Este documento presenta un resumen de 3 oraciones o menos: El documento discute varios casos prácticos sobre el acceso a archivos de organizaciones internacionales, incluida la misión ECMM de la UE. También examina la evolución histórica de las políticas de acceso a archivos y la situación actual en diferentes organizaciones. Además, analiza cómo el Reglamento General de Protección de Datos y los procesos de desclasificación afectan el acceso a documentos.

2. AGARDECIMIENTOS
• TOM ADAMI (MICT)
• SHERRINE THOMPSON (WORLD BANK)
• ALFONSO GARCIA-MIGUEL CASANUEVA (ICRC)

3. ESTRUCTURA
DE LA
PRESENTACION
Un caso practico: ECMM
Perspectiva historica
Situacion actual
Un nuevo factor: GDPR
Desclasificacion
Otro caso practico: FMI

4. UN CASO PRACTICO :ECMM (1)
• ECMM (EUROPEAN COMMUNITY MONITOR MISSION), LUEGO REBAUTIZADA EUMM, FUE UNA MISION EN
TERRITORIO DE LA ANTIGUA YUGOSLAVIA DESARROLLADAENTRE 1991 Y 2007. LOS FONDOS
DOCUMENTALES FUERON TRANSFERIDOS DESDE EL CONSEJO DE LA UNION EUROPEA AL EEAS EN 2011. EN
OCTUBRE DE 2016 LA CELULA DE ACCESO A DOCUMENTOS NOS CONTACTA PARA DISCUTIR LA PETICION
DE ACCESO A ESTOS FONDOS POR PARTE DE UN INVESTIGADOR HOLANDES. COMO NO HAN
TRANSCURRIDO 30 AÑOS , EL INVESTIGADOR SOLICITO ACCESO POR MEDIO DEL REGLAMENTO DE
ACCESO A DOCUMENTOS.

6. UN CASO PRACTICO : ECMM (2)
• EN FEBRERO DE 2017 SE PERMITIO ACCESO AL INVESTIGADOR PARA CONSULTAR LOS FONDOS (AUN NO
ORGANIZADOS). AL NO ESTAR DESCRITOS LOS FONDOS NO HAY CERTEZA SOBRE LA PRESENCIA DE
DOCUMENTOS CLASIFICADOS, PERO LA PRESION POR NUESTRA PARTE A FAVOR DEL ACCESO Y EL HECHO
DE QUE EL INVESTIGADOR TRABAJE PARA EL MINISTERIO DE DEFENSA HOLANDES Y TENGA ACREDITACION
DE SEGURIDAD ALLANA LOS OBSTACULOS
• EN JUNIO DE 2017 TRAS VARIAS VISITAS, LA BUENA VOLUNTAD DE LOS OTROS SERVICIOS (ACCESO A
DOCUMENTOS Y MISIONES CIVILES) EMPIEZA A DESVANECERSE. TAMBIEN HAY DIFICULTADES CON LA
SALA DE CONSULTA IMPROVISADA QUE HEMOS ESTADO UTILIZANDO

7. UN CASO PRACTICO: ECMM (3)
• EN JUNIO DE 2017 EL INVESTIGADOR NOS PRESENTA A UN OFICIAL RETIRADO QUE TRABAJO EN ECMM Y
QUE ATESTIGUA POR ESCRITO QUE NO HAY DOCUMENTOS CLASIFICADOS EN LOS FONDOS. EN JULIO DE
2017 PREPARO UNA NOTA AL DIRECTOR GENERAL DE PRESUPUESTO Y ADMINISTRACION, PROPONIENDO
ACEPTAR LA PROPUESTA DEL INSTITUTO DE HISTORIA MILITAR HOLANDES QUE PROPONE ENVIARNOS UN
BECARIO PARA AYUDAR A ORGANIZAR LOS FONDOS.

8. UN CASO PRACTICO: ECMM (4)
• ENERO-AGOSTO 2018 LAS “GUERRAS DEL ACCESO”

9. UN CASO PRACTICO: ECMM (5)
• ENTRE SEPTIEMBRE Y DICIEMBRE DE 2018 LOS FONDOS EN PAPEL SON DESCRITOS POR UNA ARCHIVERA
APOYADA POR LA BECARIA HOLANDESA. EN MARZO DE 2019 SE FIRMA UN ACUERDO ADMINISTRATIVO
ENTRE EL ICRC Y EL EEAS PARA LA CONSULTA DE LOS FONDOS
• EL SIGUIENTE DESAFIO? ICRC QUIERE CONSULTAR LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS QUE AUN ESTAN SIN
ORGANIZAR
• IDEA A RETENER: LA COMPLEJIDAD ES LA CARACTERISTICA DEFINITORIA POR EXCELENCIA EN LAS
ORGANIZACIONES INTERNACIONALES Y ESTA COMPLEJIDAD AFECTA LOGICAMENTE AL ACCESO A
DOCUMENTOS

11. PERSPECTIVA HISTORICA (1945-1948)
• LA CREACION DE MULTIPLES ORGANIZACIONES INTERNACIONALES EN EL ORDEN MUNDIAL DE LA
POSTGUERRA CONLLEVARA UNA CRECIENTE PRESION PUBLICA SOLICITANDO EL ACCESO A ESTE ACERVO
DOCUMENTAL INICIALMENTE RESTRINGIDO
• LA CONSTITUCION ORIGINAL DEL CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (1948) YA RECOGE LA
VOLUNTAD DE FOMENTAR EL ACCESO: “FACILITAR EL USO DE LOS ARCHIVOS Y SU ESTUDIO MAS EFECTIVO
E IMPARCIAL HACIENDO SUS CONTENIDOS MAS AMPLIAMENTE CONOCIDOS, HACIENDO LAS
REPRODUCCIONES MAS FACILMENTE DISPONIBLES Y FOMENTANDO MAYOR LIBERTAD DE ACCESO”

12. CONFERENCIA INTERNACIONAL DE LA TABLA
REDONDA SOBRE ARCHIVOS, VARSOVIA 1961 (1)
• EN UNA SESIÓN SE MENCIONO LA EXISTENCIA DE 1200 ONGS Y CIENTOS DE OTRAS ORGANIZACIONES Y QUE SE DEBERIAN
TOMAR MEDIDAS PARA ASEGURAR LA ADMINISTRACIÓN DE SUS ARCHIVOS “DE ACUERDO A LAS NORMAS UTILIZADAS PARA
LOS ARCHIVOS ESTATALES”. SE ENVIO UN CUESTIONARIO A ORGANIZACIONES DEL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS.
• EN EL CURSO DE LA DISCUSIÓN EL ARCHIVERO AMERICANO, DR ERNST POSNER, SE REFIRIÓ A “LA GRAN IDEA INTRODUCIDA
POR EL DR SOLON BUCK EN 1945: HACER DE LOS ARCHIVOS DE LA ONU EL CENTRO DE TODOS LOS ARCHIVOS DE LAS
ORGANIZACIONES INTERNACIONALES”. EL ARCHIVERO FRANCES, ROBERT-HENRI BAUTIER DECLARE QUE “UNA SOLUCION
CONCRETA PODIA SER DEPOSITAR LOS ARCHIVOS ANTIGUOS DE LA ONU Y DE SUS AGENCIAS ESPECIALIZADAS, ASI COMO
TODOS LOS ARCHIVOS DE LAS ORGANIZACIONES DESAPARECIDAS Y EVENTUALMENTE TAMBIEN DE LAS ONGS EN DOS
DEPOSITOS DIFERENTES: UNO EN EL SECRETARIADO DE LA ONU (EN NUEVA YORK) Y OTRO EN LA OFICINA DE LA ONU EN
GINEBRA.”

13. CONFERENCIA INTERNACIONAL DE LA TABLA
REDONDA SOBRE ARCHIVOS, VARSOVIA 1961 (2)
• LA CONFERENCIA ADOPTO LA SIGUIENTE RECOMENDACION. SE SOLICITO A LA JUNTA EJECUTIVA DEL CIA
ESTUDIAR LOS PROBLEMAS PRACTICOS DE LOS ARCHIVOS DE LAS ORGANIZACIONES INTERNACIONALES
Y EL “DESTINO DE SUS DOCUMENTOS”. DEBIA INVESTIGAR SOLUCIONES APROPIADAS Y TOMAR TODOS
LOS PASOS NECESARIOS PARA HACER QUE LAS ORGANIZACIONES INTERNACIONALES “RESPETARAN LOS
PRINCIPIOS BASICOS DE LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Y LOS INTERESES DE LOS ESTUDIOS
HISTORICOS, LEGALES Y SOCIOLOGICOS”

14. CONGRESO CIA WASHINGTON 1976
• EL OCTAVO CONGRESO DEL CIA EN WASHINGTON HIZO REFERENCIA A LA “LIBERALIZACION DEL ACCESO A
LOS ARCHIVOS PARA PROPOSITOS ACADEMICOS”. EL CONGRESO TAMBIEN MENCIONO LA
“CONCORDANCIA INTERNACIONAL EN LAS MODALIDADES DE ACCESO A ARCHIVOS” Y ACONSEJO QUE LAS
“ADMINISTRACIONES ARCHIVISTICAS NACIONALES ARMONICEN SUS REGLAS DE ACCESO CON LAS DE
OTROS PAISES”. EN 1976, CON MOTIVO DE ESTE CONGRESO, SE CREA LA SECCION DE ORGANIZACIONES
INTERNACIONALES DEL CIA.

15. APERTURA DE LOS ARCHIVOS CE Y ESTUDIO
RAMP (1983-1987)
• EL REGLAMENTO DE ARCHIVOS DE 1983 (354/83) ESTABLECE LA APERTURA AL PUBLICO DE LOS
ARCHIVOS DE LAS ENTONCES COMUNIDADES EUROPEAS A LOS 30 AÑOS
• EL ESTUDIO RAMP “ACCESO A LOS ARCHIVOS DE LAS AGENCIAS DE NACIONES UNIDAS” (BODIL ULATE
SEGURA, 1987) SIGUE SIENDO EL ESTUDIO DE REFERENCIA SOBRE EL TEMA, AUNQUE YA TIENE MAS DE 30
AÑOS. LA AUTORA CITA PERIODOS DE RESTRICCIÓN DE CONSULTA DE 10 AÑOS PARA ILO Y FAO, 20 PARA
LA ONU, 30 PARA UNESCO Y 40 PARA EL BANCO MUNDIAL.

16. EL GRAN PASO HACIA ADELANTE (1996-
2001)
• EN ENERO DE 1996 EL FMI ABRE EL ACCESO A DOCUMENTOS DE MAS DE 30 AÑOS. EN MARZO DE 1999 EL
PERIODO DE RESTRICCIÓN SE REDUCE A 20 AÑOS
• EN MAYO DE 1999, JAVIER SOLANA, ENTONCES SECRETARIO GENERAL DE LA INSTITUCION, INAUGURA LOS
ARCHIVOS DE LA OTAN CON UN AMBICIOSO PROGRAMA DE DESCLASIFICACIÓN
• EL REGLAMENTO 1049/2001 DE ACCESO A DOCUMENTOS DE LAS INSTITUCIONES EUROPEAS AÑADE LA
DIMENSIÓN DE LIBERTAD DE INFORMACIÓN A LA ECUACIÓN DEL ACCESO

17. SITUACION ACTUAL (1)
• UNION EUROPEA: 30 AÑOS DE PERIODO DE RESTRICCION Y ACCESO A DOCUMENTOS COMO POSIBILIDAD
ALTERNATIVA. REGLAMENTO DE 1983 ACTUALIZADO EN 2015 (2015/496)
• OTAN: ACCESO A LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DE 30 AÑOS DE ANTIGUEDAD, DESCLASIFICADOS Y
APROBADOS PARA LA CONSULTA PUBLICA. PROGRAMA DE DESCLASIFICACION MEDIANTE EL COMITE DE
ARCHIVOS OTAN Y PROCEDIMIENTO DE SILENCIO
• SECRETARIADO DE NACIONES UNIDAS: 20 AÑOS DE PERIODO DE RESTRICCION, A MENOS DE QUE LOS
DOCUMENTOS ESTEN CLASIFICADOS COMO ESTRICTAMENTE CONFIDENCIALES. SE PUEDE SOLICITAR LA
DESCLASIFICACION DE DOCUMENTOS MAS RECIENTES

18. SITUACION ACTUAL (2)
• UNESCO: PERIODO DE RESTRICCION DE 20 AÑOS, CON 50 AÑOS DE RESTRICCION PARA CIERTAS
CATEGORIAS DE DOCUMENTOS DEL SECRETARIADO (EXPEDIENTES PERSONALES , ENTRE OTROS).
POSIBILIDAD DE SOLICITAR DEROGACION DE ACCESO AL ARCHIVERO JEFE
• IAEA (AGENCIA INTERNACIONAL DE LA ENERGIA ATOMICA): ACCESO A DOCUMENTOS DE MAS DE 30 AÑOS
DE ANTIGUEDAD NO CLASIFICADOS. SE PUEDE SOLICITAR ACCESO A DOCUMENTOS MAS RECIENTES CON
EL APOYO DE LA MISION PERMANENTE O AUTORIDAD COMPETENTE DE CADA PAIS Y EL CONSENTIMIENTO
POR ESCRITO DEL DIRECTOR GENERAL

19. SITUACION ACTUAL (3)
• ACNUR: PERIOD0 DE RESTRICCION DE 20 AÑOS, A MENOS DE QUE APLIQUE ALGUNA CATEGORIA
RESTRINGIDA
• FMI: PERIODO DE RESTRICCION DE 20 AÑOS (3-5 AÑOS PARA DOCUMENTOS DE LA JUNTA EJECUTIVA).
LOS DOCUMENTOS ESTAN SUJETOS A REVISION ARCHIVISTICA ANTES DE PERMITIRSE SU CONSULTA
• BANCO MUNDIAL: SEGUN LA DETALLADA POLITICA DE ACCESO A LA INFORMACION, TODO DOCUMENTO ES
ACCESIBLE EXCEPTO SI ESTA EN UNA LISTA DE EXCEPCIONES. LOS DOCUMENTOS SON SUSCEPTIBLES DE
SER DESCLASIFICADOS A LOS 5, 10, 15 O 20 AÑOS.

20. SITUACION ACTUAL (4)
• MICT: EQUILIBRIO DE LOS PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA Y CONFIDENCIALIDAD REFLEJADO EN LA
POLITICA DE ACCESO. ACCESO LIBRE A DOCUMENTOS JUDICIALES NO CLASIFICADOS. PERIODO DE 50
AÑOS ANTES DE LA POSIBLE DESCLASIFICACION PARA LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS NO JUDICIALES
(INVESTIGACION O PREPARACION DE CASOS JUDICIALES, BUSQUEDA DE FUGITIVOS, DOCUMENTOS CUYA
REVELACION PUEDA AMENAZAR LA VIDA DE INDIVIDUOS). PERIODO DE 20 AÑOS ANTES DE LA POSIBLE
DESCLASIFICACION DEL RESTO DE DOCUMENTOS NO JUDICIALES CLASIFICADOS
• ICRC: PERIODOS DE RESTRICCION DE ACCESO DE 50 O 70 AÑOS. NUEVA POLITICA DE ACCESO A LA
INFORMACION APPLICABLE DESDE ENERO DE 2020

21. UN NUEVO FACTOR: GDPR (1)
• EL REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCION DE DATOS HA IRRUMPIDO CON FUERZA EN EL PANORAMA DEL
ACCESO, AFECTANDO TAMBIEN A LAS ORGANIZACIONES INTERNACIONALES. AUNQUE EL REGLAMENTO
2016/679 NO AFECTABA A LAS INSTITUCIONES EUROPEAS, LA TRANSPOSICION DE 2018 (2018/1725) ES
PLENAMENTE APPLICABLE.
• OTRAS INSTITUCIONES INTERNACIONALES, RADICADAS EN EUROPA Y FUERA DE EUROPA, ESTAN
CONSIDERANDO LOS EFECTOS QUE LA NORMATIVA PUDIERA TENIR. LA LINEA MAS EXTENDIDA ES
FAVORABLE A LA ADOPCION DE GARANTIAS EQUIPARABLES PARA LA PRIVACIDAD

23. UN NUEVO FACTOR: GDPR (2)
• EL RIESGO PRINCIPAL LO CONSTITUYE UNA APLICACION RIGORISTA DEL DERECHO AL OLVIDO QUE
AMENACE LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS INTEGROS Y AUTENTICOS. ESTA AMENAZA SE COMBINA
CON UNA POSIBLE ACEPCION DESAFORADA DEL CONCEPTO DE DATOS PERSONALES QUE OBSTACULICE EL
LIBRE ACCESO A DOCUMENTOS. LA EXCEPCION PARA LOS ARCHIVOS OFRECE LA POSIBILIDAD DE
CONJURAR ESTOS RIESGOS, A CONDICION DE QUE SEA ADECUADAMENTE DESARROLLADA.
• EN TODO CASO CABE PREVEER EN LOS AÑOS VENIDEROS UNA MAYOR DIFICULTAD PARA EL ACCESO A LOS
DOCUMENTOS DE ORGANIZACIONES INTERNACIONALES

24. DESCLASIFICACION (1)
• LA DESCLASIFICACION DE DOCUMENTOS ES PARTICULARMENTE COMPLEJA E INTERESANTE EN LAS
INSTITUCIONES INTERNACIONALES. EL ARTICULO DE REFERENCIA PARA PROFUNDIZAR EN LA CUESTION
ES EL DE JULIA KASTENHOFER Y SHADRACK KATUU, “DECLASSIFICATION: A CLOUDED ENVIRONMENT”
PUBLICADO EN ARCHIVES & RECORDS EN JUNIO DE 2016.
• EL PRINCIPIO DE REFERENCIA ES QUE LA AUTORIZACION PARA LA DESCLASIFICACION SE SOLICITA A LA
ENTIDAD QUE REDACTO EL DOCUMENTO ORIGINAL (O HEREDO SUS COMPETENCIAS). LA FALTA DE
COORDINACION ENTRE INSTITUCIONES DIVERSAS PUEDE CONDUCIR A LA PARADOJADE QUE
DOCUMENTOS SIMILARES TENGAN ACCESIBILIDAD DIFERENTE DEPENDIENDO DE LA INSTITUCION.

25. DESCLASIFICACION (2)
• EL MEJOR ENFOQUE SOBRE LA DESCLASIFICACION ES EL ESTABLECIMIENTO DE UN PROGRAMA
SISTEMATICO (CASO DE LA OTAN) O DE CAMPAÑAS PERIODICAS DE REVISION DE LA CLASIFICACION (A
LOS 5 AÑOS, COMO EL CONSEJO DE LA UNION EUROPEA).
• EN EL TERMINO GENERAL DESCLASIFICACION INCLUIMOS EL “DOWNGRADING” (REDUCCION DEL NIVEL DE
CLASIFICACION) Y LA DESCLASIFICACION PROPIAMENTE DICHA (PUBLICACION DEL DOCUMENTO EN UNA
PLATAFORMA NO CLASIFICADA)

26. UNA ILUSTRACION PRACTICA DE LA COMPLEJIDAD DE
LA DESCLASIFICACION: EL EEAS
• MESCOLANZA DE NORMATIVAS DE LA COMISION Y EL CONSEJO DE LA UNION EUROPEA
• CUATRO NIVELES DE CLASIFICACION: NO CLASIFICADO, RESTRINGIDO, CONFIDENCIAL Y SECRETO Y “UNA TIERRA DE NADIE”
(SENSIBLE)
• TRES SISTEMAS INFORMATICOS:
1) ARES (EDRMS BASADO EN DOCUMENTUM) GESTIONADO POR LA DIRECCION GENERAL DE INFORMATICA DE LA COMISION
QUE GESTIONA DOCUMENTOS NO CLASIFICADOS Y METADATOS DE DOCUMENTOS RESTRINGIDOS
2) RESCOM. NUEVO SISTEMA PARA GESTION DE DOCUMENTOS RESTRINGIDOS BASADO EN UN PORTATIL CON DOS PLATAFORMAS
(NO CLASIFICADA Y RESTRINGIDA)
3) EC3IS. NUEVO SISTEMA QUE AUNA UNA MULTIPLICIDAD DE SISTEMAS DE GESTION CLASIFICADOS. CONCEBIDO PARA
DOCUMENTOS CONFIDENCIALES Y SECRETOS
• AL MENOS CUATRO DIVISIONES Y TRES INSTITUCIONES IMPLICADAS EN LA GESTION DEL SISTEMA

27. OTRO CASO PRACTICO: FMI (1)
• EN 2003 EL FMI LANZO EL PROYECTO DE TRANSPARENCIA EN ARCHIVOS, UN PROYECTO DE 5 AÑOS CUYO
OBJETIVO ERA DESCRIBIR LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCION ENTRE 1946 Y 1988. 25 ARCHIVEROS
PROCESARIAN 5,5 KILOMETROS LINEALES DE DOCUMENTOS CON LA INTENCION DE CREAR UN VOLUMEN
DE ARCHIVOS CONSULTABLES ACCESIBLES AL PUBLICO A PARTIR DE 2008
• EN 2010 EL FMI CONTRATO CUATRO ARCHIVEROS PARA FINALIZAR LA PREPARACION DE LOS FONDOS
DOCUMENTALES CARA A LA PUBLICACION ONLINE DE LAS DESCRIPCIONES REALIZADAS EN LA
PLATAFORMA ADLIB

28. OTRO CASO PRACTICO: FMI (2)
• EN 2012 SE ABRIO AL ACCESO PUBLICO UNA PLATAFORMA ONLINE QUE CONTENIA DESCRIPCIONES DE
LOS ARCHIVOS
• MIENTRAS TANTO LA DIRECCION DE LA QUE DEPENDIAN LOS ARCHIVOS PROPUSO UN MODELO DE
PRODUCTIVIDAD PARA CALCULAR EL NUMERO DE ARCHIVEROS NECESARIO PARA MANTENER EL
PROYECTO. AUNQUE INICIALMENTE PARECIA UNA APORTACION POSITIVA, PRONTO DEGENERO EN UNA
DEMANDA “ESTAJANOVISTA” Y UN ARGUMENTO PARA CRITICAR A LOS ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS

29. OTRO CASO PRACTICO: FMI (3)
• ENTRE 2012 Y 2014 LA SITUACION DEGENERO HASTA EL PUNTO QUE LA MAYORIA DE PROFESIONALES
ABANDONO EL EQUIPO Y LA PERSONA AL CARGO FUE FORZADA A DIMITIR
• LAS OBRAS DE RENOVACION DEL EDIFICIO HQ1 DEL FMI DESDE 2013 PROPORCIONARON A LA DIRECCION LA
EXCUSA PERFECTA PARA CERRAR EL ACCESO PUBLICO A LOS ARCHIVOS. LA SITUACION AUN NO SE HA
NORMALIZADO
• IDEA A RETENER: EL ACCESO A LOS ARCHIVOS DE ORGANIZACIONES INTERNACIONALES ES UN VALOR QUE
PUEDE PONERSE EN RIESGO Y NO ES INMUNE A LAS DECISIONES DE LA DIRECCION, COMO DEMUESTRA ESTE
EJEMPLO. LA SOCIEDAD CIVIL DEBE MONITOREAR A LAS ORGANIZACIONES INTERNACIONALES PARA IMPEDIR
RETROCESOS EN ESTE DERECHO ADQUIRIDO

31. •GRACIAS POR VUESTRA ATENCION!
•GUSTAVO.CASTANER-MARQUARDT@EEAS.EUROPA.EU