1. Gestión documental 1 .G 2
ACTIVIDAD 3
NELIA ESTHER DANGOND BARCECENAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA
CIDBA 2013
BARRANQUILLA

2. Gestion documental 1 .G2
Actividad 3 .
NELIA ESTHER DANGOND BARCECENAS
TUTORA:LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA - CIDBA 2013

3. Entidad publica: Hospital San Pedro de
Fundación
Nombre del entrevistado: Ricardo Ramírez
Navarro Funcionario.
Como entidad privada: Policlínica La Unión
Direccion: Calle 65 Nro 27- 56
Nombre del entrevistado: Cecilia Blanco
Palomino Funcionaria.

4. TAREA No. 3
Actividad por cipas (no mayor de 3 estudiantes)
1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la
persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como
mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental.
Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.
2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO
TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO,
SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR
SECUNDARIO
3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios ( mínimo 4 documentos)
4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.
5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.
6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.
7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.
8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
9) Explique lo siguiente:
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en
qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final
de documentos).
b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué
consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la
entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el
proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.
11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
- ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo
entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión
Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y explique
- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?
- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013
Finalmente, elabore un documento en PowerPoint y luego súbala por SLIDESHARE

5. 1.Comentarios
Hospital San pedro : Entidad Publica.
Note que en el hospital San pedro se esta llevando una labor de
gestión de documentos asesorados por niñas del centro inca del
programa de secretariado ejecutivo y archivística. Estas personas
están implementando un programa de gestión donde se pueda
acceder fácilmente y de forma confiable y rápida la información de
sus pacientes.
Policlínica la unión entidad privada
es una empresa básicamente nueva cuenta con poco personal para
el proceso de gestión documental es asesorado por una empresa
dos veces al año y cuanta con recursos que le ayudaran a
implementar su proceso de gestión documental,.

6. Hospital San Pedro entidad publica.
1.Los documentos de este Archivo pueden ser visitados por todas las personas?
Rta .Por lo general, como lo que se manejan son historias clínicas de los enfermos solo
pueden ser consultadas por los familiares y médicos de la institución .
2. La gestión documental de este hospital ha estado a cargo de profesionales de esta rama
o por médicos, Rta este archivo es manejado por daca medico que se encuentra de turno
cada uno sabe la localización de los documentos allí existentes.
3. Los médicos son asesorados por alguna empresa:
No, básicamente las practicantes del centro inca son las que nos dan una mano en la
organización ya que ellas están mas actualizadas en el tema de organización de archivos.
4. Cuanto tiempo llevan ellas implementando el sistema de gestión de documental en el
hospital.
Rta. Ya casi dos años y la verdad que nos ha servido de mucho por que se han convertido
en nuestra mano derecha.
5. Crees usted que el hospital cuenta con un lugar idóneo para llevar a cabo el proceso de
gestión documental.
Rta. La verdad creo que si pues donde se encuentran archivados todos los documentos es
en una bodega y desde allí se manejan todos los procesos.
6. que documentos archiva el hospital :

7. Pregustas entidad publica
Hoja clínico estadística, Autorización de ingreso, Consentimiento informado, Alta
voluntaria,10 - Informe clínico al alta, Informe quirúrgico, Informe de necropsia, Hoja de
Urgencias etc
7. donde se guardan las historias clínicas delos fallecidos
Rta en otra bodega y allí se van codificando por años
8. Para cuando cree usted que este finalizado el organizado de gestión documental
Rta , para el 2015.
9. que espera de este proceso
Rta , que exista mas control y organización de los documentos y que este al frente de
esto la persona especializada para tal fin.
10.Cuantas personas trabajan en el archivo del hospital .
Rta. El medico de turno y las 2 auxiliares del centro técnico

8. Entidad privada policlínica la unión
1. quien o quienes son las personas encargadas de el manejo de la gestión documental de la policlínica.
Rta.Un archivista
2. Manejan algún software.
Rta. Aun no contamos con un promana especializado, sólo diseñamos bases de datos en Access.
3. Cuantas personas trabajan en el archivo .
Rta. El archivista , la auxiliar y una enfermera
4. Cuanto tiempo llevan ellas implementando el sistema de gestión de documental en el hospital.
Rta , aproximadamente un año ya que la policlínica es relativamente nueva .
5. crees usted que el hospital cuenta con un lugar idóneo para llevar a cabo el proceso de gestión documental.
Rta si se ha diseñado un lugar expresamente para llevar todo lo del manejo de gestión documental.
6.Los documentos de este Archivo pueden ser visitados por todas las personas?
Rta. No solo por las personas de la policlínica,
7. El personal de la policlínica es capacitado para llevar el proceso de gestión documental .
Rta. Si somos capacitados por una empresa que se dedica a este tipo de trabajos.
8.cada cuanto tempo se capacitan
Rta. Dos veces por año
9. Cuentan con recursos suficientes para implementar el proceso de gestión documental
Rta. Si, contamos con un scanner, una impresora varios computadores, carpetas , mobiliarios.
10. para cuando piensa usted que estará organizado el archivo.
Rta para mediados del 2014.

9. 2. Hospital San Pedro
ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:
El concepto de Ciclo Vital de los documentos se deriva del concepto de la vida de un
organismo biológico el cual nace, vive y muere. De la misma manera un documento se crea, se
usa mientras tiene un valor continuo y, luego, es sometido a una evaluación que determina su
eliminación o su transferencia a un archivo histórico. Lo que quiere decir que es la vida util que
presente el documento .
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: el archivo deben agruparse en archivo público de acuerdo a las
instituciones o entidades que lo produjeron.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:
establece que la documentación debe agruparse en el Archivo público en el
orden que recibió durante su función administrativa.
FOLIO: es para mi entender un orden consecutivo que se le da a cada documento según
corresponda. Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos
similares.
LEGAJO: es una cantidad de documentos agrupados que tratan un mismo tema.
FONDO: se puede definir como todo material de soporte de una colección , por ejemplo en una
biblioteca el fondo de la literatura inglesa.
SUBFONDO:
SERIE: documentos ordenados de acuerdo con un sistema de organización de la entidad.

10. SUBSERIES: Divisiones que tiene una serie documental
TIPO DOCUMENTAL: Es aquella unidad documental simple que reúne todas las
características necesarias para ser considerada como documento, que produce o
recibe una unidad administrativa y que van a conformar los expedientes; éstos, a su
vez, integran la respectiva serie documental, por ejemplo, factura, póliza, etc
TABLAS DE VALORACIÓN:Son los documentos que determinan, de cada serie
documental, su código, denominación, órgano productor, función administrativa que
ha dado lugar a su existencia y plazos previstos para su Transferencia, conservación y
eliminación.
TABLAS DE RETENCIÓN: Es un listado codificado de series, subseries y tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una
entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fase de archivo.

11. VALORACIÓN PRIMARIA Identificación y determinación de los plazos
y modalidades de uso de los documentos
por parte de las instituciones que los producen
o conservan.
Los valores primarios son:
• Administrativo
• Legal
• Fiscal
Valor administrativo:
Aquel que poseen los documentos
producidos o recibidos por una
institución y sirven como testimonio
de sus procedimientos VALOR y actividades
Valor Fiscal: Es aquel que tienen los
documentos que pueden servir
de testimonio del cumplimiento
de obligaciones tributarias.
Valor legal :Es el plazo durante el cual los
documentos se conservarán en la
institución para su posible uso y
así certificar derechos u
obligaciones de la administración
pública o de sus ciudadanos.

12. Documentos con valor primario:
Facturas ,ordenes de pago ,informes , actas.
Documentos con valor secundario:
Historias laborales , contratos, resoluciones.
Ejemplos:
Serie :Historia clínica
Subserie: Autorización de ingreso
tipo documental:hoja clinica
Serie:contrato
Subseries: contrato de prestación de servicios
Tipo documental: poliza, informes.
Serie : Auditoria
Subserie : Actas de reunión
Tipo documental Compuesto

13. VALORACIÓN SECUNDARIA
Es la identificación y aplicación de los usos que
los documentos tendrán para la investigación
científica y social en todos sus campos, así como
su utilidad como fuentes de información de carácter
único o permanente.
Los valores secundarios
son:
• Evidencial
• Testimonial
• Informativo
Valor evidencial: Es el valor que revela el origen,
organización y desarrollo de
la institución.
Valor testimonial: Refleja la evolución
y los cambios mas importantes
desde el punto de vista legal
que sufre la institución (políticas,
reglamentos, procedimientos,
decretos, leyes).
Valor informativo: La documentación histórica
por lo regular posee valores
informativos en tanto revelan
fenómenos particulares
de las instituciones.

14. Que documentos no se archivan o se
destruyen en una oficina
Publicidad,
invitaciones,
informativas de bajo interés,
cartas de presentación.
Boletines informativos.

15. Foliación de un documento
Para foliar un documento lo primero que debemos
tener en cuenta es que su codificación sea escrita a
lápiz, y que sea en forma consecutiva y descendente ,
lo otro es que se debe escribir en la parte superior
derecha , mesto se hace con relación al dato
cronológico del documento, con esto se guarda el
orden en que se crea y se archiva el documento en
una carpeta.

16. Indique como se organizan los documentos dentro
de las carpetas
Se organizan en forma cronológica desde la fecha mas antigua a la mas
reciente.
Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas
Expediente
Caja

17. Explique lo siguiente:
a)cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de
Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución,
Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
Los documentos producidos se radican como correspondencia saliente y las recepcionadas se radican
como documentos recibidos. Se genera una planilla de distribución la cual tienen que firmar los
destinatarios, los encargados de cada área se encargan de tramitar y gestionar la comunicación, luego
se organizan según la serie documental, después de archivada se ingfesan en un programa el cual
permite la consulta y ubicación de los expedientes, se conservan en caja X200 y carpeta de yute.
b)cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad
visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta,
Conservación, y Disposición final de documentos).
Se organizan según la serie con todos los procesos, (clasificación, depuración, organización, foliación,
ingreso al sistema) se rotulan para identificar y poder consultar, luego según la tabla de retención de
transforma a otros medios o se elimina.
c)cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el
Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta,
Conservación, y Disposición final de documentos).
Se encuentra en otra ciudad, por lo tanto no conoce los procesos.

18. Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en
alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se
lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final
de conservación o eliminación
Solicitud de duplicado de factura
se procede a radicar en el sistema de la entidad “cartero”
luego se genera una planilla de distribución se entrega al
mensajero el cual lleva al destinatario el cual recibe la
comunicación y firma la planilla de distribución, luego, la
respuesta de la comunicación se recibe y se radica, se genera
la planilla de distribución interna y el destinatario la firma,
después que el encargado cierre el caso se entregan al gestor
documental el cual archiva en el expediente de proveedores
la comunicación enviada (con la firma de recibido por parte
del destinatario) y la respuesta recibida. Se archiva por 2 años
en el archivo de gestión, luego se transfiere al archivo central,
y su disposición final es eliminación.

19. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de
marzo de 2013
- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
Es te decreto es importante para el país por que establece los criterios
de clasificación y organización de los archivos en las entidades publicas.
Brinda beneficios como :
Los avances tecnológicos
Aplicación de las tic en el campo de las funciones archivísticas
Enfatiza las responsabilidades de las entidades publicas.
Gestión de documentos políticos, físicos y electrónicos.
Elaborar programas de gestión documental
Normatización de los procesos técnicos.