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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y SU APLICACIÓN
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MARCO JURÍDICO
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Ley 594 de 2000 ,[object Object]
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[object Object]
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Conceptos Básicos ,[object Object],[object Object]
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo   de   Gestión Archivo Central Archivo   Histórico Transferencias Primarias Transferencias secundarias Archivo Total :  Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Fondo Sección Subsección Serie Subserie Unidad Documental
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[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Etapa:  Investigación preliminar sobre la institución ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
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Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada ,[object Object],[object Object]
Valoración Documental. ,[object Object]
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Etapa:  Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental ,[object Object]
REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],ANEXOS -  Presentación de TRD en el  formato normalizado. Una para cada dependencia TABLAS DE RETENCIÓN ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],INTRODUCCIÓN
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Etapas: Aplicación,  Seguimiento y actualización de las TRD ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object]
CONVENCIONES CT-Conservación Total  E- Eliminación  Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación  S- Selección  Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención
PERSONERIA MUNICIPAL ORGANIGRAMA MODELO DESPACHO  ALCALDÍA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO SECRETARÍA HACIENDA UMATA INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA UNIDAD DE SALUD CONCEJO MUNICIPAL SECRETERIA BIENESTAR SOCIAL TESORERÍA UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA   OFICINA DE  PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
PERSONERIA MUNICIPAL 3 CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO  ALCALDÍA 2 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 21 SECRETARÍA HACIENDA 22 UMATA 23 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 COMISARÍA DE FAMILIA 212 UNIDAD DE SALUD 243 CONCEJO  MUNICIPAL 1 SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 24 TESORERÍA 221 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 CASA DE LA CULTURA 242  OFICINA DE  PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 25
CODIFICACION DE SECCIONES  Signación convencional para representar la organización de los archivos. FONDO:  Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Regional Chocó CODIGOS  SECCION 10000 DIRECCION 10001 PLANEACION Y SISTEMAS 20000 GRUPO JURIDICO 30000 ASISTENCIA TECNICA 40000 GRUPO ADMINISTRATIVO 50000 GRUPO FINANCIERO
Identificación, conformación y denominación de series Resolución 1616 del 12 de julio de 2006 ICBF Elaborar los contratos y convenios que suscriba el Director Regional e impulsar sus etapas de perfeccionamiento y legalización.  Grupo Jurídico FUNCIÓN Acto administrativo OFICINA PRODUCTORA
Identificación, conformación y denominación de series Resolución No. 0374 -  21 FEB. 2006 “ Por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos para las Regionales Versión 2,0”. Recibir de las dependencias interesadas en la celebración de un contrato, la consulta al CISE, la justificación, solicitud, estudio económico , pre– términos y términos de referencia,  la certificación de no personal en planta (para consultoría o prestación de servicios)  y el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y asignar por reparto cuando aplique al Servidor Público que se encargará del tema.  ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],UNIDAD  DOCUMENTAL TRÁMITE Manuales de procedimientos
Código Dependencia Código serie Serie Tipos documentales 20000 20000.30 CONTRATOS ESTATALES
Tipos documentales del Contrato ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN FASE DE DISPOSICIÓN FINAL ELIMINACION DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DOCUMENTAL CONSERVACION TOTAL
CONVENCIONES CT-Conservación Total  E- Eliminación  Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación  S- Selección  Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Tabla de Retención del ICBF- Regional Chocó Entidad Productora: ICBF- Regional Chocó Oficina productora : Grupo Jurídico  20000.30 CONTRATOS ESTATALES   1 19 X Se selecciona una muestra representativa del 10% por cada cinco años de producción documental, se recomienda conservar en medio técnico diferente al físico. X
Normas nacionales, departamentales y municipales sobre ordenamiento territorial y del medio ambiente. Expedir las licencias de construcción, de uso del espacio público y certificaciones de demarcación, nomenclatura y alinderamiento de predios de su jurisdicción. NORMAS FUNCIÓN Secretaría de Planeación y OP OFICINA PRODUCTORA
El peticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisión de concepto técnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecución de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicia el tramite nuevamente.  Presentación de solicitud Recibos de pago Fotocopia de Escritura del Predio Copia del Proyecto Planos de demarcación y obra Permisos, Constancias, Certificaciones, Conceptos, Quejas. Licencia (Resolución) UNIDAD  DOCUMENTAL TRÁMITE Manuales de procedimientos
CODIFICACION FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 2 - 25- Alcaldía Municipal Secretaría De Obras Públicas
CODIFICACIÓN DOCUMENTAL CODIGO SERIE CODIGO  SUBSERIE 25-1 LICENCIAS 25-11 Licencias de Construcción 25-12 Licencias Uso Espacio Publico 25-13 Licencias funcionamiento locales
Entidad Productora: Municipio  Oficina productora : Secretaría de Planeación y Obras Públicas Formato de Tabla de  Retención 25-1 LICENCIAS 25-11 ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],2 25 X 25-12 ,[object Object],[object Object],[object Object],1 X
Formato  Tabla de Retención Documental Entidad productora:  ICBF – Regional Chocó Oficina productora: Grupo administrativo 40000.48 HISTORIAS LABORALES 1 99 ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se selecciona y conserva en medio técnico  diferente al físico, una muestra representativa de la Serie con especial importancia para la entidad o que hayan efectuado aportes especiales para la sociedad en general (Ley 190 de 1995).  X X
h Grupo Administrativo Talento Humano HISTORIAS LABORALES TIPOS DOCUMENTALES -Comunicación de nombramiento -Aceptación de nombramiento -Resolución de nombramiento -Afiliación EPS -Afiliación fondo de pensiones -Cédula de ciudadanía -Certificaciones de estudio -Certificados laborales -Certificación de antecedentes disciplinarios -Certificado de antecedentes judiciales -Declaraciones de bienes y rentas -Formato único de hoja de vida -Certificado de procuraduría -Certificado de contraloría -Incapacidades -Notificaciones -Resoluciones -Evaluación de desempeño -Certificación inscripción en carrera   Administrativa -Permisos Historia Laboral
CONVENCIONES CT-Conservación Total  E- Eliminación  Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación  S- Selección  Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: ICBF – Regional Chocó Oficina productora : Grupo de Asistencia Técnica 30000.76 PROCESOS  DE ADOPCION 1 20 X X Para el caso de los expedientes de adopción, el tiempo de retención en el archivo central es de reserva, según código del menor. Una vez transcurrido el tiempo en archivo central se recomienda conservar en soporte papel y en cualquier medio técnico aprobado.  ,[object Object],[object Object]
¿ Qué  nombre darle a las series documentales ? El nombre dado a las series documentales debe guardar  directa relación con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relación con un asunto.  Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Técnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comité de Archivo, Etc .
Lo que  no  se debe hacer.... Por  ningún motivo pueden denominarse series como por  ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos, Gobernación, Presidencia, Contraloría, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes de la comunidad , Etc.
Aplicación de las TRD
[object Object],[object Object]
Entidad Productora: Municipio Oficina productora : CONCEJO MUNICIPAL Formato de Tabla de Retención 100.01 ACUERDOS 2 20 X 100.02 ACTAS 100.02.01 ACTAS DE COMISIONES 2 20 X
[object Object],[object Object]
APERTURA DE EXPEDIENTES     20000.30  # 2 Contratos   Subseries SERIE: CONTRATOS ESTATALES: 30 20000.30  # 1 Contratos Estatales
[object Object],[object Object]
Enero 22  1 Febrero 15  2 Junio 02  3 Octubre 25  4 Grupo Jurídico  # 1 20000.30  CONTRATOS ESTATALES Fechas: ________  a  ___________ Inicial  Final Folios: __________ Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atentamente  Con  el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18  5 ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES
[object Object],[object Object]
02 Contrato 004  2008 Contrato 005 de 2008 01 Contrato 001 de 2008 Contrato 002 de 2008 Contrato 003 de 2008 Organización de Expedientes Contratos Estatales Contratos  Estatales Enumerar las secuencias Señalar los contenidos Mantener las secuencias
[object Object],[object Object]
T.R.D. Transferencia Transferencias documentales al Archivo Central Transferencia de archivos de gestión al archivo central al final del año. El Jefe de archivo recibe junto con los inventarios. En el archivo central se custodian los documentos. No se permitirá el ingreso de documentación que no esté organizada conforme a las TRD. Actas de Comité de Compras Actas de Comité de Archivo Actas de Comité de de C. I. Actas de Comité de Control  I. D.
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object]
INSTALACIÓN : Ubi cación  de las unidades de conservación en las áreas de  depósito. Archivo Centralizado. Método 1: Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CENTRALES M étodo 2: S istema de numeración continua
DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los documentos de archivo, para facilitar su localización y  consulta
FASE DE CONSULTA Funcionarios y ciudadanos particulares  Existen series con reserva.
MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN FASE DE DISPOSICIÓN FINAL ELIMINACION DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DOCUMENTAL CONSERVACION TOTAL
[object Object],Este plan deberá contener unos objetivos que  identifiquen una  metodología  archivística para la implantación y mejoramiento del Programa de Gestión Documental
SERVICIOS DE ARCHIVO Inventario documental Catálogos Servicios para la búsqueda de documentos. Rápida disposición de los documentos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD Para la administración : ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],Para la administración:
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[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Importancia desde el punto de vista archivístico:
ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD Reglamento General De Archivos, Art. 19:  Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Muchas gracias por su atención!!! Presentación preparada por: Sergio Andrés Utrera Santander Historiador - UIS

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  • 1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y SU APLICACIÓN
  • 2.
  • 4.
  • 5.
  • 6.
  • 7.
  • 8.
  • 9.
  • 10.
  • 11. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico Transferencias Primarias Transferencias secundarias Archivo Total : Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
  • 12. Fondo Sección Subsección Serie Subserie Unidad Documental
  • 13.
  • 14.
  • 15.
  • 16.
  • 17.
  • 18.
  • 19.
  • 20.
  • 21.
  • 22.
  • 23.
  • 24.
  • 25.
  • 26.
  • 27.
  • 28. CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Formato de Tabla de Retención
  • 29. PERSONERIA MUNICIPAL ORGANIGRAMA MODELO DESPACHO ALCALDÍA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO SECRETARÍA HACIENDA UMATA INSPECCIÓN DE POLICÍA COMISARÍA DE FAMILÍA UNIDAD DE SALUD CONCEJO MUNICIPAL SECRETERIA BIENESTAR SOCIAL TESORERÍA UNIDAD DE EDUCACIÓN CASA DE LA CULTURA OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
  • 30. PERSONERIA MUNICIPAL 3 CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDÍA 2 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 21 SECRETARÍA HACIENDA 22 UMATA 23 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 COMISARÍA DE FAMILIA 212 UNIDAD DE SALUD 243 CONCEJO MUNICIPAL 1 SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 24 TESORERÍA 221 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 CASA DE LA CULTURA 242 OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 25
  • 31. CODIFICACION DE SECCIONES Signación convencional para representar la organización de los archivos. FONDO: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Regional Chocó CODIGOS SECCION 10000 DIRECCION 10001 PLANEACION Y SISTEMAS 20000 GRUPO JURIDICO 30000 ASISTENCIA TECNICA 40000 GRUPO ADMINISTRATIVO 50000 GRUPO FINANCIERO
  • 32. Identificación, conformación y denominación de series Resolución 1616 del 12 de julio de 2006 ICBF Elaborar los contratos y convenios que suscriba el Director Regional e impulsar sus etapas de perfeccionamiento y legalización. Grupo Jurídico FUNCIÓN Acto administrativo OFICINA PRODUCTORA
  • 33.
  • 34. Código Dependencia Código serie Serie Tipos documentales 20000 20000.30 CONTRATOS ESTATALES
  • 35.
  • 36. MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN FASE DE DISPOSICIÓN FINAL ELIMINACION DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DOCUMENTAL CONSERVACION TOTAL
  • 37. CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... Tabla de Retención del ICBF- Regional Chocó Entidad Productora: ICBF- Regional Chocó Oficina productora : Grupo Jurídico 20000.30 CONTRATOS ESTATALES 1 19 X Se selecciona una muestra representativa del 10% por cada cinco años de producción documental, se recomienda conservar en medio técnico diferente al físico. X
  • 38. Normas nacionales, departamentales y municipales sobre ordenamiento territorial y del medio ambiente. Expedir las licencias de construcción, de uso del espacio público y certificaciones de demarcación, nomenclatura y alinderamiento de predios de su jurisdicción. NORMAS FUNCIÓN Secretaría de Planeación y OP OFICINA PRODUCTORA
  • 39. El peticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisión de concepto técnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecución de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicia el tramite nuevamente. Presentación de solicitud Recibos de pago Fotocopia de Escritura del Predio Copia del Proyecto Planos de demarcación y obra Permisos, Constancias, Certificaciones, Conceptos, Quejas. Licencia (Resolución) UNIDAD DOCUMENTAL TRÁMITE Manuales de procedimientos
  • 40. CODIFICACION FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 2 - 25- Alcaldía Municipal Secretaría De Obras Públicas
  • 41. CODIFICACIÓN DOCUMENTAL CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE 25-1 LICENCIAS 25-11 Licencias de Construcción 25-12 Licencias Uso Espacio Publico 25-13 Licencias funcionamiento locales
  • 42.
  • 43.
  • 44. h Grupo Administrativo Talento Humano HISTORIAS LABORALES TIPOS DOCUMENTALES -Comunicación de nombramiento -Aceptación de nombramiento -Resolución de nombramiento -Afiliación EPS -Afiliación fondo de pensiones -Cédula de ciudadanía -Certificaciones de estudio -Certificados laborales -Certificación de antecedentes disciplinarios -Certificado de antecedentes judiciales -Declaraciones de bienes y rentas -Formato único de hoja de vida -Certificado de procuraduría -Certificado de contraloría -Incapacidades -Notificaciones -Resoluciones -Evaluación de desempeño -Certificación inscripción en carrera Administrativa -Permisos Historia Laboral
  • 45.
  • 46. ¿ Qué nombre darle a las series documentales ? El nombre dado a las series documentales debe guardar directa relación con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relación con un asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Técnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comité de Archivo, Etc .
  • 47. Lo que no se debe hacer.... Por ningún motivo pueden denominarse series como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos, Gobernación, Presidencia, Contraloría, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes de la comunidad , Etc.
  • 49.
  • 50. Entidad Productora: Municipio Oficina productora : CONCEJO MUNICIPAL Formato de Tabla de Retención 100.01 ACUERDOS 2 20 X 100.02 ACTAS 100.02.01 ACTAS DE COMISIONES 2 20 X
  • 51.
  • 52. APERTURA DE EXPEDIENTES 20000.30 # 2 Contratos Subseries SERIE: CONTRATOS ESTATALES: 30 20000.30 # 1 Contratos Estatales
  • 53.
  • 54. Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Grupo Jurídico # 1 20000.30 CONTRATOS ESTATALES Fechas: ________ a ___________ Inicial Final Folios: __________ Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5 ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES
  • 55.
  • 56. 02 Contrato 004 2008 Contrato 005 de 2008 01 Contrato 001 de 2008 Contrato 002 de 2008 Contrato 003 de 2008 Organización de Expedientes Contratos Estatales Contratos Estatales Enumerar las secuencias Señalar los contenidos Mantener las secuencias
  • 57.
  • 58. T.R.D. Transferencia Transferencias documentales al Archivo Central Transferencia de archivos de gestión al archivo central al final del año. El Jefe de archivo recibe junto con los inventarios. En el archivo central se custodian los documentos. No se permitirá el ingreso de documentación que no esté organizada conforme a las TRD. Actas de Comité de Compras Actas de Comité de Archivo Actas de Comité de de C. I. Actas de Comité de Control I. D.
  • 59.
  • 60.
  • 61.
  • 62. INSTALACIÓN : Ubi cación de las unidades de conservación en las áreas de depósito. Archivo Centralizado. Método 1: Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CENTRALES M étodo 2: S istema de numeración continua
  • 63. DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los documentos de archivo, para facilitar su localización y consulta
  • 64. FASE DE CONSULTA Funcionarios y ciudadanos particulares Existen series con reserva.
  • 65. MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN FASE DE DISPOSICIÓN FINAL ELIMINACION DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DOCUMENTAL CONSERVACION TOTAL
  • 66.
  • 67. SERVICIOS DE ARCHIVO Inventario documental Catálogos Servicios para la búsqueda de documentos. Rápida disposición de los documentos.
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  • 69.
  • 70.
  • 71.
  • 72. ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
  • 73. Muchas gracias por su atención!!! Presentación preparada por: Sergio Andrés Utrera Santander Historiador - UIS