Características de una Bases de Datos y del programa Access

1. Aquel que pregunta es un tonto por cinco minutos, pero el que no pregunta permanece tonto por siempre.
Proverbio chino
1. Contextualización
2. Actividad
3. Bibliografía
CONTEXTUALIZACIÓN
La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en
las Organizaciones se ha incrementado notablemente en los últimos años, se debe a las ventajas que
ofrece su utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación:
Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como
un recurso corporativo que carece de dueños específicos.
 Eliminación de información
inconsistente: si existen dos o más
archivos con la misma información.
Los cambios que se hagan a éstos
deberán hacerse a todas las copias del
archivo.

2.  Permite compartir información.
 Permite mantener la integridad en la
información: la integridad de la
información es una de sus cualidades
altamente deseable y tiene por
objetivo que sólo se almacena la
información correcta.
 Independencia de datos: el concepto
de independencia de datos es quizás
el que más ha ayudado a la rápida
proliferación del desarrollo de
Sistemas de Bases de Datos. La
independencia de datos implica un
divorcio entre programas y datos.

3. COMO DISEÑAR UNA BASE DE DATOS
Antes de crear una base de datos, debe hacer el diseño de la misma. Para ello, es necesario
que conozca cómo Access almacena los datos y luego los relaciona o combina entre sí para
mostrar la información obtenida de forma correcta.
Access almacena los datos en forma de tablas y, para presentar resultados, precisa conocer
las relaciones existentes entre las distintas tablas.
Al diseñar una base de datos, la información debe dividirse en distintos temas. Cada tema
se guardará en una tabla, disponiendo la información en filas y columnas. Cada fila será un
registro. Cada registro está, a su vez, compuesto por datos dispuestos en columnas,
llamadas campos, que describen las características de cada registro de la tabla.
Por ejemplo, una base de datos de una facturación puede dividirse en los siguientes temas o
tablas: proveedores, artículos, clientes, pedidos, facturas, etc.
Los puntos más relevantes en el diseño de una base de datos son:
- Determinar el propósito de la base de datos.
- Especificar las tablas necesarias.
- Establecer los campos necesarios.
- Indicar las relaciones entre los datos de las tablas.
- Detectar posibles errores en el diseño.
PROPOSITO DE UNA BASE DE DATOS
Antes de comenzar con el diseño de las tablas de una base de datos ha de establecer el
propósito de la misma. Esto significa determinar qué información desea obtener de la base
de datos. Así podrá establecer qué información necesita almacenar y podrá determinar los
datos o campos que incluirá en las tablas.

4. DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
Una vez determinado el propósito de su base de datos, ya sabrá qué datos desea que le
proporcione (informes, formularios, consultas, entre otros.). Esto le dará idea de los datos
que debe almacenar, pero no le ayuda a saber cómo disponer la información en las tablas.
Para iniciar el diseño de las tablas, divida la información en distintos temas. Cada uno de
ellos será una tabla de la base de datos. Para aclararlo más, veamos algunos ejemplos:
BASE DE DATOS TEMAS A TRATAR
Citas clínicas dentistas, Clientes, citas, tipo de operación.
Proveedores, compras, artículos,
Control de artículos
clientes, ventas.
Piezas, tipos de piezas, clientes,
Piezas de recambios
ventas, pedidos.
Tipo de viaje, viajes, clientes,
Agencia de viajes
avisos, facturas.
Tipo planta, planta, cuidados,
Vivero de plantas
abonos, pérdidas.
Evidentemente, el tipo de temas para cada base de datos puede ser distinto según la
información que queramos obtener.
En el ejemplo de la librería crearemos las tablas sobre los siguientes temas:
- Proveedores: donde incluiremos los datos de las editoriales.
- Libros: son los artículos que gestionamos en la base de datos.
- Ventas: guardará los datos de cada venta.
- Temas: para poder clasificar los libros según temas determinados.
A partir de estos títulos de temas (tablas), podemos ya pensar en los datos que va a
necesitar cada tema (campos de la tabla) para obtener respuestas a las preguntas que
realizaremos a la base de datos. A continuación se indican los posibles campos para cada
una de las Tablas (en nuestro ejemplo de la base de datos para el control de venta de libros):
Proveedores Libros Ventas Temas
Nombre Título Título Nombre
Dirección Num. Libros Fecha
Teléfono Precio
Persona de Contacto
Sin embargo, estos campos no serán los definitivos puesto que, al analizar en profundidad
el diseño de la base de datos, puede ser necesario incluir o eliminar campos e incluso añadir
más tablas.
Hay dos cuestiones que debe tener en cuenta para estructurar las tablas:

5. - No incluir Información duplicada: En el ejemplo de la librería suponga que en cada venta
incluye los datos del cliente. Como los datos del Cliente normalmente son fijos estamos
duplicando la información, con lo que ocupará más espacio en el disco, además de
aumentar la posibilidad de errores al introducir los datos.
Por otra parte, si en un determinado momento un cliente cambia su número de teléfono o
domicilio deberemos modificar estos campos en todas las ventas que le hayamos realizado.
- Eliminar información valiosa: Tenga cuidado en no introducir información valiosa en
tablas en las que se tengan que añadir o eliminar registros con frecuencia. En el caso de que
incluya los datos del cliente en cada venta suponga que le hace una venta a un nuevo cliente
y después la cancela. Al eliminar la venta de la tabla, se pierden también los datos de dicho
cliente. Por todo ello, es mejor tener una tabla con los datos de los clientes y otra para las
ventas. Así, los datos de cada cliente solo se almacenan una sola vez.
TIPOS DE DATOS
Los datos determinan que tipo de valor puede almacenar una variable, por ejemplo:
numérica, lógica o tipo carácter.
TIPOS DE DATOS
Numéricos Lógicos Carácter
Enteros Reales
Datos Numéricos: Permiten representar valores escalares de forma numérica, esto incluye
a los números enteros y los reales. Este tipo de datos permiten realizar operaciones
aritméticas comunes.
Enteros. Son los números que no tienen parte decimal, pueden ser positivos ó negativos,
por ejemplo: -2, -1, 0, 1, 2.
Reales. Son los números que contienen una fracción, es decir, punto decimal y estos al
igual que los enteros pueden ser positivos o negativos, por ejemplo: 12.45, 7.0, -157.0001.
Datos Lógicos: Son aquellos que solo pueden tener uno de dos valores posibles (cierto o
falso) ya que representan el resultado de una comparación entre otros datos (numéricos o
alfanuméricos).
Datos Carácter: Es una secuencia de caracteres alfanuméricos que permiten representar
valores identificables de forma descriptiva, esto incluye nombres de personas, direcciones,
etc. Es posible representar números como alfanuméricos, pero estos pierden su propiedad
matemática, es decir no es posible hacer operaciones con ellos. Este tipo de datos se
representan encerrados entre comillas. Ejemplo: “Jorge”, “María Guerra”, “Cra 15 No. 10-
84”.

6. ACTIVIDAD No 2 SUBIR
1. Crear un mapa mental de ventajas en el uso de una base de datos.
2. Teniendo en cuenta la explicación anterior, realice un listado de las tablas con sus
respectivos campos de la base de datos de la librería.
3. El Almacén “La casa del automotor”, requiere una base de datos que guarde la
información de las ventas diarias. Marque los campos necesarios que hacen parte
de la información de las ventas de repuestos.
Cantidad ___
Descuento ___
Dirección del negocio ___
Fecha de nacimiento del cliente ___
Fecha de venta ___
Marca del computador ___
Nombre del cliente ___
Nombre del producto ___
Nombre del propietario ___
Nombre del vendedor ___
Número de clientes ___
Número de Fecha ___
Salario del vendedor ___
Valor Total ___
Valor Unitario del producto ___
3. En la empresa “XYZ”, se necesita una tabla para registrar la información de los
empleados. Los siguientes campos hacen parte de esta tabla, defina los tipos de datos para
los siguientes campos.
CÓDIGO
NOMBRE
FECHA DE
NACIMIENTO
FECHA DE INGRESO
SALARIO BÁSICO

7. CARGO
ÁREA
ACTIVO
4. En la Fábrica de Camisetas “Oxigeno”, necesitan registrar la información de los
proveedores, para lo cual Usted deberá escribir los campos y frente a ellos el tipo de datos.
Nombre del Campo Tipo de Datos
a) ______________________ _____________________
b) ______________________ _____________________
c) ______________________ _____________________
d) ______________________ _____________________
e) ______________________ _____________________
f) ______________________ _____________________
g) ______________________ _____________________
h) ______________________ _____________________
i) ______________________ _____________________
BIBLIOGRAFÍA SUBIR
 Base de datos. Recuperado de
http://www.eduteka.org/curriculo2/Herramientas.php?codMat=8
 ¿Qué son las bases de datos? Recuperado de
http://www.maestrosdelweb.com/principiantes/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/