Como acceder a puestos de trabajo como archivero o gestor documental en organizaciones internacionales?

1. Perfil profesional y vias de acceso
Madrid, Junio 2013
Gustavo Castañer

2. Estructura de la presentacion
 Introduccion
 Tipos de puestos de trabajo disponibles
 Perfil profesional, competencias y funciones
 Compensacion
 Vias de acceso
 Que necesitamos?

3. Introduccion
 A excepcion de la Union Europea, la opcion de trabajar
en el extranjero no habia sido demasiado explorada
por los archiveros españoles.
 Podriamos decir que en los ultimos años esta ultima
frontera profesional ha sido cruzada y ahora tenemos
representantes profesionales en muchos paises
extranjeros.
 Esta presentacion explora especificamente el perfil
profesional y vias de acceso a los puestos de archivero y
gestor documental en las organizaciones
internacionales

4. Tipos de puesto de trabajo
disponibles
 ONU Profesionales (P), Servicio de Campo (FS),
Servicio General (G): Information
Management Officer, Information Management
Assistant
 UE Administradores (AD), Asistentes (AST) y
Agentes Contractuales: Document Management
Officer, Archivist, Document Management Agent
 OTAN Grupos A y B: Information Management
Officer, Archivist, Assistant
 FMI Profesionales, Asistentes: Archives/Records
Officer, Archives/Records Assistant

5. El Sistema Comun de Naciones
Unidas
 Sistema gobernado por un organismo independiente,
la International Civil Service Commission (ICSC),
establecido por la Asamblea General.
 La Comision garantiza que los salarios de las
organizaciones del sistema comun se mantienen
equilibrados con las condiciones y costos de vida en los
diferentes destinos internacionales. Esto se lleva a cabo
mediante un sofisticado sistema con revisiones
anuales.
 http://icsc.un.org/rootindex.asp

6. ONU: P, FS y G
 Cinco niveles profesionales: de P-1 a P-5.
Reclutamiento internacional
 Siete niveles de servicio general: G-1 a G-7, con sueldos
diferentes segun el lugar de destino y reclutamiento
local
 Siete niveles de servicio de campo: FS-1 a FS-7, con una
escala propia de sueldos y reclutamiento internacional
 http://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances
/index.html

7. UE: AD, AST y Agentes
Contractuales
 16 niveles para funcionarios. Puntos de entrada y
progresion diferente para Administradores y Asistentes.
Salario igual a igualdad de nivel
 Administradores: niveles 5-16 (primera convocatoria:
Septiembre 2011, 13 plazas)
 Asistentes: niveles 3-11 (ultima convocatoria: Octubre 2010,
43 plazas)
 Agentes Contractuales: introducidos en la reforma de 2004.
Mayor precariedad (normalmente 3 años de servicio como
limite) y peores condiciones salariales. Cuatro grupos de
funcion, los puestos de archivero suelen salir para grupo de
funcion III

8. OTAN: Grupos A y B
 Las convocatorias de la OTAN presentan menos
consistencia en la atribucion de niveles y
denominaciones de puestos
 En los ultimos años se han publicado plazas de nivel A-
2 a A-4 y B-3 a B-5 para archiveros y gestores
documentales

9. FMI: Profesionales, Asistentes y
Agentes Contractuales
 Dos escalas de personal (Staff): Profesionales (A-9 a A-
15) y Asistentes (A-1 a A-8): archives/records officer (A-
9/A-11) y senior archives/records officer (A-12/A-13)
 Contractuales durante un periodo limitado a 4 años
 Personal externo (vendors) perteneciente a empresas
externas

10. AST3, asistente de archivos y
documentos (1)
 “En general, el papel de los asistentes en gestion de
archivos y documentos es desarrollar e implementar
reglas para la gestion de documentos en un entorno
complejo y multicultural marcada por el desarrollo de
las nuevas tecnologias. Han de administrar y
proporcionar servicios relativos a los archivos de
gestion, intermedios e historicos, asi como para la
investigacion historica. Adicionalmente se les pedira
distribuir informacion, impartir formacion, liderar
equipos y tomar parte/hablar en eventos internos y
externos”

11. AST3, asistente de archivos y
documentos (2)
 Las tareas principales relacionadas, que pueden variar
de una institucion a otra, incluyen:
 Acumular, registrar, indexar, archivar, ordenar,
conservar y almacenar documentos de acuerdo con los
estandares internacionales actuales, utilizando
sistemas de gestion de documentos y archivos
 Establecer, organizar y/o poner al dia planes de
clasificacion, establecer y poner al dia tablas de
gestion; ayudar a garantizar la autenticidad de los
documentos, particularmente en un entorno
electronico

12. AST3, asistente de archivos y
documentos (3)
 Gestionar archivos digitales, incluyendo la recepcion y la
entrada, catalogar, establecer y poner al dia metadatos de
recuperacion de archivos y documentos, utlizando,
estableciendo y manteniendo sistemas electronicos para
gestionar archivos electronicos.
 Escribir descripciones del contexto historico de las
colecciones, introduciendo referencias de documentos y
expedientes y elaborando el analisis de contenido de los
archivos seleccionados para una retencion permanente de
acuerdo con los estandares internacionales actuales
 Llevar a cabo procedimientos de busqueda exhaustivos de
expedientes y documentos archivados y asistir a los
visitantes e investigadores en una capacidad tecnica y
profesional”

13. Oficial de informacion, P-3 (1)
 Gestion de las operaciones cotidianas de archivo:
 Diseña y mantiene politicas especificas de Archivo,
 Asiste al Jefe de la seccion con el desarrollo y revision de amplias
politicas de documentos de actividad y archivos,
 Desarrolla, implementa y actualiza procedimientos relativos al
mantenimiento, diseminacion y preservacion de los archivos de la
OMS, y monitoriza la aplicacion de los procedimientos
 Lleva a cabo valoracion y evaluacion cualitativa de documentos de
actividad ya no en uso activo en unidades de la OMS, coordina la
transferencia de documentos de actividad a los Archivos, coordina
la destruccion de documentos de actividad ya no valiosos para la
Organizacion, es responsable de la gestion del espacio de
almacenamiento in-situ y externalizado

14. Oficial de informacion, P-3 (2)
 Asegura el cumplimiento de los requisitos de
confidencialidad de documentos de actividad de
recursos humanos, legales y otros
 Asegura que los documentos de actividad archivisticos
que preservan la memoria institucional de la OMS,
incluyendo documentos de actividad historicos
audiovisuales tales como fotografias, son
adecuadamente preservados, almacenados, descritos y
accesibles
 Supervisa proyectos especiales, coordina el
mantenimiento de la pagina web de los Archivos

15. Oficial de informacion, P-3 (3)
 Gestion de personal:
 Lidera, motiva, entrena y supervisa al personal de los
Archivos
 Coordina el trabajo del personal de los Archivos (Planea,
programa y asigna tareas de trabajo)
 Monitoriza y controla el trabajo realizado por el personal de
los Archivos y ajusta los procedimientos donde se requiera
 Planea las necesidades del personal de los Archivos para
desarrollo y educacion del personal
 Lleva a cabo valoracion de rendimiento y monitoriza el
progreso del trabajo para el equipo de los Archivos
 Selecciona, forma y supervisa becarios para los Archivos,
toma parte en la valoracion oficial de su trabajo para
propositos academicos

16. Oficial de informacion, P-3 (4)
 Referencias y Difusion:
 Disemina conocimiento contenido en los archivos
organizando exposiciones, participando en/o proporcionando
aportes para proyectos de historia de la salud, atendiendo y
participando a conferencias profesionales, y preparando
presentaciones, articulos u otras comunicaciones sobre la
historia de la OMS, basadas en informacion encontrada en los
archivos
 Se relaciona con otras unidades de la OMS relacionadas con la
gestion de la informacion y el intercambio de conocimientos y
participa en iniciativas conjuntas para incrementar la
conciencia de la memoria institucional de la OMS y sus
recursos de informacion.

17. Oficial de informacion, P-3 (5)
 Proporciona y coordina servicios de referencia profesionales
tanto a investigadores internos como externos, incluyendo
individuos y grandes organizaciones de investigacion, y asiste
en las investigaciones y/o auditorias
 Gestion de la retencion:
 Asegura que los documentos de actividad son mantenidos,
almacenados y preservados durante el periodo de su utilidad a
la Organizacion, y estan disponibles para el personal de la
OMS, becarios y consultores, asi como a usuarios externos
tales como auditores e investigadores de archivos de acuerdo
con las politicas y procedimientos establecidos

18. Oficial de informacion, P-3 (6)
 Se asegura de que los documentos de actividad ya no
necesarios para la organizacion y que no tienen valor
historico son eliminados de acuerdo a politicas y
procedimientos establecidos
 Cualesquiera otras tareas segun se requiera

19. Competencias (1)
 La organizacion con el sistema de competencias mas
completo es Naciones Unidas, que ha formulado un
sistema de competencias profesionales asociadas a los
puestos de trabajo, de manera que cada descripcion de
puesto va asociada a un grupo de 3 a 5 competencias
especificas que se consideran relevantes. La prueba de
seleccion definitiva acostumbra a ser una entrevista
basada en competencias donde se solicitan al
candidato ejemplos concretos de su experiencia laboral
donde demuestren que poseen esas competencias. Hay
3 valores claves para todo el personal de la ONU:
integridad, profesionalismo y respeto por la diversidad.

20. Competencias (2)
 Las competencias especificas son:
 Comunicacion
 Trabajo en equipo
 Planificacion y organizacion
 Responsabilidad
 Orientacion al cliente
 Creatividad
 Sensibilizacion tecnologica
 Compromiso con el aprendizaje continuado

21. Compensacion (1)
 Los sueldos estan exentos del pago de impuestos, pese
a que las organizaciones retienen un porcentaje del
sueldo para pensiones y seguros medicos.
 UE: Sueldo base, complemento familiar (170,52 € + 2%
del salario base), complemento por hijos a cargo
(372,61 € por hijo) y complemento de expatriacion
(16% de la suma de los anteriores –sueldo base mas
complemento familiar y por hijos a cargo)
 AST 3, de grado 1, sueldo base 3397,73. Casado y con un
hijo, destinado fuera de su pais de origen. Sueldo neto
4055,12 €

22. Compensacion (2)
 AD6, de grado 1, sueldo base 4921,28€. Casado y con un
hijo, destinado fuera de su pais de origen. Sueldo neto
5529,72 €
 En la ONU el calculo del sueldo es menos complejo. El
sueldo del personal G varia segun el destino: un G-5 de
grado 1 destinado en la Haya ganaria unos 37.850 €
netos al año (3.154 € mensuales)
 En cambio en Nairobi un G-5 del mismo grado ganaria
el equivalente de 13.459 € anuales (1.121 € mensuales)

23. Compensacion (3)
 Para los profesionales tenemos un sueldo base (con
una retencion diferente si tenemos dependientes o no)
y el “post adjustment” (un porcentaje del sueldo base
dependiendo del coste y condiciones de vida que varia
de ciudad a ciudad). Por ejemplo, el sueldo base de un
P-3, de grado 6, es de 67.387 $ anuales con
dependientes y 62.803 sin dependientes. El post
adjustment seria del 68.7% del sueldo base en Nueva
York, 55.1% en España y del 45.9% en Etiopia. Asi, un
P-3 de grado 6 con dependientes y destinado en Nueva
York estaria ganando 113.681 $ anuales (9.473 $
mensuales, antes de retenciones)

24. Compensacion (4)
 A parte de los complementos mencionados, estas
organizaciones pagan los estudios de los hijos, ya sea
totalmente (en el caso de la UE, que tienen escuelas
gratuitas para los hijos del personal,
independientemente de su categoria) o bien el 75% de
los gastos escolares hasta un cierto limite de edad
(ONU y FMI).

25. Compensacion (5)
 Tambien ofrecen el pago bianual de una generosa
cantidad para viajar a casa (Para el funcionario,
conyugue e hijos).
 Asi mismo se hacen pagos de instalacion que pueden
llegar al triple del sueldo mensual, combinado con el
pago de mudanzas internacionales.

26. Vias de acceso (1)
 UE: Por oposicion. Competencia intensa (mas de 1.300
candidatos para 43 plazas AST3 y mas de 700
candidatos para 13 plazas AD6)
 Oposiciones diferentes del modelo español y que
requieren preparacion especifica.
 Primera fase de criba: reduccion del numero de
candidatos al triple del numero de plazas ofertadas.
Puede hacerse mediante seleccion de CVs o mediante
examen tipo test por ordenador, con 3 apartados
(comprension escrita, razonamiento numerico y
razonamiento abstracto)

27. Vias de acceso (2)
 No solo hay que aprobar sino estar entre las notas mas
altas.
 La segunda prueba, ya en Bruselas, es el estudio de
caso
 La tercera prueba ocupa casi un dia entero e incluye
una entrevista personal y una actividad de grupo con
un maximo de 6 candidatos .

28. Vias de acceso(3)
 Todas las otras instituciones utilizan un sistema de
entrevista para seleccionar a los candidatos. Esta has
sido precedida de preseleccion de CVs y en el caso de
Naciones Unidas una prueba de conocimiento sobre la
materia.
 La entrevista, mayoritariamente telefonica y
crecientemente por videoconferencia, sigue el modelo
de competencias anteriormente comentado. En el caso
de entrevista presencial suele ir acompañada de una
prueba escrita.

29. Que necesitamos?
 “Siempre parece imposible hasta que se ha
conseguido” (Nelson Mandela)

30. Idiomas (1)
 Un elemento basico para el exito. Las pruebas de
seleccion se desarrollan basicamente en ingles y hace
falta un buen nivel, no solo escrito sino hablado
(orientativamente estariamos hablando de un nivel
Proficiency)
 Pero un buen ingles no nos garantiza el exito y
adicionalmente el conocimiento de otro idioma
(especialmente frances –ONU, UE, OTAN...) aumenta
nuestras posibilidades.

31. Idiomas (2)
 UE: Idiomas de trabajo (ingles, frances y aleman)
 ONU: idiomas oficiales (ingles, frances, español, ruso,
arabe y chino). Lenguas de trabajo del Secretariado
(ingles y frances)

32. Experiencia Internacional (1)
 Un obstaculo importante. La mejor opcion para los
españoles es optar a una plaza de las instituciones
europeas.
 Opciones mas alla de las oposiciones? Practicas en
instituciones internacionales (Stages o internships).
 La Comision Europea convoca 2 veces al año (en marzo
y octubre) practicas remuneradas (1.071 €) por un
periodo de 5 meses
http://ec.europa.eu/stages/about/whats_en.htm

33. Experiencia Internacional (2)
 Las instituciones del sistema de Naciones Unidas
tambien ofrecen internships, pero no son remunerados
y es necesario pagarse transporte y manutencion. En el
caso de NY se calcula que harian falta unos 2.500 $
mensuales. Una opcion muy cara si se añade el viaje
pero que puede abrir muchas puertas
 Posiblemente el programa de practicas mas generoso
es el del FMI, que incluye el viaje pagado a
Washington, remuneracion mensual y seguro medico
parcial

34. Experiencia Internacional (3)
 El problema de las practicas es que estan dirigidas a
jovenes recien licenciados o a punto de hacerlo. Que
pasa si somos profesionales acreditados?
 Una opcion evidente es participar activamente de la
actividades del Consejo Internacional de Archivos o la
participacion en proyectos internacionales como
InterPARES .
 La participacion en Congresos en el extranjero y la
publicacion de articulos en ingles o frances es otra
manera de acrecrentar nuestra experiencia
internacional.

35. Experiencia Internacional (4)
 La opcion mas atrevida? Voluntario de Naciones
Unidas. Se trata basicamente de presentarse como
voluntario de cooperacion. Naciones Unidas paga un
estipendio de manutencion y los gastos de viaje. Puede
ser una manera valida de obtener experiencia
internacional, pero hace falta estar dispuesto a trabajar
en condiciones muy dificiles como las misiones de paz
(por ejemplo, Sudan del Sur)

36. Donde encontrar las plazas?
 Ciertamente complicado hasta hace unos años
 Mucho mas facil desde 2010 debido a la actividad de un
blog especializado sobre el tema:
http://goinginternationalinarchives.blogspot.be/
 222 plazas publicadas entre Enero de 2010 y Diciembre
de 2012. Una media de 6 plazas por mes, una actividad
sorprendente para un campo en principio tan
especializado

37. Nuestra candidatura
 CV actualizado segun un modelo internacional. Dos
grandes modelos: PHP (Personal History Profile) de
Naciones Unidas y CV Europeo para la UE. Muchas
organizaciones ofrecen la posibilidad de guardar el CV
en su aplicacion electronica y reutilizarlo para postular
a diversos puestos (el caso de Inspira, de la ONU). La
consigna: guardar cada CV y cada candidatura
 Tambien es necesaria una “cover letter” o carta de
candidatura, que contiene una breve relacion de
nuestros meritos y razones para postularnos a un
puesto. Tradicion de los paises anglosajones.

38. Pruebas Tipo Test
 Especificas de la Union Europea. Es importante no
menospreciarlas y prepararlas de manera disciplinada.
La practica es esencial para mejorar nuestros
resultados. Existe literatura especifica para su
preparacion e incluso academias online con baterias de
ejercicios.

39. LA ENTREVISTA PERSONAL
 Fundamental y nuevamente la practica resulta
esencial. El modelo de entrevista por competencias
requiere preparacion intensa y revision sistematica de
la vacante. El conocimiento de la organizacion es sin
duda otro factor critico: debemos procurar saber
donde pretendemos trabajar y cuales son las asuntos
de mayor interes para la organizacion. Cada entrevista,
aunque su resultado sea negativo, nos acerca mas a
nuestro objetivo.

40. Muchas gracias!

41. Gustavo Castañer
 gustavo.castaner@consilium.europa.eu