Artículo de Óscar Fajardo, antiguo alumno del MBA (Master en Dirección y Gestión de Empresas) [ El camino al éxito, empieza con la mejor formación ] IDE-CESEM, Instituto Directivo de Empresas, Madrid. Masters, MBA, Cursos y Formación para Empresas. 

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1. INNOVACIÓN EMPRESARIAL
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MAYO-JUNIO-JULIO 2008 NÚMERO 22
¿POR QUÉ CHINA ES UNA PARADA OBLIGATORIA EN
EL SECTOR PUBLICITARIO?
BANCA TELEFÓNICA: MEMORIAS DE UNA LUCHADORA
INCANSABLE
CONTRUCCIÓN EN ESPAÑA
Crisis o cambio de ciclo
LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS EN LAS
ORGANIZACIONES
Claves para aprender a organizar proyectos y a
gestionarlos
ENTREVISTAMOS A
JOSÉ BAREA Presidente de Honor de AECA
EZEQUIEL TRIVINO Fundador de WIKREATE
ESPERANZA ABEJARO Socia fundadora de Obrinalia
COMUNICACIÓN DE CRISIS
DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
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2. ARTÍCULO:
Recursos Humanos
LA GESTION DE LOS
PROYECTOS EN LAS
ORGANIZACIONES
Óscar FAJARDO
Óscar Fajardo Rodríguez es
Doctorando en Marketing por la
UCM, Licenciado en Periodismo
por la UCM, Máster MBA por IDE-
CESEM, Máster en Dirección Co-
mercial y marketing por IMF-FSE
y Experto universitario en Planifi-
cación y gestión de Empresas por
la UNED. En el ámbito profesional,
tras una larga experiencia en el
mundo del marketing editorial
en organizaciones como casa-
dellibro.com y Ediciones SM, en
la actualidad es Responsable de
marketing web del Grupo SM para
toda España.
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3. L
a gestión de proyectos se ha convertido en una de las disciplinas más
en auge en los primeros tiempos del siglo XXI, apareciendo ya en
casi todos los temarios de las escuelas de negocio en el ámbito del
management. Lo que comenzó siendo una disciplina más restringida
al ámbito de la producción, el software y su desarrollo, se ha ido adaptando
al mundo de las organizaciones.
Esto ocurre fundamentalmente porque las empresas habitan en entornos
sociales y económicos que requieren dinamismo, diversidad y trabajo
en profundidad, y en esta situación, la generación de una organización
basada en el funcionamiento por proyectos permite obtener dichas
funcionalidades.
El concepto de proyecto
Para aprender a organizar proyectos y a gestionarlos, lo fundamental
es comprender lo que significa el concepto de proyecto. El proyecto es
un conjunto de recursos y actividades dirigidos por un responsable que
se combinan de determinada forma conforme a una estrategia y a un
presupuesto durante un periodo de tiempo limitado y acotado con el fin de
conseguir una serie de resultados en relación a unos objetivos fijados.
Si analizamos cada uno de los elementos que conforman esta definición,
obtendremos parte de las claves para la gestión de los proyectos. De
una parte, distinguimos que el proyecto es un conjunto de recursos y
actividades, es decir, que en el proyecto hemos de seleccionar y emplear
una serie de recursos tanto humanos, como financieros y materiales, para
que pongan en marcha una serie de actividades que nos darán un resultado
determinado. Además, este conjunto de recursos tiene que estar dirigido
por un responsable.
En el concepto de proyecto y su desarrollo, la figura del responsable y de la
dirección y liderazgo es fundamental. No puede existir proyecto alguno sin la
figura del líder. A esto hay que añadir la figura de los roles. En los proyectos,
no solo está el líder, sino que hay que asignar roles a las personas que forman
parte de dicho proyecto.
Continuando con el análisis, los recursos empleados han de combinarse
siempre respondiendo a unos objetivos y a una estrategia prefijada
previamente, es decir, ningún proyecto puede arrancarse si los objetivos y
las estrategias a poner en marcha para llegar a ellas no están definidos.
Y, por último, debemos reseñar que la característica fundamental del
proyecto es que es algo limitado en el tiempo, es decir, tiene un principio y
tiene un final, y que ha de tener siempre unas limitaciones presupuestarias
para su cumplimiento. Normalmente, los proyectos demandarán altos costes
fijos en los procesos de puesta en marcha, con un personal especializado y
con escasa estandarización de materiales empleados y con un coste variable
muy bajo, lo que es fiel reflejo de la intención de los proyectos de ofrecer
soluciones muy personalizadas y adaptadas a la demanda que han generado
su puesta en marcha.
Etapas de puesta en marcha de un proyecto
La gestión de un proyecto es como poner en marcha pequeños negocios
con la peculiaridad de que tienen una temporalidad limitada y muchos de
ellos han de convivir bajo una misma organización compartiendo recursos y
capacidades. En cualquier caso, todo proyecto ha de tener las clásicas fases
de la administración, compuestas por una primera etapa de planificación
que da paso a una de organización para pasar finalmente a la de dirección
y control. Y dentro de cada una de estas etapas, hay una serie de hitos que
deben ir cumpliéndose para evitar desfases económicos y temporales, dos
de los grandes enemigos y peligros del desarrollo de proyectos.
La puesta en marcha del proyecto comienza siempre con la detección de una
oportunidad por parte de algún miembro o actor de la organización. Una vez
comprobada la existencia de dicha oportunidad y su rentabilidad y viabilidad
a la hora de afrontarla, se ponen en marcha las siguientes etapas:
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4. ARTÍCULO:
Recursos Humanos
Etapa 1-Definición del proyecto y creación de grupo de las planificaciones de las diferentes áreas funcionales que
trabajo se verán afectadas por dicho proyecto, que suelen ser como
La dirección, conjuntamente con la línea media afectada, mínimo producción y operaciones, I+D+i, Recursos Humanos y
define el proyecto, al que se le da un nombre (incluso en Económico-Financiero. Por tanto, el responsable del proyecto
algunas empresas se codifica), se nombra un líder del proyecto debe tener unos conocimientos de todas estas áreas, además
y se pone a su disposición un grupo multifuncional compuesto de mostrar capacidades de liderazgo y organizativas.
por personas de las diversas áreas que se consideran Dentro de esta etapa, se debe “fasear” el proyecto, de tal
fundamentales para sacar adelante dicho proyecto. En esta manera que tengamos perfectamente delimitados el comienzo
definición del proyecto adelantamos también las fechas de y el final del mismo y las fases intermedias, así como el
inicio y finalización, las áreas principalmente implicadas y el desglose de las actividades que se han de realizar en cada una
presupuesto que va a requerir, incluyendo aquí los recursos de ellas y los responsables de las mismas.
productivos, humanos, tecnológicos y económicos.
Etapa 3-Presentación a la dirección
Etapa 2- Planificación Una vez clarificada la planificación, debe procederse a
El líder del proyecto, conjuntamente con su equipo, comienza presentar a la dirección de la organización. Este paso es
el trabajo de planificación, en el que se fijarán los objetivos fundamental, ya que para el éxito del proyecto es fundamental
a conseguir por el proyecto, las estrategias que se seguirán contar con el apoyo de la dirección, pues es finalmente quien
para conseguir dichos objetivos, el tiempo que se tardará en decidirá qué recursos han de destinarse y qué prioridad
alcanzarlos y el presupuesto necesario para ello, además de tendrá el proyecto en el seno de la organización. Es por ello
los principales responsables de cada tarea. que debemos realizar una presentación atractiva, escueta y
Esta fase es crítica, ya que es la que va a comprometer muy visual, con un resumen ejecutivo donde cuente en dos
los recursos y capacidades necesarias de la organización. páginas a lo sumo lo fundamental del proyecto, un resumen
La planificación requiere un análisis detallado del entorno de la idea del proyecto, su proposición de valor, las variables
relacionado con la puesta en marcha del proyecto, un fundamentales que le van a afectar, las competencias clave,
diagnóstico claro de la situación, una fijación de objetivos el sistema de proyecto (cómo vamos a desarrollar el proyecto
claros, fijados en el tiempo, motivadores, alcanzables, en la organización, sobre todo haciendo hincapié en etapas y
fácilmente comprensibles, que sean compartidos por todos procesos), el equipo de trabajo y la estructura del mismo para
los miembros del equipo y que sean transmitidos de forma el proyecto y los recursos humanos y financieros.
adecuada.
Una vez fijados los objetivos, la planificación requiere el diseño Etapa 4-Organización
de las estrategias corporativas y competitivas adecuadas, así En esta etapa, el responsable del proyecto definirá la
como la definición del plan de marketing y comercial, y de estructura del grupo que trabajará en el proyecto. En ella, se
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5. dibujará un organigrama donde quedarán expansión.
representados los niveles de autoridad y En esta etapa, también han de fijarse los procedimientos que han de
la jerarquía, los lugares que ha de ocupar seguirse para desarrollar todo el proyecto, así como sus responsables,
cada miembro del equipo y las relaciones tanto de los procedimientos como de las actividades que le preceden y
existentes entre ellos. Quedarán fijadas las le siguen. Por último, recordar que como en todo negocio, el concepto
relaciones que se establecerán entre los de organización influye en las medidas a tomar desde el punto de vista
miembros del equipo y entre ellos y el exterior, de la producción a la hora de localizar las plantas de producción (hacer
así como las responsabilidades a las que o comprar), a la hora de organizar el aprovisionamiento y la gestión
deberán hacer frente. de stocks, la organización de los procesos y la distribución en planta,
Es fundamental dotar a cada uno de los la organización de las inversiones y de las fuentes de financiación del
miembros de los medios suficientes para proyecto, así como la definición de los perfiles de los miembros del
poder hacer frente a dichas responsabilidades grupo de trabajo, su formación y su remuneración.
( y a s e a e n m a t er i a d e f o r m a c i ó n ,
equipamiento, subordinados,…). Se fijarán las Etapa 5- Implementación de la planificación
jerarquías y modelos de relación, se creará un Una vez que tenemos todo el equipo formado y desarrolladas las fases
clima y una cultura de equipo que favorezca el del proyecto, no nos queda más que comenzar su implementación,
funcionamiento. Este trabajo de organización movilizando todos los recursos requeridos y siguiendo las pautas
debe cumplir los dos principios básicos establecidas en la planificación. En esta etapa, cada actor del proyecto
empresariales: el principio de objetivo, es deberá desempeñar la tarea asignada y responsabilizarse de aquello
decir, todos los miembros del grupo deben para lo que se le ha destinado. Se desarrollarán las actividades y los
tener una misión y una función clara que procedimientos definidos en las etapas anteriores. Es en este momento
cumplir, y el de eficiencia, se debe buscar que donde el responsable del proyecto debe responsabilizarse de dirigir
el trabajo de cada uno de los miembros sea todos los recursos y de tomar decisiones de manera constante.
lo más eficiente posible.
Y por supuesto, y fundamental en la Etapa 6-Control
organización, esta es la fase en la que cada El control puede ser a priori, durante el proyecto o a posteriori. Lo ideal es
persona debe conocer cuál es la función una combinación de todos. De una parte, podemos antes de comenzar
básica por la que se le medirá y valorará. consultar históricos y competencia para saber si lo que hemos diseñado
Se debe delimitar el campo de autogestión está en consonancia con las buenas prácticas diseñadas por otros o si
y de funcionamiento de cada uno de los por el contrario debemos revisar algunos aspectos del proyecto. En el
puestos, aunque siempre con la flexibilidad control durante el desarrollo del proyecto, se han de establecer hitos
suficiente para que tanto el puesto como y nudos de control, así como responsables en el organigrama para ir
quien lo ocupa vayan ganando cada vez más controlando que las fases se están cumpliendo adecuadamente.
peso y mayor dimensión en beneficio del En este momento, es muy común emplear técnicas como el método
proyecto. Por tanto, la organización debe Pert o el diagrama de Gantt, que nos permiten saber el orden de
ser lo suficientemente explícita para evitar prelación de las actividades y los tiempos de holgura máximos y
dispersiones de recursos y problemas de mínimos que tenemos para realizar dichas actividades. Por último, el
jerarquía y responsabilidades y lo más flexible control al finalizar el proyecto consiste en comparar los presupuestos
posible para no frenar el crecimiento y la de salida con los del final del proyecto a través de indicadores desde
perspectivas financieras, de cliente, de procesos y de aprendizaje, con el
fin de detectar las desviaciones que hemos sufrido e intentar paliarlas
si se puede o no volver a repetirlas en futuros proyectos similares.
Etapa 7- Cierre del proyecto
En esta etapa final, el proyecto ha finalizado y se cierran los
presupuestos, se deshace el grupo de trabajo y se presentan a la
dirección los resultados y el informe final. En esta etapa cobra especial
importancia la valoración del desempeño de los miembros del equipo
para promocionarlos en futuros proyectos hacia puestos de mayores
responsabilidades.
Finalmente, los proyectos no siempre se pueden cerrar totalmente en
la fecha señalada, por lo que es conveniente mantener un pequeño
núcleo del antiguo grupo de trabajo activo para cerrar las incidencias
residuales que se vayan produciendo.
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