Introduccion Desktop Organizer
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Descripción de funcionalidades de la aplicación "DesktopOrganizer" de https://acm-sl.com
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Introduccion Desktop Organizer
- 1. ¿Un Organizador del Escritorio para la gestión de Proyectos?
- 2. Una magnífica idea para acceder rápidamente a documentos y aplicaciones El Escritorio
- 3. • Implica el acceso ágil a un conjunto de documentos. • Establecer relaciones complejas entre los documentos. • Analizar los documentos. • Poder almacenar y acceder a estos análisis de forma rápida y contextualizada. • Poder localizar los documentos de acuerdo a criterios que son propios del Proyecto. Un Proyecto
- 4. Problemas a resolver 1. Tener acceso ágil a los documentos como en el Escritorio, pero para muchos documentos. 2. Independizar el almacenamiento de los documentos, de su uso. Un documento puede “estar” en varios “Proyectos”, ... 3. Facilitar la creación, el almacenamiento y el acceso de análisis de documentos. 4. Facilitar la búsqueda de documentos dentro de un Proyecto. 5. Facilitar la creación de Vistas generales de los documentos de un Proyecto
- 5. La propuesta de ACM SL DesktopOrganizer
- 6. Proyecto Localización física del fichero o aplicación Opción: Acceso directo a un fichero o aplicación Comentario sobre la Opción específico para este Grupo del Proyecto El mismo fichero con nombre diferente en otro Grupo del proyecto Un Grupo de Opciones Etiquetas ACMSL DesktopOrganizer Ejemplo
- 7. Programa sin instalación (mínima intrusión en el PC). Al ejecutarlo: Crea un acceso directo en el Escritorio. Crea un directorio para almacenar los ficheros de Proyectos. Asocia los ficheros con extensión “*.dto” para ser ejecutados por él. ACMSL DesktopOrganizer
- 9. Facilidad de acceso y utilización: Descargue el ejecutable desde https://acm- sl.com/es/destktop-organizer Deposítelo en un subdirectorio cualquiera del disco (es preferible no dejarlo en el “Escritorio”) Ejecute el fichero haciendo doble-click sobre él. ACMSL DesktopOrganizer
- 10. Aparecerá el mensaje Comprobará que en su Escritorio aparece el siguiente icono. Puede lanzar el programa desde este acceso. Y también habrá un acceso director al subdirectorio donde se almacenarán los ficheros de configuración (*.dto) Primera ejecución ACMSL DesktopOrganizer
- 11. Aparecerá el formulario siguiente, que le permitirá elegir una configuración existente o la creación de una nueva. Ejecución del programa ACMSL DesktopOrganizer
- 12. En el formulario “Seleccione una acción” elija “Crear” Le pedirá el nombre de la nueva configuración (en el ejemplo se ha elegido “ProyectoPrueba1”) Creación de un ‘Fichero de Configuración’ ACMSL DesktopOrganizer
- 13. Tiene dos formas de comenzar a editar el nuevo fichero (puede cambiarlas después a voluntad). Elija “Usar menús emergentes” Creación de un ‘Fichero de Configuración’ ACMSL DesktopOrganizer
- 14. Vista inicial del formulario Proyecto usado Panel de visualización de Grupos y Opciones Selector de vistas Panel de presentación de información (comentarios) Panel de presentación de etiquetas de la Opción seleccionada en el panel izquierdo ACMSL DesktopOrganizer
- 15. DesktopOrganizer tiene cuatro formas de visualizar y acceder a las Opciones definidas en un fichero de configuración. Se puede cambiar en cualquier momento entre ellas mediante el selector Presentación. La funcionalidad asociada a cada una se explica más adelante. En lo que sigue utilizaremos la “Vista estándar” Vistas disponibles ACMSL DesktopOrganizer
- 16. Caso de uso: “Limpiar el Escritorio” En las diapositivas siguientes se muestra el procedimiento para crear uno (o varios) fichero(s) de configuración con los siguientes objetivos: • Darle nombres significativos a los accesos directos que existan en su Escritorio, independientes de sus nombres. • Agruparlos en Grupos con nombres también significativos. • Asociarles comentarios que tengan sentido (para Vd.) • Asociarles etiquetas de forma que pueda crear y mantener, muy fácilmente, taxonomías significativas para Vd. • En caso de que el acceso directo corresponda con un fichero “dejado” en el Escritorio, le permitirá elegir donde ponerlo definitivamente, de acuerdo con sus criterios. ACMSL DesktopOrganizer
- 17. Elija el acceso directo a incorporar con el botón izquierdo del ratón y sin levantar el dedo, arrástrelo al panel izquierdo del formulario. Ver figura (el fichero arrastrado es el “Virtual Models for …) Añadir un acceso directo a la configuración ACMSL DesktopOrganizer
- 18. El programa “reconoce” el arrastre del fichero, ha descubierto que no existe ningún “Grupo” al que asociarlo y presenta el formulario para que el usuario introduzca un primer “Grupo” (se ha elegido “Vibraciones”). Puede cambiar posteriormente este nombre. Puede dejar sin rellenar “Comentario”, para más adelante. ACMSL DesktopOrganizer Añadir un acceso directo a la configuración
- 19. En este momento, el programa ya sabe el qué Grupo colocar la Opción correspondiente al acceso directo, y presenta el formulario siguiente, por si se quiere cambiar algún aspecto. Pulse “Guardar datos y volver” … ACMSL DesktopOrganizer Añadir un acceso directo a la configuración
- 20. El programa le presentará el siguiente mensaje: ... porque Vd debe comprobar que el fichero “es” accesible. Pulse “Comprobación Comando”. Si el fichero aparece bien, pulse “Si” en el siguiente formulario. ACMSL DesktopOrganizer Añadir un acceso directo a la configuración
- 21. Si pulsa ahora “Guardar datos y volver” el programa le presentará el formulario siguiente: Pulse “Si” y le pedirá un directorio donde mover “físicamente” el fichero. Una vez seleccionado el directorio destino: • Tendrá una entrada correspondiente al fichero inicial, en el Grupo elegido. • El fichero físico del acceso directo original se habrá movido al directorio elegido, y habrá desaparecido del Escritorio. Ver siguiente diapositiva Añadir un acceso directo a la configuración ACMSL DesktopOrganizer
- 22. Resultado: Primera entrada de un acceso directo por “arrastre”. Añadir un acceso directo del Escritorio a la configuración ACMSL DesktopOrganizer
- 23. Si repite la operación descrita hasta aquí utilizando otro acceso directo del Escritorio verá que existen dos casos, dependiendo de donde “suelte” el acceso directo en el panel izquierdo: 1. Sobre un grupo existente (zona azul de su título o cualquiera de sus Opciones). 2. Fuera de un grupo existente. En el caso 1) aparecerá directamente el formulario de la diapositiva de edición de detalles de la Opción. Nota importante: note que, aunque haya usado un Grupo existente, no tiene por qué mover el fichero al mismo directorio destino usado para el caso anterior. En el caso 2) el programa le pedirá que indique a qué Grupo quiere asignar la nueva Opción, pero esta vez, le permitirá elegir entre los Grupos ya existentes. Ver siguiente diapositiva. Añadir los siguientes accesos directos ACMSL DesktopOrganizer
- 24. Caso de arrastre de acceso directo fuera de un Grupo. En este caso, como hay Grupos existentes, está habilitada la opción “Existentes”, aunque también se puede añadir un Grupo nuevo. ACMSL DesktopOrganizer Añadir los siguientes accesos directos
- 25. Funcionalidades: Cambiar nombres, añadir comentarios, y asociar etiquetas • Se le puede cambiar de nombre a un Grupo o a una Opción sin tener que cambiar la localización física del fichero. • También se pueden añadir, quitar y modificar los comentarios de Grupos y Opciones. • A las Opciones también se les pueden asociar etiquetas. ACMSL DesktopOrganizer
- 26. Cambiar el nombre de un Grupo ACMSL DesktopOrganizer Botón derecho Botón izquierdo
- 27. Cambiar el nombre de una Opción ACMSL DesktopOrganizer Botón derecho Botón izquierdo
- 28. Cambiar el nombre de una Opción ACMSL DesktopOrganizer Edición del nuevo título
- 29. Cambiar el comentario de un Grupo ACMSL DesktopOrganizer Botón derecho Botón izquierdo
- 30. Vista del comentario en el panel derecho. Nótese que la presentación del texto se adapta al tamaño del panel, que es cambiable a voluntad. Cambiar el comentario de un Grupo ACMSL DesktopOrganizer
- 31. Si quiere introducir un nuevo párrafo, debe insertar dos retornos de carro consecutivos. Nótese que la presentación del texto se adapta al tamaño del panel, que es cambiable a voluntad. Cambiar el comentario de un Grupo ACMSL DesktopOrganizer
- 32. Cambiar el comentario de una Opción ACMSL DesktopOrganizer Botón derecho Botón izquierdo
- 33. Las etiquetas permiten crear estructuras de clasificación. La “Vista por árbol de etiquetas” permite acceder a las Opciones “navegando” por las etiquetas. Como en la “Vista estándar”, al pasar sobre una Opción se presentan instantáneamente su comentario y sus etiquetas, y se puede ejecutar haciendo doble-click. Asociar etiquetas a una Opción ACMSL DesktopOrganizer
- 34. Teniendo etiquetas asociadas a Opciones es posible mejorar las búsquedas de Opciones por texto libre. Asociar etiquetas a una Opción ACMSL DesktopOrganizer
- 35. Cambiar las etiquetas de una Opción ACMSL DesktopOrganizer Botón derecho Botón izquierdo
- 36. • Una etiqueta está delimitada por una coma o un retorno de carro. • Puede contener blancos. • Las etiquetas jerárquicas se crean separándolas por “:” Cambiar las etiquetas de una Opción ACMSL DesktopOrganizer
- 37. Vista por Opciones por Ultima Fecha de Ejecución ACMSL DesktopOrganizer
Notas del editor
- El escritorio es una gran idea, ya que nos permite visualizar y acceder rápidamente a un conjunto de documentos y aplicaciones que usamos a menudo. El problema viene cuando el numero de estos documentos es muy grande, ya que no nos ofrece un mecanismo realmente utilizable para encontrar un documento determinado. Esto es debido a que el acceso a cada documento es mediante un icono pequeño y un texto también pequeño; y además el icono generalmente corresponde con la aplicación que se usa para visualizar dicho documento, con lo que no ayuda a diferenciarlos. Es decir, dejar documentos en el escritorio anula su utilidad cuando el número de documentos es grande.
- Un proyecto conlleva el acceso y la gestión de un conjunto de documentos, sean textos, hojas de cálculo, imágenes, etc. Es muy importante la rapidez y facilidad de acceso a esos documentos en el contexto del proyecto. Y también poder establecer relaciones entre ellos, que pueden ser complejas. Relaciones que tienen sentido dentro del proyecto. Los documentos son analizados y las conclusiones de esos análisis deben ser almacenados de forma tal que …
- Tengamos acceso ágil a sus documento, como si estuvieran en el Escritorio. Además es necesario independizar donde se encuentre el documento de qué relación tiene con un determinado proyecto, ya que es posible que un documento esté relacionado con mas de un proyecto. Por otra parte, cuando incorporamos un documento a nuestro PC, que nos llega por ejemplo como adjunto a un correo electrónico, o que descargamos de Internet, se nos presenta el problema de elegir donde (en qué directorio) “dejarlo”. En general, hay muchos criterios posibles, y la decisión de uno de ellos, muchas veces, tiene que ver con la procedencia. Posteriormente, si queremos utilizar un documento en más de un proyecto, en muchos casos, hacemos una copia de ese documento en el directorio que hemos creado específicamente para ese proyecto. El resultado es que acabamos teniendo varias copias de un mismo documento. Otro asunto importante se refiere al análisis del documento. Por ejemplo, cuando recibimos un fichero con nombre “IMG20876.jpg” que es una foto de personas conocidas, inmediatamente tenemos necesidad de asociarle el nombre de las personas que allí aparecen; por ejemplo, “Jorge y Marga en La Manga – 2017.jpg”, aunque, en la mayoría de los casos, el nombre no nos permite identificar nuestro interés en ese documento, que puede ser algo así como “Jorge y Marga, en 2017, en La Manga, en el barco de nuestro amigo Alberto, yendo a bucear a Cala Reona”. Es decir, el nombre del fichero del documento no es suficiente para guardar nuestro interés en el documento. Lo mismo ocurre con la reseña de un libro, o las anotaciones de una determinada hoja de calculo en un fichero Excel donde se muestran datos de interés para un determinado asunto o proyecto. Estos detalles del documento hay que almacenarlos en algún sitio, y ese sitio debe estar asociado no solo al documento en sí, sino a algún aspecto de dicho documento en relación con un determinado proyecto. Y por supuesto, debemos tener acceso a estos detalles de la forma más rápida posible. Cuando el número de documentos asociados a un determinado proyecto es grande, es muy útil disponer de herramientas que nos permitan buscar todos aquellos documentos que tengan asociados ciertas características. Esta búsqueda debe hacerse sobre “nuestro interés” en cada documento, es decir, sobre el análisis que hayamos hecho del mismo, aparte, por supuesto, del nombre del documento. En general los documentos de un proyecto se deben clasificar de acuerdo con criterios que sean significativos para dicho proyecto. Esto se consigue con la definición de taxonomías, definidas como conjuntos jerarquizados de etiquetas. Es decir, los documentos asociados a un proyecto deben tener asociadas un conjunto de etiquetas. Las etiquetas asociadas a un documento son válidas dentro de ese proyecto; en otro proyecto, si también se incluye el documento, pueden tener otras. Por ultimo, es útil disponer de vistas generales del conjunto de documentos asociados a un Proyecto. En el caso de que sean muchos, y previendo que esa visualización ocupe mucho sitio en pantalla, conviene agruparlos con algún criterio.
- Nuestra propuesta es “DesktopOrganizer”
- La interfaz de usuario es simple y de fácil uso. La parte superior muestra el fichero de configuración (o proyecto) que se está visualizando. El panel izquierdo presenta documentos agrupados por Secciones o Grupos, que se pueden desplegar rápidamente y que reduce el espacio requerido para su presentación. Cuando el ratón pasa por encima de uno de los documentos aparecen de forma inmediata: Donde se encuentra el documento en el disco. Cual es el nombre asociado, que puede no coincidir con el nombre del fichero. Los comentarios resultado del análisis realizado sobre este documento y que tienen relación con esa sección del Proyecto. Las etiquetas que tiene asociadas, en la sección “Proyecto Vibraciones” Por ultimo, se muestra una referencia al mismo documento, pero agrupado en otra sección (Ministerio), y con otro nombre significativo para esa sección
- En cuanto a las característica de la aplicación DesktopOrganizer, los puntos mas importantes son: No necesita instalación, de forma que el impacto sobre su sistema es mínimo Solo realiza tres acciones: crea un acceso directo en el escritorio, de forma que sea fácil localizarlo. Crea un directorio debajo del directorio “Escritorio”, llamado “DesktopOrganizer_files”, que es donde se guardarán, por defecto, los ficheros de configuración que se creen, aunque la aplicación puede abrir cualquier fichero de configuración, esté donde esté del disco. Asocia los ficheros con exteion dto a esta aplicación. De esta forma solo con hacer doble-click en uno de estos ficheros, se presentará su contenido de forma inmediata.
- Otra razón que puede ser importante es que es totalmente gratuita.
- En lo que sigue se presenta las características mas importantes de su uso. Ha sido diseñado para que sea de muy fácil uso. Primero debe descargarse el ejecutable desde nuestra web. Lo puede dejar en cualquier directorio, aunque es recomendable que no lo deje en el Escritorio.
- Cuando se ejecuta por primera vez crea el acceso directo en el escritorio y lo notifica con un mensaje Puede comprobar que en el escritorio aparecen los dos iconos que se muestran aquí.
- Cualquier ejecución subsiguiente que haga pulsando el acceso directo en el escritorio “DesktopOrganizer” le presentará la elección entre abrir una configuración existente o crear una nueva.
- En la primer vez, debe elegir la opción “Crear un fichero de configuración nuevo”. Esto es equivalente a definir un proyecto. Por ello le pedirá que de el nombre de dicha configuración. “ProyectoPrueba1” en este ejemplo.
- Tiene dos formas de definir y editar los elementos de la configuración, una mediante menús emergentes, específicos para cada concepto ,y otra mediante un formulario de entrada general de datos. Elegimos la primera opción “Menus emergentes”
- La aplicación nos presentará su interfaz, cuyos elementos son: Indicación de la configuración que se está utilizando El panel izquierdo donde aparecerán (cuando las definamos) las Opciones, es decir, los accesos a documentos o aplicaciones que vayamos definiendo, agrupados en Grupos. El selector de vistas. Lo veremos más adelante. El panel derecho donde se presentarán los comentarios o análisis de las Opciones o Grupos. Y por ultimo el panel de etiquetas asociadas a la opción sobre la que esté el ratón.
- El Organizador de Escritorio permite presentar la información del proyecto de cuatro formas: estándar, que hemos visto en la diapositiva anterior. Por árbol de etiquetas, donde las opciones están agrupadas por taxonomías. Por fecha de ultima ejecución Y también como selección hecha mediante texto libre y/o combinación de etiquetas.
- En las siguientes diapositivas explicaremos la facilidad con la que el organizador de escritorio permite crear ficheros de configuración. Un caso paradigmático es el de intentar “limpiar” el escritorio, es decir, crear un fichero de configuración que contenga los accesos a los mismos documentos y aplicaciones que tengamos en el escritorio, con intención de borrar esos accesos en el escritorio, y quede “limpio”.
- Comenzaremos eligiendo un acceso del escritorio y lo arrastraremos sobre el panel izquierdo, como muestra la secuencia.
- Al soltar el acceso directo sobre el panel izquierdo, el programa detectará que no existe ningún grupo (dentro del proyecto) donde “dejar” la entrada correspondiente al acceso directo del escritorio. Por ello presentará el formulario que se muestra, donde solo puede hacer dos cosas: Teclear el nombre de un nuevo grupo Y cambiar el “comentario”. Introducimos el nombre de este nuevo grupo “Vibraciones” y dejamos para mas adelante la modificación del comentario correspondiente.
- Cuando el programa ya dispone del Grupo donde insertar la Opción correspondiente al acceso directo del escritorio, presenta este formulario, con los datos básicos ya rellenados, (el comando y el titulo) que ha obtenido del análisis del acceso directo. Puede editar el titulo y añadir etiquetas y comentarios. En un primer ejemplo simplemente haremos “Guardar datos y volver” para finalizar la operación. Pero ..
- El programa le presentará un mensaje advirtiéndole de que el comando (es decir, en este caso la referencia al documento) debe ser validado por Vd. Para ello pulse “Comprobación comando” y compruebe que, efectivamente, el documento se abre utilizando la aplicación que tenga asociada por defecto (Word, pdf, Excel, etc.). El programa quedará esperando que le confirme que el documento se ha abierto bien.
- La Opción “Virtual Models for Prediction … “ etc., ya está creada bajo el Grupo “Vibraciones”, pero el programa ha detectado que el acceso directo que hemos cogido para esta operación corresponde a un fichero que está en el subdirectorio Escritorio del sistema operativo. Por eso se ve en el escritorio. De forma que, asumiendo que le puede interesar quitarlo del escritorio le hace la pregunta “¿Quiere moverlo a otro directorio?”. Si responde si, el programa espera que seleccione un directorio donde moverá el fichero físico: de esta forma “limpiaremos” del escritorio el acceso directo original.
- Al final, tendremos una primera opción dentro del único grupo definido hasta ahora. Podemos continuar haciendo esta operación con todos los accesos directos que nos vayan quedando en el Escritorio. En estas operaciones subsiguientes hay una variante posible. …
- Que depende de donde “soltemos” el acceso, en el panel izquierdo, Puede ser sobre un Grupo ya existente o fuera de cualquier grupo. En el primer caso, el programa detectará automáticamente que se quiere añadir una Opción sobre el Grupo elegido. En el segundo caso, volverá a presentar el formulario de elección o definición de grupos, pero esta vez
- Si ya hay algún grupo definido, y sin embargo ha soltado el acceso directo fuera de cualquiera de ellos, el programa entiende que puede que quiera definir un nuevo grupo, aunque también le deja la posibilidad de elegir uno de los ya definidos.
- Cuando ya tenemos algunos Grupos y Opciones en ellos podemos explorar las otras capacidades del programa. Una de ellas es la capacidad de cambiar los nombres o títulos asociados tanto a Grupos como a Opciones. Otra es la capacidad de introducir, muy fácilmente, comentarios, donde se refleje el análisis que hayamos hecho del documento. También es muy fácil cambiar las etiquetas asociadas a una Opción.
- Para cambiar el titulo o nombre de un Grupo, nos situamos con el ratón sobre él, pulsamos el botón derecho con lo que aparece el menú de acciones posible. Movemos el ratón sobre el menú “Cambio de titulo” y pulsamos el botón izquierdo: el programa presenta un formulario con el titulo actual y nos permite modificarlo. Cuando hemos acabado pulsamos Continuar y el titulo queda modificado.
- De manera similar se puede cambiar el titulo de un Opción. Situamos el ratón sobre la opción, pulsamos botón derecho, aparece el menú de acciones posibles. Colocamos el ratón sobre “Cambiar Titulo” y pulsamos el botón izquierdo.
- El programa presenta el formulario relleno con el titulo actual y nos permite modificarlo. Cuando hemos acabado pulsamos Continuar y aparecerá la opción con su nuevo titulo. Hay que hacer notar que esta funcionalidad nos permite elegir un titulo independientemente del nombre del fichero, que se mantiene inalterado. Esta es una funcionalidad de gran ayuda porque permite un reconocimiento rápido de la relevancia del documento para el proyecto.
- La forma de cambiar el comentario de un Grupo es muy similar al del cambio de título. Basta con elegir “Cambiar el comentario” para que el programa presente el formulario con el texto actual del comentario y donde podemos cambiarlo a voluntad. Conforme se va editando el texto en este formulario, se va replicando en el panel derecho del formulario principal. Una característica importante es que el texto en el panel derecho se adapta al tamaño de dicho panel. Esto ocurre porque los comentarios son textos HTML, con lo que, aparte de adaptarse al tamaño del panel donde se presentan, permiten otras funcionalidades, tales como poner enlaces externos (a una url, por ejemplo, o a un fichero dentro del PC, o también insertar imágenes, o cambiar trozos del texto a negrita, subrayado, cambiar el tamaño, etc. Mas adelante se presentan algunos ejemplos. En la ayuda se describen los elementos HTML que pueden ser usados, y el menú “Insertar elementos HTML le ayuda para introducirlos. Por el momento no usaremos estos elementos.
- En esta diapositiva se muestra la diferencia en la presentación del mismo comentario pero con dos tamaños diferentes de panel.
- Una nota importante es que, al ser HTML, los retornos de carro no se presenta. Si quiere introducir un nuevo párrafo debe introducir dos retornos de carro consecutivo.
- Para el cambio del comentario en una opción es prácticamente idéntico al proceso utilizado para el cambio en un Grupo.