mostrar los trabajadores, sus interacciones y
como utilizan las entidades de negocio y las unidades de trabajo.
Cada trabajador, entidad del negocio y unidad de trabajo puede participar
en la realización de más de un caso de uso del negocio.
Un modelo de negocio se desarrolla de la siguiente manera:
a) Los modeladores del negocio deben confeccionar un modelo de caso
de uso del negocio que identifique los actores del negocio y los casos
de uso del negocio que utilicen los actores, este modelo de casos de
uso del negocio permite a los modeladores comprender mejor que valor
proporciona el negocio a sus actores.
b) Los modeladores deben desarrollar un modelo de objetos del negocio
compuesto por trabajadores, entidades del negocio, y unidades de
trabajo que juntos realizan los casos de uso del negocio. Se asocian a
estos diferentes objetos las reglas del negocio y otras normas
impuestas por el negocio.
Vistas
Un sistema describe una serie de vistas, en la que cada vista representa
una proyección de la descripción del sistema completo, mostrando un
aspecto en particular del sistema.
Estas vistas son:

a) Vista de Casos de Uso: Una vista que muestra la funcionalidad del
sistema percibida por actores externos.
b) Vista Lógica: Una vista que muestra como la funcionalidad es diseñada
dentro del sistema, en términos de la estructura estática y
comportamiento dinámico.
c) Vista de Componentes: Una vista que muestra la organización de los
componentes de código.
d) Vista de Concurrencia: Una vista que muestra las concurrencias en el
sistema, encaminando los problemas de comunicación y sincronización
que están presentes en un sistema con concurrencia.
e) Vista de Despliegue: Una vista que muestra la implementación del
sistema como una estructura física con computadora y dispositivos
llamados nodos.
Modelo del Negocio con UML
El modelo del negocio con UML es una técnica para modelar el negocio
bajo un mismo lenguaje.
Cuadro 03: Diagramas de Caso de Uso del Negocio
Nombre Símbolo Definición
Actor de Negocio
Algo o alguien externo
al negocio que
interactúa con el
negocio.
Trabajador del Negocio
Rol o conjunto de roles
dentro del negocio. Un
trabajador del negocio
interactúa con otros
trabajadores y manipula
entidades del negocio.

Entidad del Negocio
Algo usado por los
trabajadores del
negocio.
Caso de Uso del
Negocio
Una secuencia de
acciones que le negocio
realiza y en el que se
observa un resultado d
valor para un actor de
negocio en particular.
Realización de un Caso
de Uso del Negocio
Una colección de
diagramas para mostrar
como los elementos de
la organización son
utilizados para dar
soporte a los procesos
del negocio.
Unidad Organizacional
Usado para estructurar
el negocio en partes.
Asociación
La línea de
comunicación entre un
actor y un caso de uso
en el que participa.
Fuente: Análisis y Diseño de Sistema I – Cibertec 2004
Modelo de Caso de Uso de Negocio
El primer paso en el modelamiento del negocio es definir la interacción
entre las entidades externas al negocio y sus procesos del negocio. Esto es
documentado en el diagrama de casos de uso del negocio (casos de uso
del negocio) el cual representa la interacción entre los servicios principales
que el negocio provee y aquellos a los que se les provee dichos servicios
(actores del negocio).

a) Descripción textual del proceso de negocio.
Nos introducimos en cada uno de los procesos identificados para describirlo
(textualmente) en detalle. Para cada proceso de negocio es necesario
determinar que agentes (personas, departamentos, sistemas software, etc.)
participan en el mismo; cada agente juega cierto rol cuando colabora con el
resto para desarrollar las actividades de que consta dicho proceso de
negocio, y así alcanzar el objetivo. Debemos determinar también cuales son
las acciones (actividades) que realizan los actores dentro del proceso de
negocio, y la información necesaria y producida por dichas actividades. El
resultado de este paso es un listado de los roles internos y externos que
intervienen en el proceso y las actividades que cada uno de ellos lleva a
cabo.
Tabla 04: Modelo de Caso de Uso del Negocio
Proceso de
Negocio
Gestionar los pedidos de un Cliente
Objetivo
Descripción 1.-
2.-
3.-
4.-
Prioridad
Riesgo
Posibilidades
Tiempo de
Ejecución
Coste Ejecución

Diagrama de Actividad
Son usados para elaborar modelos de flujo de trabajo de un sistema, los
cuales expresan que acciones se requieren, que hace estas acciones,
cuando tiene lugar. Los diagramas de actividad capturan las acciones de
una actividad y sus resultados, estos enfatizan la secuencia de acciones de
una actividad, establecen las condiciones para coordinar comportamiento
de bajo nivel y modelan el flujo de control o de objetos de una actividad.
El diagrama de actividad tiene como uno de sus propósitos modelar los
procesos reales de una organización humana. El modelado de tal negocio
es muy importante en los diagramas de actividad, de igual manera se
pueden utilizar para modelar actividades de software, este nos permite
entender el comportamiento de alto nivel de la ejecución de un sistema, sin
profundizar en los detalles internos de los mensajes. Los símbolos del
diagrama de actividad se reflejan a continuación:
Tabla 05: Elementos del Diagrama de Actividad
Acción Nodo de actividad.
Nodo de Inicio
Nodo de control que
indica el inicio de un flujo
de control cuando una
actividad es invocada.
Nodo de Fin
Nodo de control que
indica el fin de todos los
flujos dentro de una
actividad. Muestra el fin
de la actividad.
Conector
Usado para separar un
flujo y restablecer su
conexión en un

diagrama.
Decisión
Nodo de control que
selecciona entre dos o
más flujos de salida.
Nodo de concurrencia
Nodo de control que
sincroniza múltiples
flujos.
Fuente: Análisis y Diseño de Sistema I – Cibertec 2004
Diagrama de Secuencias
Se muestra una colaboración dinámica entre un número determinado de objetos.
El aspecto importante de este diagrama es que muestra una secuencia de
mensajes enviados entre objetos. También muestra una interacción entre objetos,
algo que se pasara en algún punto específico en la ejecución del sistema. El
diagrama consiste de un determinado número de objetos mostrados con líneas
verticales. El tiempo transcurre en forma descendente en el diagrama, y el
diagrama muestra el intercambio de mensajes entre los objetos a medida que el
tiempo transcurre en la secuencia o función. Los mensajes se muestran como
línea con flechas que indican mensajes entre líneas verticales de los objetos. Las
especificaciones del tiempo y otros comentarios se agregan en un script a un
costado del diagrama.
Tabla 06: Elementos del Diagrama de Secuencia
Línea de Vida
La línea de vida de un
objeto representa la vida
del objeto durante la
interacción. En un
diagrama de secuencia
un objeto se representa
como una línea vertical
punteada.

Activación
Muestra el periodo de
tiempo en el cual el
objeto se encuentra
desarrollando alguna
operación, bien sea por sí
mismo o por medio de
delegación a alguno de
sus atributos. Se denota
con un rectángulo sobre
la línea de vida del
objeto.
Diagrama de Clases
Un diagrama de clases muestra la estructura estática de las clases en el sistema.
Las clases representan las “cosas” que son manipuladas en el sistema. Las clases
pueden estar relacionadas entre ellas en distintas formas: asociada (conectada
entre ellas), dependiente (una clase depende / usa otra clase), especializada (una
clase es una especialización de otra clase), o empaquetada (agrupada como una
unidad). Todas las relaciones se muestran en un diagrama de clases junto con la
estructura interna de las clases en términos de atributos y operaciones. El
diagrama es considerado estático cuando la estructura descrita es siempre valida
en cualquier punto del ciclo de vida del sistema.
Un sistema típicamente tiene un determinado número de diagramas de clases. No
todas las clases se insertan en un único diagrama de clases, y una clase puede
participar en varios diagramas de clases.

Gráfico 13: Diagrama de Clases
Diagramas de Objetos
Un diagrama de objetos en una variante de un diagrama de clases y usa casi una
notación idéntica. La diferencia entre ambos es que un diagrama de objetos
muestra un número de instancias de objetos de clases, en vez de las clases
reales. Por lo tanto, un diagrama de objetos es un ejemplo de un diagrama de
clases que muestra una posible imagen del sistema en ejecución, como el sistema
se vería en algún punto en el tiempo. Se usa la misma notación de un diagrama de
clases, con dos excepciones: los nombres de los objetos se subrayan y todas las
instancias reales y las relaciones se muestran.
Los diagramas de objetos no son tan importantes como los diagramas de clases,
pero pueden ser utilizados para ejemplificar un diagrama de clases complejo
mostrando como las instancias reales y las relaciones se verían. Los diagramas
de objetos también se usan como parte de los diagramas de colaboración, en la
que la colaboración dinámica entre un conjunto de objetos se muestra.

Gráfico 14: Diagrama de Objetos
Diagramas de Estados
Un diagrama de estado es típicamente un complemento de la descripción de una
clase. Muestra todos los posibles estados que los objetos de una clase pueden
tener, y que eventos provocan el cambio de estado. Un evento puede ser otro
objeto que le envía un mensaje, por ejemplo, que un determinado tiempo ha
transcurrido, o que alguna condición se ha cumplido. Un cambio de estado se
llama transición. Una transición también puede ser una acción asociada a ella que
especifica que se debería hacer con relación a la transición de estado.
Los diagramas de estado no se hacen para todas las clases, es solo para aquellas
que tengan un número de estados bien definidos, y en donde el comportamiento
de la clase es afectado y cambiado por los distintos estados. Los diagramas de
estado también pueden ser hechos para todo el sistema en su totalidad.

Gráfico 15: Diagrama de Estados
Diagramas de Colaboración
Un diagrama de colaboración muestra una colaboración dinámica, así como lo
hace un diagrama de secuencia. Frecuentemente queda a criterio del usuario
elegir mostrar la colaboración ya sea en un diagrama de secuencias o como un
diagrama de colaboración. Además de mostrar el intercambio de mensajes
(interacción), el diagrama de colaboración muestra los objetos y sus relaciones
(algunas veces referida como el contexto). Ya sea que use un diagrama de
secuencia o un diagrama de colaboración frecuentemente se puede decidir por los
siguiente: Si el aspecto más importante de enfatizares el tiempo o secuencia,
escoja el diagrama de secuencia; si importa enfatizar el contexto, escoja el
diagrama de colaboración. La interacción entre los objetos se muestra en ambos
diagramas.
Los diagramas de colaboración se muestran como diagramas de objetos, donde
un número determinado de objetos se muestran junto con sus relaciones (usando
la notación del diagrama de clase / objetos). Las flechas que representan
mensajes se dibujan entre los objetos para mostrar el flujo de mensajes entre los

objetos. Los mensajes son rotulados, los cuales entre otras cosas, muestran el
orden en el cual los mensajes son enviados. Esto también puede mostrar
condiciones, iteraciones, valores de retorno, etc.. Una vez que un desarrollador
esté familiarizado con la sintaxis de rotular mensajes, puede leer la colaboración y
seguir el flujo de ejecución y el intercambio de mensajes. Un diagrama de
colaboración también puede contener objetos activos, aquellos que se ejecutan en
forma concurrente con otros objetos.
Gráfico 16: Diagramas de Colaboración
Diagrama de Componentes
Un diagrama de componentes muestra la estructura física del código en
términos de componentes de código. Un componente puede ser un
componente de código fuente, un componente ejecutable. Un componente
ejecutable. Un componente contiene información sobre las clases lógicas o
clases que implementan, por lo tanto crea una relación entre la vista lógica
y la vista de componentes. La dependencia entre los componentes se
muestra, haciendo más fácil analizar como otros componentes se ven
afectados por cambios en un componente. Los componentes también se

pueden mostrar con cualquiera de las interfaces que exponen, como las
interfaces OLE / COM; y pueden ser agrupadas en paquetes. El diagrama
de componentes se utiliza en trabajos de programación prácticos.
Gráfico 17: Diagramas de Componentes
Diagrama de Despliegue
El diagrama de despliegue muestra la arquitectura física de hardware y software
en el sistema. Puede mostrar las computadoras y dispositivos reales (nodos), junto
con las conexiones que presentan entre ellos; también puede mostrar el tipo d
conexiones. Dentro de los nodos, los componentes ejecutables y objetos son
ubicados con el fin de mostrar que unidades de software se ejecutan en
determinados nodos. También puede mostrar las dependencias entre los
componentes.
Como hacemos dicho anteriormente, el diagrama de despliegue, mostrando en la
vista de despliegue, describe la arquitectura física actual del sistema. Esto es más
que la descripción funcional en la vista de casos de usos.

Gráfico 18: Diagrama de Despliegue
Empresas de Servicios
Un servicio es cualquier actividad o beneficio que una parte puede ofrecer a
otra, que es esencialmente intangible y que no da como resultado la
propiedad de nada. Su producción puede rentar una habitación de hotel,
depositar dinero en un banco, viajar en avión, ver una película y obtener
consejos de un ingeniero implican todas las compras de un servicio.
Una empresa debe considerar cuatro características especiales del servicio
cuando diseña sus programas de mercadotecnia: intangibilidad, variabilidad
y naturaleza perecedera. Esquemáticamente se tiene:
La cadena de utilidades del servicio
Las empresas de servicio exitosas enfocan su atención tanto en sus
clientes como en sus empleados. Comprenden la cadena de utilidades del
servicio, que vincula las utilidades de la empresa de servicio con la
satisfacción de los empleados y de los clientes.

Esta cadena consta de cinco eslabones:
Calidad ser servicio interno, una selección y capacitación superior de los
empleados, un ambiente de trabajo de calidad y un poderoso apoyo para
quien trata con los clientes, lo que da como resultado.
Empleados de servicios satisfechos y productivos, es decir, empleados
más satisfechos, leales que trabajan arduamente, lo que favorece.
Un valor mayor del servicio, la creación de un valor para el cliente y la
prestación del servicio en forma más efectiva y eficiente, lo que da como
resultado.
Clientes satisfechos y leales, es decir, clientes satisfechos que siguen
siendo leales, hacen compras subsecuentes y que refieren a otros clientes,
lo que propicia.
Utilidades y crecimiento saludables del servicio, un desempeño superior de
la empresa de servicio.
b) RUP – Proceso Racional Unificado
Las siglas RUP en ingles significa Rational Unified Process (Proceso
Unificado de Racional) en un producto del proceso de ingeniería de
software que proporciona un enfoque disciplinado para asignar
tareas y responsabilidades dentro de una organización del desarrollo.
Su meta es asegurar la producción del software de alta calidad que
resuelve las necesidades de los usuarios dentro de un presupuesto y
tiempos establecidos.

Gráfico 19: Diagrama del Proceso Racional Unificado - RUP
Según Jacaboson, I., Booch, G., Rumbaugh J. (1998) El Proceso
Unificado se usa para describir el proceso genérico que incluye
aquellos elementos que son comunes a la mayoría de los
refinamientos existentes. También permite evitar problemas legales
ya que Proceso Unificado de Rational o RUP son marcas registradas
por IBM (desde su compra de Rational Software Corporation en
2003).
Según Grady Booch (2000) un reflejo de los que hemos visto en el
trabajo con literalmente decenas de miles de proyectos en los últimos
20 años, la codificación de los que funciona en las organizaciones
exitosas y lo que esta notablemente ausente en los fallidos.
Historia
El antecedente más importante se ubica en 1967 con la Metodología
Ericsson (Ericsson Approach) elaborada por Ivar Jacobson, una
aproximación de desarrollo basada en componentes, que introdujo el
concepto de Caso de Uso. Entre los años de 1987 a 1995 fundo la

Compañía Objectory AB y lanza el proceso de desarrollo Objectory
(abreviación de Object Factory).
Gráfico 20: Evolución del RUP desde sus inicios
Fuente: Kuainasi.ciens.ucv.ve
Posteriormente en 1995 Rational Software Corporation adquiere
Objectory AB y entre 1995 y 1997 se desarrolla Rational Objectory
Process (ROP) a partir de Objectory 3.8 y del Enfoque Rational
(Rational Approach) adoptando UML como lenguaje de modelado.
Desde ese entonces y a la cabeza de Grady Booch, Ivar Jacobson y
James Rumbaugh, Rational Software desarrollo e incorporo diversos
elementos para expanir RUP, destacándose especialmente el flujo de
trabajo conocido como modelado del negocio. En junio de 1998 se
lanza Rational Process.
Ciclo de Vida del RUP
El ciclo de vida del RUP es una implementación del Desarrollo en
espiral. Fue creado ensamblando los elementos en secuencias semi-

ordenadas. El ciclo de vida organiza las tareas en fases e
interacciones.
Cada fase en RUP puede descomponerse en interacciones. Una
interacción es un ciclo de desarrollo completo dando como resultado
una entrega de producto ejecutable (interna o externa).
RUP divide el proceso en cuatro fases, cada cual concluye con un
producto intermedio. Al terminar cada fase se realiza una evaluación
para determinar si se ha cumplido o no con los objetivos de la misma.
Diagrama 21: Ciclo de Vida del RUP
Inicio
a) El objetivo general de esta fase es establecer un acuerdo entre
todos los interesados acerca de los objetivos del proyecto.
b) Es significativamente importante para el desarrollo de nuevo
software, ya que se asegura de identificar los riesgos
relacionados con el negocio y requerimientos.

c) Para proyectos de mejora de software existente, esta fase es más
breve y se centra en asegurar la viabilidad de desarrollar el
proyecto.
Elaboración
a) El objetivo en esta fase es establecer la arquitectura base del
sistema para proveer bases estables para el esfuerzo de diseño e
implementación en la siguiente fase.
b) La arquitectura debe abarcar todas las consideraciones de mayor
importancia de los requerimientos y una evaluación del riesgo.
Construcción
a) El objetivo de la fase de construcción es clarificar los
requerimientos faltantes y completar el desarrollo del sistema
basados en la arquitectura base.
b) Vista de cierta forma esta fase es un proceso de manufactura, en
el cual el énfasis se torna hacia la administración de recursos y
control de las operaciones para optimizar costos, tiempo y
calidad.
Transición
a) Esta fase se enfoca en asegurar que el software esté disponible
para sus usuarios.
b) Se puede subdividir en varias iteraciones, además incluye
pruebas del producto para poder hacer el entregable del mismo,
así como realizar ajustes menores de acuerdo a ajuste menores
propuestos por el usuario.
c) En este punto, la retroalimentación de los usuarios se centra en
depurar el producto, configuraciones, instalación y aspectos sobre
utilización.

A su vez el RUP define una serie de roles que pasaremos a detallar:
Gráfico 22: Roles de Personas Involucradas en el Proyecto
Fuente:
Programador (Programmer)
a) Responsable de decisiones técnicas.
b) Responsable de construir el sistema.
c) Sin distinción entre analistas, diseñadores o codificadores.
d) Los programadores diseñan, programas y realizan las pruebas.
Cliente (Customer)
a) Es parte del equipo.
b) Determina que construir y cuando.
c) Establece las pruebas funcionales.
Encargado de Pruebas (Tester)
a) Ayuda al cliente con las pruebas funcionales.
b) Se asegura de que las pruebas funcionales se superan.

Rastreador (Tracker)
a) Metric Man.
b) Observa sin molestar.
c) Conserva datos históricos.
Entrenador (Coach)
a) Responsable del proceso.
b) Tiende a estar en un segundo plano a medida que el equipo
madura.
WAE “WEB APPLICATION EXTENSION”
Una extensión de la notación UML denominada WAE “Web Application
Extensión” que permite rentabilizar toda la gramática interna de UML para
modelar aplicaciones con elementos específicos de la arquitectura de un
entorno WEB. En cambio, la aplicación web es mucho más dinámica,
dispone de una lógica de negocio que puede reaccionar y alterar su estado
a partir de la interacción con un usuario.
Su contrapartida es la complejidad, ya que requiere implementar una
arquitectura que se adapte a los cambio constantes, que facilite su ágil
integración con otros sistemas y que resuelva picos variables de interacción
con un buen rendimiento.
UML tiene definido un mecanismo para permitir cierto dominio para
extender la semántica del modelo de elementos específicos, el mecanismo
de extensión permite incluir nuevos atributos, diferentes semántica y
restricciones adicionales.
El conjunto de extensión de UML propuesto por Jim Conallen está formado
por valores etiquetados, estereotipados y restricciones (Tagged Values,
Stereotypes and Constraints).

La parte del mecanismo de la extensión de UML es la habilidad de asignar
iconos diferentes a las clases estereotipadas.
En la explicación de los conceptos Web se utiliza los diagramas e iconos.
Existe una extensión (o estereotipos) a UML para diseñar aplicaciones Web
los cuales se describen a continuación:
a) Página del Servidor:
Una página de servidor representa una página Web que tiene scripts
que son ejecutadas por el servidor. Estos scripts actúan recíprocamente
con recursos en el servidor (banco de datos, lógica de negocio, sistemas
externos, etc.). Los funcionamientos del objeto representan las
funciones en el script, y sus atributos representan las variables que son
visibles en el alcance de la página (accesible por todas las funciones en
la página).
b) Página del Cliente:
Un caso de una página del cliente es una estructura HTML de la página
Web. Como cualquier página HTML es una mezcla de datos,
presentación y lógica igual. Las páginas del cliente son dadas por el
browser. Las páginas del cliente pueden estar asociadas con otras
páginas del cliente o del servidor.
c) Formulario:
Una clase estereotipada como un form es una colección de campos de
entrada que son partes de una página del cliente. Una clase del
formulario se mapea directamente a HTML. Sus atributos representan
los campos de la entrada del formulario de HTML (input boxes, etxt
áreas, radio Buttons, check boxes, los campos ocultos). Un form se
opera, desde que no pueden encapsularse su funcionamiento en un

formulario. Cualquier funcionamiento que actúa recíprocamente con el
formulario seria la propiedad de la página que contiene al formulario.
d) Frame Set:
Un juego de frames es un contenedor de múltiples páginas Web. La
vista de los rectángulos son áreas divididas en rectángulos más
pequeños de frames. Cada frame puede ser asociado mediante un solo
nombre target aunque no necesariamente. Los contenidos de un frame
pueden estar en una página Web o en otro juego de frames. Un
estereotipado de la clase de frame se mapea directamente s una página
Web, y el HTML enmarca etiqueta.
e) Target:
Típicamente un target es un marco en una ventana definida por un
frameset, sin embargo un target podría ser un complemento de un
nuevo caso del browser o ventana. Targeted link, las asociaciones
especifican targets como el lugar donde una página Web será devuelta.
f) Java Script:
Es un JavaScript permitido por el browser es posible simular a usuario
los objetos definidos con funciones del JavaScript. Los casos del
JavaScript existen solamente en el contexto de las páginas del cliente.
g) Link:
Un link es un indicador de una página del cliente a otra Página. En un
diagrama de la clase un link es una asociación entre una página del
cliente y cualquier otra página del cliente o a una página del servidor.
h) Target Link:

Similar a un link la asociación, un target link es un link donde la página
asociada se da en otro target. Esta asociación traza directamente a la
HTML, con el tagert especificado por el atributo del target de la etiqueta.
i) Submit:
Submit, la asociación siempre es entre un form y una página del
servidor. Los form envían sus valores del campo al servidor a través de
servidor para procesar. El servidor del Web procesa la página del
servidor que acepta y usa la información en la Form enviada. Esta
relación indica que página (o páginas) puede procesar el Form, y que
Forms una página del servidor tiene un poco de conocimiento.
j) Builds:
La relación es una relación especial que conecta el vacío entre el cliente
y páginas del servidor. Las páginas del servidor solo existen en el
servidor. Ellos acostumbrados a construir páginas del cliente.
El build la asociación identifica que página del servidor es responsable
para la creación de una página del cliente. Esta es una relación
direccional, desde que la página del cliente no contiene conocimiento de
cómo entro en existencia.
k) Redirect:
Un redirect, la relación es una asociación unidireccional con otra página
Web. Puede dirigirse los dos al cliente y páginas del servidor. Si la
relación origina de una página del servidor entonces indica que el
proceso de la demanda de la página puede continuar adelante con otra
página. Esto siempre indica esa página del destino participa en la
construcción de una página del cliente.

Sistema de Información
Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto
de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar,
almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el
control en una institución. Además, para apoyar la toma de decisiones, la
coordinación y el control, los sistemas de Información pueden también
ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar
cuestiones complejas y crear nuevos productos.
Los componentes que interactúan entre si son: el equipo computacional, el
recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por
las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas
y reglas de operación. Un Sistema de Información realiza cuatro actividades
básicas:
a) Entrada de Información: Proceso en el cual el sistema toma los
datos que requiere para procesar la información, por medio de
estaciones de trabajo, teclado, lectoras de CD, DVD, códigos de
barras, puertos USB, scanner, etc..
b) Almacenamiento de información: Es una de las actividades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en
la sesión o proceso anterior.
c) Procesamiento de la información: Esta característica de los
sistemas permite la transformación de los datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo
que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos
que contiene un estado de resultado o un balance general en un
año base.

d) Salida de información: Es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de
entrada al exterior. Las unidades típica de salida son las
impresoras, graficadores, la voz, etc..
De esta forma, los sistemas de información cumplen con los objetivos de
automatizar los procesos operativos, proporcionar información de apoyo a
la toma de decisiones y lograr ventajas competitivas a través de su
implantación y uso.
Importancia de los Sistema de Información
La toma de decisiones es una actividad crítica dentro de las
organizaciones, y es por esto que de ello depende en gran medida el éxito
que en un momento dado, la organización pueda alcanzar. Actualmente las
empresas y organizaciones enfocan gran parte de sus esfuerzos en
detectar áreas de mejora que les permitan optimizar su desempeño, con la
finalidad de mantenerse en el nivel competitivo deseado. Uno de los
aspectos que mayor importancia refleja hace referencia al uso de la
información dentro de la empresa, de tal manera que a través de su
eficiente administración sea posible la toma de decisiones certeras y
oportunas, que la conduzca al alcanzar las metas y objetivos planteados.
Uno de los factores que influyen para que el proceso de la administración
se lleve a cabo de manera adecuada es el uso de herramientas
tecnológicas que proporcionen el soporte necesario para agilizar estos
procesos, y como consecuencia de ello, un incremento en el desempeño
dentro de la empresa, así como también una reducción de costos en la
misma. Dentro de dichos instrumentos tecnológicos, se encuentran los
programas o software. Un software se refiere a las instrucciones
electrónicas que van a indicar que es lo que tiene que hacer.

De esta manera, la toma de decisiones se convierte en una variable crítica
de éxito dentro de la empresa, y es aquí donde radica la importancia de un
sistema de información. En la actualidad los sistemas de información juegan
un papel fundamental para el éxito de las empresas. Es un gran reto el que
una organización pueda tener controladas las variables de planeación,
organización, control y dirección de la empresa.
Sistemas de Información Transaccionales
En la actividad cotidiana toda organización interacciona con otras
organizaciones de su entorno e actuación. Esta interacción consiste
básicamente, en el intercambio de transacciones de bienes y / o servicios
que provocan transacciones de información.
Sus principales características son:
a) Suelen lograr ahorros significativos de mano de obra,
debido a que automatizan tareas operativas de la
organización.
b) Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
Información que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización.
c) Son intensivos en entrada y salida de información, sus
cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
d) Tiene la propiedad de ser recolectores de información, es
decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes
bases de información para su explotación posterior.
e) Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que
sus beneficios son variables y palpables.

Riesgos en el desarrollo del software
Los riesgos son eventos, factores o condiciones indeseadas cuya
ocurrencia puede perturbar el normal desarrollo del proyecto. Los riesgos
pueden afectar tanto al proceso de desarrollo de una aplicación como a los
productos de dicho proceso. Es así, como los riesgos pueden incidir
negativamente en los costos, tiempo y / o recursos del proyecto. Un riesgo
tiene una o más causas asociadas que proporcionan su ocurrencia y tiene
una o más consecuencias que resultan de su ocurrencia.
Para del desarrollo del proyecto se identificaron y listaron todos aquellos
riesgos que pueden influir negativamente en el desarrollo del sistema. Su
producto es un registro detallado o lista documentada de riesgo en la que
cada riesgo posible es debidamente identificado y descrito.
Arquitectura cliente – servidor
Las palabras Cliente / Servidor define las forma en que se relacionan las
estaciones de trabajo a través de las redes de comunicación. En el modelo
Cliente / Servidor, existen dos entidades relacionadas, pero de diferente
jerarquía. Una de las partes, el cliente, desea llevara a cabo una operación,
en vez de realizarla por sí solo, le traslada esa operación al servidor, el
servidor recibe la petición a través de algún medio de comunicación y se
encargara de realizarla y le devolverá un resultado. Es por eso que en este
contexto, el termino cliente se aplica a la parte que se encarga de iniciar la
transacción. En algunos casos, este término se refiere a todo un sistema
(hardware y software) utilizado por un usuario. También se puede
denominar como cliente a un software específico para un protocolo Internet,
como puede ser un cliente FTP.
En la práctica puedan formar parte de un mismo software, residir en la
misma máquina, o, como ocurre generalmente, que una parte se encuentre
en un lugar físicamente separado de la otra y ambas se comuniquen a

través de un medio que las interconecte, como una red de
telecomunicaciones, Internet en el caso particular que se está describiendo.
Esa red se encargara de llevar la petición, la analiza para obtener los datos
necesarios para ejecutar la tarea que se le solicita. Una vez que ha
realizado esa tarea, el servidor se encargara de generar una respuesta con
el formato apropiado y devolverá a través de la red. Con esa respuesta, el
cliente podrá mostrar el resultado al usuario a través de la interfaz o un
campus, sino que se puede extender a toda Internet, sin que haya que
realizar una configuración especial en las aplicaciones.
El servicio web es un ejemplo claro de sistema Cliente / Servidor. El cliente
usando un protocolo (HTTP) solicita del servidor un documento con un
formato determinado, este documento puede tener referencias (Hipertexto)
hacia otros documentos de la red y que pueden estar en otros servidores.
Para solicitar el documento usa el servicio de transporte que le ofrece la red
Internet.
Gráfico 23: WAE “WEB APPLICATION EXTENSION”
Fuente: Codeproject

Aplicación Web
Una aplicación web es aquella que los usuarios pueden utilizar accediendo
a un servidor Web a través de internet o de una intranet mediante un
navegador. En otras palabras, es una aplicación software que se codifica en
un lenguaje soportado por los navegadores web (HTML, Asp.Net)
constituye la capa de un medio. Por último una base de datos constituye la
tercera y última capa.
Ventajas de las Aplicaciones Web
Entre las ventajas de las aplicaciones Web se encuentran:
a) No requieren instalación, pues usan tecnología Web, lo cual
permite el aprovechamiento de todas las características del
Internet.
b) Son fáciles de usar (no requieren conocimientos avanzados de
computación).
c) Alta disponibilidad, ya que puede realizar consultas en cualquier
parte del mundo donde tengan acceso a Internet y a cualquier
hora.
Software Libre
Software libre es la denominación del software que brinda libertad a los
usuarios sobre su producto adquirido y por tanto, una vez obtenido, puede
ser usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. Según
la Free Software Foundation, el software libre se refiere a la libertad de los
usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar y mejorar el software; de
modo más preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del
software: la libertad de usar el programa, con cualquier propósito; de
estudiar el funcionamiento del programa, y adaptarlo a las necesidades; de
distribuir copias, con lo que puede ayudar a otros; de mejorar el programa y
hacer públicas las mejoras, de modo que toda la comunidad se beneficie

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