Este documento describe los pasos para realizar una transferencia documental, incluyendo limpieza, identificación de materiales dañados, foliación, empacado en unidades de conservación como cajas y carpetas siguiendo especificaciones. El proceso asegura el traslado controlado de documentos a largo plazo y libera espacio organizando archivos.

1. PASOS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
KATHERINE BURBANO
FANNY CHILITO
JANNETH COLLAZOS
PRESENTADO A:
YAMILE HIDALGO
TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
BOLÍVAR, CAUCA 2015

2. Es el procedimiento mediante el cual se hace
el traslado controlado de los documentos.
Toda transferencia deberá ir acompañada de
un inventario en el que se relacionaran las
series, subseries y unidades documentales,
consignado las fechas extremas y el número
de folios.

3. 1. Limpieza de la documentación: Donde
utilizaremos los implementos de prevención.
1. Eliminación de material metálico:
Cambiar material metálico por material
plástico, Remplazar carpetas tradicionales por
materiales desacidificados
3. Identificación del material afectado por
biodeterioro
Documentos identificados con hongos, insectos
eliminar el polvo de la caja, carpeta, legajo

4. Revisión y foliación:
 Enumerar los documentos consecutivamente y
cronológicamente
 Se folia con lápiz de mina negra, en la maquina superior
derecha sin enmendaduras.
 La numeración que existe no se tacha, utilizamos el
slash (/)
 Folios en blanco y sueltos no se envían en la
transferencia
 Los folios cosidos o adheridos al legajo no se separan ni
foliarse
Unidades de conservación y Re almacenamiento:
Tenemos distintas unidades de conservación: Paquetes, Legajos,
Tomos, Cajas, Carpetas.
Como preparar las unidades de conservación para
las transferencias:
• La documentación empastada que tenga los tomos deteriorados
deberán someterse a procesos de empaste o refuerzo.

5.  La documentación que no esta encuadernada ni
empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
Especificaciones pare realizar las transferencias
documentales
CAJAS:
 Elaboradas en cartón corrugados, recubierto en su cara
interna por una película a base de parafina y ceras
vegetales
 Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo a
su documentación.
 Capacidad de introducir el número de carpetas necesarias
de manera que no queden muy ajustadas ni muy sueltas.
 Identificación de las cajas: Las cajas deben ser rotuladas en
sus tapas laterales.
 Identificación de las carpetas: Material cartulina libre de
acidez, debe adaptarse al volumen y al tamaño de la
documentación, garantizando la adecuada protección de los
bordes.5

6.  Utilizar cajas que cumplan las
especificaciones mínimas sugeridas por el
Archivo General de Nación. La cantidad de
documentos será moderada
 Se enumeran las cajas consecutivamente.
 Para cargar las cajas a un vehículo se
corresponderá desde el ultimo numero en
orden descendente.
Conclusiones
 Hemos aprendido que las transferencias
documentales son un proceso por el cual
debe pasar el documento para llegar a el
lugar donde serán conservados durante mas
tiempo.
 Las transferencias son importantes para
aprovechar espacio y tener los documentos
de manera organizada, en todo este proceso
se debe tener en cuenta las tablas de
retención documental.

7.  Utilizar cajas que cumplan las
especificaciones mínimas sugeridas por el
Archivo General de Nación. La cantidad de
documentos será moderada
 Se enumeran las cajas consecutivamente.
 Para cargar las cajas a un vehículo se
corresponderá desde el ultimo numero en
orden descendente.
Conclusiones
 Hemos aprendido que las transferencias
documentales son un proceso por el cual
debe pasar el documento para llegar a el
lugar donde serán conservados durante mas
tiempo.
 Las transferencias son importantes para
aprovechar espacio y tener los documentos
de manera organizada, en todo este proceso
se debe tener en cuenta las tablas de
retención documental.