1. TALLER No. 3
JACQUELINE VELÁSQUEZ NARVÁEZ
ILDEFONSO BURBANO FAJARDO
IVONNE CATERINE ROSERO BUSTAMANTE
GRUPO No. 2
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL l
QUINDÍO (ARMENIA)
2013

2. TALLER No. 3
JACQUELINE VELÁSQUEZ NARVÁEZ
ILDEFONSO BURBANO FAJARDO
IVONNE CATERINE ROSERO BUSTAMANTE
GRUPO No. 2
Taller No.3
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
Catedrática
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL l
QUINDÍO (ARMENIA)
2013

3. INTRODUCCIÓN
La presente investigación se refiere a el aporte que viene
desarrollando el Archivo General de la Nación, para el manejo
adecuado de las Leyes que vigilan y aportan conocimientos, para
llevar a cabo un manejo adecuado de la documentación que se recibe
en los diferentes entes públicos o privados del país.
La organización de los documentos, tanto dentro de una
carpeta, como la continuación del proceso hasta llegar a cumplir su
estado final como lo es la depuración o el envío al Archivo Histórico,
forma una parte importante del recorrido que es explicado y
sostenido por Acuerdos y Leyes reglamentadas por el AGN.
Visitar entidades públicas y privadas, para comparar,
estrategias y métodos de manejo archivístico, fue un llamado de
atención, para tener en cuenta en el proceso que adelantamos como
estudiantes de Gestión Documental.

4. 1.- Visita a la entidad:
ENTIDAD: FUNDACIÓN HOSPITAL SAN PEDRO
Dirección: Calle 16 Cra.43 esquina
Ciudad: Pasto-Nariño
FUNCIONARIO: Diego Jiménez
TELEFONO: 7336000 EXT. 212-215
La documentación que se encuentra en la dependencia visitada
ARCHIVO CLINICO, se observa organizada con principios archivísticos,
en unidades de conservación adecuadas, cuenta con infraestructura física
moderna y basada en la normatividad de custodia y conservación de
documentos, de igual forma el área se encuentra señalizada para
evacuación y con medidas de prevención en caso de accidentes
(detectores de humo, extintores etc).
PREGUNTAS:
1. Qué normatividad rige para manejo de la historia clínica?
La resolución 1995 de 1999 y la ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
entre otras.

5. 2. Cómo se realiza la organización de las carpetas de historia clínica en
los estantes?
La organización se realiza a través del sistema digito terminal simple, el
cual tiene en
cuenta los tres últimos dígitos del documento de
identificación.
3.
Cómo se hace la ubicación de las carpetas en cada estante según el
sistema digito terminal?
Se realiza teniendo en cuenta los últimos tres números del documento de
identificación; para ello se dividen 100 secciones que van del 00 hasta el 99
y de 10 divisiones que van del 0 al 9, de igual forma para apoyan la rápida
ubicación se realiza la semaforización de las carpetas por colores, lo que
ayuda también a identificar a aquellas carpetas que en el proceso de
archivo se ubican en la sección y en la división que no corresponden.
4. Cómo se clasifican los archivos ?
Teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y teniendo en cuenta los
20 años de retención de la historia clínica estipulados en la norma, se
clasifican en Archivo de Gestión (5 años), Archivo Central (15 años),
Archivo histórico se seleccionan después de los 20 años aquellas H.C, que
por valor histórico, cultural, científico e investigativo se requieren
conservar.

6. 5. Cómo se rotulan las carpetas de historia clínica?
La rotulación se realiza:
·
NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS DEL PACIENTE
·
TIPO Y NUMERO DE IDENTIFICACION DEL PACIENTE
Si es menor de edad sin identificación, la rotulación se realiza con tipo y
número de identificación de la madre seguida de un número que
dependiendo del lugar que ocupe el niño en el núcleo familiar va del 1 a
n…
Se debe tener en cuenta, que la rotulación se debe hacer de igual forma
como se encuentra registrada en el documento de identificación.
6. Cómo se realiza la ordenación interna de la carpeta?
La ordenación interna, se realiza teniendo en cuenta la fecha de atención
desde el ingreso hasta el regreso del paciente, para ello se tiene en cuenta
la ordenación cronológica, al abrir la carpeta la primera hojas es la mas
antigua y al finalizar se encuentra la ultima o actual atención ( 1 hoja 2012
ultima hoja 09 de 2013)
7. La documentación que se guarda en las carpetas se folia y como se
realiza?
Si se hace la foliación, se realiza a diario con el fin de tener control de los
documentos que en ella se incluyen, para evitar pérdida de información y
acceso oportuno de los registros.

7. 8. Qué estantes se utilizan para el archivo de las historias clínicas?
Se utilizan estantes rodantes, los cuales están contenido de parales,
bandejas e incrustados en unos rieles que facilitan su desplazamiento.
9. Qué unidades de conservación se utilizan para guardar los registros
de historia clínica?
Se utilizan carpetas de yute, tamaño oficio de 300 gr, con gancho plástico
keepermate, cabe mencionar que debido a la acides del yute y daño que
puede generar está en la documentación, al inicio y fin de la carpeta se
coloca una hoja de papel bond blanca como medio de barrera.
10. Cómo se realiza la entrega de las historias clínicas a las diferentes
dependencias o pacientes que las requieran?
Para ello hay que tener en cuenta la normatividad y políticas
institucionales, ya que el acceso a la historia clínica es bastante
restringido puesto que la información que en ella se registra es de
carácter confidencial, por tanto los únicos autorizados son el personal
asistencial que intervienen en la atención del paciente, auditores
médicos y entes judiciales con autorización.
En cuanto a los requerimientos realizados por el paciente, se hacen
efectivos siempre y cuando se acredite como titular.

8. 2: Conceptos:
ARCHIVO TOTAL: Etapas por las que pasan los documentos, según su ciclo vital.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Es el paso de los documentos por cada archivo
(archivo gestión, central e histórico), desde su producción hasta su disposición final.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Lugar de donde provienen los documentos y donde deben
permanecer, ya que los documentos producidos por una entidad o dependencia en
cumplimiento de sus funciones no deben mezclarse con otros.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es la secuencia que deben llevar los documentos según
su trámite, desde su producción.
FOLIO: Es una hoja.
LEGAJO: Conjunto de documentos, ubicados en tapas de cartulina amarados con cinta de
falla, o empastados.
FONDO: Son todos los documentos que produce la entidad en cumplimiento de sus funciones.
SUBFONDO: División del fondo.

9. SERIE: Conjunto de documentos de estructura y contenido homogéneo en su forma interna y
externa.
SUBSERIE: División de la serie.
TIPO DOCUMENTAL: Todos los documentos que componen la serie, para conformar un
expediente.
TABLAS DE VALORACIÓN: Es un instrumento útil, para organizar los fondos acumulados de
una entidad, en la cual se listan asuntos, tiempos de retención, disposición final, entre otros.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es un instrumentos, en la cual se listan series,
subseries y tipos documentales a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
VALOR PRIMARIO: Es la valoración que se les da a los documentos, teniendo en cuenta sus
valores administrativos, legales, fiscales, contables.
VALOR SECUNDARIO: Es la valoración que se les da a los documentos, teniendo en cuenta
sus valores investigativos, científicos, culturales e históricos.

10. 3) Documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores
primarios y secundarios :
RESOLUCIONES: valores
secundarios.
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA:
valores secundarios.
CONTRATOS: Valor primario
INFORME DE GESTIÓN DE TALENTO
HUMANO: Valor primario.

11. 4) Para identificar la SERIE se utilizara: Mayúscula sostenida y negrilla, para identificar la
SUBSERIE se utilizara: Mayúscula sostenida y para identificar los TIPOS DOCUMENTALES se
utilizara viñeta y mayúscula inicial.
CONTRATO
CONTRATO DE OBRA
 Cámara de comercio
 Acta de iniciación
 Pólizas
 Rut
 Informes
 Acta finalización
HISTORIAS CLINICAS
 Admisión
 Atención medica
 Evolución
 Medicamentos
 Administración de líquidos
 Epicrisis
HISTORIAS LABORALES
 Hoja de vida
 Fotocopia de cedula de ciudadanía
 Certificados de estudio
 Prueba psicotécnica
 Prueba de conocimientos
 Exámenes de ingreso

12. 5) Documentos que se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son
archivados.
 Folletos, publicidad
 Tarjetas de invitación
 Normatividad externa
 Duplicidad
6) Se lleva a cabo la foliación de los
documentos, así:
El proceso de foliación, se realiza luego de
seleccionar, clasificar
y organizar los
documentos y consiste en colocar un numero
en el borde superior derecho del documentos
en su cara recta y teniendo en cuenta la lectura
del mismo; se debe tener en cuenta que si se
hace mal la foliación no se debe borrar,
tachonar, enmendar, porque podría hacer nulo
al documento y por ende lo que se hace es
colocar una línea oblicua sobre el número
equivocado y en seguida ubicar el número
correcto.

13. 7) Todos los documentos deben ir legajados (teniendo en cuenta que no
se pierda información) en carpetas que estarán debidamente marcadas
con base en el grupo principal y el subgrupo respectivo. Ej:
DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia origen
TEMA: Va el asunto general de la documentación
SUBTEMA: Irá la subdivisión del asunto
FECHA: Se anotan las fechas extremas de la Documentación
La organización al interior de las carpetas debe ser de forma cronológica
ascendente de IZQUIERDA A DERECHA; o sea que en el momento de
consultarla sea como un libro.
Si un asunto o tema genera muchos documentos, deben abrirse más
legajos con la misma identificación. Esto evitará el deterioro físico y la
incomodidad para consultarlo.

14. 8) .- ROTULO CARPETA:
FUNDACIÓN CARITA FELIZ S.A
CODIGO SECCIÓN: 100 GERENCIA
CODIGO SUBSECCIÓN: 101OFICINA JURIDICA
CODIGO SERIE: 101.01CONTRATOS
CODIGO SUBSERIE: 101.01.01 CONTRATO DE OBRA VENUS S.A
FECHAS EXTREMAS: INICIA: D: 01 M: 01 A: 2000
TERMINA: D: 31 M: 12 A: 2000
No. CARPETA: 1 de 1
No. FOLIOS: 200
No. CAJA: 1
UBICACIÓN: Caja 2, Estante 1, Lado A, Bandeja 2

15. ROTULO CAJA:
FUNDACIÓN CARITA FELIZ S.A
CODIGO SECCIÓN: 100 GERENCIA
CODIGO SUBSECCIÓN: 101OFICINA JURIDICA
CODIGO SERIE: 101.01 CONTRATOS
CODIGO SUBSERIES: 101.01.01 CONTRATO DE OBRA VENUS S.A
101.01.02 CONTRATO DE COMODATO AIRES
S.A.S
101.01.03 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
VITALIS
NUMERO DE CARPETAS: 6
FECHAS EXTREMAS: INICIA: D: 01 M: 01 A: 2000
TERMINA: D: 31 M: 12 A: 2000
UBICACIÓN: Estante 1, Lado A, Bandeja 2.
2

16. 9) En el Archivo de Gestión de la entidad visitada:
Producción:
Recepción:
Distribución:
Trámite:
Se ejecuta a través de la elaboración de documentos de
acuerdo a las funciones asignadas a la dependencia por
Ejm: Cartas, circulares, resoluciones, teniendo en
cuenta el manual de producción documental.
Se ejecuta cuando de la Unidad de Correspondencia se
hace entrega de los documentos.
Se ejecuta cuando de la dependencia, se entrega a la
Unidad de Correspondencia la documentación, para
ser radicada, registrada y entregada
Se ejecuta cuando se le da respuesta a la solicitud o
requerimiento

17. Organización
Se ejecuta en el día a día, de acuerdo a las tablas de
retención.
Consulta:
Se ejecuta a diario, porque los documentos que se
conservan en esta fase aun no cumplen su trámite.
Conservación:
Disposición final:
Se ejecuta a través de la utilización de los
elementos de conservación (carpetas, cajas etc), y
ubicándolos en un lugar que no les generen daños
o deterioro.
Se ejecuta cuando se organiza la documentación
para transferir basándose en las tablas de
retención documental.

18. b) Los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en
la entidad visitada en el Archivo Central son:
Organización:
Consulta
Conservación
Disposición Final:
Este proceso se desarrolla con la ubicación
topográfica de las cajas transferidas por la
dependencia en su transferencia primaria según las
TRD
Este proceso se realiza cuando desde los
archivo de gestión se reciben solicitudes de
búsqueda de información, para ser
consultada.
Este proceso es ejecutado, a través de los
procedimientos de limpieza y desinfección,
fumigación, desratización, adecuada temperatura,
humedad, unidades de conservación y estructura
física
Se ejecuta basado en las TRD, de aquellos
documentos que deben ser transferidos.

19. c)Procesos del PGD, que se desarrollan en el Archivo Histórico:
Organización:
Este proceso se ejecuta con la ubicación topográfica de
las cajas transferidas y con la organización de los
documentos que por TRD son de conservación total y
deben
ser
trasladados
al
archivo
histórico
(Transferencia secundaria).
Consulta:
Este proceso se realiza cuando desde los archivo de gestión
o central se requiere búsqueda de documentación, para ser
consultada
Conservación
Disposición Final:
Este proceso es ejecutado, a través de los
procedimientos de limpieza y desinfección,
fumigación, desratización, adecuada temperatura,
humedad, unidades de conservación y estructura
física, microfilmación, digitalización (para evitar que
los documentos al ser consultados por manipulación
sufran deterioro).
Se ejecuta basado en las TRD, la cual va enfocada
a la conservación total.

20. 10) Documentos en cada investigación:
Resolución de nombramiento: Es generada por la Dirección, con el fin de dejar
en firme una decisión, es radicada y digitalizada en la unidad de correspondencia
quien a su vez la registra y despachada a la dependencia de talento humano,
para generar una notificación para el funcionario y luego archivar en la Historia
laboral.
Acta de junta directiva: Es generada por la Junta Directiva de la entidad, como
respuesta a una reunión, la cual es elaborada por la asistente de la Junta
Directiva, la cual luego de pasar a revisión es firmada y archivada en el archivo
de Gestión de la dependencia quien a su vez dependiendo de las TRD, realiza el
proceso de transferencia al archivo central.
Orden de pago: Se genera el valor del producto y la cantidad del mismo según
requerimiento y especificaciones de la dependencia que lo requiere, luego se
genera una factura la cual es recibida en la Unidad de Correspondencia y archivo
por la entidad la cual se verifica si es de la entidad y si es, se procede a radicar,
digitalizada y luego registrar y distribuir por la unidad de correspondencia a la
dependencia de contabilidad, que valida la información y transfiere a la unidad de
correspondencia para ser radicada, digitalizada, y luego registrar y distribuir a la
dependencia de pagaduría, para que realice el pago, se efectúa el pago y se
archiva y transfiere al archivo central basada en la TRD.

21. 11. a) La importancia que tiene la norma (Decreto
2609 e 2012) para el país es que hay una institución
que orienta, coordina y controla la organización y
fortalece los archivos públicos del país, acorde con
el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos
económicos, sociales, culturales, científicos y
tecnológicos de los archivos que hagan parte del
Sistema Nacional de Archivos
 Da importancia y comprende que el
Archivo Total tiene procesos tales
como producción o recepción, la
distribución,
la
consulta,
la
organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.
 Controlar el acceso a mensajes de datos y el
comercio electrónico (TIC).
Reconoce que los documentos institucionalizan
las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable
para la gestión administrativa.

22. b) Comparación:
 La consideración de cualquier tipo documental, incluyendo información en la
nube, como documento de archivo, es decir, sujeto a control archivístico.
 La neutralidad tecnológica impuesta a las Administraciones. Parece que
terminó la época en la que se recomendaban ciertas marcas a las
organizaciones, algo claramente contrario a los intereses del propio Estado.
 La integralidad del proceso de gestión documental, en línea con los requisitos
de la nueva ISO-30301 y de la ISO-15489, actualmente en fase de revisión por
ISO.
 La obligatoriedad del Programa de Gestión Documental para todas las
administraciones, que ya impuesto desde la Ley 594 en 2000, pero que hasta la
fecha ha surtido poco efecto.
 Interoperabilidad con otros aplicativos.
 Posibilidad de uso del soporte electrónico como evidencia para el archivo, algo
que ya estaba regulado, pero que en los últimos decretos del Gobierno se
expone cada vez con mayor claridad y concreción.
 Metadatos mínimos para los tipos documentales

23. c )Los aspectos más importantes para tener en cuenta según el contenido del
mencionado Decreto son:
 Los requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos
electrónicos de archivo.
 Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión
documental, que permita: organizar y establecer los documentos físicos y
electrónicos, establecer plazos de conservación y eliminación, garantizar
la autenticidad de los documentos de archivo, mantener la integridad de
los documentos, permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos, presentar los documentos y sus agrupaciones en series y
subseries a largo plazo.
 Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas
deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos
necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los
funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.
 La importancia que se le da al Archivo Total, que comprende procesos
tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

24. d)Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013
El Acuerdo 003, “Reglamenta parcialmente los Decretos 2578 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las
Tablas de Valoración Documental”
El Acuerdo 004, “por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos
2578 y 2609 de 2012 se modifican y se modifican el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”
El Acuerdo 005 “establece la obligatoriedad de la organización de los
archivos: todas la entidades del gobierno están obligadas a crear,
conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y
consulta de sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia,
orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivística”

25. CONCLUSIONES
 Presenciar labores de cumplimiento según lo establecido por las
leyes del Archivo General de la Nación, fue de admiración y
respeto, al ser testigos que se está cumpliendo o por lo menos
tratando de poner en práctica leyes aprobadas, que beneficiarán
en un futuro el buen funcionamiento de las entidades tanto
públicas como privadas.
 La actualización de las leyes, favorece en todos los aspectos a
cada una de las entidades en su manejo diario de la
documentación respectiva.
 Comparar Acuerdos antes de Decreto 2609 fue muy importante
para nosotros, ya que facilitó la comprensión, de la importancia
que le está dando el AGN, a los diferentes trámites y manejo de la
documentación de una empresa, poniendo de manifiesto el
interés que se le debe poner en su aplicación.

26. BIBLIOGRAFIA
.- Decreto 2609 de 2012
.- Acuerdos, 003, 004 y 005 del Decreto 2609 del 2012
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la
implementación de un Programa de Gestión
Documental. Bogotá : Archivo General de la Nación de Colombia,
2006 p. 28- 48
.http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Paginas/
Diciembre.aspx
.-http://web.presidencia.gov.co/leyes/archivo.htm
FUNDACIÓN HOSPITAL SAN PEDRO