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Recepción de mercancías SAP
Recepción de mercancías SAP
MM_REC_320
SAP Goods Receiving

What is SAP Goods Receiving?
SAP Goods Receiving
2
Recepción de mercancías SAP es una confirmación que muestra la
recepción física de bienes o servicios dentro de un departamento o unidad.
La persona que realiza la recepción de mercancías afirma que los artículos
pedidos son correctos, están en buenas condiciones y de acuerdo con los
requisitos de la orden de compra.
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Who Should Receive SAP Goods
Receiving Training?
SAP Goods Receiving 3
Cualquier persona autorizada para recibir bienes y servicios en nombre de las
siguientes áreas :
• Gestión de compras Hospital
• Áreas de instalaciones que utilizan Mantenimiento de planta(PM)

SAP Roles
4
Nivel SAP ROLE
Descripción Role
Tipo de
documento SAP
correspondiente
Departamento Solicitante
Responsable de crear una
"Solicitud" para comprar bienes
y/o servicios de un proveedor en
particular
Solicitud
Departamento /
Unidad
Aprobador/a
Aprueba solicitudes para su
departamento o área
--
Compra Comprador/a
Responsable de los procesos de
contratación de toda la
empresapara diversos productos
básicos
Pedido de
Compras
Departamento
Receptor de
mercancías
Confirma la recepción física de
bienes/servicios en condiciones
satisfactorias
Entrada de
Mercancias (WE)
Cuentas por pagar
(o contabilidad
hospitalaria)
--
Contabiliza facturas contra
órdenes de compra
Recepción Factura
(RE)

Training Requirements for SAP
Departmental Roles
Role Training Requirements
Requisitioner Requisitioners are required to take and pass web-based
training course MM_REQ_300 – Requisitions via myUK
Training System
Approver Approvers are required to take and pass web-based
training course MM_SRM_APP_300 – Combined
Approvers via myUK Training System
Goods Receiver Goods Receivers are required to take and pass web-based
training course MM_REC_320 – Goods Receiving via myUK
Training System

Flujo de proceso general de SAP (5
pasos)
SAP Goods Receiving
6
1. Crear solicitud
(departamento)
2. Aprobación
(Departamento/Unidad)
3. Orden de compra
enviada al proveedor
(Compras)
4. Entrada de
Mercancías
(Dpto)
5. Contabilización de
facturas/Pago con cheque
(Cuentas por
pagar/Contabilidad
hospitalaria)
• El departamento crea solicitudes de artículos/servicios, con la(s) aprobación(es) a
continuación.
• Compras procesa y coloca la orden de compra con el proveedor.
• Junto con la orden de compra, las entradas de mercancías y las contabilizaciones de
facturas completan el cotejo de 3 vías y las liberaciones de pago.
• Los gravámenes se producen a lo largo del camino y se contabilizan como gastos en la
creación de la entrada de mercancías.

Comprender los códigos de transacción
SAP Goods Receiving
7
Las tareas dentro del entorno SAP se ejecutan a través de "Códigos de
transacción", también conocidos como códigos T. Cada código T es alfanumérico
y ejecuta una tarea única.
Los siguientes códigos T son utilizados por quienes realizan la recepción de
mercancías :
•MIGO – Crear entrada de mercancías
•ME23N – Mostrar orden de compra

Resumen de recepción de mercancías
SAP Goods Receiving
8
Creación de la entrada de mercancías:
• Confirma la propiedad de los bienes/servicios.
• Gastos de compra de los artículos contra el objeto de costo apropiado.
• Libera pago al proveedor.
Si no se crea una entrada de mercancías después de que el proveedor entregue los
artículos, se bloqueará el pago.
El proveedor no puede recibir un pago hasta que se complete la entrada de
mercancías.
La recepción de mercancías no debe completarse si los artículos están dañados o
son incorrectos de alguna manera.
Si se reciben cantidades parciales de bienes o servicios a lo largo del tiempo, se
pueden completar entradas de bienes parciales para permitir los pagos de
proveedores.
Y siempre preguntar al personal responsable de contrataciones en Compras
responsable de la orden de compra para preguntas u orientación.

Cómo identificar el número de orden
de compra
SAP Goods Receiving
9
El número de orden de compra debe conocerse antes de crear la entrada de
mercancías.
Se puede encontrar en cualquiera de las siguientes fuentes:
Lista de embalaje que acompaña al envío.
Muchos receptores de mercancías también tienen la función de solicitud de SAP
y, por lo tanto, pueden identificar el número de orden de compra en la pestaña
Estado de la solicitud dentro de la sección.
Detalles del elemento de posición.
Los aprobadores de solicitudes también tienen acceso a los registros de órdenes
de compra desde su bandeja de entrada de aprobación.

Comenzar recepción de
mercancías
10

Logearse

SAP Easy Access
5. Aparecerá el menú SAP
Easy Access. Ingrese el
código T MIGO para abrir
la pantalla de recepción
de mercancías. SUGERENCIA: también puede crear
carpetas personalizadas y enumerar
los favoritos de código T que puede
usar repetidamente

Entrada de mercancías Secciones principales
Resumen de
documentos
Detalles de
posición
Descripción
general de los
articulos

Goods Receipt Layout – Header (Top)
Contiene información del tipo de
encabezado, incluida la fecha del
documento, la fecha de
publicación, el proveedor de la
orden de compra, etc.

Diseño de entrada de mercancías:
resumen de artículos (centro)
Los datos incluyen
descripción, cantidad
restante por recibir,
unidad de medida,
centro de costo, etc
La sección Descripción general del
artículo muestra los artículos pedidos en
formato de línea de pedido. Los datos
de la línea de pedido se extraen
directamente del registro de la orden de
compra

Goods Receipt Layout – Item Details
(Bottom)
La sección Detalles del
elemento (parte
inferior) contiene
pestañas e información
relevante para cada
elemento de línea
La información puede
incluir la cantidad a
recibir, el punto de
descarga, el enlace
directo a la orden de
compra, etc.
Move between line
items using the < >
buttons

Diseño de entrada de mercancías:
descripción general del documento
La descripción general
del documento se
encuentra en el lado
izquierdo de la
pantalla. Muestra un
registro de entradas
de mercancías a
medida que las crea.
Desactivar la vista
general del
documento lo
colapsará para
obtener más
espacio en la
pantalla

Crear entrada de
mercancías
18

Create Goods Receipt - Begin
1. Seleccione Entrada
de mercancías en el
menú desplegable
2. Ingrese el
número de
orden de
compra
3. Haga clic en
el icono de
ejecución

Create Goods Receipt
El documento y las
fechas de
contabilización se
completan
automáticamente
4. Opcional: el receptor
puede colocar el
encabezado de la nota
de entrega y/o el
número del
conocimiento de
embarque
Los elementos de
línea fluyen desde la
orden de compra
con la cantidad y la
unidad de medida

Create Goods Receipt
5. Haga clic en la pestaña Dónde
dentro de la sección Detalles del
artículo. Ingrese notas sobre el
punto de descarga u otras notas
de texto relevantes

Create Goods Receipt – Confirm Line
Item
6. Confirme que la
cantidad recibida es
correcta
Recuerde: si recibe un pedido
con varias líneas, haga clic en los
botones < > para moverse entre
las líneas.
7. Verificar
posición OK

Create Goods Receipt - Finish
8. Verificar
errores
9. Guardar
para
terminar
El número de
documento de
material se muestra
en la esquina
inferior izquierda

Display Goods Receipt
La sección Resumen de documentos mantiene un registro de todas las entradas de
mercancías que crea
1. Selecciona
visualizar del
menú
despegable
3. Muestra
Mercadería
Recibida en
pantalla
2. Busque y haga
doble clic en el
número de
entrada de
mercancías
SUGERENCIA: También
puede ingresar un
número de recibo de
mercancías en esta
celda y hacer clic en
ejecutar

Partial Goods Receipts – Begin
A
1. Comenzar la
entrada de
mercancías como
de costumbre
Los receptores de mercancías pueden crear recibos parciales. El usuario puede recibir
en líneas seleccionadas o cantidades parciales dentro de una línea.

Recibir cantidades parciales por artículo
de línea
2. Se ordenaron un total de 20
cada uno. El receptor de
mercancías puede modificar la
cantidad en la unidad de entrada
al número real recibido (15).
3. Haga clic en
Aceptar
elemento

Recibir pedido parcial – Finalizar
La entrada de mercancías
muestra las cantidades
parciales recibidas en la
sección Resumen de
artículos
Entrada de
mercancías parcial
completada con
éxito
4. Haga clic en
Buscar errores y
Guardar para
finalizar.

Receive Partial Order – PO Update
A
Las entradas de
mercancías posteriores
contra el pedido de
compra muestran solo los
artículos y las cantidades
restantes
Después de crear una entrada de mercancías parcial, la orden de compra actualiza las
cantidades recibidas. Cuando se crean entradas de mercancías adicionales, los
nuevos documentos reflejarán solo el saldo restante pendiente de recibir

Cancelar entrada de mercancías –
Resumen
Ocasionalmente puede ser necesario cancelar una entrada de mercancías. Los
motivos de cancelación pueden ser:
•Artículos dañados descubiertos después de desempacar
• Se introdujo cantidad incorrecta.
•Entrada de mercancías creada con número de orden de compra incorrecto
Los destinatarios de las mercancías pueden cancelar :
• Todas las posiciones de una entrada de mercancías
•Solamente posiciones específicas de una entrada de mercancías
La cantidad recibida para un artículo de línea determinado no se puede cancelar.
Si la cantidad de un artículo de línea específico es incorrecta, se debe cancelar
toda la línea.
Los elementos de línea cancelados vuelven al registro de la orden de compra.

Cancelar entrada de mercancías
1. Seleccione
Cancelación en el
menú desplegable
2. Haga doble clic en
el número de
entrada de
mercancías desde el
resumen del
documento

Cancel Goods Receipt
3. Dentro de la sección
Detalles, haga clic en
Artículo Aceptar para que
las líneas se cancelen. Haga
clic en los botones < > si se
mueve entre varias líneas.
La cancelación muestra
inicialmente todos los
artículos en la entrada
de mercancías original

Cancel Goods Receipt – Finish
4. La cancelación muestra
que la línea de pedido 2
solo está cancelada. Haga
clic en Buscar errores.
Haga clic en Guardar para
terminar.
A la cancelación se le
asigna un número de
documento único. Se
puede acceder al
documento dentro de la
descripción general del
documento si es necesario.

Tareas complementarias
33

Display Purchase Order from Goods
Receipt
Se mostrará la
orden de
compra
correspondient
e
Haga doble clic en el
número de orden de
compra en la pestaña
Datos de orden de
compra dentro de la
sección Detalles
If needed goods receivers can access and display the purchase order from within the
Goods Receipt screen

How Determine Assigned PO
Purchasing Buyer
El comprador
asignado se puede
encontrar en la orden
de compra en la
sección de
encabezado
If needed for assistance the buyer responsible for the purchase order can be found at
the top of the screen.

Numbering Conventions for Purchase
Orders
Las órdenes de compra siguen convenciones de numeración que se correlacionan
con el sector del campus en el que se originó la solicitud
Formato Núm. Pedido compra Area
43XXXXXXXX Instalaciones que utilizan el sistema de mantenimiento de planta (PM)
45XXXXXXXX Pedidos – NB

Setting Delivery Complete Indicator
En la pestaña Datos de orden de
compra dentro de la sección
Detalles, seleccione
"Establecer" en el menú
desplegable Del. Ind.
completada
Si ya no necesita completar la recepción parcial y la cantidad restante del artículo de
línea, puede configurar el Indicador de entrega completada para liberar el
compromiso restante y cerrar el artículo de línea.
Nota: Si recibe la cantidad total de un artículo de línea, SAP establece
automáticamente el Indicador de entrega completada. Solo se configura
manualmente si está recibiendo menos de una cantidad completa y no planea recibir
la cantidad restante.

Create Goods Receipt against “Reverse”
PO’s
Algunos tipos de órdenes de compra se configuran en formato "inverso". Los pedidos
inversos se configuran como un elemento de línea con un monto global en dólares para
todo el pedido, independientemente de si la cotización tiene varias líneas. El formato
inverso se suele utilizar para pedidos complejos como muebles o imprentas. Cuando se
crean recibos de mercancías contra órdenes de compra inversas, la cantidad recibida
debe estar en el monto en dólares de la orden.
La orden de compra
inversa se configura
según el monto en
dólares de la orden y
se usa LOT como
unidad de medida
El recibo de mercancías debe
crearse contra el monto en
dólares del pedido en lugar de
una cantidad física. Tanto los
recibos completos como los
parciales están permitidos contra
órdenes de compra inversas.

Create Attachment
Documents can be attached to the Goods Receipt if desired (optional).
2. Ubique y
resalte el
archivo
1. Haga clic en el lado
derecho del icono Servicios
para objetos en la esquina
superior izquierda de la
pantalla. Seleccione Crear
documento en SAP DB.
3. Click Open
to finish

Naming Convention for Attachments
When creating attachments, refrain from inserting special characters, such
as @, #, $, *, , ‘, +, etc. into the filename.
Los nombres de archivo tampoco deben incluir espacios entre palabras ni
guiones bajos. Deben ser nombrados con un formato puramente
alfanumérico.
Ejemplos de nombres de archivo adecuados :
•citamedica.pdf
•albaranmuebles.doc
Ejemplos de nombres de archivo inadecuados :
•API Printing Quote.pdf (el nombre del archivo incluye espacios)
•Fisher+incubator $1000.doc (el nombre del archivo incluye caracteres
especiales)
Solo los siguientes formatos de archivo son aceptables como archivos
adjuntos:
•PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX, TXT, TIF, BMP, GIF, HTML

Iconos útiles dentro de MIGO
Contabilizar: lo
mismo que hacer
clic en el icono
Guardar para
finalizar el
documento
Nuevo: haga clic para
comenzar una nueva
entrada de mercancías
desde la pantalla MIGO
Retener: haga clic
para poner la
entrada de
mercancías en
espera y finalizar en
otro momento

Obtención de una copia impresa de la
entrada de mercancías
1. Haga clic en el
botón
Personalizar
diseño local
Se puede imprimir una copia impresa del recibo de mercancías si lo desea
2. Seleccione
Copia impresa
en el menú

Cambios en las cantidades de la orden
de compra
Ocasionalmente, es posible que sea necesario realizar cambios en la
cantidad de una orden de compra. Por ejemplo, los artículos promocionales
impresos suelen tener tiradas excesivas debido al proceso de
impresión.Ejemplo: un departamento ordena 1000 bolígrafos de tinta
impresa; el proveedor envía y factura 1025 bolígrafos como resultado del
proceso de fabricaciónPara facilitar el sobrecosto, la orden de compra debe
incrementarse a la nueva cantidad antes de que se complete la entrada de
mercancías. Si la entrada de mercancías no se crea por el importe correcto,
la coincidencia de 3 vías no se completará y el pago con cheque no se
procesará.Comuníquese con el comprador de compras responsable de
cualquier pedido que pueda incluir sobrecostos o que necesite ajustar la
cantidad por otros motivos.

Cambiar fecha de contabilización –
Cancelaciones
La fecha de
contabilización en una
cancelación se completa
automáticamente con la
fecha del recibo de
mercancías original
Si cancela una entrada de mercancías de un período contable anterior, la fecha de
contabilización debe sobrescribirse a la fecha actual.
Sobrescribir la fecha
de contabilización a
la fecha actual

Diagnosing Process Problems
SAP Goods Receiving
45
2. Aprobación
(Departamento/Unidad/Colegio)
3. Orden de compra enviada al
proveedor (Compras)
4. Entrada de Mercancías (Dpto)
5. Contabilización de
facturas/Pago con cheque
(Cuentas por pagar/Contabilidad
hospitalaria)
1. Crear solicitud (departamento)
A medida que un pedido evoluciona a través del proceso, la pestaña Estado reflejará si
se han creado documentos posteriores.Los problemas se pueden diagnosticar con
frecuencia en función del estado del pedido en el proceso.Ejemplo: con la orden de
compra en su lugar, la finalización del recibo de mercancías y la contabilización de la
factura completan una "coincidencia de 3 vías" que permite que se libere el pago del
cheque. Los problemas comunes se relacionan con una o más de estas tareas que no
se completan.

Diagnóstico de problemas de proceso
SAP Goods Receiving
46
1. Para comprobar si las
entradas de mercancías y las
facturas se contabilizan en la
orden de compra, haga clic
en el número de orden de
compra en la pestaña Datos
de la orden de compra.
La orden de
compra se
mostrará

Diagnosing Process Problems
SAP Goods Receiving
47
3. Las entradas de mercancías y las
facturas se contabilizan y coinciden
con la cantidad de la orden de
compra, lo que permite el pago con
cheque. Si falta alguno o hay una
discrepancia, el cheque no se
procesará.
2. Vaya a la sección
Detalles del artículo
(abajo) y haga clic en la
pestaña Historial de
órdenes de compra

Cerrar sesión
Para cerrar la
pantalla MIGO,
haga clic en el
icono en la esquina
superior izquierda y
seleccione Cerrar

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