Análisis de recursos de información en un centro de documentación.

1. ANÁLISIS DE RECURSOS DE
INFORMACIÓN

2. ANÁLISIS DE RECURSOS DE INFORMACIÓN EN CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN
PRESENTADO POR
MARTHA LILIANA JIMÉNEZ SOLER
MARIA DEL SOCORRO OCAMPO DAZA
LIZETH RAMÍREZ LEÓN
GILMA PATRICIA TORO MISAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
RECURSOS DE INFORMACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
2015

3. INTRODUCCIÓN
La cantidad de documentos generados por las instituciones, conlleva a problemas de
exceso de información en las diferentes organizaciones, por este motivo fue necesario
crear Centros de Documentación, con el fin, no sólo de almacenar y ordenar
apropiadamente la información, sino utilizar herramientas y técnicas que permitan el
análisis, organización, gestión y recuperación de ésta, para satisfacer la gran demanda
de información por parte de los usuarios. Por todo lo anterior es necesario que nosotros
como estudiantes de Ciencia de la información Documentación, Bibliotecología y
Archivística, nos familiaricemos con las unidades de información para atender en
forma ágil, eficaz y oportuna las demandas no solo de los estudiantes en cumplimiento
de sus actividades académicas sino de los investigadores como tal.

4. ¿Qué es un Centro de Documentación?

5. Es aquel que examina y evalúa minuciosamente las
fuentes primarias y secundarias de información
técnica y científica, incluye documentos
comerciales, históricos y otros. Su función básica
es la de transformar fuentes primarias de
información científica y técnica en productos que
sean utilizados directamente por los usuarios del
Centro de Documentación.
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

6. ➢ Seleccionar y recoger información
➢ Analizar la información
➢ Almacenar la información
➢ Recuperar y difundir la información.
➢ Hacer uso de las nuevas tecnologías para realizar el
tratamiento de la información y acceder en línea a
otras bases de datos y documentos electrónicos.
ACTIVIDADES

7. PROPÓSITOS
➢ Recopilar información de todo lo investigado sobre
un área temática en particular y bien definida.
➢ Analizar y evaluar la información investigada o
recopilada.
➢ Condensar y almacenar la información
recopilada en ficheros, hoja de datos y
revisiones
➢ Transmitir la información obtenida a los usuarios
interesados por medio de servicios de alerta,
publicaciones y respondiendo a consultas.

8. Debido al gran volumen de información documental, son
tenidos en cuenta como parte esencial para almacenar la
información y como parte fundamental para el desarrollo e
historia de las organizaciones, los cuales sirven de apoyo al
quehacer social, cultural y político, educativo e investigativo,
motivo que impulsa a que las organizaciones se preocupen
aún más por darles un espacio adecuado, con todos los
recursos necesarios tanto tecnológicos como personal
humano, para garantizar así un eficaz funcionamiento y
brindar servicios de calidad a toda la comunidad en general.
IMPORTANCIA

9. ORIGEN
Se originaron a raíz de la cantidad de producción
documental científico-técnico, éstos al comienzo
surgieron como secciones de bibliotecas especializadas y
luego como organismos independientes. El desarrollo de
estos Centros de Documentación se dio durante las
décadas de los 60 y 70, a causa del incremento
exagerado de la información y la continua necesidad de
obtener información especializada y en el menor tiempo
posible.

10. Con el fin de ofrecer un mejor servicio a los usuarios,
un Centro de Documentación debe garantizar la
prestación de servicios con calidad, por tal motivo,
debe contar con personal altamente capacitado e
idóneo para ofrecer a los usuarios un mejor servicio y
lograr así los objetivos, aprovechando además las
nuevas tecnologías de información y comunicación lo
que permite ampliar su alcance con otros Centros de
Documentación y aprovechar así, los recursos
disponibles en común.
ALCANCE

11. OBJETIVOS
➔ Satisfacer de manera precisa y eficaz las necesidades de información de todos
los usuarios, quienes en su mayoría son investigadores en un área concreta del
conocimiento.
➔ Cumplir con el rol de intermediario entre el usuario y el conocimiento.
➔ Ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero al investigador y a las empresas.

12. FUNCIONES
➢ Funciones de entrada: se forman los depósitos documentales y la producción de ficheros. Se
llevan a cabo los procesos de selección y adquisición documental, lo cual consiste en
seleccionar de acuerdo a unas políticas establecidas los documentos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos del Centro de Documentación ya sean primarios, secundarios o
terciarios.
➢ Funciones de salida: se hace la difusión de la información del Centro de Documentación a
todos los usuarios en general como: préstamo, circulación de revistas, listas de bibliografías, esto
con el fin de satisfacer la necesidad de un usuario o grupo de usuarios definidos, según su perfil
e intereses.
➢ Funciones de mantenimiento: operaciones que se realizan dentro del Centro de
Documentación para mejorar las actividades relacionadas con la planificación, organización y
gestión del Centro de Documentación.

13. En virtud de su ámbito geográfico pueden clasificarse como:
➢ Nacionales: Suelen depender de organismos estatales
y ser especialistas técnico-científicos.
➢ Internacionales: Se ubican los grandes centros
documentales que trabajan en campos definidos,
intentando unificar la documentación generada
mundialmente en ese campo específico. Están
automatizados y financiados por organismos oficiales.
Ofrecen a sus usuarios listas de referencia pero no
permiten el acceso a los documentos originales.
CLASIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

14. ➢ Especializados: Realizan sus actividades a escala
nacional en campos muy concretos. Suministran
documentos pertinentes y servicios de calidad, casi de
manera exclusiva a técnicos y científicos
➢ Servicios de documentación: No son autónomos,
dependen generalmente de organismos públicos y
privados. Tiene un excelente conocimiento de sus
usuarios, y de las necesidades de información que éstos
demandan. Proporcionan acceso a los documentos
originales.
➢ Privados o Públicos: Sean internos de una empresa o
que funcionan como empresa de servicios de
información para otras entidades.

15. CLASIFICACIÓN SEGÚN LA ESPECIALIDAD
Centros de Referencia: Son de cobertura internacional, la función principal es recopilar toda
la información posible sobre fuentes, recursos y servicios de información disponibles a nivel
mundial en un área especial del conocimiento, con el fin de orientar a sus usuarios en la
búsqueda y recuperación de la información requerida.
Centrales de Distribución e intercambio: Suministran la documentación bajo pedido y para
ello utiliza diferentes medios como la reprografía. Para un mejor servicio tienen sus propios
fondos documentales, realizan la compilación de Catálogos colectivos, los cuales pueden
ubicar las fuentes de información. Difunden bibliografías e índices de los documentos que
adquieren y que están disponibles para el intercambio.

16. Servicios de Índices y Resúmenes: Recopila, resume,
indiza la literatura científica producida a nivel mundial en un
área determinada. elabora índices y revistas de resúmenes
como resultado del análisis de la información y
posteriormente difunde la información entre la comunidad
internacional de usuarios.
Centros de Difusión Selectiva de la Información:
Organismo independiente que ofrece el servicio de difusión
selectiva de la información, su principal objetivo consiste en
suministrar regularmente información científica a sus
usuarios.

17. El centro de documentación, para alcanzar sus propósitos y
objetivos de satisfacer las necesidades de información
documental no sólo a sus usuarios, sino a cualquier otra
empresa, necesita de los principios que fundamentan y
sustentan el proceso administrativo.
Igualmente es importante que además de tener el personal
idóneo y suficiente y la materia prima que es el documento;
disponga de un local con las condiciones necesarias para su
funcionamiento: iluminación, ventilación, servicios sanitarios.
Además con mobiliario y equipos acordes a sus necesidades.
ADMINISTRACIÓN DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

18. EL PAPEL DE LA ADMINISTRACIÓN EN LOS CENTROS DE
DOCUMENTACIÓN
Es importante ver como cada día el recurso de la información es más relevante en los procesos
administrativos, al igual que los recursos financieros, técnicos y de personal que le dan vida a la
Organización y a su soporte operacional.
La Administración desarrolla en este caso, un Sistema de Planeación que determina e identifica la
orientación que tendrá la Organización en el futuro, adoptando las políticas para el manejo eficiente de la
recolección y procesamiento de la Información en general.
Igualmente facilita y modela los sistemas de control que permite medir el desempeño de las Unidades de
Información comparándolo con lo creado y proceder si es el caso, a realizar los correctivos necesarios,
proporcionando seguridad en los logros de los objetivos propuestos para tal fin.

19. MODELOS DE ADMINISTRACIÓN PARA UNA UNIDAD
DE INFORMACIÓN
1. Planificación
Establecer metas específicas para la Organización y seleccionar los procedimientos
adecuados para que esa Unidad de Información cumpla sus objetivos.
2. Análisis
Evaluar los Procedimientos Operativos de la Información, dentro de la organización y
comparar los resultados obtenidos de las operaciones efectuadas con los planes
establecidos para ese fin.
3. Control
Administrar los recursos humanos, técnicos, económicos para la obtención de mejores
resultados y modificar oportunamente los planes de funcionamiento que no producen
los resultados inicialmente planteados en los planes de desarrollo de la Unidad de
Información.

20. LOS USUARIOS Y SUS NECESIDADES
Un usuario o cliente de la información es aquel con necesidades
informativas, educativas, sociales y psicológicas, en resumen es
aquel que necesita información para el desarrollo continuo de sus
actividades ya sean profesionales o privadas.
Por tal razón, es importante que las unidades de información y más
específicamente las Bibliotecas especializadas o centros de
documentación adecuen sus servicios y productos a las
necesidades de los usuarios, ya que éstos son la razón de ser de
dichos centros.

21. LAS COLECCIONES Y SU ORGANIZACIÓN
Están generalmente compuestas por la selección, adquisición, análisis documental o tratamiento intelectual, lenguajes
documentales y almacenamiento.
➢ Selección: Proceso en el cual se eligen los documentos que el centro de documentación desea adquirir o recibir.
➢ Adquisición: Se hace por: Compra, intercambio o Canje y donación.
➢ Análisis documental o tratamiento intelectual: Operaciones que se llevan a cabo con el fin de representar el
contenido de un documento en forma diferente a su forma original, se realiza con el fin de facilitar la consulta o
recuperación por parte de los usuarios.
➢ Lenguajes documentales: Lenguajes documentales usados para describir el contenido de los documentos.
➢ Almacenamiento: Es ordenar los documentos teniendo en cuenta que están dispuestos en las mejores
condiciones posibles para su conservación y uso. Un documento que no esté ordenado es un documento perdido
o inexistente.
La ordenación generalmente es numérica, alfabética y sistemática. La más utilizada es la sistemática puesto que atiende
al contenido de los documentos.

22. COLECCIÓN DE UN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Está conformada por diversos recursos tales como:
Documentos de la memoria institucional: Documentos científicos o técnicos publicados o editados por la
institución al cual pertenece el Centro de Documentación.
Colección general: Libros y documentos de consulta permanente, producidos por otras instituciones o
entidades, son adquiridos mediante compra por el Centro de Documentación o recibidas en calidad de canje o
donación.
Colección especializada: Documentos relacionados con el tema o temas específicos de especialización del
centro de Documentación, Obras de referencia, Atlas, Diccionarios, enciclopedias.
Reserva: conformada por ejemplares únicos de la colección.
Hemeroteca: Publicaciones periódicas impresas, periódicos, revistas, anuarios, entre otros.
Audiovisuales: CD´s, DVD¨s, E-Books, videocassetes, cassetes, cintas, diapositivas Bases de Datos.

23. SERVICIOS DE UN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Un Centro de Documentación puede ofrecer múltiples servicios a sus usuarios, dependiendo de los recursos
que tenga disponibles. Los servicios deben ser personalizados y responder así al perfil de los usuarios. A
continuación se relacionan los servicios más frecuentes de los CD:
Consulta interna: Se lleva a cabo al interior del Centro de Documentación.
Préstamo externo: facilita al usuario materiales para retirarlos y utilizarlos fuera del CD.
Diseminación selectiva de información DSI: Suministra permanentemente información especializada a
los usuarios de acuerdo a su área de interés.
Elaboración de bibliografías: Se hacen a solicitud del usuario sobre un tema de su interés y del cual se
disponga en el CD.

24. Reprografía o Fotocopias: Reproducción del material solicitado por el
usuario.
Consulta en línea: Los usuarios pueden acceder a las bases de datos e
Internet. (Servicio en proceso de implementación)
Capacitación de usuarios: Es la orientación que se ofrece al usuario acerca
del funcionamiento del Centro de Documentación, los servicios que ofrece,
las herramientas de búsqueda, uso de bases de datos, entre otros.
Préstamo interbibliotecario: Se realiza mediante convenio con otros
Centros de Documentación o unidades de información.
Servicio de Alerta: Se pretende con este servicio mantener al usuario al
tanto de los nuevos recursos de información recientes que son de su interés.

25. RECURSOS HUMANOS
Todo Centro de documentación debe contar con personal
calificado que reúna el perfil para desempeñarse idóneamente en
las diferentes áreas o secciones.
Estos recursos humanos pueden ser:
Profesionales de la Información (Documentalistas,
Bibliotecólogos, profesionales en Ciencias de la Información y la
Documentación), que hagan el adecuado manejo y uso de la
información documental de manera eficaz y eficiente, permitiendo
así, la recuperación y transferencia de la misma en forma
impresa o electrónica.

26. Los Centros Documentación en
Ciencia y Tecnología como portales
del conocimiento

27. Los Portales del Conocimiento son espacios Web
administrados como Centros Documentales virtuales
que poseen los mismos objetivos, pero que a diferencia
de éstos, logran una mayor difusión de la información
que puede estar al alcance inmediato de la comunidad
académica y científica, además estos tienen
capacidades adicionales como conectar con bases de
datos o actualización de noticias del área en cuestión al
cual corresponda o se enfoque. Algunos de los servicios
prestados por estos portales son: Portales del
Conocimiento

28. PROPORCIONA
Los portales de conocimiento representan una solución a este problema, ya que
proporcionan un entorno flexible a un número potencialmente elevado de usuarios. Su
principal objetivo es capturar y aportar la experiencia personal, y a la vez beneficiarnos del
conocimiento de los demás. En definitiva, el propósito de un portal de conocimiento es
conectar a las personas con la información y el conocimiento

29. Identificar el conocimiento. Analizamos tanto los recursos de
información y conocimiento autogenerados como los que se
recogen del exterior. Se analiza el conocimiento formal e
informal (tácito) existente. Esta actividad permite determinar
las fuentes y recursos, los conocimientos disponibles, y su
clasificación en estratégicos o accesorios. También posibilita
determinar los flujos de información existentes así como sus
deficiencias y posibles mejoras.
Desarrollar mecanismos de captura. Establecemos para cada
tipo de conocimiento la mejor manera de capturarlo para
transmitirlo y compartirlo.
EN EL DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE PORTALES DE CONOCIMIENTO
SE TIENEN EN CONSIDERACIÓN LOS SIGUIENTES PROCESOS:

30. Desarrollar mecanismos de evaluación. Establecemos sistemas de evaluación como un mecanismo de
consolidación del conocimiento, al tiempo que evaluamos si los sistemas puestos en marcha responden
realmente a las necesidades y objetivos planteados.
Desarrollar el sistema de distribución y utilización. Desarrollamos los mecanismos que permiten acceder
a los conocimientos y a su uso eficiente para resolver los problemas. Establecemos cómo se distribuye el
conocimiento y quién puede acceder a qué tipo de información.
Diseñar el sistema de aplicación y actualización. Definimos
los métodos eficaces de uso del conocimiento para cada
uno de los colectivos, así como las métricas necesarias
para evaluar su asimilación y rendimiento. También
ponemos en marcha los mecanismos para la revisión y
actualización de los conocmientos en base a las reglas de
negocio que definimos de manera específica para cada
organización.

31. El concepto de ciencia resulta polisémico y ampliamente utilizado
para definir y designar diversos referentes y casos. Se entiende
por ciencia a un área del conocimiento humano que emplea
instrumentos metodológicos, técnicos, profesionales tecnológicos
para la obtención de unos resultados. Todo el conglomerado que
conforman dichos instrumentos y recursos materiales y humanos
dan como resultado un término de ciencia con miras muy
generales. Resulta más aproximado emplear el término ciencia
para designar aquel conocimiento expreso que es el resultado de
la aplicación sistemática del método científico.
DEFINICIÓN DE CIENCIAS Y GENERALIDADES:

32. RECURSOS DE INFORMACIÓN
ESPECÍFICOS O TANGIBLES:
Logran el propósito técnico establecido.
 Herramientas
 Equipos
 Instrumentos
 Materiales
 Máquinas
 Dispositivos
 Software - hardware específico
 Redes de comunicación
 Periféricos para impresión
 Periféricos para las telecomunicaciones (correo
electrónicos, fax, etc.).

33. LOS RECURSOS DE INFORMACIÒN
Se refieren a todos los componentes de hardware
y software que son necesarios para el buen
funcionamiento y la optimizaciòn de los procesos
en una unidad de informaciòn.
Analizar toda clase de informaciòn consiste
responder a una demanda o necesidad de
información de cualquier tipo ya sea de ciencia y
tecnología.

34. ENTRE ALGUNOS RECURSOS DE
INFORMACIÓN ENCONTRAMOS:
➢ Internet
➢ Revistas científicas
➢ Proyectos de investigaciòn
➢ Guías
➢ Manuales
➢ Documentos electrónicos de acceso
libre y texto completo.
➢ Bases de datos

35. Se define como el uso inteligente de los recursos
tecnológicos para el logro de objetivos de una organización.
El cambio de una sociedad de estructura moderna a una
sociedad de información, en la que las tecnologías de la
información se constituyen en eje primordial y sobre el cual
gira actividades importantes; ha producido cambios que
estropean directamente la organización, gestión y
recuperación de la información. Es por ello que uno de los
cambios fundamentales se produjo al concepto fuente de
información, y para que una organización sea dinámica
competitiva, debe gestionar estratégicamente tecnologías,
para que los cambios internos se alineen con las dinámicas
externas, desarrollando competitividad en toda organización.
ANÁLISIS RECURSOS DE INFORMACIÓN EXISTENTES EN TECNOLOGÍA

36. CONCLUSIONES
❖ Los Centros de Documentación tienen como función primordial transformar las fuentes primarias de información
científica y técnica en productos que sean utilizados directamente por el usuario.
❖ Los Centros de Documentación actúan de intermediario entre los conocimientos y el cliente real o potencial que lo
solicite.
❖ Los Centros de Información analizan la información , generalizan a limitar los campos informantes y adaptar las
fuentes documentales a sus necesidades.
❖ Los propósitos de los Centros de Información se centran en difundir referencias documentales presentadas sobre un
soporte documental, en forma escrita, audiovisual o electrónica.
❖ Los recursos de información son en muchos aspectos las herramientas para el manejo de información y es de gran
importancia para el desarrollo de los procesos que deseamos realizar en algún momento determinado. Estos son
utilizados por cualquier tipo de profesional para sus investigaciones.

37. BIBLIOGRAFÍA
CASTAÑO CHAVERRA, Lucelly. Unidades de información. Armenia. Universidad del Quindío, 1988,
363 p.: il.
GUINCHAT, Claire; MENOU, Michel. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y
la documentación. CINDOC (CSIC) / UNESCO, 1983.
IZQUIERDO ALONSO, Mónica. “Una aproximación interdisciplinar al estudio del usuario de información:
bases conceptuales y metodológicas”. En: Investigación Bibliotecológica 13 (26) enero-junio 1999, p.
116.
WEBGRAFÍA
AYLLÓN, Virginia; BRINATI, Rossana. Guía para la organización de Centros de Documentación: Guía
para la organización de Unidades informativas especializadas en Ciencias sociales [En línea].
Disponible en http://books.google.com.co/
MUCIÑO REYES, María del Rosario. “La mercadotecnia, un instrumento para el bibliotecario actual: un
programa en la Biblioteca CEPAL/MÉXICO”. Citado por: Juan josé Calva González. Las necesidades de
información de los usuarios en la planeación bibliotecaria. http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/