Las consultas son objetos de una base de datos que permiten recuperar, modificar y almacenar datos de tablas. Existen varios tipos de consultas como consultas de selección para extraer datos, consultas de acción para realizar cambios a los registros como crear tablas, eliminar, agregar o actualizar datos. Para crear una consulta se seleccionan las tablas relevantes y el tipo de consulta deseada.

1. LAS CONSULTAS
Son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos
datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez
obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos
(esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está
físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada
vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros
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2. Gracias a las consultas de acciones podremos crear nuevas tablas,
así como modificar los datos de las tablas ya existentes. Access nos
ofrece cuatro tipos de consultas de acciones:
Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la
totalidad o parte de los datos de otra tabla/s.
Consulta de eliminación. Elimina registros existentes en una o varias
tablas.
Consulta de datos añadidos. Agrega un grupo de registros desde
una o varias tablas hasta otra tabla/s.
Consulta de actualización. Modifica los datos de un grupo de
registros
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3. Consulta de creación de tabla
Este tipo de consultas crean una nueva tabla recuperando los registros solicitados y
utilizándolos para crear la tabla. Es un tipo de consulta que resulta útil, entre otras cosas,
para crear informes que muestren datos a partir de un punto especificado en el tiempo,
hacer copias de seguridad de una tabla, crear una tabla histórica que contenga datos
antiguos o mejorar el rendimiento de los formularios o informes que se basan en consultas
de múltiples tablas. El proceso a seguir a la hora de diseñar una consulta de creación de
tablas es el que a continuación exponemos:
En el menú Consulta escogeremos la opción Consulta de creación de tabla.
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4. Surgirá automáticamente la ventana Crear tabla, donde deberemos dar
un nombre para la nueva tabla que se generará de forma automática.
También podemos especificar si la nueva tabla se creará en la base de
datos abierta o en otra distinta.
Pulsando el botón Vista Hoja de Datos o seleccionándolo dentro del menú
Ver tendremos acceso a la información contenida en la consulta y que en
el futuro compondrá la nueva tabla.
Para ejecutar la consulta de creación de tabla, deberemos estar en el
modo Vista de Diseño. Allí seleccionaremos la opción Ejecutar del menú
Consulta o pulsaremos el botón Ejecutar de la barra de herramientas.
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5. Consulta de eliminación.
Cuando deseemos eliminar varios registros que cumplen las mismas
condiciones es más rápido utilizar una consulta de eliminación que ir
eliminando cada registro por separado. En algunos casos ejecutar una
consulta de eliminación puede hacer que se eliminen registros de tablas
relacionadas con la escogida, incluso si no están incluidos en la consulta. Esto
puede ocurrir cuando la consulta contenga una tabla situada en el extremo
"uno" de la relación "uno a varios" y hemos establecido integridad referencial
mediante la opción "eliminar en cascada los registros relacionados".
El proceso para crear una consulta de eliminación es similar al que hemos
estudiado en el apartado anterior.
Crearemos una consulta seleccionando la tabla de la que deseamos eliminar
registros y cualquier otra tabla que vayamos a utilizar para definir criterios.
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6. En el menú Consulta escogeremos la opción Consulta de
eliminación (o bien pulsaremos el botón "Consulta de eliminación").
Agregaremos los campos a partir de los cuales deseamos
establecer los filtros para delimitar la eliminación teniendo en
cuenta lo siguiente:
El campo asterisco corresponde al nombre de la tabla de la que
deseamos eliminar los registros. En la celda Eliminar bajo este
campo deberá aparecer la expresión "Desde".
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7. Seguidamente insertaremos los campos para los cuales
deseamos especificar criterios de filtrado de los registros. En
la celda Eliminar bajo los campos seleccionados aparecerá
automáticamente la expresión "Dónde".
A continuación especificaremos los criterios de selección de
registros necesarios en cada caso.
En el menú Consulta escogeremos la opción "Ejecutar" o
bien pulsaremos el botón de la barra de herramientas.
Nuevamente un mensaje en pantalla nos advertirá de lo
irreversible del proceso. Se recomienda, por esta razón,
consultar los registros que van a ser eliminados desde la vista
Hoja de datos de la consulta antes de proceder a su
eliminación definitiva.
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8. Consulta de datos añadidos.
Una consulta de datos añadidos es una consulta de acciones utilizada
para agregar registros de una tabla a otra existente. Es posible añadir
registros a una tabla de la misma base de datos o a otra distinta. Las
consultas de datos añadidos son de utilidad, por ejemplo, cuando
deseamos añadir campos basándose en determinados criterios.Este tipo
de consultas pueden utilizarse incluso si algunos campos de una tabla no
existen en la otra. En este caso se añadirán únicamente los datos de los
campos coincidentes, siendo ignorados el resto. Para crear una consulta
de este tipo:
En primer lugar crearemos la consulta seleccionando las tablas y registros
que intervendrán en la operación.
En el menú Consulta seleccionaremos la opción "Consulta de datos
anexados".
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9. Surgirá automáticamente una ventana en la que podremos especificar el
nombre de la tabla a la que se van a añadir los datos.
En la ventana de diseño de la consulta surgirá una nueva fila titulada
"Añadir a". En ella especificaremos a qué campos de la tabla de destino se
van a añadir los registros especificados. Por defecto se indican los mismos
nombres que en el original, pero pueden ser modificados para que esa
información vaya a parar a otro registro.
Una vez establecidos los criterios de selección de determinados
registros, pulsaremos el botón Ejecutar o escogeremos esa opción dentro del
menú Consulta en la vista de diseño. Como en los casos anteriores Access nos
informará del número de registros que van a verse afectados por la operación.
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10. Consulta de actualización.
Mediante este tipo de consultas se pueden modificar datos de tablas existentes. Por
ejemplo, podemos subir un 10 por ciento los precios de todos los productos de limpieza, o
bien subir un 5 por ciento el sueldo de las personas incluidas dentro de una determinada
categoría laboral. El proceso de creación de este tipo de consultas no difiere demasiado
con respecto a los que ya hemos estudiado.
Crearemos una consulta seleccionando las tablas o consultas que incluyan los registros que
deseemos actualizar e insertando los campos que vayamos a utilizar para definir los criterios
de selección.
En el menú Consulta escogeremos la opción "Consulta de actualización" o pulsaremos el
botón correspondiente de la barra de herramientas.
Veremos surgir una nueva fila en la ventana de diseño de la consulta, titulada Actualizar a.
En ella deberemos establecer el nuevo valor que deberá figurar en ese campo (en nuestro
ejemplo, el precio incrementado en un veinte por ciento).
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11. Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya
que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
PARA CREAR UNA CONSULTA
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la
imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
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12. El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos
en el apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más
adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear
cualquiera de las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta
sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos
sacar datos y hacer clic sobre el botón
Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas
agregar de la misma forma las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
Aparecerá la ventana Vista Diseño de
consultas.
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