Automatización de las oficina

1. Automatización de
las oficina

2. Tipos de programas para la automatización de las
oficinas
Q1 Q2 Q3 Q4
Procesador de palabras Hoja de cálculo Base de datos Programa editorial
Administrador de proyectos Administrador de archivos de
cómputo
Correo electrónico Explorador de internet
Editor de internet Organizador personal Sistema de administración
financiero Sistema de administración
personal

3. Los programas automatizados para equipos de cómputo
personales
Se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en
muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las
máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas
electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas
de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

4. Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década
de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han
vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales
ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez
tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por
especialistas.

5. Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.
Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.
Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.
Incorporar, almacenar y utilizar información sobre el registro electoral.
Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisión y recepción de votos por correspondencia.
Capturar y analizar resultados electorales.
Uso de los programas de automatización

6. Aplicación de normas a los nombres y estructuras de
archivos
Archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una
carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se
puede almacenar información específica sobre un tema común.
Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar
para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable
limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del
sistema.
La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres
individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la
mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los
archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos
separado por un punto

7. Ampliación o actualización de los programas
Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se
amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada
dos o tres años para los productos más populares.
Los programas actualizados pueden ser costosos y la autoridad electoral necesita evaluar si
es necesario y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la
la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas
como parte del acuerdo de renta.
Desafortunadamente existirán presiones para actualizar los programas en la
medida en que algunos electores, interesados u otras organizaciones instalen las
nuevas versiones. Si bien, los programas actualizados son generalmente
compatibles con los precedentes

8. Consideraciones básicas antes de adquirir el equipo
y mobiliario de oficina
Cuántos usuarios ocuparán el espacio
Qué actividades van a realizar
Cuáles son las dimensiones y características del espacio que vas a
equipar
Cuánto tiempo tienes para amueblar el espacio
Cuánto presupuesto quieres invertir.
Elegir el equipo de oficina y mobiliario adecuados

9. Beneficios de la automatización
. La automatización de oficinas se utiliza para simplificar
y automatizar una variedad de operaciones de oficina,
como la gestión de inventario, la gestión de los clientes,
chats de comunicación, procesamiento de textos y la
gestión de instalaciones.
Cada industria utiliza diferentes tipos de automatización de
oficinas. Los sistemas de automatización de oficinas
ayudan a ahorrar tiempo, dinero y esfuerzos humanos de
las operaciones comerciales, administrativas y de soporte.
La automatización de oficinas permite a los usuarios transferir
datos, firmas, e incluso identificación facial a través de la red.

10. Fácil diseño y gestión
El diseño y la implementación de la automatización de oficinas a través de una
plataforma diseñada para las necesidades empresariales, es una nueva oficina moderna
con sede en la nube y soportado en la tecnología de red informática.
Compatibilidad mobile
Las empresas y negocios se están adaptando rápidamente a la nueva normalidad al
adoptar el trabajo remoto. Muchos de ellos han implementado sistemas de oficina móvil,
lo que ha permitido que muchas empresas y negocios se adapten rápidamente a la
nueva normalidad al adoptar el trabajo remoto.

11. Automatización de procesos de contabilidad
La contabilidad es otra área en la que la automatización puede marcar la diferencia. Los
sistemas de automatización contable permiten llevar un control preciso y actualizado de
ingresos, gastos, impuestos y nóminas. Algunas herramientas incluso ofrecen análisis
financieros y proyecciones para apoyar la toma de decisiones.

12. Automatización en la capacitación y desarrollo de empleados
La capacitación y desarrollo de empleados es clave para mantener la competitividad y el
crecimiento de un negocio. Las soluciones de automatización en este ámbito incluyen
plataformas de aprendizaje en línea (LMS) y sistemas de gestión del desempeño. Estas
herramientas facilitan la administración y seguimiento de programas de formación, además
de permitir la evaluación y el seguimiento del desempeño de los empleados.