TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1. I

2.  El estudio de transferencia documental
veremos a fondeo como son los pasos y
las definiciones para mejorar la
organización y clasificación a los
documentos al transferirlos.

3.  El objetivo de esta diapositiva es
conocer a fondo la transferencia
documental documentada y estudiada
por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
el cual nos sirve de guía para nuestra
labor.

4.  Remisión de documentos entre las
diferentes etapas del Archivo, del
archivo central al archivo de gestión y
de gestión al histórico.

6.  Garantizar a los ciudadanos el
acceso a la información.
 Evitar la producción y acumulación
irracional de documentos.
 Asegurar y facilitar el control efectivo
y ordenado de la documentación.

7.  Solucionar, a nivel físico y funcional, el
problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
 Concentrar la información útil, ya sea
para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento
del desarrollo histórico institucional.

8.  Contienen los documentos que se
generan en el proceso de gestión Adm,
y que están en constante consulta.

9.  Se debe transferir las series y subseries
que hayan cumplido con el tiempo
estipulado en las TRD correspondiente.
 Todas la transferencias deben ir
acompañadas de un inventario en el
que se relacionan las series
documentales.

10.  Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su
estado semiactivos, ósea que su
consulta no es tan frecuente.

11.  Al recibirse los documentos en el archivo
central se debe constatar que las series
y subseries documentales transferidas
concuerden con el inventario.
 La documentación permanecerá en el
archivo el tiempo estipulado por las TRD.

12.  La documentación transferida al archivo
histórico es la que pose un valor
investigativo, cultural o para la ciencia.

14.  Existencia del Comité de Archivo en la
entidad.
 Tablas de Retención Documental
debidamente avaladas por el Comité
de Archivo entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del AGN.

16.  Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados para
la limpieza son : overol, gorra, mascarilla
y guantes.

18.  Limpieza de la documentación: equipo
como: aspiradora, brochas, telas de
algodón, bayetilla

19.  Eliminar el material metálico: clips,
ganchos de cosedora, legajadores, etc.
procurando no ocasionar deterioros de
tipo físico a la documentación.
 Reemplazar las carpetas tradicionales
por materiales desacidificados o de
cartulina blanca.

21.  Identificación del material
afectado por biodeterioro.
 Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz
de mina negra y blanda para
numerar desde uno (1) en
adelante.
 Unidades de conservación y
realmacenamiento:

23.  La documentación empastada o
encuadernada cuyos lomos están
desprendidos o deteriorados deberá
someterse al proceso de empaste o
refuerzo del lomo utilizando materiales
y procedimientos adecuados.
 La documentación que no está
encuadernada ni empastada deberá
almacenarse en cajas y carpetas.

24.  Cajas: rótulos
CODIGO (de la entidad)__________________
 FONDO _________________________________________
 SECCION________________________________________
___
 SUBSECCION_____________________________________
__
 NUMERO DE CARPETAS___________
 CAJA N° __________
 N° CONSECUTIVO _______________
 N° CORRELATIVO _______________
 FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

26.  Carpetas
 Fondo ______________
 Sección ______________
Subsección____________
 Serie _________________
Subseries________________
 N° De Folios ___________
 N° De Carpeta _________
 N° De Caja _____________

28.  Amarre: se realiza mediante el empleo
de una cinta de faya o hiladillo de 2,5
cm. de ancho que abrace la unidad en
sentido vertical y horizontal, a modo de
paquete, anudado hacia la parte
superior.
 Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las
especificaciones mínimas sugeridas por
el Archivo General de la Nación.

30.  Entendemos que el Archivo es una de
las labores que implica estudio y una
buena lectura en ello nos
documentamos de la guía Transferencia
documentales por el cual nos ayudó a
tener un concepto más claro para
ejecutar nuestra labor.