Trabajo teoria ok

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE UNIDAD 3
ELIANA ROJAS VALENCIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS BELLAS ARTE
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
TEORÍA ARCHIVÍSTICA
NEIVA
2014

ELIANA ROJAS VALENCIA
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3
Profesora
María Nancy Uribe Cuéllar
Especialista en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS BELLAS ARTE
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
TEORÍA ARCHIVÍSTICA
NEIVA
2014

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN……………………………………………….……...…Pág. .4
2. OBJETIVO GENERAL………………………………………….....…… Pág. 5
2.1 Objetivos Específicos………………………………………..…… Pág. 5
3. VISITA AL ARCHIVO CENTRAL DE
ECOPETROL………………………………………………………,…. Pág. 6
4. VISITA AL ARCHIVO CENTRAL DE LA GOBERNACION DEL
HUILA……………………………………………………………………Pág. 8
5. DIFERENCIA DE UNA BIBLIOTECA A UN ARCHIVO
CENTRAL………………………………………………………………Pág. 11
6. CONCLUSIONES……………………………………………………...Pág. 13

INTRODUCCIÓN
En el funcionamiento de toda empresa, entran en juego multitud de documentos,
tanto los que se generan como los que se reciben: informes, cartas, expedientes,
documentos oficiales, documentos mercantiles, etc.
El volumen de toda esta documentación va creciendo de forma proporcional al
crecimiento de la empresa y a su grado de interrelación con su entorno exterior,
por ese motivo, es preciso realizar una correcta gestión y archivado de toda la
documentación.
Los conceptos dados a investigar nos ayudan a adquirir conocimientos para crecer
como profesionales de Ciencias de la Información y la documentación
.

OBJETIVO GENERAL
Conocer la organización, clasificación y manejo de los documentos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Realizar visitas que nos ayuden al crecimiento profesional.
 Conocer conceptos de los temas investigados.
 Identificar las clases de archivo Documental y Bibliotecas
 Aplicar la norma INCOTEC.

VISITA AL ARCHIVO CENTRAL DE ECOPETROL
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
1. Historias clínicas
2. Historias laborales
3. Historia de pozos
4. Contratos
5. Convênios
6. Órdenes de compra
7. Plan de manejo ambiental
8. Facturas
9. Procesos legales
CLASIFICACION DOCUMENTAL
La clasificación documental la realizan
con base al sistema cronológico.

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
SERVICIOS
1. Consulta y préstamo
2. Unidad de Radicación (programa cartero)
3. Consulta plataforma p8 (es un sistema de escaneo de la cierta
correspondencia que se radica a la cual la pueden visualizar a los
funcionarios de la empresa en pro de la cultura del cero papel)
4. Capacitaciones de cartero y p8 para sus funcionarios de acuerdo a los
cambios que se vallan presentando en la plataforma.
USUARIOS
Sus usuarios pueden ser clientes internos y externos. Los internos vienen siendo
las personas administrativas y los clientes externos pueden ser sus empresas
contratistas pero con su debida autorización de los administrativos directos por la
empresa en este caso Ecopetrol.

VISITA AL ARCHIVO CENTRAL GOBERNACION DEL HUILA
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
1. Comunicaciones oficiales
2. Informes
3. Convenios
4. Proyectos
5. Planes
6. Historias laborales
7. Balances
8. Presupuesto
9. Actas
10.Resoluciones
11.Acuerdos

CLASIFICACION DOCUMENTAL
El sistema de clasificación documental utilizado por la gobernación del Huila es
numérico. A cada serie y subserie les asignan un código y sus respectivas
carpetas ya van organizadas de forma cronológica.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Como nos muestra la imagen la información esta codificada y al momento de
realizar una búsqueda van a los inventarios pues este es el tipo de descripción
documental.

SERVICIOS
1. Prestamo y consulta
2. Actualizaciones
3. Sistematizaciones
4. Custodia
5. Se establecen políticas documentales
6. Digitalizaciones
USUARIOS
Clientes internos (funcionarios)
Clientes externos (ciudadanos)

DIFERENCIAS DE UNA BIBLIOTECA A UN ARCHIVO CENTRAL
En las bibliotecas se reflejan otra clase de tipologías, las siguientes a relacionar
son con base a la universidad cooperativa de Colombia sede Neiva:
Libros, manuales, trabajos de grado, revistas, enciclopedias y periódicos.
Consultando e investigando la clasificación de las bibliotecas, la mayoría de las
instituciones utilizan un método internacional llamado DEWEY este consiste en
clasificar los libros según su área con una codificación general de esta manera:
000 Generalidades
100 Filosofía y sicología
200 Religión
300 Ciencias Sociales
400 Lenguas
500 Ciencias Naturales y Matemáticas
600 Tecnología (Ciencias Aplicadas)
700 Artes
800 Literatura y Retorica
900 Geografía y historia

Los inventarios también se utilizan como método de descripción en las bibliotecas
utilizando un software que facilite a la ubicación rápida de los libros que se estén
consultando.
Los servicios que se realizan son el préstamo y consulta, consulta en sala con
ayudas audiovisuales, prestamos de personas externas según un convenio que se
haga, capacitaciones de catalogo electrónico y capacitaciones del uso de la base
de datos.
Los usuarios son los clientes internos entre estos están los estudiantes, docentes
y personal administrativo.
Los usuarios externos hacen referencia al ciudadano que esté interesado en
investigar algo de su interés.

CONCLUSIONES
Se puede evidenciar que hay muchas cosas por investigar para poder enriquecer
nuestros conocimientos y crecer día a día como profesionales de ciencias de la
información y la documentación.

CONCLUSIONES

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