1. ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
HÉCTOR ARMANDO ROMERO RODRÍGUEZ
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II G3
UNIVESIDAD DEL QUINDIO
BOGOTÁ 2013

2. ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
HÉCTOR ARMANDO ROMERO RODRÍGUEZ
DOCENTE: MARIA CLEMENCIA RIVERA CRUZ
GRUPO: 3
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
TERORIA DE SISTEMAS G3
UNIVESIDAD DEL QUINDIO
BOGOTÁ 2013
2

3. TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION. ............................................................................................. 4
2. OBJETIVOS...................................................................................................... 5
3. ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE ....................................................................... 6
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO .......................................................................... 6
13 – 01 CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES O PRESTACIÓN DE
SERVICIOS ............................................................................................................. 7
01 – 10 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO ............................................................... 10
24 – 01 GASTOS DE VIAJE.................................................................................. 13
28 – 01 INFORMES A ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA ............................. 16
09 – 01 COMPROBANTE - SOCIEDAD Y FIDEICOMISO.................................... 19
4. CONCLUSIONES ........................................................................................... 23
5. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 24
3

4. 1. INTRODUCCION.
Con la realización de la presenta actividad se pretende establecer y evidenciar el ciclo
vital del documento, identificando cada una de las etapas que cumple, cada uno de los
momentos, las funciones archivísticas que llevan a cabo en cada momento y destino final
de los documentos, al igual, adquirir manejo en la aplicación de la Tabla de Retención
Documental identificando las series documentales con cada uno de las tipologías
documentales que las conforman.
4

5. 2. OBJETIVOS
 Conocer el ciclo vital de los documentos de archivo en cada una de sus etapas.
 Establecer la función de cada una de la fase y su disposición final de los
documentos.
 Adquirirla aplicabilidad de la Tabla de Retención Documental de la dependencia de
donde selecciono las series documentales.
 Identificar cada una de las etapas que cumple el documento, como los momentos
en el cual atraviesa.
 Las funciones y actividades archivísticas desarrollas en cada una de las fases del
documento, que se realizan en cabo en cada momento, como la aplicación de la
Tabla de Retención Documental en su disposición final.
5

6. 3. ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Elegir cinco series con sus tipos documentales que se generen al interior de la empresa
donde labora, definir y construir el ciclo vital y especificar:
Cada una de las etapas que cumple
Cada uno de los momentos
Las funciones archivísticas que llevan a cabo en cada momento.
Destino final
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
6

7. 13 – 01 CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES O PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PRIMERA EDAD MOMENTO DE GESTIÓN (ARCHIVO DE GESTIÓN)
PLANEACIÓN ELABORACIÓN TRAMITACIÓN
Los Contratos son de gran El Contrato se elaborado Una vez elaborado el
importancia para el en el Área de Contratación, Contrato con todas la
desarrollo de sus en el cual se detalla el especificaciones, se
actividades diarias y objeto, valor, tiempo de procederá a realizar el
permanentes, con el fin de ejecución, obligaciones trámite de legalización por
cumplir con las tanto del contratista, como las partes, el área encarga
necesidades del contratante, dicho de realizar dicha
administrativas propuestas procedimiento está tramitación es el Área
en la misión y visión. reglamentado por el Administrativa.
Manuel de Contratación de
la Entidad.
Funciones archivísticas
Desde su elaboración se comienza a prevenir el deterioro del
Preservación documento, teniendo en cuenta las normas técnicas establecidas
para la preservación de los documentos.
Una vez finalizado el proceso de legalización del contrato, este
conformara el expediente o unidad documental cuyo nombre será
Acopio
el proceso de contratación, respectivo número, fecha y beneficiario
o proveedor, donde allí reposaran todos los documentos o
7

8. tipologías documentales que harán parte del contrato.
El funcionario o área responsable de la custodia de los
documentación, se encargara de organizar internamente la
documentación referente al Contrato de la siguiente manera:
Preparación física de la documentación:despojarlos de toda
clase de ganchos, sea de cosedora o clips, perforarlos de forma
centrada teniendo en cuenta si son de tamaño carta u oficio,
disponerlos en forma cronológica para su posterior legajación en
la respectiva unidad de conservación.
Orden cronológico: orden al interior de cada una de las
Organización
unidades de conservación (carpetas), los documentos, teniendo
en cuenta su fecha de producción o trámite, estilo libro (fecha
más antigua arriba y más reciente abajo). De esta forma se
estará aplicando el principio de orden original.
Foliación: la foliación de cada uno de los expedientes que
forman diversas series y subseries documentales, previo para ello
la numeración de los folios en el extremo superior derecho de la
hoja, con lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo y
así sucesivamente en forma descendente.
La realización del acopio de la información necesaria del Contrato,
donde se encuentra archivadas todas la tipologías que conforman
Conservación el expediente de los Contratos, el cual es remitido al supervisor del
mismo par que obre toda la documentación del procesos de
supervisión en el expediente del Contrato.
Después de culminar en su totalidad del trámite administrativo,
cuya finalidad es la liquidación total Contrato, y haber cumplido con
Transferencia el tiempo de retención según lo establecido en las Tablas de
Retención Documental, las disposiciones generales para esta
unidad documental es: Retención Archivo de Gestión un (1) año.
SEGUNDA EDAD MOMENTO INTERMEDIO (ARCHIVO CENTRAL)
Momento de Vigencia: una vez terminado la Ejecución del Contrato, se debe solicitar al
contratista un informe técnico como financiero, donde se presenta la totalidad de la
ejecución y cumplimiento del objeto del mismo, con la Acta de liquidación se da como
cumplido el objeto del contrato dar por terminado su totalidad el trámite administrativo de
ejecución.
Funciones archivísticas
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Acopio en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Organización en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin
Conservación Las unidades documentales se encuentran almacenadas en sus
8

9. respectivas unidades de conservación (cajas) en la cuales fueron
transferidas.
Para efectos de consulta, la unidad documental se encuentra
catalogadas dentro de los grupos de los documentos clasificados
con grado de confiabilidad, ya que son los originados por una
Consulta
tramitación normal, pueden ser consultados por los interesados, por
los empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por
otras personas involucradas en el trámite.
Cuando algún usuario o funcionario de la entidad, requiera alguna
clase de información se realizara la consulta a través del correo
Préstamo
electrónico de la entidad destinado para dicho fin y de acuerdo el
procedimiento de consulta y préstamo de documentos.
Es esta fase los documentos son digitalizados y almacenados en
medios magnéticos y comprende dos etapas:
Preparación: se verifica la existencia y correspondencia de los
soportes con respecto al expediente del Contrato, el retiro de todo
elemento metálico y eliminación de copias, proceso se realizó en
la primera edad momento de gestión (archivo de gestión).
Captura: se realiza por medio de un scanner en el disco duro de
un computador, dicho proceso se lleva a cabo con los requisitos
establecidos por la ley. Dichas imágenes son almacenadas de la
Digitalización
misma manera al procedimiento de identificación de la primera
edad momento de gestión (archivo de gestión).
Selección Documental: el tiempo de conservación de los
Contratos están establecidos de acuerdo a la normatividad
existente para el tratamiento y manejo de los documentos de
origen estatal y a la cual se involucran recursos del Estado; y sea
el destino de destrucción conservación total depende del Comité
de Archivo. En esta etapa se realiza la selección de aquella
documentación que requiere de una conservación total por el tipo
de información que en ella contiene.
Momento de plazo precaucional
Adicionalmente que el Contrato se haya digitalizado, el Comité de Archivo estableció que
se deben conservar 19 años, que posterior a la selección realizara el traslado de aquellos
documentos de interés administrativo y social para la entidad. Es de anotar que existen
contratos que son de mayor para las entidades del Orden Público, por la importancia en
ejecución ya sea financieramente o de infraestructura; estos deberán pasar a la tercera
edad del ciclo del documento, los de menos importancia llegaran hasta la segunda edad.
Según lo establecido por el Comité de Archivo, y lo dispuesto en las
normas especiales, las tipologías documentales que deban
Destrucción conservarse pueden destruirse después de 19 años contados a partir
de su transferencia del archivo de gestión al archivo central o
intermedio.
Cumplido este tiempo (19 años), el funcionario realizara el respectivo
Muestreo
diligenciamiento del acta de eliminación de aquella documentación
9

10. previamente seleccionada que no va a ser parte del archivo histórico
de la Entidad para su respectiva eliminación
La transferencia de las tipologías documentales restantes y que van
hacer parte del archivo histórico de la Organización, se identifican
Transferencia con las misma información establecida en el archivo de gestión, se
conserva y almacenan en caja debidamente selladas; codificadas
para su transferencia
TERCERA EDAD MOMENTO PERMANENTE (ARCHIVO HISTORICO)
Esta edad o fase el Contrato fue digitalizado, aquí permanecerá en la Entidad, el tiempo
de su existencia, con este se puede evidenciar todos los trámites administrativos
necesarios para la realización de un proceso de Contratación.
01 – 10 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
PRIMERA EDAD MOMENTO DE GESTIÓN (ARCHIVO DE GESTIÓN)
PLANEACIÓN ELABORACIÓN TRAMITACIÓN
Las Acta de Comité de Las Actas Comité de Una vez elaborada el Acta
Archivo son la evidencia y Archivo son elaboradas Comité de Archivo, es
10

11. las actuaciones de la posteriores a las sesiones enviada a cada uno de los
administración sobre las de dicho Comité. integrantes para su
decisiones tomadas en el respectiva revisión y
marco del funcionamiento aprobación, posteriormente
del Programa de Gestión se recoge la firma en
Documental de la Entidad. original de cada uno de los
integrantes del Comité.
Funciones archivísticas
Desde su elaboración se comienza a prevenir el deterioro del
Preservación documento, teniendo en cuenta las normas técnicas establecidas
para la preservación de los documentos.
Una vez finalizado el proceso de legalización del Acta Comité de
Archivo, está conformara el expediente o unidad documental cuyo
nombre será Actas Comité de Archivo, respectivo número, fecha,
Acopio
allí reposaran todos los documentos o tipologías documentales que
harán parte del expediente, los cuales estarán archivados y
conservados en orden cronológico.
El funcionario o área responsable de la custodia de los
documentación, se encargara de organizar internamente la
documentación referente a las Actas Comité de Archivo de la
siguiente manera:
Preparación física de la documentación:tomar los documentos
y despojarlos de toda clase de ganchos, sea de cosedora o clips,
perforarlos de forma centrada teniendo en cuenta si son de
tamaño carta u oficio, disponerlos en forma cronológica para su
posterior legajación en la respectiva unidad de conservación.
Organización Orden cronológico: orden al interior de cada una de las
unidades de conservación (carpetas), los documentos, teniendo
en cuenta su fecha de producción o trámite, estilo libro (fecha
más antigua arriba y más reciente abajo). De esta forma se
estará aplicando el principio de orden original.
Foliación: la foliación de cada uno de los expedientes que
forman diversas series y subseries documentales, previo para ello
la numeración de los folios en el extremo superior derecho de la
hoja, con lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo y
así sucesivamente en forma descendente.
La realización del acopio de la información necesaria delasActas
Conservación Comité de Archivo, donde se encuentra archivadas todas las
tipologías que conforman el expediente Actas Comité de Archivo.
Después de culminar en su totalidad e trámite administrativo, y
haber cumplido con el tiempo de retención según lo establecido en
Transferencia las Tablas de Retención Documental, las disposiciones generales
para esta unidad documental es: Retención Archivo de Gestión un
(1) año.
11

12. SEGUNDA EDAD MOMENTO INTERMEDIO (ARCHIVO CENTRAL)
Momento de Vigencia: una vez firmada el original de Acta Comité de Archivo por cada
uno de los integrantes del Comité se da como cumplido el objeto del contrato dar por
terminado su totalidad el trámite administrativo de ejecución.
Funciones archivísticas
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Acopio en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Organización en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin
Las unidades documentales se encuentran almacenadas en sus
Conservación respectivas unidades de conservación (cajas) en la cuales fueron
transferidas.
Para efectos de consulta, la unidad documental se encuentra
catalogada dentro de los grupos de los documentos clasificados con
grado de confiabilidad, ya que son los originados por una tramitación
Consulta
normal, pueden ser consultados por los interesados, por los
empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por otras
personas involucradas en el trámite.
Cuando algún usuario o funcionario de la entidad, requiera alguna
clase de información se realizara la consulta a través del correo
Préstamo
electrónico de la entidad destinado para dicho fin y de acuerdo el
procedimiento de consulta y préstamo de documentos.
Es esta fase los documentos son digitalizados y almacenados en
medios magnéticos y comprende dos etapas:
Preparación: se verifica la existencia y correspondencia de los
soportes con respecto al expediente del Contrato, el retiro de todo
elemento metálico y eliminación de copias, proceso se realizó en
la primera edad momento de gestión (archivo de gestión).
Captura: se realiza por medio de un scanner en el disco duro de
Digitalización
un computador, dicho proceso se lleva a cabo con los requisitos
establecidos por la ley. Dichas imágenes son almacenadas de la
misma manera al procedimiento de identificación de la primera
edad momento de gestión (archivo de gestión).
Selección Documental: el tiempo de conservación de las Actas
Comité de Archivo están establecidos de acuerdo a la normatividad
existente para el tratamiento y manejo de los documentos; y sea el
destino la conservación total depende del Comité de Archivo.
Momento de plazo precaucional
Adicionalmente las Actas Comité de Archivo se haya digitalizado, el Comité de Archivo
estableció que se deben conservar 9 años, que posterior se deben conservar para toda la
vida.
12

13. Según lo establecido por el Comité de Archivo, y lo dispuesto en las
normas especiales, las tipologías documentales que deban tener
Destrucción
conservación total después de 9 años contados a partir de su
transferencia del archivo de gestión al archivo central o intermedio.
Cumplido este tiempo (9 años), no hay esta actividad ya que se
Muestreo conserva la totalidad de la documentación o tipologías
documentales.
La transferencia de las tipologías documentales que van hacer parte
del archivo histórico de la Organización, se identifican con las misma
Transferencia información establecida en el archivo de gestión, se conserva y
almacenan en caja debidamente selladas; codificadas para su
transferencia
TERCERA EDAD MOMENTO PERMANENTE (ARCHIVO HISTORICO)
Esta edad o fase las Actas Comité de Archivo fueron digitalizadas, aquí permanecerá en
la Entidad, el tiempo de su existencia, con este se puede evidenciar todos los trámites
administrativos necesarios para la realización de un proceso de los Comités de Archivo.
24 – 01 GASTOS DE VIAJE
13

14. PRIMERA EDAD MOMENTO DE GESTIÓN (ARCHIVO DE GESTIÓN)
PLANEACIÓN ELABORACIÓN TRAMITACIÓN
Los gastos de viaje son los Los gastos de viajes son Una vez elaborado la
recursos financieros elaborados desde el inicio solicitud de gastos de viaje,
asignados a los de la solicitud por parte del se procederá a realizar el
funcionarios para el funcionario interesado trámite de legalización por
traslado de un lugar a otro quien ira a cumplir con un las partes, el área encarga
necesarios para cumplir trabajo o función en otras de realizar dicha
con un trabajo o tarea a ciudad. tramitación es el Área
favor de quien proporciona Administrativa.
estos recursos.
Funciones archivísticas
Desde su elaboración se comienza a prevenir el deterioro del
Preservación documento, teniendo en cuenta las normas técnicas establecidas
para la preservación de los documentos.
Una vez finalizado el proceso de legalización delos gastos de viaje,
este conformara el expediente o unidad documental cuyo nombre
Acopio será Gastos de Viaje y fecha, donde allí reposaran todos los
documentos o tipologías documentales que harán parte de esta
serie documental.
El funcionario o área responsable de la custodia de los
documentación, se encargara de organizar internamente la
documentación referente a los gastos de viaje de la siguiente
manera:
Preparación física de la documentación:despojarlos de toda
clase de ganchos, sea de cosedora o clips, perforarlos de forma
centrada teniendo en cuenta si son de tamaño carta u oficio,
disponerlos en forma cronológica para su posterior legajación en
la respectiva unidad de conservación.
Organización Orden cronológico: orden al interior de cada una de las
unidades de conservación (carpetas), los documentos, teniendo
en cuenta su fecha de producción o trámite, estilo libro (fecha
más antigua arriba y más reciente abajo). De esta forma se
estará aplicando el principio de orden original.
Foliación: la foliación de cada uno de los expedientes que
forman diversas series y subseries documentales, previo para ello
la numeración de los folios en el extremo superior derecho de la
hoja, con lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo y
así sucesivamente en forma descendente.
La realización del acopio de la información necesaria delos Gastos
Conservación de Viajes, donde se encuentra archivadas todas las tipologías que
conforman el expediente.
Después de culminar en su totalidad del trámite administrativo,
Transferencia cuya finalidad es la legalización de los gastos de viaje, y haber
cumplido con el tiempo de retención según lo establecido en las
14

15. Tablas de Retención Documental, las disposiciones generales para
esta unidad documental es: Retención Archivo de Gestión un (1)
año.
SEGUNDA EDAD MOMENTO INTERMEDIO (ARCHIVO CENTRAL)
Momento de Vigencia: una vez terminado la legalización de los gastos de viaje, se debe
solicitar al funcionario un informe técnico de la visita y anexar los soportes de los mismos,
donde se presenta la totalidad de la ejecución y cumplimiento del objeto del mismo, con la
legalización se da como cumplido el objeto de los viáticos.
Funciones archivísticas
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Acopio en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin.
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Organización en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin.
Las unidades documentales se encuentran almacenadas en sus
Conservación respectivas unidades de conservación (cajas) en la cuales fueron
transferidas.
Para efectos de consulta, la unidad documental se encuentra
catalogadas dentro de los grupos de los documentos clasificados
con grado de confiabilidad, ya que son los originados por una
Consulta
tramitación normal, pueden ser consultados por los interesados, por
los empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por
otras personas involucradas en el trámite.
Cuando algún usuario o funcionario de la entidad, requiera alguna
clase de información se realizara la consulta a través del correo
Préstamo
electrónico de la entidad destinado para dicho fin y de acuerdo el
procedimiento de consulta y préstamo de documentos.
En esta fase, esta actividad no se realiza, ya que la TRD establece
Eliminar una vez cumplido el periodo de retención. Finalizado este
Digitalización
periodo los documentos de esta serie carecen de relevancia para
posteriores investigaciones históricas.
Momento de plazo precaucional
Eliminar una vez cumplido el periodo de retención. Finalizado este periodo los
documentos de esta serie carecen de relevancia para posteriores investigaciones
históricas.
Según lo establecido por el Comité de Archivo, y lo dispuesto en las
normas especiales, las tipologías documentales que deban
Destrucción conservarse pueden destruirse después de 4 años contados a partir
de su transferencia del archivo de gestión al archivo central o
intermedio.
15

16. Cumplido este tiempo (4 años), el funcionario realizara el respectivo
diligenciamiento del acta de eliminación y posterior destrucción de
Muestreo
los documentos ya que esta serie carecen de relevancia para
posteriores investigaciones históricas
No se realiza procesos de trasferencia, porque los documentos de
Transferencia esta serie carecen de relevancia para posteriores investigaciones
históricas
TERCERA EDAD MOMENTO PERMANENTE (ARCHIVO HISTORICO)
Son eliminados en la edad o fase anterior una vez cumplido el periodo de retención.
Finalizado este periodo los documentos de esta serie carecen de relevancia para
posteriores investigaciones históricas.
28 – 01 INFORMES A ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA
PRIMERA EDAD MOMENTO DE GESTIÓN (ARCHIVO DE GESTIÓN)
PLANEACIÓN ELABORACIÓN TRAMITACIÓN
Los Informes a Entes de Los Informes a Entes de Una vez elaborado el
Control, están planificados Control son elaboraos por Informe, se procederá a
16

17. para la rendición o las áreas o dependencias a realizar el trámite de
información requerida por las cuales le es solicitado recolección de firmas y
los entes de Control alguna clase de posterior envío a la entidad
información requerida por solicitante.
un Ente de Control.
Funciones archivísticas
Desde su elaboración se comienza a prevenir el deterioro del
Preservación documento, teniendo en cuenta las normas técnicas establecidas
para la preservación de los documentos.
Una vez finalizado el proceso de envío del informe, este
conformara el expediente o unidad documental cuyo nombre será
Acopio Informes a Entes de Control por fecha, donde allí reposaran todos
los documentos o tipologías documentales que harán parte de esta
serie documental.
El funcionario o área responsable de la custodia de los
documentación, se encargara de organizar internamente la
documentación referente al informe de la siguiente manera:
Preparación física de la documentación:despojarlos de toda
clase de ganchos, sea de cosedora o clips, perforarlos de forma
centrada teniendo en cuenta si son de tamaño carta u oficio,
disponerlos en forma cronológica para su posterior legajación en
la respectiva unidad de conservación.
Orden cronológico: orden al interior de cada una de las
Organización
unidades de conservación (carpetas), los documentos, teniendo
en cuenta su fecha de producción o trámite, estilo libro (fecha
más antigua arriba y más reciente abajo). De esta forma se
estará aplicando el principio de orden original.
Foliación: la foliación de cada uno de los expedientes que
forman diversas series y subseries documentales, previo para ello
la numeración de los folios en el extremo superior derecho de la
hoja, con lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo y
así sucesivamente en forma descendente.
La realización del acopio de la información necesaria delos
Conservación informes, donde se encuentra archivadas todas las tipologías que
conforman el expediente.
Después de culminar en su totalidad del trámite administrativo,
cuya finalidad es el envío del informes, y haber cumplido con el
Transferencia tiempo de retención según lo establecido en las Tablas de
Retención Documental, las disposiciones generales para esta
unidad documental es: Retención Archivo de Gestión un (1) año.
SEGUNDA EDAD MOMENTO INTERMEDIO (ARCHIVO CENTRAL)
17

18. Momento de Vigencia: una vez terminado el envío del informe y los soportes de los
mismos, donde se presenta la totalidad de la ejecución y cumplimiento del objeto del
mismo.
Funciones archivísticas
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Acopio en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin.
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Organización en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin.
Las unidades documentales se encuentran almacenadas en sus
Conservación respectivas unidades de conservación (cajas) en la cuales fueron
transferidas.
Para efectos de consulta, la unidad documental se encuentra
catalogadas dentro de los grupos de los documentos clasificados
con grado de confiabilidad, ya que son los originados por una
Consulta
tramitación normal, pueden ser consultados por los interesados, por
los empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por
otras personas involucradas en el trámite.
Cuando algún usuario o funcionario de la entidad, requiera alguna
clase de información se realizara la consulta a través del correo
Préstamo
electrónico de la entidad destinado para dicho fin y de acuerdo el
procedimiento de consulta y préstamo de documentos.
Es esta fase los documentos son digitalizados y almacenados en
medios magnéticos y comprende dos etapas:
Preparación: se verifica la existencia y correspondencia de los
soportes con respecto al expediente, el retiro de todo elemento
metálico y eliminación de copias, proceso se realizó en la primera
edad momento de gestión (archivo de gestión).
Captura: se realiza por medio de un scanner en el disco duro de
Digitalización
un computador, dicho proceso se lleva a cabo con los requisitos
establecidos por la ley. Dichas imágenes son almacenadas de la
misma manera al procedimiento de identificación de la primera
edad momento de gestión (archivo de gestión).
Selección Documental: el tiempo de conservación de los informes
están establecidos de acuerdo a la normatividad existente para el
tratamiento y manejo de los documentos; y sea el destino la
conservación total depende del Comité de Archivo.
Momento de plazo precaucional
Digitalizar y Eliminar una vez cumplido el periodo de retención. Finalizado este periodo los
documentos de esta serie carecen de relevancia para posteriores investigaciones
históricas.
18

19. Según lo establecido por el Comité de Archivo, y lo dispuesto en las
normas especiales, las tipologías documentales que deban
Destrucción conservarse pueden destruirse después de 4 años contados a partir
de su transferencia del archivo de gestión al archivo central o
intermedio.
Cumplido este tiempo (4 años), el funcionario realizara el respectivo
diligenciamiento del acta de eliminación y posterior destrucción de
Muestreo
los documentos ya que esta serie carecen de relevancia para
posteriores investigaciones históricas
No se realiza procesos de trasferencia, porque los documentos de
Transferencia esta serie carecen de relevancia para posteriores investigaciones
históricas
TERCERA EDAD MOMENTO PERMANENTE (ARCHIVO HISTORICO)
Eliminar una vez cumplido el periodo de retención. Finalizado este periodo los
documentos de esta serie carecen de relevancia para posteriores investigaciones
históricas.
09 – 01 COMPROBANTE - SOCIEDAD Y FIDEICOMISO
PRIMERA EDAD MOMENTO DE GESTIÓN (ARCHIVO DE GESTIÓN)
19

20. PLANEACIÓN ELABORACIÓN TRAMITACIÓN
Los comprobantes Los comprobantes Una vez elaborados los
contables de sociedad y contables de sociedad y comprobantes se
fideicomiso van fideicomiso son elaborados procederá a la revisión y
encaminados a l realización directamente por la aprobación de los mismos,
de los ajustes contables de Gerencia de Contabilidad, con el fin de realizar los
los cruces de información quien es la encarga de cuadres contables
contable de cada uno de elaborar y realizar los necesarios.
los negocios fiduciarios. ajustes contables
necesarios de los
Fideicomisos.
Funciones archivísticas
Desde su elaboración se comienza a prevenir el deterioro del
Preservación documento, teniendo en cuenta las normas técnicas establecidas
para la preservación de los documentos.
Una vez finalizado el proceso de contabilización, este conformara el
expediente o unidad documental cuyo nombre será comprobantes
Acopio contables de sociedad y fideicomiso por fecha y consecutivo, donde
allí reposaran todos los documentos o tipologías documentales que
harán parte de esta serie documental.
El funcionario o área responsable de la custodia de los
documentación, se encargara de organizar internamente la
documentación referente al informe de la siguiente manera:
Preparación física de la documentación:despojarlos de toda
clase de ganchos, sea de cosedora o clips, perforarlos de forma
centrada teniendo en cuenta si son de tamaño carta u oficio,
disponerlos en forma cronológica para su posterior legajación en
la respectiva unidad de conservación.
Orden cronológico: orden al interior de cada una de las
Organización
unidades de conservación (carpetas), los documentos, teniendo
en cuenta su fecha de producción o trámite, estilo libro (fecha
más antigua arriba y más reciente abajo). De esta forma se
estará aplicando el principio de orden original.
Foliación: la foliación de cada uno de los expedientes que
forman diversas series y subseries documentales, previo para ello
la numeración de los folios en el extremo superior derecho de la
hoja, con lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo y
así sucesivamente en forma descendente.
La realización del acopio de la información necesaria delos
Conservación informes, donde se encuentra archivadas todas las tipologías que
conforman el expediente.
Después de culminar en su totalidad del trámite administrativo y
contable y haber cumplido con el tiempo de retención según lo
Transferencia establecido en las Tablas de Retención Documental, las
disposiciones generales para esta unidad documental es:
Retención Archivo de Gestión un (1) año.
20

21. SEGUNDA EDAD MOMENTO INTERMEDIO (ARCHIVO CENTRAL)
Momento de Vigencia: una vez realizado los ajustes y cuadre contable, los soportes de
los mismos, donde se presenta la totalidad de la ejecución y cumplimiento del objeto del
mismo.
Funciones archivísticas
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Acopio en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin.
Esta función no se realiza ningún procedimiento o actividad, ya que
Organización en la primera edad momento de gestión (archivo de gestión), ya se
realizó los procedimientos necesarios para dicho fin.
Las unidades documentales se encuentran almacenadas en sus
Conservación respectivas unidades de conservación (cajas) en la cuales fueron
transferidas.
Para efectos de consulta, la unidad documental se encuentra
catalogadas dentro de los grupos de los documentos clasificados
con grado de confiabilidad, ya que son los originados por una
Consulta
tramitación normal, pueden ser consultados por los interesados, por
los empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por
otras personas involucradas en el trámite.
Cuando algún usuario o funcionario de la entidad, requiera alguna
clase de información se realizara la consulta a través del correo
Préstamo
electrónico de la entidad destinado para dicho fin y de acuerdo el
procedimiento de consulta y préstamo de documentos.
Es esta fase los documentos son digitalizados y almacenados en
medios magnéticos y comprende dos etapas:
Preparación: se verifica la existencia y correspondencia de los
soportes con respecto al expediente, el retiro de todo elemento
metálico y eliminación de copias, proceso se realizó en la primera
edad momento de gestión (archivo de gestión).
Captura: se realiza por medio de un scanner en el disco duro de
Digitalización
un computador, dicho proceso se lleva a cabo con los requisitos
establecidos por la ley. Dichas imágenes son almacenadas de la
misma manera al procedimiento de identificación de la primera
edad momento de gestión (archivo de gestión).
Selección Documental: el tiempo de conservación de los informes
están establecidos de acuerdo a la normatividad existente para el
tratamiento y manejo de los documentos; y sea el destino la
conservación total depende del Comité de Archivo.
21

22. Momento de plazo precaucional
Digitalizar y Eliminar una vez cumplido el periodo de retención. Finalizado este periodo los
documentos de esta serie carecen de relevancia para posteriores investigaciones
históricas.
Según lo establecido por el Comité de Archivo, y lo dispuesto en las
normas especiales, las tipologías documentales que deban
Destrucción conservarse pueden destruirse después de 9 años contados a partir
de su transferencia del archivo de gestión al archivo central o
intermedio.
Cumplido este tiempo (9 años), el funcionario realizara el respectivo
diligenciamiento del acta de eliminación y posterior destrucción de
Muestreo
los documentos ya que esta serie carecen de relevancia para
posteriores investigaciones históricas
No se realiza procesos de trasferencia, porque los documentos de
Transferencia esta serie carecen de relevancia para posteriores investigaciones
históricas
TERCERA EDAD MOMENTO PERMANENTE (ARCHIVO HISTORICO)
Eliminar una vez cumplido el periodo de retención. Finalizado este periodo los
documentos de esta serie carecen de relevancia para posteriores investigaciones
históricas.
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23. 4. CONCLUSIONES
Con el desarrollo del anterior actividad se pudo establecer y evidenciar el ciclo vital del
documento, identificando cada una de las etapas que cumple cada uno de los momentos,
las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento y el destino final de los
documentos, al igual, se adquirió manejo en la aplicación de la Tabla de Retención
Documental con cada una las series identificadas con cada uno de las tipologías
documentales que las conforman las mismas.
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24. 5. BIBLIOGRAFIA
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2996
http://www.csaltda.com/tablas.aspx
http://www.youtube.com/watch?v=XVhJ2Lo0eNE
http://es.scribd.com/doc/23063396/INSTRUCTIVO-T-R-D-Y-T-V-D-SENA
http://www.archivobogota.gov.co/libreria/pdf/Tablas_de_Retencin_Documental_P.pdf
Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuarios FIDUAGRARIA S.A., Manual de
Procedimientos de Gestión Documental e Instructivo Aplicación de Tablas de Retención
Documenta.
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