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CARGO  ÁREA  ACTIVO4. En la Fábrica de Camisetas “Oxigeno”, necesitan registrar la información de losproveedores, para lo ...
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Características de una Bases de Datos y del programa Access

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  1. 1. Aquel que pregunta es un tonto por cinco minutos, pero el que no pregunta permanece tonto por siempre. Proverbio chino 1. Contextualización 2. Actividad 3. Bibliografía CONTEXTUALIZACIÓN La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en las Organizaciones se ha incrementado notablemente en los últimos años, se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación: Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos.  Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información. Los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo.
  2. 2.  Permite compartir información. Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta. Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.
  3. 3. COMO DISEÑAR UNA BASE DE DATOSAntes de crear una base de datos, debe hacer el diseño de la misma. Para ello, es necesarioque conozca cómo Access almacena los datos y luego los relaciona o combina entre sí paramostrar la información obtenida de forma correcta.Access almacena los datos en forma de tablas y, para presentar resultados, precisa conocerlas relaciones existentes entre las distintas tablas.Al diseñar una base de datos, la información debe dividirse en distintos temas. Cada temase guardará en una tabla, disponiendo la información en filas y columnas. Cada fila será unregistro. Cada registro está, a su vez, compuesto por datos dispuestos en columnas,llamadas campos, que describen las características de cada registro de la tabla.Por ejemplo, una base de datos de una facturación puede dividirse en los siguientes temas otablas: proveedores, artículos, clientes, pedidos, facturas, etc.Los puntos más relevantes en el diseño de una base de datos son:- Determinar el propósito de la base de datos.- Especificar las tablas necesarias.- Establecer los campos necesarios.- Indicar las relaciones entre los datos de las tablas.- Detectar posibles errores en el diseño.PROPOSITO DE UNA BASE DE DATOSAntes de comenzar con el diseño de las tablas de una base de datos ha de establecer elpropósito de la misma. Esto significa determinar qué información desea obtener de la basede datos. Así podrá establecer qué información necesita almacenar y podrá determinar losdatos o campos que incluirá en las tablas.
  4. 4. DISEÑO DE UNA BASE DE DATOSUna vez determinado el propósito de su base de datos, ya sabrá qué datos desea que leproporcione (informes, formularios, consultas, entre otros.). Esto le dará idea de los datosque debe almacenar, pero no le ayuda a saber cómo disponer la información en las tablas.Para iniciar el diseño de las tablas, divida la información en distintos temas. Cada uno deellos será una tabla de la base de datos. Para aclararlo más, veamos algunos ejemplos: BASE DE DATOS TEMAS A TRATAR Citas clínicas dentistas, Clientes, citas, tipo de operación. Proveedores, compras, artículos, Control de artículos clientes, ventas. Piezas, tipos de piezas, clientes, Piezas de recambios ventas, pedidos. Tipo de viaje, viajes, clientes, Agencia de viajes avisos, facturas. Tipo planta, planta, cuidados, Vivero de plantas abonos, pérdidas.Evidentemente, el tipo de temas para cada base de datos puede ser distinto según lainformación que queramos obtener.En el ejemplo de la librería crearemos las tablas sobre los siguientes temas:- Proveedores: donde incluiremos los datos de las editoriales.- Libros: son los artículos que gestionamos en la base de datos.- Ventas: guardará los datos de cada venta.- Temas: para poder clasificar los libros según temas determinados.A partir de estos títulos de temas (tablas), podemos ya pensar en los datos que va anecesitar cada tema (campos de la tabla) para obtener respuestas a las preguntas querealizaremos a la base de datos. A continuación se indican los posibles campos para cadauna de las Tablas (en nuestro ejemplo de la base de datos para el control de venta de libros): Proveedores Libros Ventas TemasNombre Título Título NombreDirección Num. Libros FechaTeléfono PrecioPersona de ContactoSin embargo, estos campos no serán los definitivos puesto que, al analizar en profundidadel diseño de la base de datos, puede ser necesario incluir o eliminar campos e incluso añadirmás tablas.Hay dos cuestiones que debe tener en cuenta para estructurar las tablas:
  5. 5. - No incluir Información duplicada: En el ejemplo de la librería suponga que en cada ventaincluye los datos del cliente. Como los datos del Cliente normalmente son fijos estamosduplicando la información, con lo que ocupará más espacio en el disco, además deaumentar la posibilidad de errores al introducir los datos.Por otra parte, si en un determinado momento un cliente cambia su número de teléfono odomicilio deberemos modificar estos campos en todas las ventas que le hayamos realizado.- Eliminar información valiosa: Tenga cuidado en no introducir información valiosa entablas en las que se tengan que añadir o eliminar registros con frecuencia. En el caso de queincluya los datos del cliente en cada venta suponga que le hace una venta a un nuevo clientey después la cancela. Al eliminar la venta de la tabla, se pierden también los datos de dichocliente. Por todo ello, es mejor tener una tabla con los datos de los clientes y otra para lasventas. Así, los datos de cada cliente solo se almacenan una sola vez.TIPOS DE DATOSLos datos determinan que tipo de valor puede almacenar una variable, por ejemplo:numérica, lógica o tipo carácter. TIPOS DE DATOS Numéricos Lógicos Carácter Enteros RealesDatos Numéricos: Permiten representar valores escalares de forma numérica, esto incluyea los números enteros y los reales. Este tipo de datos permiten realizar operacionesaritméticas comunes.Enteros. Son los números que no tienen parte decimal, pueden ser positivos ó negativos,por ejemplo: -2, -1, 0, 1, 2.Reales. Son los números que contienen una fracción, es decir, punto decimal y estos aligual que los enteros pueden ser positivos o negativos, por ejemplo: 12.45, 7.0, -157.0001.Datos Lógicos: Son aquellos que solo pueden tener uno de dos valores posibles (cierto ofalso) ya que representan el resultado de una comparación entre otros datos (numéricos oalfanuméricos).Datos Carácter: Es una secuencia de caracteres alfanuméricos que permiten representarvalores identificables de forma descriptiva, esto incluye nombres de personas, direcciones,etc. Es posible representar números como alfanuméricos, pero estos pierden su propiedadmatemática, es decir no es posible hacer operaciones con ellos. Este tipo de datos serepresentan encerrados entre comillas. Ejemplo: “Jorge”, “María Guerra”, “Cra 15 No. 10-84”.
  6. 6. ACTIVIDAD No 2 SUBIR 1. Crear un mapa mental de ventajas en el uso de una base de datos. 2. Teniendo en cuenta la explicación anterior, realice un listado de las tablas con sus respectivos campos de la base de datos de la librería. 3. El Almacén “La casa del automotor”, requiere una base de datos que guarde la información de las ventas diarias. Marque los campos necesarios que hacen parte de la información de las ventas de repuestos. Cantidad ___ Descuento ___ Dirección del negocio ___ Fecha de nacimiento del cliente ___ Fecha de venta ___ Marca del computador ___ Nombre del cliente ___ Nombre del producto ___ Nombre del propietario ___ Nombre del vendedor ___ Número de clientes ___ Número de Fecha ___ Salario del vendedor ___ Valor Total ___ Valor Unitario del producto ___3. En la empresa “XYZ”, se necesita una tabla para registrar la información de losempleados. Los siguientes campos hacen parte de esta tabla, defina los tipos de datos paralos siguientes campos. CÓDIGO NOMBRE FECHA DE NACIMIENTO FECHA DE INGRESO SALARIO BÁSICO
  7. 7. CARGO ÁREA ACTIVO4. En la Fábrica de Camisetas “Oxigeno”, necesitan registrar la información de losproveedores, para lo cual Usted deberá escribir los campos y frente a ellos el tipo de datos. Nombre del Campo Tipo de Datos a) ______________________ _____________________ b) ______________________ _____________________ c) ______________________ _____________________ d) ______________________ _____________________ e) ______________________ _____________________ f) ______________________ _____________________ g) ______________________ _____________________ h) ______________________ _____________________ i) ______________________ _____________________ BIBLIOGRAFÍA SUBIR  Base de datos. Recuperado de http://www.eduteka.org/curriculo2/Herramientas.php?codMat=8  ¿Qué son las bases de datos? Recuperado de http://www.maestrosdelweb.com/principiantes/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/

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