Este documento trata sobre el público interno y la importancia de implementar un plan de comunicación efectivo. Explica que una buena comunicación interna ayudará a crear un mejor clima laboral, a que los empleados se sientan parte de la organización, y a alcanzar los objetivos empresariales de manera más eficiente. También describe diferentes canales, direcciones y acciones de comunicación para interactuar con el público interno, así como formas de evaluar la efectividad de las comunicaciones.

1. CLASE 8
Comunicación Corporativa
Y Organizacional
Desarrollo Organizacional Parte II
El Público Interno
Profesor: Cristian López Email: cristianlopez.profesor@gmail.com

2. Desarrollo Organizacional, Supuestos
Los modelos de Desarrollo Organizacional parten de algunos supuestos
básicos, tanto acerca de los individuos como de las organizaciones y las
relaciones que estos individuos establecen con ellas, con otros individuos con el
medio ambiente que los rodea.
En términos generales, esos supuestos han sido clasificados por Ferrer de la
siguiente manera.
1. Acerca de los individuos
La mayoría de los individuos aspiran a un crecimiento y desarrollo
personal, elementos más susceptibles de ser canalizados en un ambiente de
apoyo y de reto. La mayoría de la gente desea contribuir, y tiene la
capacidad de hacerlo.

3. Desarrollo Organizacional, Supuestos
2. Acerca de los grupos
La mayoría de la gente desea ser aceptada e interactuar cooperativamente con
un/os grupos de referencia, usualmente el grupo de trabajo, o el grupo familiar.
Psicológicamente, uno de los más importantes grupos de referencia es el
trabajo. Así la mayoría es capaz de incrementar su eficiencia, ayudados por sus
grupos de referencia para resolver problemas y trabajar eficientemente en
grupo.
Para que un grupo pueda optimizar su efectividad, es necesario que todos sus
miembros se ayuden entre sí con una dirección efectiva y compañerismo.

4. Desarrollo Organizacional, Supuestos
3. Acerca de las personas en las organizaciones
Lo que sucede en la vasta organización afecta al grupo pequeño, y
viceversa; lo que sucede a un subsistema (social, técnico y administrativo),
afectará y será afectado por otras de las partes del sistema.
La cultura, en la mayoría de las organizaciones, tiende a suprimir los
sentimientos entre las personas y entre los que las mandan. La supresión de
sentimientos afecta adversamente la solución de problemas, el desarrollo
personal y la satisfacción en el trabajo.

5. Desarrollo Organizacional, Las Metas
Las metas pueden resumirse en los siguentes puntos:
Crear en toda la organización una "cultura abierta", orientada a la solución
de problemas.
Complementar la propia autoridad del cargo, con la autoridad que
proporciona el conocimiento y la competencia.
Situar las responsabilidades de toma de decisiones y solución de
problemas lo más cerca posible de las fuentes de información.
Crear confianza entre personas y grupos de toda la organización.

6. Desarrollo Organizacional, Las Metas
Propiciar la elaboración de un sistema de recompensas en el que se
reconozca, tanto el logro de las metas de la organización, como el
desarrollo de las personas.
Intensificar en las personas el sentimiento de que ellas son los dueños de
los objetivos de la organización.
Aumentar el auto-control y la auto dirección de las personas que forman
parte de la organización.

7. Desarrollo Organizacional, Criterios e intervención
En términos generales, los criterios se dividen en las siguientes opciones:
1. Empezar en la gerencia (nivel organizacional más alto).
2. Empezar con las personas.
3. Empezar donde haya problemas (el más habiual)
Beckhard, recomienda que se debe iniciar en la alta gerencia (enfoque de
producción) mientras que Schein, recomienda el nivel personal (enfoque
humano).
En la práctica, sin embargo, ha sido el último criterio mencionado (empezar por
donde haya problemas), el que ha prevalecido, si bien contando siempre con el
apoyo o la simpatía de la alta gerencia.

8. Desarrollo Organizacional, Modelo de aplicación
En este punto, podría decirse que existen tantos modelos como intervenciones
posibles, sin embargo, la mayoría de ellos obedecen a una estructura general
similar a la mostrada a continuación:
1. Disonancia.
Necesidad sentida de cambio
2. Posibles alternativas:
a) No hacer nada.
b) Resolver el problema internamente.
c) Solicitar ayuda.

9. Desarrollo Organizacional, Modelo de aplicación
3. En el caso de solicitar ayuda externa se inicia propiamente el programa
de Desarrollo Organizacional con una fase de identificación preliminar del
problema.
4. Recopilación de información.
5. Discusión de los hallazgos con las personas involucradas, con objeto de
establecer un compromiso de trabajo denominado, por la mayoría de los
autores, "contrato psicológico".

10. Desarrollo Organizacional, Modelo de aplicación
6. Diagnóstico conjunto.
7. Diseño de planes de acción.
8. Implementación de los planes.
9. Seguimiento y evaluación.
10. Documentación.

11. Público Interno ¿Por qué es importante implementar un
plan de comunicación?
porque una buena opinión del público interno ayudará a alcanzar los objetivos y
optimizar las posibilidades de la empresa ú organización.
porque una buena opinión del público interno ayudará a un mejor clima laboral,
menos conflictos, menos ausentismo del personal; en una palabra, que todos y
cada uno de los que forman parte de la organización trabajen más a gusto y
pongan lo mejor de sí en todas las tareas que realicen.

12. Público Interno ¿Por qué es importante implementar un
plan de comunicación?
Lo que se busca por medio de la comunicación interna es que todos los
niveles de la empresa se sientan protagonistas y no sólo espectadores, ya
que al conocer lo que hace y lo que piensa hacer la organización, se sentirán
que forman parte de ella.

13. Público Interno Justificación de la comunicación
La comunicación interna generará un clima de pertenencia y así se trabajará
mucho mejor y más a gusto.
Acercar a la gente la información que desea y no sabe donde buscarla.
Concentrar la atención en los puntos que la organización considere más
importantes.
La información es un instrumento muy importante en el proceso de toma de
decisiones, y la comunicación es la encargada de difundirla.
La comunicación proporciona señales de alerta ante conflicto potenciales de
manera que se podrán solucionar más fácil y rápidamente.

14. Público Interno Canales de la comunicación
1. El más básico; el cara a cara.
Una de las mejores maneras de transmitir información, por eso es que
resulta necesario contar con una red de “facilitadores”, que se encarguen de
producir el Feedback
2. Formales, divididos en Personales e Inpersonales.
Personales: Reuniones de trabajo, desayunos, etc.
Además de saber el “que se dice” podemos observar las actidudes,
expreciones y por su puesto el “como se dice”.
Inpersonales: boletines, revista institucional, correo, email, diario mural,
encuesta, etc.
3. Informales, la comunicación de pasillo. El rumor.

15. Público Interno Direcciones de la comunicación
Como ya sabemos se da en 3 planos: Descendente, Ascendente y Horizontal.
Descendente
Desde la jerarquía hacia los subordinados.
Las jefaturas selan lo que esperan de ellos (los subordinados).
Ascendente
Desde los subordinados a la Gerencia o jerarquía.
Más compleja porque puede involucrar ciertas tenciones.
Los subordinados señalan como ven el desarrollo de las tareas por aprte de sus
superiores.

16. Público Interno Direcciones de la comunicación
Como ya sabemos se da en 3 planos: Descendente, Ascendente y Horizontal.
Horizontal
Entre pares.
Permite compara puntos de vista, experiencias, información, etc.

17. Público Interno Acciones In-door
Son las tácticas de comunicación institucional para los grupos de interés
internos y semi-internos. Se realizan en coordinación con el Área de Recursos
Humanos o el departamento de Personal.

18. Público Interno Acciones In-door
Inducción
Proceso de ambientación de un nuevo miembro de la organización.
Se realiza en base a reuniones, charlsa, vistas guiadas, entrega de material
institucional, etc.
Entrega del manual de empleado
Manual que contiene un resumen de normativas, Filosofia organizacional,
Objetivos básicos de la organización, Historia de la organización, Organigrama,
Derechos y deberes, Horarios, Remuneraciones, Seguridad, Comunicaciones,
Beneficios, Capacitación, Acción social.

19. Público Interno Acciones In-door
Carteleras / Diarios Murales
Herramienta de rápido acceso, requiere un mantenimiento semanal.
Revista Interna
Es la revista de la empresa hecha por y para su personal, que comunica
conceptos de la entidad y notifica o reafirma conductas positivas.

20. Público Interno Acciones In-door
Otras acciones
Cartas
Se utilizan para comunicar temas especiales y muy importantes, y deben estar
firmadas por el máximo responsable de la organización. Tienen la ventaja de ser
personalizadas (lo cual brindará un sentimiento de pertenencia y protagonismo).
Es un medio comunicacional económico, directo, rápido e íntimo.
Circulares, Memos
Son notas internas y no tienen por qué estar coordinadas por el departamento
de Comunicaciones Internas.
Correo Electrónico
Es un medio de comunicación muy rápido y expedito. Se utilizan para enviar
información detallada y específica. Es una comunicación muy económica y
beneficiosa por el Feed Back que produce.

21. Público Interno Acciones In-door
Buzón De Comunicaciones
Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y
puedan dirigirse hacia los niveles superiores. Se pueden dejar mensajes, pero
no esperar ningún premio por eso. No deben tenerse en cuenta los mensajes
anónimos.
Reuniones Con Dirigentes
Son reuniones donde se da la posibilidad de que los empleados hablen “cara a
cara”con sus dirigentes y puedan expresarse. Esto también les dará un
sentimiento de protagonismo.

22. Público Interno Acciones In-door
Los Eventos internos
Aniversarios e inaguraciones
Convenciones
Eventos culturales
Conmemoraciones
Fiestas de Fin de año, etc.
Son buenos ocasiones para que el personal tome conocimiento de las políticas y
filosofías de la organización y para conocer las respuestas que se tienen por
parte de los empleados.
También, pueden entregarse regalos, beneficios especiales, ofertas comerciales,
premios etc.
Todo evento que la organización haga debe hacerlo convencido de que su
capital más importante es su gente.

23. Público Interno Evaluaciones de las comunicaciones
Auditoría de Imagen Interna
Se hace por medio de encuestas y sondeos de opinión del público interno. Los
datos se analizarán y darán lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta
estos datos o, simplemente, no se averigüan será muy díficil mantener una
estructura de comunicación institucional.
Encuestas y Sondeos de Opinión
Se utilizan para actualizar permanentemente los datos que se obtuvieron a partir
de la auditoría de imagen. Se utilizan los medios de comunicación controlados y
son de muy bajo costo.

24. Público Interno Comunicación Informal
El Rumor
El rumor son noticias no controladas, que se suelen propagar oralmente,
de algo realmente sucedido o no.
El rumor es más atractivo que las comunicaciones formales u oficiales; es de
difícil control y sus efectos pueden ser contraproducentes, tanto que muchas
veces son más creíbles las informaciones de “pasillo" que las comunicaciones
de la estructura formal.
Sólo sí se cuenta con una fuerte e importante estrategia comunicacional,
se podrá luchar contra los rumores aunque nunca no se los podrá hacer
desaparecer por completo.

25. Público Interno ¿Qué pasa con las PYMES?
Existe la tendencia a pensar que sólo las empresas de cierto tamaño pueden
llevar a cabo acciones de comunicación interna.
Los mayores recursos de aquéllas hacen posible la dotación de puestos
específicos para responsables de la comunicación interna, así como la
confección y puesta en práctica de planes y actividades concretos.
Lo cierto es que comunicación interna ha existido siempre. Todas las
organizaciones humanas la llevan a cabo consciente o inconscientemente.
Desde un consejo de administración hasta una entrevista de evaluación,
pasando por circulares, órdenes, informes, memorandos... en los que un emisor
trata de informar, motivar o influir en un receptor utilizando un código
determinado.

26. Público Interno y la sociedad del conocimiento
No importa el tamaño de la empresa, todos necesitan solucionar o adoptar estrategias
para que cada uno de los elementos involucrados en la comunicación interna fluyan con
rapidez entre ellos.
Las redes sociales le cambiaron completamente la cara a Internet y están
cambiando los hábitos de quienes habitamos este espacio digital.
Las posibilidades de compartir, de construir conjuntamente, de enterarse en
tiempo real, de conversar, hacen de la denominada web 2.0 una explosión de
posibilidades, la pregunta es cómo estas herramientas pueden estar al servicio
de la estrategia de comunicación al interior de las organizaciones.

27. Público Interno y la sociedad del conocimiento
Compartir archivos y bases de datos desde cualquier parte
conocer las novedades de la empresa y nuevos miembros
poner al alcance de todos los cambios en el sistema de calidad
trabajar en equipo sin necesidad de estar en el mismo espacio
fluidez en los procesos entre departamentos
reírse con los chistes del momento
conocer nuevas oportunidades de carrera en la organización
gestionar eficaz e interactivamente el plan de formación interno
anunciar la venta un vehículo por parte de cualquier trabajador
felicitar a quienes están de cumpleaños
realización de cursos on line (e-learning)
Etc.

28. Público Interno y la sociedad del conocimiento
La incorporación de nuevas tecnologías es de vital importancia desde el área de
recursos humanos y la relación costo-beneficio es ampliamente favorable para
la empresa.
No se trata de implementar la intranet u otra herramienta costosa.
Un estudio sobre cual debe ser la mejor plataforma de comunicación para la
organización entregará las pautas a seguir.
Las soluciones van desde las gratuitas disponibles en Internet, pasar por
desarrollos a medida, como una intranet, o decidirse por soluciones probadas
con éxito como la de First Class o el Windows NT.

29. Público Interno y la sociedad del conocimiento
Estas herramientas son eso, herramientas y nunca suplantarán una buena
estrategia de comunicación.
Pueden ser una evolución o adaptación de otro medios internos como el boletín,
el diario mural, etc. Pero también pueden ser una nueva forma de interacción
entre quienes conforman una organización.

30. Público Interno y la sociedad del conocimiento
Consideraciones, sobre la estrategia.
Hay que tener en cuenta que las Nuevas Tecnologias deben ser parte del
despliegue operativo del Plan de Comunicación de la Empresa.
El pensamiento estratégico debe ser aplicado igualmente en el diseño de un
buen plan de medios virtuales.
Sobre esta plataforma deben comenzar a agregarse diferentes servicios o
posibilidades los cuales deberán siempre obedecer a una necesidad de
comunicación planteada en la Plan de Comunicación.

31. Público Interno y la sociedad del conocimiento
Por ejemplo, si la necesidad es crear un espacio donde diferentes personas
geográficamente dispersas puedan compartir ideas sobre un proyecto, se
debería pensar en un foro o en un grupo de Facebook.
Si se busca fomentar la participación de los colaboradores de una organización,
la respuesta son los blogs.
Si se tiene que compartir conceptos muy importantes o enviar un mensaje del
líder de la organización a todo su grupo de colaboradores, es más
recomendable el uso del video.
En resumen; primero, la estrategia, luego encontrar una herramienta dentro de
las Nuevas tecnologias que ayude en su ejecución.

32. Público Interno y la sociedad del conocimiento
Consideraciones, de lo lineal a lo multidireccional
Una de las principales ventajas de la comunicación digital es que rompe
definitivamente el modelo unidireccional de la comunicación interna.
Las nuevas tecnologías deben permitir la apertura hacia nuevos esquemas de
participación los cuales se conviertan en elemento fundamental de la cultura
corporativa; "Escuchar y ser escuchado”.
La comunicación debe fluir por todos los niveles de la organización y en
todas direcciones.

33. Público Interno y la sociedad del conocimiento
Se debe buscar convertir los contenidos en conversaciones.
Los usuarios no son más sujetos pasivos en el proceso de comunicación, deben
convertirse en generadores de contenidos a través de su participación.
Esa es una de las reglas de la Web 2.0: contenidos construidos por los
usuarios.

34. Público Interno y la sociedad del conocimiento
Consideraciones, social o páginas sociales…
Una de las inquietudes de los directivos es que el uso de las nuevas tecnologias
termine en la exposición de las fotos del último encuentro del departamento.
La idea implicta es la de compartir; conocimientos, experiencias, ideas.
Es a través de la interacción social que se comparte la cultura organizacional y
se construye el conocimiento.

35. Público Interno y la sociedad del conocimiento
Consideraciones, educar no restringuir servicios
Existe aún la equivocada idea que estas Herramientas son “para perder el
tiempo” y no son vistas como muy útiles para la gestión en las organizaciones.
Todo es cuestión de educación y cultura.
Enseñar a los usuarios a utilizar estas herramientas para hacer más fácil su
trabajo. Crear un código de conducta, unos procedimientos, un marco de
uso para estos medios.

36. Público Interno
La mejor Comunicación Interna consiste en:
"Decir la mejor verdad, de la mejor manera posible y en
el mejor momento“…

37. Comunicación Corporativa
y Organizacional