Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

1. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA

2. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS?
 Permiten la transferencia de datos entre
sistemas que carecen de contribución o
intervención humana. Además, la ofimática alivia
la carga de trabajo de las organizaciones al
simplificar y automatizar los procesos. Estos
procesos incluyen la contabilidad, la gestión de
datos, la formación, la gestión de instalaciones y
diversas tareas administrativas.
La implantación de un sistema ofimático
ofrece a las organizaciones una amplia
gama de ventajas.
 Mejora de la precisión
 Reducción de costos
 Reducción de tiempo y recursos
 Almacenamiento y gestión de datos
 Datos y decisiones más informadas
 Mejora de los procesos empresariales

3. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE UN SISTEMA DE
AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
Modelado
de procesos
y diseño de
flujos de
trabajo
Integración
Gestionar
las tareas y
los plazos
Control de
acceso y
seguridad
Comunicació
n
Informes y
análisis

4. POR QUÉ IMPLEMENTAR SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE
OFICINAS
Beneficios de la
automatización
• La automatización de oficinas permite a los usuarios transferir datos,
firmas, e incluso identificación facial a través de la red.
Fácil diseño y
gestión
• El diseño y la implementación de la automatización de oficinas a
través de una plataforma diseñada para las necesidades
empresariales, es una nueva oficina moderna con sede en la nube y
soportado en la tecnología de red informática.
Compatibilidad
Mobile
• Muchos de ellos han implementado sistemas de oficina móvil, lo que
ha permitido que muchas empresas y negocios se adapten
rápidamente a la nueva normalidad al adoptar el trabajo remoto.

5. EJEMPLOS DE SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
Automatización de procesos de contabilidad
QuickBooks: Software de contabilidad para
pequeñas y medianas empresas.
Wave: Plataforma de contabilidad y
facturación gratuita para emprendedores.
Xero: Solución de contabilidad en la nube
para negocios de todos los tamaños.
Automatización de la gestión de documentos
Por ejemplo, las herramientas de digitalización y OCR (reconocimiento óptico de caracteres) agilizan la conversión de documentos
físicos a formato digital.
Beneficios de implementar la automatización de oficinas
Ahorro de tiempo y recursos
Mayor eficiencia y
productividad
Reducción de errores
Mejora en la toma de
decisiones

6. EJEMPLOS DE SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
Automatización en la gestión de instalaciones
IBM TRIRIGA: Software de gestión de
instalaciones y bienes inmuebles
Siemens Desigo: Sistema de automatización de
edificios y control de climatización.
Facilio: Plataforma de optimización y gestión
de instalaciones en tiempo real
Automatización en la capacitación y desarrollo de empleados
Talentsoft: Plataforma integral de gestión del
talento y desarrollo de empleados
Moodle: Sistema de gestión de aprendizaje de
código abierto ampliamente utilizado
Cornerstone OnDemand: Solución unificada de
gestión del talento y aprendizaje en línea
Automatización de la gestión de datos
Microsoft Power BI: Suite de análisis de
negocios y visualización de datos.
Tableau: Plataforma de análisis de datos
interactiva y visual.
Airtable: Base de datos flexible y fácil de usar
con funciones de colaboración

7. EJEMPLOS DE SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
Comparar soluciones y proveedores
Facilidad de uso y
personalización
Compatibilidad con dispositivos
y plataformas
Soporte técnico y atención al
cliente
Escalabilidad y adaptabilidad a
medida que crece la empresa
Identificar las necesidades de la organización
Realiza un análisis detallado de los procesos actuales y determina qué áreas podrían beneficiarse de la automatización.
Automatización de tareas administrativas
Asana: Herramienta de gestión de
proyectos y asignación de tareas.
Calendly: Plataforma de programación de
reuniones y citas
Slack: Aplicación de comunicación y
colaboración en equipo

8. EJEMPLOS DE SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
Implementación de un sistema de automatización de oficinas
Planificación y preparación.
Capacitación y adaptación del
personal.
Monitoreo y ajustes del sistema.
Además, es importante
mantenerse al tanto de las
actualizaciones y desarrollos en el
ámbito de la automatización.
Integración con herramientas y software existentes
Para obtener el máximo beneficio de un sistema de automatización de oficinas, es esencial que este se integre fácilmente con las herramientas y
software que ya utiliza tu empresa.

9. LOS 7 TIPOS DE SOFTWARE Y PROGRAMAS IMPRESCINDIBLES PARA
UNA EMPRESA
Salesforce CRM:
Salesforce es uno de
los líderes del mercado
en cuanto a
herramientas de CRM.
HubSpot CRM:
HubSpot es otra
herramienta de CRM
muy popular.
Software
para CRM SAP Business One: SAP
Business One es un ERP
(Enterprise Resource
Planning) diseñado
especialmente para
pequeñas y medianas
empresas.
Microsoft Dynamics:
Microsoft Dynamics es
la solución de Microsoft
para planificación de
recursos empresariales
dirigido a las medianas
empresas.
Software
para ERP QuickBooks:
QuickBooks es un
software muy popular
entre pequeñas y
medianas empresas.
SAP Business One: SAP
Business One aparte de
ser un ERP (Enterprise
Resource Planning)
también ofrece
funcionalidades de
contabilidad y finanzas
FreshBooks: FreshBooks
es un programa ideal
para las empresas que
necesitan realizar
facturas, seguimiento
de gastos y generación
de informes financieros
Software
para
Contabilid
ad y
Finanzas

10. Zendesk: este software
ofrece una amplia
gama de características
para la gestión de
incidencias, incluyendo
la creación de tickets, el
seguimiento de las
mismas y la asignación
a los equipos
correspondientes.
Freshservice: se trata
de una solución
completa para la
gestión de servicios,
que incluye también un
módulo específico para
la gestión de
incidencias.
Software para
Gestión de
Incidencias y
Soporte
Slack: Slack es una
herramienta de
comunicación tipo
chat, se puede crear un
canal para el equipo y
grupos para enfocarse
en proyectos o
departamentos
específicos
Microsoft Teams:
Teams es también una
herramienta similar a
Slack, que permite
organizar juntas,
llamadas y mensajes
Software
para
Comunicació
n Interna
LobbyFix: LobbyFix es
un software para el
control de entradas y
salidas y que agiliza el
proceso de
seguimiento de todas
las personas que entran
en un edificio,
condominio u oficina.
eFacility: eFacility es
una herramienta para el
control eficiente de
recursos energéticos
Software para
Administración
de las oficinas y
del espacio
Google Drive: creación,
almacenamiento y gestión
de documentos de texto,
presentaciones y hojas de
cálculo en la Nube que sean
accesibles desde cualquier
lugar.
Office 365: acceso al
conjunto completo de
productos de Microsoft y 1
terabyte de almacenamiento
en la nube al que puede
acceder hasta en 5 de sus
dispositivos
Software para
Gestión de
Documentos

11. 10 SOFTWARES MÁS USADOS EN
OFICINAS
Microsoft
Office
Este programa está
presente
indiscutiblemente en
cualquier ordenador,
gracias a sus
excelentes
características es
enormemente
apreciado en el
mundo informático.
Oracle
Open
Office
Está creado
como una suite
que ofrece
distinta
funcionalidades
enfocados a la
tecnología y el
rendimiento de la
productividad
diaria.
Google
Docs
Esto se debe a
que cuenta con
herramientas que
resultan
indispensables
para la edición
de cualquier
documento de
texto,
presentación y
hojas de cálculo.
Microsoft
Works
Convierte
documentos al
formato deseado
y tiene un buen
sistema de
almacenamiento
y organización
EasyOffice
Se trata de una
suite útil para
cualquier usuario
con pocas
necesidades de
compatibilidad,
es ligera y fácil
de usar.

12. 10 SOFTWARES MÁS USADOS EN
OFICINAS
DropBox
Resalta entre todas
porque es la mejor
para la sincronización
de almacenamiento
de documentos y
archivos. Tiene un
alto nivel de
privacidad y permite
la edición de textos
desde su misma
interfaz.
Adobe
Reader
Su opción de
guardado evita
que una tercera
persona pueda
editar o cambiar
fácilmente su
contenido,
resultando una
de las mejores
opciones para la
protección de
contenido.
Cellframe
Office
Home
Se destaca
principalmente
por la creación
de documentos
gráficos y edición
de fotos. Tiene
herramientas
gráficas muy
seguras de usar
aunque tiene
problemas con la
compatibilidad
de archivos.
Google
Chrome
Es la herramienta
más fácil para
ingresar a
cualquier página
web y procesar
textos en línea.
Lucidchart
Crea diferentes
tipos de
diagramas,
organigramas,
prototipo, mapas
mentales,
esquemas y
diagramas de
flujo con
compatibilidad
en navegadores.

13. ¿QUÉ NECESITAS DEFINIR ANTES DE COMPRAR EL EQUIPO DE
OFICINA PARA UNA EMPRESA?
Equipo
de oficina
para una
empresa
Cuántos
usuarios
ocuparán el
espacio
Qué
actividades van
a realizar
Cuáles son las
dimensiones y
características
del espacio
que vas a
equipar
Cuánto tiempo
tienes para
amueblar el
espacio
Cuánto
presupuesto
quieres invertir.
Elegir el
equipo de
oficina y
mobiliario
adecuados

14. 10 ELEMENTOS NECESARIOS PARA EQUIPAR LA OFICINA
El equipamiento
de una oficina
• Mobiliario
• Computadoras y software
• Internet
• Multifuncionales
• Servicios
• Papelería
• Teléfonos
• Iluminación
• Artículos decorativos
• Máquina de café y dispensador de agua

15. GRACIAS