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INFORMACIÓN GENERAL
La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se interactúa con el.
El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que es la cinta a lo largo de la
parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones proporciona una
ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas. La cinta de
opciones consta de fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales
fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos.
INTRODUCCIÓN A MICROSOFT OFFICE ACCESS
Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio. Esta
página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.
Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base
de datos reciente.
Abrir una nueva base de datos en blanco
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en
Base de datos en blanco.
2. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use
el nombre proporcionado. Haga clic en Crear.
Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.
Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más plantillas desde Microsoft Office Online.
¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos previamente diseñada con
tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una
nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada
1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.
Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea, haga clic en
una plantilla.
3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre
proporcionado.
4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si
desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services.
5. Haga clic en Crear
-o bien-
Haga clic en Descargar
Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.
Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Office Access
2007.
Abrir una base de datos recientemente usada
1. Inicie Access.
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente, haga clic en la
base de datos que desee abrir.
Access abre la base de datos.
Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office Access
1. Inicie Access.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece
en el panel derecho del menú.
-o bien-
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro
de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
Se abre la base de datos.
Cinta de opciones
La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de proporcionar la
principal interfaz de comandos de Office Access 2007.

Seleccionar una ficha de comandos
Inicie Access ->Haga clic en la ficha que desee, O bien, Inicie Access ->Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las sugerencias de teclado.
Comandos
La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha.
Ficha de
comandos
Acciones comunes que se pueden realizar
Inicio
Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales características de fuente.
Configurar la actual alineación de fuente.
Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales,
Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear
Crear una nueva tabla vacía.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos
actual que se vincule a la lista recién creada.
Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Datos externos
Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de
SharePoint nuevo o existente.
Herramientas de
base de datos
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access
(Sólo tablas).
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Administrar los complementos de Access.
Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Fichas de comandos contextuales
Además de las fichas de comandos estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de usuario de Office
Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Según el contexto (es decir, según el objeto con el que se

trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a
las fichas de comandos estándar.
Activar una ficha de comandos contextual
Haga clic en la ficha de comandos contextual, O bien, Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las teclas de acceso.
-> Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.
Galerías
El control de galería funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los resultados
deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar dichos
comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Office Access 2007 puede hacer, centrando
la atención en los resultados y no sólo en los propios comandos.
Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar a un menú que
se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería dentro de la cinta de opciones.
Ocultar la cinta de opciones
Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de
opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para cerrar la cinta de opciones, haga doble
clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.
Ocultar y restaurar la cinta de opciones
1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).
2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la cinta de
opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos se

compone de los comandos que más se usan, como Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante, cada usuario puede
personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya los comandos que use con más frecuencia.
Asimismo, puede modificar la ubicación de la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a
grande. La minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al
tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.
2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más comandos.
3. En el cuadro de diálogo Configuración de acceso, seleccione el comando o los comandos que desee
agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.
4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar. Asimismo,
puede hacer doble clic en el comando en la lista.
5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Panel de exploración
Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los
objetos de la base de datos aparecen en el panel de exploración. Los objetos
de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las páginas,
las macros y los módulos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base
de datos de las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de
datos para llevar a cabo una tarea en una versión anterior, ahora va a realizar
esa tarea mediante el panel de exploración de Office Access 2007. Por
ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra
esa tabla en el panel de exploración.
Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de
base de datos, haga clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un
elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían
según el tipo de objeto.
Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un
informe
En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto. O bien,En el panel de exploración, seleccione el objeto y, a
continuación, presione ENTRAR.
Para mostrar u ocultar el panel de exploración
Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración ( ), o presione F11.

Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3. Bajo Exploración, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre el panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de exploración.
Documentos con fichas
En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas
superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o
deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más
adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver
a abrir la base de datos para que la nueva configuración surta efecto.
Mostrar u ocultar fichas de documentos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione
Documentos con fichas.
4. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de
verificación, se desactivan las fichas de documento.
5. Haga clic en Aceptar.
Observaciones
El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de datos.
Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base
de datos para que el cambio surta efecto.
Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento de forma
predeterminada.
Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma
predeterminada.
minibarra de herramientas
Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto
seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratón) a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente
y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de

herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una
selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.
Obtener ayuda
Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogación situado en el
lado derecho de la cinta de opciones.

CREAR UNA BASE DE DATOS DESDE CERO
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee importar a
Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. Para la mayoría de las aplicaciones,
esto suele implicar uno o varios de los siguientes puntos:
Crear nuevas tablas y, a continuación, escribir, pegar o importar datos a esas tablas.
Importar datos desde otros orígenes, por lo que se crean nuevas tablas en el proceso.
Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o bien, cómo crear relaciones,
formularios, informes o consultas, use los vínculos en la sección Vea también de este artículo.
Crear una base de datos en blanco
Inicie Access.
En la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.

En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no
especifica ninguna extensión, Access la agregará. La ubicación predeterminada es una de las siguientes:
Microsoft Windows Vista  c:Usersnombre de usuarioDocuments
Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP  c:Documents and Settingsnombre de usuarioMis
documentos
Para cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar , situado junto al cuadro Nombre de archivo,
busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de
datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o
procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos,
buscar y agregar o eliminar datos.).
Access sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la
sección Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo.
Observaciones
Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La
principal restricción es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina
superior izquierda de la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en
blanco tal y como haría en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la tabla. La tabla
contiene únicamente sus datos. Toda la presentación visual de esos datos la hará en los formularios e informes
que diseñe más adelante.
La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a
la tabla, se define un nuevo campo. Access configura el tipo de datos (tipo de datos: característica de un
campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo,
Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) del campo basándose en el tipo de datos
que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito únicamente valores de fecha, Access
configurará el tipo de datos de ese campo en Fecha/Hora. Si más adelante intenta escribir en ese campo
valores que no sean fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access mostrará un mensaje
informándole de que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible, deberá
planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o
algún otro tipo de datos. De este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que
seleccionen únicamente los datos deseados.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos
en blanco.
Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar .
Agregar una tabla
Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en
la ficha Crear.

Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos
para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede
usar la Vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,
consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos
de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) para crear primero la estructura de tabla y,
a continuación, cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la
que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado
de la ventana Access.

Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos  En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos
inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos
se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los
datos que se escriben.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
Nota    Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño
en lugar de la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en
el panel de exploración. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, pasa a la vista Hoja de
datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos más comunes. Si
arrastra uno de estos campos hasta la hoja de datos, Access agregará un campo con ese nombre y establecerá
sus propiedades en un valor apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar más
adelante. Debe arrastrar el campo hasta el área de la hoja de datos que contiene datos. Aparece una barra de
inserción vertical, que muestra dónde se va a ubicar el campo.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.
Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione
un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se
muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto
de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos
hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo por el Asistente para
formularios o el Asistente para informes.
Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos,
haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y
como se describe en la siguiente sección.
Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna
Agregar nuevo campo en la vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del
grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos.

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access
Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiar y pegar
esos datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están
separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un
programa de procesamiento de texto, se recomienda separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o
bien, convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si es
necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos),
quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con este Access.
Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el
tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica

el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no",
Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si
la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila
forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos
pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de
campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible
para evitar confusiones. Siga este procedimiento:
Guarde la tabla.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre
de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de
columna contiene nombres de campo y no contiene datos.
Guarde la tabla de nuevo.
Importar datos de otro origen
Puede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O bien, puede que trabaje
con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee usar esos datos en Access. En ambos
casos, Access permite importar con facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una
hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o diversos otros orígenes. El
proceso varía ligeramente en función del origen, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de
partida:
En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo
que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de
programa correcto, haga clic en Más.
Nota    Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa
en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un
formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que
contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o
una ficha.)) e importar los datos a Access.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o
bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos
actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o
creando una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.
Haga clic en Aceptar.
Access inicia el Asistente para importación.
Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto depende de la opción de
importación o vinculación que haya elegido.

En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar.
Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la
importación y escriba los detalles.
Entonces se podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones
guardadas en el grupo Importar en la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y,
después, haga clic en Ejecutar.
Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.
Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de
exploración.
Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, use los vínculos de la sección Vea también
en este artículo.

CONCEPTOS BÁSICOS DEL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros
contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo
contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con
información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.
Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma
lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de
elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría
información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la
información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la
probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información
sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la
base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes
estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o
los números de pedidos.
Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema
pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará
como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha
de contratación.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar
inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a
las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo.
Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente.
Realice los ajustes necesarios en las tablas.
Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una
pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de
clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes". Si la
base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la
finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la
base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el
proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.
Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos
de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede
reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si
no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué
información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado.
Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su
dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna
posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le
ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo,
tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de
inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para
enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y
piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo
mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que
necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o
borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido
inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada
cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa
que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico
a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el
informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo
(por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo.
Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel
García". Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más
pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido.
Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma
independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información,
debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado
producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor
vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
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Dividir la información en tablas
Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar
la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece
lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores,
otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen
punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola
tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es
una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo
proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el
espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular
esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo,
que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la
dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información
del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la
misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una
tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero
conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del
proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no

puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla
para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de
producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente
sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del
proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.
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Convertir los elementos de información en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la
tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-
Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número
de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de
correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría
contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la
dirección de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas.
Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para
poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes
distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas
distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que
la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por
ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya
que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más
lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.
No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede
dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe
Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la
base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La
tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de
cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal
propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.
Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de
productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar
datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos
distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.
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Especificar claves principales
Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la
tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de
serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza
los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada
producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa
columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo,
no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos
personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se
conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de
una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse
también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la
posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número
de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la
posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos
Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene
información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves
principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el
nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos
identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por
ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave
principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina
clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que
funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla
Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.
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Crear relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa.
Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Empleados...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se
divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la
información según se precise.
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Crear una relación de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor
puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla
Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y
la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la
relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por
ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el
número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de
otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en
la tabla Proveedores.
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves
externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a
varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.
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Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por
tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la
tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a
varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en
cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la
relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para
comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de
producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos
para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único
pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el
campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se
soluciona este problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos
relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente,
la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla
Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido
no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador
de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco
serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos
campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre sí,
sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos
se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios
artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede
tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los
pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:
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Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria
sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información
con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos
que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador
de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a
uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando
identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos
tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío),
puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave
principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de
ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando
existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes.
Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.
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Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y
probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar
posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una
tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes
provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y,
si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas
comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes?
Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada
elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas,
es probable que necesite una nueva columna para esa información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de
información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del
precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que
dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada
registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y
más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar
informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia
columna.

¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el
tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una
tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de
varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas,
condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la
categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la
descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.
Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave
principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero
un producto pertenece únicamente a una categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla
con las siguientes columnas:
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto
Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número
agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En
cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea
administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de
productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas
tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo
anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de
proveedor.

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Aplicar las reglas de normalización
En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente
reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso
de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un
diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo
que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a
trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma
normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este
artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista
de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera
cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no
sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por
ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave
principal:
Id. de pedido (clave principal)
Id. de producto (clave principal)
Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto,
pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya
que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también
que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave
principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
IdProducto (clave principal)
Nombre
PVP

Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los
requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra
columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier
columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna
Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra
tabla cuya clave sea PVP.
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Para obtener más información
Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear tablas en una base
de datos.
Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:
Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design,
Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.
Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley
Professional. 1989.
Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005.
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Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Crear tablas en una base de datos
Guía de relaciones de tablas
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada
registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece una descripción
de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.
En este artículo
¿Qué es una clave principal?
Agregar una clave principal autonumérica
Definir la clave principal
Quitar la clave principal
Cambiar la clave principal
¿Qué es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un
identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en
tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a
Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los
datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la
tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también
en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave
externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.
Clave principal
Clave externa
A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave
principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El
campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar
inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En
tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir
rápidamente los datos de varias tablas.
Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la
dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal,
que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el
campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un
nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja
de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la
posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es
decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores
porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre
de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos
Id. de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por
ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave
principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina
clave compuesta.
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Agregar una clave principal autonumérica
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo
de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la
tabla en la vista Diseño.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave
principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos
incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.
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Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un
número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal

funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi
nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave
principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
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Quitar la clave principal
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como
identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de
la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.
3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si
intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero
la relación.
Eliminar una relación de tabla
1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede
eliminar una relación entre tablas abiertas.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en
Relaciones.

3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo
Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el
cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la
línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.
4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar
y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se
crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya
incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.
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Cambiar la clave principal
Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:
1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.
2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.
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Para obtener más información
Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal adecuada, vea los
artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de datos.
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Vea también

Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y
columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista
de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información
sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas,
incluso antes de crear otros objetos de base de datos.
En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la
tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de
datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para
determinar las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una
base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
En este artículo

¿Qué es una tabla?
Crear una tabla nueva
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Importar o vincular para crear una tabla
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Agregar campos mediante plantillas de campos
Agregar un campo de una tabla existente
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Guardar una tabla
Definir las propiedades de los campos
Definir las propiedades de las tablas

¿Qué es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de
una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se
compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se
suelen denominar también filas y los campos, columnas.

Registro o fila
Campo o columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto,
números, fechas e imágenes.

En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño
correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información
sobre cómo planear y diseñar una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una
base de datos.
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Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay
muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un
nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las
tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos
existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de
Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u
otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente
una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic
en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista
Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
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Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de
las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de
tablas se diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint
Services 3.0 del mismo nombre.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una
de las plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.
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Importar o vincular para crear una tabla
Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo,
puede importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint,
un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros
orígenes distintos. Cuando se importa la información, se crea una copia de la información en una
nueva tabla de la base de datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una
tabla vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo a la información existente
almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla vinculada, los cambiará
también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a continuación). Cuando se cambia la
información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.
Nota    En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una
tabla vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos
Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.
Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación,
haga clic en el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista
Hoja de datos.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos
disponibles.

Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.
Nota    También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la
ficha Crear. Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.
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Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta
lista puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien,

puede crear una nueva lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las
plantillas predefinidas de Office Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.
En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

A continuación, siga uno de estos procedimientos:
Crear la lista a partir de una plantilla
Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde
desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una
descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de
verificación.
Crear una nueva lista personalizada
Haga clic en Personalizado.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde
desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una
descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de
verificación.
Importar los datos de una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que
contiene la lista.
Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
Haga clic en Siguiente.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.
Vincular a una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que
contiene la lista.
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
Haga clic en Siguiente.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.

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Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos
(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el
apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos,
podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para
almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea
necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas
posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el
apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar
búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna
independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de
campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un
nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en
consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden
almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de
almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones
denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por
ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué
apariencia tendrá cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar
inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente
En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información
especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha
en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina
que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede
determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista
Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio Texto
http://www.contoso.com
Puede utilizar cualquier prefijo válido de
protocolo de Internet. Por ejemplo, http://,
https:// y mailto: son prefijos válidos.
Hipervínculo
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
31/12/2006
Los formatos de fecha y hora reconocidos son
los de la configuración regional del usuario.
Fecha/Hora
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
Moneda
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato,
según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos
Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos
de la ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar
nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres
empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente.
Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo
haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en
Cambiar nombre de columna en el menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos
espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos
fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como
Apellido, Dirección y Teléfono particular.
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Agregar campos mediante plantillas de campos
Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo
manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una
lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le
pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una
plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar
una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un
campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una
configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un
campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo
campo.
Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.
Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando
aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede
crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo
campo. Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también
desde un campo existente en otra tabla.
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Agregar un campo de una tabla existente
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De
hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos
relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen
relaciones que proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para
reunir la información según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo
agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El
campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas
de la base de datos.

Abrir el panel Lista de campos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el
panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras
tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una
relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna
relación.

46205837 manual-de-access-2007

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