2. LISTA DE VERIFICACIÓN
CÓMO DISEÑAR E IMPLEMENTAR LAS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA
NUEVA EMPRESA
1. Se define la estructura organizacional
(Cargos y funciones) y el organigrama
correspondiente:
- ¿Cómo está organizada la empresa y como quedará
cuando estéoperando de manera rutinaria?
3. 2. Se definen los perfiles del equipo
administrativo y operativo:
- ¿Qué recursos humanos se necesitan. Descripción
básica del puesto o cargo, las funciones y su perfil?
- ¿Cuáles son los requisitos del tipo de personal que
se va a emplear?
- ¿Cuáles son las funciones o responsabilidades del
personal directivo clave?
- ¿Cuál es el mecanismo de incorporación del
personal?
- ¿Cuáles son las fórmulas de contratación y la
estructura de escala de salarios?
- ¿Cuál es el costo de la selección, capacitación y
entrenamiento de personal que se requiere?
4. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN
DE LA EMPRESA
Cuando una empresa se inicia, la estructura de su organización se
basa en realidad en la respuesta a la pregunta: ¿QUÉ
FUNCIONES PRINCIPALES TENDRÁ QUE REALIZAR LA
EMPRESA?. Estas, sin importar cuál sea el tamaño de la empresa,
serían por lo menos cuatro esenciales.
Las Cuatro Funciones Empresariales Básicas
1. Producción: fabricación de productos o prestación de
servicios.
2. Comercialización: venta de dichos productos o servicios.
3. Personal: administración y dirección del talento humano de
la empresa.
4. Finanzas: adquisición y utilización de recursos
monetarios.
5. - La mayoría de emprendedores creen disponer
de algo especial, es decir, se sienten
capacitados normalmente para realizar las dos
primeras funciones empresariales: producción y
comercialización. Además estiman que pueden
gestionar la función de personal sin
capacitación especial alguna.
- La cuarta función, las finanzas es,
probablemente, la más desconocida por los
emprendedores. Tanto, que en muchos casos, se
renuncia a la creación de empresa por que no se
sabe como obtener un préstamo
ni como utilizarlo de forma eficaz.
6. CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN
El proceso de organización comprende
necesariamente una Distribución, División y
coordinación de:
-ACTIVIDADES o trabajos en grupo, también
denominado Departamentalización.
- FUNCIONES en relación con el trabajo que se
realizará en cada cargo, puesto o empleo por cada
persona.
- TAREAS asignadas a cada persona de manera
individual.
7. Cuando una empresa se crea, la estructura de su
organización se basa en la pregunta: ¿CÓMO
ORGANIZARLA?. Para responderla en forma adecuada
se deben atender las etapas básicas de organización:
1. Determinar el objetivo de la empresa.
2. Determinar las funciones o actividades a realizar.
3. Dividir racionalmente el trabajo en unidades o
secciones compatibles.
4. Asignar personal idóneo a las unidades o secciones de
trabajo.
5. Asignar autoridad a cada puesto.
La base fundamental de la organización la forman el
TRABAJO, el PERSONAL, y el PUESTO; para diseñar
una estructura adecuada se deberán tener presentes las
actividades que se realizarán en cada punto.
8. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA
- El organigrama es una gráfica que muestra la
estructura orgánica interna de una empresa, sus
relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales
funciones que se desarrollan.
- En el organigrama, los diferentes niveles de
autoridad van de mayor a menor jerarquía. Cada
puesto o función se representa por un rectángulo con
la denominación correspondiente; la unión de los
rectángulos mediante líneas representa los canales de
autoridad y responsabilidad.
9. LA DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS DE
TRABAJO
- La descripción de los puestos de trabajo es un
ejercicio que denotará la profesionalidad del equipo
emprendedor, y persigue una finalidad esencial:
conocer detalladamente cuáles son los puestos que
necesitan para asegurar el correcto funcionamiento
de la empresa y, con base en ellos, cubrirlos a través
de la contratación de personas que cumplan con los
perfiles definidos.
- La información obtenida en el análisis del puesto o
cargo, se compila en dos documentos básicos:
10. A. LA DESCRIPCIÓN DEL CARGO, que registra las
finalidades básicas del puesto, el trabajo a
desarrollar, las capacidades y destrezas requeridas,
las responsabilidades asociadas, las relaciones con
otros puestos y la ubicación física.
B. EL PERFIL PROFESIONAL DEL CARGO, que
registra las cualificaciones que debe poseer la
persona que vaya a ocupar el cargo. Normalmente
incluye aptitudes, Educación y Experiencia previa; y
se usa como guía de búsqueda y selección de
personal.
11. ESTRUCTURA DE SALARIOS
Este proceso resulta fácil en la medida que se tenga
la descripción básica de cargo, los perfiles del cargo y
el organigrama. Para determinar cuánto se le va a
pagar a cada quién de acuerdo con sus
responsabilidades y obligaciones, es necesario
investigar los sueldos y salarios del mercado, a través
de tablas o datos estadísticos.
Así mismo, es importante no olvidar la cuantificación
de prestaciones sociales y las transferencias que la
ley exige, de tal forma que en el presupuesto de
gastos de remuneración de la empresa se incluyan
estos valores al momento de hacer las proyecciones
financieras.
12. MATRIZ DE COHERENCIA PERSONA-EMPRESA
FASE DEL
NEGOCIO
COMPETENCIAS
(SABER)
CAPACIDADES
(SABER
HACER)
COMPORTAMIENTOS
(SABER SER)
FACTORES CLAVE DE
ÉXITO (FCE)
DE
PRODUCTO
- Técnicas
- De gestión
- Comerciales
Innovación, exclusividad,
confianza, diferencia
tecnológica.
DE PROCESO - Racionales
(solución de
problemas, toma
de decisiones)
- De manejo
(planeación,
organización,
control)
- De relación
(liderazgo,
integración,
comunicación)
Precio, volúmenes,
distribución, eficiencia.
DE SERVICIO - Hacia los demás
- Hacia si mismos
- Hacia la realidad
Costos/beneficios,
disponibilidad,
personalización,
posicionamiento.
13. CLAVES PARA CONSTITUIR UN BUEN EQUIPO
- Los talentos no sobran: busque siempre gente talentosa para su
equipo.
- Inicialmente conviene contar con un grupo homogéneo, pero a
largo plazo es bueno crear un equipo con personas que se
complementen.
- Comparta el éxito económico del proyecto.
- Dé el ejemplo para liderar e inspirar al equipo.
- Entienda la dimensión humana de todo problema de negocios.
- Sea consciente de las capacidades de cada integrante.
- Descentralice la toma de decisiones.
- El líder debe de estar al servicio del equipo.
- Comparta la información del negocio con su personal.
- Promueva el espíritu emprendedor de su gente.
- En las decisiones, actué con firmeza y humanidad.
- Sea consciente de cuándo debe retirarse.
