1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
Es el marco teórico básico para comprender las tres edades o etapas que
tienen los documentos, las cuales son decisivos en la ubicación del archivo de
trámite, concentración e histórico, así como los valores que tienen los
documentos en cada fase, valores primarios tanto en el archivo de trámite
como en el archivo de concentración y valores secundarios en el archivo
histórico para poder determinar su baja o conservación permanente en el
archivo.
Se afirma que el ciclo vital del documento está compuesto por un conjunto de
etapas o fases, las cuales son:
Fase activa; su manejo es en el archivo de trámite, comprende toda la
documentación producida o recibida en una oficina, como producto del
desarrollo de las funciones específicas, la cual es consultada de manera
continua por la misma oficina productora.
Fase semiactiva; su manejo es en el archivo de concentración, en el se
agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de trámite de la
entidad, una vez finalizada su gestión, pero que siguen siendo objeto de
consulta esporádica por las oficinas generadoras de la información.
Fase inactiva: el documento carente de valor administrativo, fiscal y legal,
abandona el archivo de concentración, para ingresar de acuerdo a sus valores
secundarios (testimonial,evidencial e informativo), al archivo histórico, en este
lugar su custodia es permanente.
La permanencia de los documentos en los archivos dependerá de los valores
que cada documento adquiera en cada fase relacionada con su uso
administrativo.
Los documentos resguardados en la unidad de archivo de trámite y en la
unidad de archivo de concentración, tienen valores primarios que se
determinan como sigue:
Valor administrativo: es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el
cual se emitió el documento, corresponde a un procedimiento administrativo.
Valor jurídico: valor que tienen los documentos que se refieren a los derechos u
obligaciones legales o jurídicas, y le confiere calidad de testimonio ante la ley.
Valor contable: valor de los documentos que sirven de explicación, justificación
y comprobación de las operaciones contables y financieras.

2. EL ARCHIVO DE TRÀMITE Y LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÒN
DOCUMENTAL.
Los instrumentos de descripción documental son de gran importancia, derivado
de su función principal, que es facilitar la localización y el conocimiento de los
documentos que se resguardan en los diferentes archivos, ya sean de trámite,
de concentración e históricos.
En un archivo se custodian documentos que contienen información sin importar
el soporte físico en el que se encuentren, por tal motivo se deben elaborar
instrumentos de descripción para obtener información precisa y así satisfacer
las actividades que se desarrollan en la institución para la consecución del fin o
los fines que le están encomendados, es por esto que es importante contar con
guías, inventarios y en su caso catálogos, que son los instrumentos de
descripción básicos, para la descripción archivística, para informar el contenido
de los documentos que se resguardan en el archivo.
ARCHIVO DE TRÀMITE.
Es el área que le corresponde la custodia de los documentos en su fase activa,
de uso cotidiano, generados por las diferentes oficinas dependientes de una
institución, por tal razón es importante que en cada una de ellas se tenga
considerado la existencia de una unidad de archivo de trámite para darle cause
al ciclo vital y evitar su extravío.
Se entiende entonces, que la Unidad de Archivo de Trámite es el espacio
donde se tendrá la responsabilidad del manejo de la documentación en su fase
activa, documentos que son generados y recibidos por una unidad
administrativa u oficina, para el desempeño de sus actividades y funciones.
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO DE TRÀMITE.
Es importante, porque es el punto de partida para la custodia de los
documentos y de esta manera del ciclo vital del documento, en el cual se
respeta el orden que se tiene en los documentos desde su ingreso o el origen
de los mismos, verificando el contenido de cada expediente, para su resguardo
y recuperación de la información y así brindar un servicio optimo a los usuarios.
FUNCIONES DEL ARCHIVO DE TRÀMITE.
Las funciones en esta área son importantes porque son la base del
funcionamiento eficiente de un archivo y son de manera general las siguientes:

3. 1.- Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que
integran la unidad, así como el servicio y control documental en trámite.
2.- Recibir y/o despachar la correspondencia de la unidad administrativa de
forma centralizada.
3.- Registrar entrada y salida de la correspondencia conforme a los elementos
de descripción.
4.- Elaborar el cuadro de clasificación específico de la unidad administrativa.
5.- Clasificar, integrar, describir y resguardar en su caso los expedientes de
archivo.
6.- Coordinar actividades de clasificación, archivo y resguardo cuando existan
diferentes archivos en la unidad administrativa.
7.- Mantener un control del préstamo de los expedientes.
8.- Mantener en resguardo los expedientes que contengan información
reservada o confidencial.
9.- Llevar al menos una vez al año la transferencia primaria al archivo de
concentración.
10.- Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas respecto a la
producción, conservación, control y uso de la documentación en trámite.
11.- Administrar los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros
existentes, además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover los
medios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y optimización de
dichos recursos.
12.- Informar a la supervisión acerca de los resultados de sus actividades.
13.- Elaborar y mantener actualizada la guía simple de sus archivos.
ESTRUCTURA ORGÀNICA DE UN ARCHIVO DE TRÀMITE.
La estructura que plantea el manual del sistema red de archivos debe estar
compuesta como se muestra en la siguiente grafica:
Jefatura
Subunidad de
Subunidad de Subunidad de
Subunidad de análisis de trámite
recepción y control expedientación,
clasificación y y transferencia
de correspondencia archivaciòn y
catalogación documental
de trámite préstamo

4. JEFATURA.
Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que
integran a la unidad, promoviendo el adecuado cumplimiento de las funciones
que le están encomendadas, así como el eficiente servicio y control de la
documentación en trámite.
Las actividades mínimas encomendadas a la jefatura, indispensables para su
buen funcionamiento son:
Administrar los recursos humanos y materiales existentes, vigilando el
adecuado funcionamiento y aprovechamiento de los mismos.
Cumplir y hacer cumplir dentro del ámbito de la entidad administrativa a que se
encuentra adscrita la unidad, las normas técnicas y jurídicas-reglamentarias
vigentes en la dependencia, respecto a la producción, conservación, control y
uso de los documentos públicos.
Representar a la entidad administrativa a que se encuentra adscrita la unidad
dentro del Comité técnico interno de administración de documentos de la
dependencia.
Presentar informes que le sean requeridos por la jefatura de la unidad central
de administración de documentos de la dependencia.
SUBUNIDAD DE RECEPCIÒN Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE
TRÀMITE.
Las funciones encomendadas son:
Recibir la documentación dirigida a la entidad administrativa a que se
encuentra adscrita la unidad.
Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de correspondencia en
trámite en uso dentro de la dependencia, promoviendo la observancia puntual
de las prescripciones establecidas en la entidad administrativa respecto a las
modalidades y plazos de gestión para las áreas tramitadoras de la entidad.
Efectuar acciones de seguimiento y registro necesarias para garantizar la
oportuna recuperación y conservación institucional de documentos oficiales
manejados por la entidad administrativa, ingresando constante y
completamente al área de archivacion de la propia unidad la documentación
tramitada en la entidad.
Manejar eficiente y rápidamente la correspondencia de salida producida por las
áreas tramitadoras de la propia entidad administrativa, turnándola como
convenga para su despacho, de acuerdo con las políticas y normas

5. establecidas para la Unidad de Documentación enTràmite por las instancias
pertinentes de la dependencia.
SUBUNIDAD DE CLASIFICACIÒN Y CATALOGACIÒN.
Las funciones son las siguientes:
Clasificar los documentos recibidos por la unidad de documentación en trámite
estableciendo los elementos de sistematización e identificación documental que
se requieran, según las normas, métodos e instrumentos vigentes dentro de la
dependencia de esta materia.
Elaborar las cédulas descriptivas de los expedientes abiertos dentro de la
unidad e integrar y mantener los catálogos del archivo aportando los elementos
requeridos por las restantes áreas de la propia unidad para la expedientación,
conservación y transferencia de la documentación utilizada dentro de la entidad
administrativa.
Brindar orientación y acceso a los catálogos de la unidad a los servidores
públicos autorizados para consultar la documentación conservada dentro del
archivo.
SUBUNIDAD DE EXPEDIENTACIÒN, ARCHIVACIÒN Y PRÈSTAMO.
Sus funciones son las siguientes:
Abrir los expedientes necesarios de la unidad e integrar en los que corresponda
la documentación manejada por la entidad administrativa, manteniéndola
ordenada y glosada según las normas.
Integrar y mantener orden en los expedientes que componen el cuerpo del
archivo de la unidad, instrumentando las medidas para evitar
congestionamientos dentro del acervo, así como para conservar los
expedientes, de modo que sean ágilmente localizados y utilizados en las
gestiones institucionales.
Facilitar en préstamo a los servidores públicos autorizados para consulta los
expedientes que obran en el archivo, estableciendo y haciendo efectivo los
elementos necesarios para garantizar el absoluto control y recuperación de los
documentos conservados por la unidad, según las disposiciones técnicas y
jurídicas vigentes en la dependencia.

6. SUBUNIDAD DE ANÀLISIS DE TRÀMITE Y TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL.
Sus funciones son las siguientes:
Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de los expedientes
conservados en el archivo de la unidad, garantizando el tratamiento de la
documentación activa y semiactiva del acervo, según las normas en materia de
disposición documental dentro de la dependencia.
Efectuar y registrar las transferencias de documentación semiactiva a la unidad
de archivo de concentración de la dependencia, estableciendo un completo y
preciso control de circulación sobre los expedientes dados de baja por la propia
unidad de documentación en trámite.
Realizar el seguimiento de los documentos transferidos por la unidad,
verificando la aplicación de las normas sobre valoración y selección
documental dentro del sistema red de archivos de la dependencia, e
interviniendo en la cancelación, retiro y expurgo de los registros y documentos
conservados por la unidad, previa aprobación de las instancias pertinentes de
la institución.
PROCESOS ARCHIVÌSTICOS.
Es la serie de pasos que debe seguir un documento para su organización en
las diferentes unidades de archivo, ya que en cada una de ellas se realizan
actividades diferentes, pero que relacionan a las unidades entre si para
conformar el ciclo de vida de los documentos.
Es indispensable establecer el seguimiento de los procesos archivísticos,
comenzando por la recepción de documentos que constituye un acto jurídico y
administrativo que compromete a las unidades de archivo en la custodia y en el
cumplimiento eficaz y eficiente de las actividades atribuidas, seguido de una
clasificación que dè la pauta a su organización para la recuperación
documental. Estableciendo una apertura de expediente conformando un
asunto, iniciando una descripción tomando en cuenta los elementos del
expediente para poder proceder a su préstamo, y su transferencia a la unidad
de concentración.
RECEPCIÒN DOCUMENTAL.
Es la primera acción que da comienzo al tratamiento de la documentación, es
la acción de captar aquella documentación que, por sus características de uso

7. continuo, es necesario conservar en el archivo de trámite hasta su salida a
través de una transferencia primaria.
La recepción de documentación activa se realiza de la siguiente forma:
Las áreas administrativas envían su documentación al archivo de trámite, y
este recibe, coteja y revisa que sea la correcta con base a una relación, si no
es así se devuelve al área administrativa que corresponde, una vez que este
completa, de acuerdo con la relación entregada, se firma de recibido y
posteriormente se procede a realizar los procesos técnicos correspondientes.
CLASIFICACIÒN.
Actividad intelectual que permite relacionar unos documentos con otros, es
indispensable ya que en base a su estructura se establecerá la organización
para la ubicación, recepción y control documental.
La clasificación se refiere a grupos documentales que se separan por sus
fondos, secciones o series para obtener la ordenación de documentos, la
ordenación sigue a la clasificación, primero se dispone por clases y grupos y
después cada grupo por su orden.
Consiste en decidir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases o
series, de tal manera que dichos grupos pueden formar parte de la estructura
de un todo, desde los más amplios hasta los más específicos, estableciendo de
este modo jerarquías.
La clasificación se apoya en sistemas directos e indirectos que permiten la
identificación y separación ordenada de la documentación, a través de métodos
de clasificación, que son un elemento esencial dentro del complejo aspecto de
la administración documental, son la base en la que descansa la organización
de un archivo y permiten la obtención de la información de manera oportuna,
confiable y actualizada. Así tenemos:
Métodos directos o también llamados formales, son aquellos que se consultan
y manejan sin necesidad de índices o catálogos para su localización entre los
de mayor uso tenemos alfabéticos, geográficos, por asuntos o materias,
cronológicos y cromáticos.
Métodos indirectos o también llamados informales, son aquellos que para su
localización, consulta y manejo requieren de un catalogo, índices o registros y
son los numéricos simples, clasificación decimal universal y topográfico.
Cabe mencionar que estos métodos tiene la flexibilidad de combinarse para
estructurar una clave de acuerdo a las necesidades documentales e
institucionales.

8. APERTURA DE EXPEDIENTES.
De esta actividad depende la conformación de nuestro archivo y su nivel de
crecimiento, es la función que se encarga de individualizar un asunto
concentrando todos los documentos que competen a él, en un folder o carpeta.
Se integran por asunto o materia, por actividad sustantiva, por tipo de
documento y por actividad administrativa dependiendo del asunto que
resguardan y deben señalarse con datos específicos para su localización como
es el número de expediente, logotipo y descripción del asunto, a estos deberá
integrarse la documentación generada en el ciclo de vida activa del expediente.
Se abren cuando no existen antecedentes sobre el asunto o materia o cuando
la acción corresponde a gestiones diferentes y se trate de programas o
proyectos de asuntos o materias que son nuevos.
DESCRIPCIÒN DOCUMENTAL.
Se analiza y se describe el contenido de la documentación en diferentes
niveles, ya sea en menor o mayor grado, actividad llevada a cabo en cualquier
fase o para cualquier archivo, nos permite conocer el tipo, contenido,
periodicidad y volumen del acervo.
Permite conocer el tipo y volumen real del acervo, a través de un registro que
considera los siguientes elementos:
1.- Nombre de la unidad administrativa.
2.- Nombre y clasificación del expediente.
+ Clave y nombre de la sección.
+ Clave y nombre de la serie.
+ Clave y nombre de la subserie (opcional)
+ Clave y nombre del expediente.
3.- Resumen del contenido.
4.- Fechas extremas.
5.- Formato o soporte.
6.- Valor documental.
7.- Plazos de conservación.

9. 8.- Numero de fojas.
9.- Carácter de la información (publica, reservada, confidencial)
10.- Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales (describir
las partes o indicar si es todo el expediente)
11.- Fundamento legal (nombre y/o fundamentos jurídicos)
12.- Rubrica del titular del área administrativa (espacio para firmar)
13.- Fecha de desclasificación (día, mes y año, cuando termina se gestión
administrativa)
14.- firma y puesto del responsable de la desclasificación.
PRÈSTAMO Y CONSULTA DOCUMENTAL.
El préstamo y la consulta documental son procesos mediante los cuales, el
archivonomo proporciona un eficiente servicio a los usuarios de las diversas
unidades administrativas para que atienda sus gestiones de manera adecuada
y eficaz.
EL PRÈSTAMO.
Actividad necesaria para los usuarios ya que deben de contar con personal
capacitado para el desarrollo de esta actividad que cuente con los
conocimientos a nivel general, ya que en sus manos está la buena orientación
dentro de la institución, consiste en proporcionar determinado expediente al
área generadora de la documentación mediante el vale de préstamo, el cual se
prestara el tiempo que determine la unidad documental o el que el usuario
determine de acuerdo con sus necesidades de consulta.
LA CONSULTA.
Se refiere al uso de la información por parte de las unidades administrativas
que generaron tal documentación, se basa únicamente en el uso inmediato del
documento y que se realiza directamente en el archivo (atención a usuarios) o
por otra vía que se haya determinado (teléfono,fax,correo electrónico).
TRANSFERENCIA PRIMARIA.
Es la operación de trasladar los expedientes cuyo trámite ha terminado, o cuya
consulta es esporádica, a los archivos de concentración, mientras prescribe el
término de permanencia, este término puede ser fijado reglamentariamente o

10. en coordinación con las dependencias tramitadoras o de acuerdo con el
calendario de vigencias a fin de no ocupar espacio vital en el área de trámite.
Uno de los instrumentos necesarios para llevar a cabo las transferencias es el
catalogo de vigencias documentales. El traslado se efectuara en periodos
establecidos entregando la documentación semiactiva para su guarda y
custodia, concluidas todas las operaciones, el archivo de concentración será la
unidad encargada de la guarda y custodia de la documentación semiactiva, asi
como darle la ubicación física realizar los procesos técnicos correspondientes,
proporcionar el servicio las veces que sea requerido y por ultimo preparar la
documentación para la transferencia secundaria.
ELABORACIÒN DEL CATÀLOGO DE DISPOSICIÒN DOCUMENTAL.
Investigación preliminar: El archivista deberá realizar una investigación
preliminar y enriquecida con suficiente información, acerca de la entidad
productora, la información se agrupa en dos grandes temas;
A.- De conocimiento institucional.
B.- De conocimiento archivístico.
De conocimiento institucional; se subdivide en tres apartados, marco histórico,
informativo y normativo;
+ Marco histórico; se centrara específicamente a recolectar información acerca
de la historia institucional por ejemplo ¿Cuándo se formo? ¿Por qué?, su
estructura organizacional, ¿ha tenido alguna modificación?, ¿Cuáles fueron las
causas?, entre otros.
+ Marco informativo; se deberá tomar en cuenta información respectiva a
funciones y atribuciones de la institución, composición orgánica, objetivos y
necesidades operativas.
+ Marco normativo; toma en consideración aquella normatividad que sustenta,
norma y respalda a la institución dentro de su conjunto operacional.
De conocimiento archivístico; igualmente se subdivide en tres apartados, marco
histórico, informativo y normativo.
+ Marco histórico; se considera este aspecto, para recopilar información de las
unidades de archivo en base a su historia.
+ Marco informativo; aquí se encuentra gran parte de la información que será
utilizada para la elaboración del catálogo de disposición documental.

11. + Marco normativo; conocer si existe algún tipo de normatividad que regule,
controle e instrumente la operatividad en el área de los archivos.
ANÀLISIS DE LA INFORMACION.
El archivista deberá reunir toda la información, para su procesamiento,
mediante el análisis y selección de información relevante y significativa para el
catalogo de disposición documental, una manera útil de recopilar información
es a través de cuestionarios, entrevistas, por tanto se deben planear y
programar en momentos oportunos.
De igual manera deben destinarse a personal competente, deberá analizar la
información en un informe y servirse de él, para consulta y medio de trabajo,
además garantizar que la información obtenida cumpla sus expectativas,
objetivos y que realmente sea sustantiva para la elaboración del catalogo de
disposición documental. También garantizara la seguridad de la información
que le es revelada, el catalogo de disposición documental, deberá reflejar
información verídica y oficial de la institución.
Para cada área administrativa se recomienda tratar los siguientes aspectos;
a) Funciones específicas y necesidades operativas.
b) Identificación del tipo de documentación generada.
c) Necesidades, frecuencia y prioridades de consulta documental.
ARCHIVOS OFICIALES.
Los archivos oficiales se dividen en; Federales, Estatales y Municipales.
A su vez los federales se subdividen de acuerdo a nuestra constitución política,
en archivos de los tres poderes; ejecutivo, legislativo y judicial.
Los archivos pertenecientes al poder Federal son los mejor organizados y se
rigen por el sistema decimal universal, de uso obligatorio.
Los archivos estatales al igual que los federales se subdividen en ejecutivo
legislativo y judicial y los hay en cada uno de los estados de la nación.
Archivos de Instituciones Privadas; son los grupos de archivos que
corresponden a instituciones privadas, como el comercio, la banca, la industria,
etc.

12. OSCAR GERMAN PÈREZ ZAMORA
GRUPO: 2101
PROFESORA: MARÌA MARTHA TAPIA ORTEGA
MATERIA: ARCHIVO DE TRÀMITE